CПЕЦИАЛЬНЫЕ СОБЫТИЯ КАК ТЕХНОЛОГИЯ



Организация и проведение специальных мероприятий может иметьразличные цели: создание имиджа и репутации, создание и укрепление бренда, рост продаж, формирование команды, заключение выгодных контрактов, поддержание и установление профессиональных контактов.

Мероприятия встраиваются в информационную стратегию организаций и являются информационными поводами

Увеличение роли специальных мероприятий происходит по нескольким причинам.

Во-1-х,эффективная медиа-реклама в достаточном объеме недоступна некрупным организациям;

во-2-х, переполненность теле- и радиоэфира рекламными материалами усложняет решение проблемы заметности того или иного бренда;

 в-3- х, установление контакта с ЦА становится быстрее.

Этапы подготовки:

— Определение цели, постановка задач

— Позиционирование, выбор формата

Участники, их роли

— Состав приглашенных

Сценарий, детальная программа

— «Фишка» для СМИ

Бюджет

— Возможные отклонения предусмотреть заранее

— Основные специальные события

Церемонии открытия

— Приёмы

Презентации

— Пресс-конференции

— Конференции

— Круглые столы

Дни открытых дверей

— Выставки

—  Презентации

Презентация— это представление фирмы, лица, продукта аудитории.

Самостоятельная акция, может сочетаться с приёмом.

Пресс-конференция

Может проводиться:

— 1) по случаю открытия или создания фирмы

—  2) ежегодно, например, презентация, демонстрирующая новые достижения и результаты работы компании, её новое лицо

—  3) при выходе на новые рынки, например, презентация фирмы в стране создания филиала, подразделения или представительства

Представление новых проектов, товаров, услуг, программ

Проведение презентации включает этапы:

— 1. Определение цели: привлечение новых клиентов; формирование имиджа в деловой среде; привлечение новых партнеров, — поставщиков, потребителей, инвесторов, рекрутирование новых занятых, улучшение отношений с местной общественностью и/или администрацией.

— 2. Генерирование идеи (основного замысла) презентации и её концептуализация – определение стратегии позиционирования

Подготовка презентации

— Определение места и сроков проведения, состава участников — хозяев и приглашенных

— Составление примерного бюджета

Презентации лучше проводить после обеда — в 15 часов. Длительность — 1,5—2 часа. После окончания— коктейль или фуршет продолжительностью 1—2 часа.

— Приглашенным обычно рассылаются специальные приглашения с информацией, позволяющей гостю оценить целесообразность своего присутствия.

В приглашении следует указать место, время (от и до) проведения презентации, программу, состав участников и гостей, а также ориентиры и способы достижения места проведения (станции метро, маршруты транспорта).

— 3. Сценарий (программа)

Открывает и ведёт программу должностное лицо фирмы, представляющее её собственной персоной. Это может быть руководитель службы ПР, или службы маркетинга.

— Ведущий должен уметь хорошо говорить, иметь хорошую дикцию и уметь вести себя публично.

Возможный сценарий презентации 

ведущий представляет руководителей фирмы присутствующим, и наоборот, — присутствующих отдельных наиболее интересных лиц всем остальным,

показ видеофильма длительностью 7—12 минут с сюжетами, отражающими инновационность, общественную значимость, актуальность, оригинальность, творческую, технологическую, научную, художественную новизну объекта презентации

— ведущий просит представителей фирмы сделать краткие сообщения (по 2—5 минут) по вопросам, потенциально интересным для присутствующих, показать (желательно в действии) продукцию фирмы ( в реальном воплощении, в макете, на диапозитивах, пленках), демонстрационные материалы

— представители компании-хозяйки отвечают на вопросы присутствующих

— слово представляется гостям для выступления с замечаниями, комментариями, пожеланиями и поздравлениями

— Возможный сценарий презентации

— приглашенным вручаются сувениры, рекламные листки, памятки, значки,

Неформальное общение - коктейль/банкет/фуршет, концерт, развлекательная часть.

Цель -установление контактов с представителями компании -хозяйки и друг с другом, неформального обмена информацией. Установление таких контактов для многих участников может быть одной из основных целей посещения презентации. Это следует использовать организаторам: пригласив интересных персон,можно рассчитывать на приход ряда других нужных компании людей.

— Наиболее широкие возможности для контактовобеспечивает проведение приема «стоя», когда участники могут свободно перемещаться и общаться друг с другом. Прием с рассадкой ограничивает контакты участника соседом слева и соседом справа на длительный период, что препятствует широкому и свободному общению участников.

 

Конференции - это

возможность продвижения своих идей, продуктов организациям, чьи представители делают доклады на заседаниях.

Конференции могут быть внутренними— т.е. для собственных занятых компании, или внешними — ориентированными на внешнюю аудиторию.

— Конференция может быть

научной, практической, политической

— или синтезировать два и более аспектов.

— Назначение, тематическая направленность и название конференции обычно определяют характер проведения и содержание обсуждаемых проблем

— Конференции

Ядром конференции являются выступления авторитетов в сфере интересов собравшихся. Это могут быть достаточно известные ученые, топ-менеджеры ведущих в отрасли компаний, известные руководители госаппарата. Кроме того, с докладами выступают и другие участники — менее известные, но имеющие материалы, интересные для собравшихся.

Конференции

— Интересные спикеры или докладчики

Следует избегать банальностей, напыщенности, скуки и чрезмерной длительности докладов.

