Самосовершенствование руководителя
Планирование использования рабочего времени
Чтобы составить хороший план использования рабочего времени, важно точно знать свой бюджет времени и совокупность планируемых задач. Необходимо установить приоритетность дел и строго следовать ей даже в том случае, когда менее важные дела выполняются намного легче и быстрее, чем более важные. При составлении индивидуального плана следует предусмотреть время, необходимое для проведения различных совещаний, обсуждения планов, участия в комиссиях и т.п.; для бесед с коллегами и подчиненными; консультаций с выше- и нижестоящими руководителями; для приема посетителей; участия в собраниях и конференциях; для командировок и т.п.
Следует выделить строго определенные часы и дни недели для выполнения регулярно повторяющихся работ (совещания, разбор почты, прием посетителей). Это даст возможность наладить такой ритм работы, который позволит сэкономить значительное количество времени.
В зависимости от характера работ целесообразно планировать их выполнение с учетом известного в психологии периода "нулевой утомляемости", показанного на графике изменения работоспособности в течение рабочего дня.
|
|
В соответствии с этим графиком, проблемами, разрешение которых требует интенсивных затрат умственной энергии и глубокого анализа, следует заниматься в дообеденные часы. Наименее производительное время можно отвести для несложных и второстепенных вопросов (разбор почты, прием посетителей и т.д.).
|
|
|
Личный план работы должен быть реальным и неперегруженным. Следует запланировать соответствующий резерв времени для непредусмотренных, случайно возникающих работ (один час в день или полдня в неделю). Время проведения совещаний, конференции, обсуждений, собраний, заседаний должно быть минимальным и в то же время достаточным для обмена информацией. Этому способствует тщательная подготовка мероприятия. Необходимо резервировать часть времени для творческой работы и повышения квалификации.
Последним пунктом в системе индивидуального планирования является контроля за выполнением плана и использованием рабочего времени. Руководитель должен постоянно контролировать выполнение личного плана, что дает возможность выявлять резервы для дальнейшего совершенствования своей работы и рационального использования рабочего времени.
В процессе индивидуального планирования и управления своей деятельностью руководитель лучше узнает свою работу, ресурсы и возможности сотрудничества; получает обоснованные данные о своих правах, ограничениях и об использовании рабочего времени. В результате познает самого себя, что позволяет не просто работать, а достичь высоких результатов.
|
|
|
Немецкий профессор, руководитель Института стратегии и эффективного использования времени Лотар Зайверт предлагает следующие десять "золотых" правил, выполнение которых поможет руководителю добиться экономии времени.
Формируйте рабочее блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий.
Тому, кто постоянно прерывает свою работу или кому мешают посторонние, для выполнения задания нужно значительно больше времени, чем сосредоточившемуся исключительно на выполнении работы такого же объема. Перерывы требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного "разбега" и "погружения" в работу. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но сходных по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответы на письма корреспондентов, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо.
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 655; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!