— Длительность докладов - не более 20 минут

Учитываем:уровень интеллекта слушателей, наличие и качество синхронного перевода, уровень восприятия иностранного языка

Слайды, видео существенно улучшают восприятие речи.

— Конференции

По материалам конференции, имеющей интерес более широкой аудитории, издаются сборники текстов тезисов докладов, сведения об участниках.

Конференции - подготовка

— Иногда начинается за год до её начала

Потенциальным участникам рассылается извещение, содержащее тему, цели конференции, место проведения, примерную программу, ключевых спикеров, условия участия, включая цены.

Сбор заявок

— За несколько месяцев до начала конференции организаторы по полученным заявкам отбирают участников.

— формируется окончательная программа с указанием дней, часов, залов и докладчиков, общие и секционные заседания с кофе-брейками, телемосты, завтраки, ланчи, обеды, приемы, посещения лабораторий, заводов и т.п.

— За несколько недель все участники должны получить программу конференции.

Работа со СМИ на конференции

Важно помнить, что журналист может быть абсолютно не знаком с организацией, проводящей конференцию, с тематическим профилем и составом участников и при этом должен быстро подготовить материал в печать, передать сообщение по Интернету.

Работа со СМИ на конференции

Организаторам следует заранее подготовить и вручить журналистаммедиа-кит :

—  1) бэкграундер, или общую информацию об организации (точное название, профиль деятельности, краткая история, структура, список должностных лиц, фотографии фасада и пр.)

— 2) программу конференции,

— 3) список участников с и их краткой характеристикой,

— 4) тезисы наиболее важных и интересных докладов,

—  5) текст пресс-релиза

«Круглые столы»

— «Круглый стол» — одна из форм генерирования и обсуждения идей, значимых для различных групп общественности.

Обсуждение актуальных социально-значимых проблем может быть организовано в форме «круглого стола», участниками которого являются авторитетные представители академического сообщества, делового мира, госаппарата, общественных организаций, СМИ.

— Участие в «круглом столе» высших руководителей компании, спонсорство такого мероприятия и освещение его в СМИ способно расширить известность компании.

Темаи обсуждаемые вопросы планируются и объявляются заранее и участников знакомят с ними до начала заседания. Это дает возможность участникам подготовить аргументы, материалы для демонстрации, цифры и факты, что делает заседание более интересным.

Число участников может составлять 6—14 человек.

— Таблички-идентификаторы имен и организаций облегчают процесс общения.

Работу «стола» организует ведущий.

— Перед началом обсуждения и выступлений все участники должны коротко представиться всем присутствующим.

— Ведущий предлагает порядок хода обсуждения и регламент участникам, объявляет вопросы для обсуждения и корректирует ход дискуссии.

Дни открытых дверей

Дни открытых дверей могут быть открытыми для разного типа публики: для широкой публики и родственников занятых, для визита группы важных персон, сопровождаемых СМИ.      

Широкая публика — это прежде всего местная общественность,

— посещает организацию из любознательности, а сама организация стремится улучшить к себе отношение с её стороны.

— Приглашение родственников занятых в организацию на дни открытых дверей направлено на ознакомление членов семей с рабочей средой. Это знакомство снижает напряженность в семейных отношениях когда работа требует много времени и усилий.

Подготовка дня открытых дверей предполагает разработку программы и сценария проведения этого мероприятия, назначения ведущих для общих и отдельных собраний публики по интересам.

Посещение рабочих мест публикой требует обеспечения безопасности, уборки и сопровождающих, выполняющих роль хозяев для гостей.

День открытых дверей — своего рода внутренняя экспозиция организации, что предполагает подготовку стендов, указателей.

Церемонии открытия

— Церемонии открытия начало нового бизнеса, становление новой услуги компании

Церемония открытия нового корпуса производственных мощностей, нового завода направлена на укрепление имиджа, улучшение репутации компании среди инвесторов, акционеров, дистрибьюторов, потребителей.

—  Демонстрация современного оборудования и последних технологий косвенно свидетельствует о возможностях обеспечения высокого качества продуктов.

Демонстрация хороших условий работы помогает привлечь лучшие кадры.

— Церемония открытия способствует укреплению корпоративного духа и лояльности занятых. Улучшаются отношения с местной общественностью, поскольку в районе создаются новые рабочие места.

Официальное открытие нового магазина направлено на привлечение новых покупателей и партнеров.

Необходимость паблисити, или позитивной известности, делает участие в церемонии открытия значимым не только для бизнеса, но и для политиков, государственных должностных лиц и неприбыльных организаций.

—  Представители открываемых школ или больниц могут быть заинтересованы в церемонии открытия с участием представителей городской администрации, поскольку она создаёт им новые возможности известить общественность о своих достижениях или нуждах.

Официальное открытие медицинского или образовательного учреждения часто обнародует серьезную общественную проблему и служит для развертывания фандрайзинговой деятельности — сбора средств на решение социально-значимой проблемы или задачи.

— Церемония открытия может быть полезной не только для заводов, магазинов, ресторанов, отелей, но и для определенных типов офисных помещений, складов, транспортных станций и кораблей.

Аналогом мероприятия открытия служит торжественный полет, вояж или автопробег по новому маршруту.


Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 144; Мы поможем в написании вашей работы!






Мы поможем в написании ваших работ!