Використання Майстра створення документів

Лекційне заняття №6 з стандартизації

1,2 курс діловоди.                         03.10.2017р.

Тема:Архітектурна і структурна модель документа.

Мета:Знати: формальні методи опису макетної структури документа. Вміти: створювати електронні документи, що відповідають державному стандарту та використовувати стандартні нотації для опису документ

План: 1.Створення різних типів документів.

2.Шаблони документів.

3.Структурна модель документів.

Основні положення, про які слід пам’ятати при оформленні документів, можна сформулювати так:

1. Документ складається із розділів, кожний з яких поділено на абзаци.

2. Кожний розділ має свої значення параметрів сторінки (поля, розташу­вання та вигляд колонтитулів, кількість колонок).

3. Кожний абзац характеризується своїм розміщенням (інтервали зверху та знизу, міжрядковий інтервал, шрифт, вигляд першого рядка, тип спис­ку тощо).

4. До кожного абзацу застосовано стиль, значення параметрів якого можна змінювати.

5. Кожний стиль може базуватися на іншому стилі. Більшість стилів ба­зується, як правило, на стилі Звичайний, зміна якого призведе до зміни зовнішнього вигляду всього документа.

6. Параметри абзацу асоціюються з маркером його кінця, видалення якого призведе до видалення стильового оформлення абзацу.

7. Параметри розділу асоціюються з маркером його кінця, видалення яко­го призведе до видалення стильового оформлення розділу.

До оформлення деяких видів документів існують певні вимоги, які слід враховувати під час підготовки документів за допомогою текстових проце­сорів. Наприклад, для робіт, які подають на конкурс МАН «Дослідник», ви­суваються такі вимоги до оформлення:

  • роботу друкують на аркушах білого паперу формату А4 (210x297 мм);
  • поля: ліве — 20 мм, праве — 10 мм, верхнє — 20 мм, нижнє — 20 мм;
  • міжрядковий інтервал — подвійний;
  • розмір шрифту — 12 пт;
  • заголовки структурних частин наукової роботи друкують великими літерами, вирівнювання по центру;
  • заголовки підрозділів друкують маленькими літерами (перша велика), вирівнювання по лівому краю, відступ першого рядка абзацу 1 см;
  • відстань між заголовком та текстом повинна дорівнювати 3—4 інтер­валам;
  • кожну структурну частину наукової роботи слід починати з нової сторінки.

Що таке шаблон документа?

Для спрощення роботи з типовими документами використовують шаблони. Наприклад, під час створення презентацій використовувались шаблон оформлення та шаблон вмісту. Аналогічно можна користуватися шаблонами під час створення текстових документів.

  • Шаблон документа — це документ, що містить всі елементи, які є «спільними» для різних документів даного типу. Шаблон використовується як зразок для створення нових документів певного типу. Як правило, в шаблоні визначені стилі, які застосовано в цих доку­ментах; також можна додати до нього колонтитули, будь-який гото­вий текст, зображення тощо.

Під час створення нового документа за шаблоном ви починаєте не «з чистого аркуша», а з копії шаблона. Наприклад, якщо існує готовий шаблон для наказів керівництва компанії, то під час створення нового наказу його заголовок, зображення логотипа та ін. вже розміщені на своїх місцях. Потрібно додати лише номер і текст наказу. Причому для всіх складових тексту наказу в шаблоні передбачено готові стилі. Саме тому оформлення всіх наказів лишається однаковим.

Шаблони часто використовують для того, щоб установити єдиний стандарт для типових документів в організації. Наприклад, у школі можна с тво­рити шаблон для рефератів, тоді всі учні зможуть однаково оформлювати їх.

Шаблон — це звичайний документ з розширенням dot, а не doc. Тексто­вий процесор MS Word дає змогу відкривати та редагувати шаблони ана­логічно до редагування документів. Можна перетворювати документ на шаблон. Основна відмінність між документами та шаблонами полягає в їх використанні.

Існує два основні типи шаблонів: глобальні й шаблони документа. Гло­бальний шаблон, наприклад, шаблон Звичайний (Normal), містить параметри форматування, доступні для всіх документів. Шаблони документа, наприк­лад шаблони записки або резюме, містять параметри форматунання, доступні тільки для документів, які були створені за допомогою цього шаблону.


Які види документів можна створювати за допомогою програми MS Word?

Програма MS Word містить кілька шаблонів і майстрів для створення різних типів документів, які використовуються найчастіше.

Такі шаблони та майстри створюються на допомогу користувачеві, їх ви­користання зберігає час на підготовку ділових паперів.

Так, для створення особистих або ділових листів можна використати відповідні майстри, які допоможуть підготувати листи, необхідні для різних ділових ситуацій.

За допомогою Word можна створити, наприклад, такі види документів: Ділові листи, Титульні сторінки повідомлень, Службові записки, Звіти, Бро­шури, Довідники, Постанови, Бюлетені, Заяви, Наукові роботи, Розклад зустрічей, Грамоти, Календарі, Рахунки, Резюме тощо.

  • Якщо потрібно створити набір документів, які мають схожі зна­чення параметрів форматування, слід використати шаблони однієї групи: Стандартні, Вишукані або Сучасні. Так, якщо для створення резюме використовується шаблон Резюме стандартного стиля, то для підготовки листа — шаблон Лист стандартного стиля.


Як створити новий документ на основі шаблону?

Будь-який документ створюється на ос­нові шаблону. Як правило, в основі нових до­кументів лежить глобальний шаблон Звичай­ний (Normal.dot). Для створення документа на основі шаблону, який відрізняється від Normal.dot, слід скористатися вказівкою Файл/Створити, в області завдань Створи­ти документ (мал. 18.1) обрати посилання на місцезнаходження потрібного шаблону, на­приклад На моєму комп ’ютері, а потім обрати потрібний стандартний шаблон або майстер. Вбудовані до текстового процесора MS Word шаблони зберігаються у стандартній папці Шаблони.

Шаблон — це свого роду форма якій відповідають створювані текстові документи. Як уже зазначалося, завдяки не треба кожного разу витрачати час на встановлення полів, інтервалів, орієнтації і формату паперу тощо. 

Існує два основних види шаблонів — загальні шаблони і шаблони документів. Загальні шаблони, у тому числі шаблон Normal.dot, містять настроювання, доступні для всіх документів. Шаблони документів, наприклад шаблони записок чи факсів у діалоговому вікні Створення документа, містять настроювання, доступні тільки для документів, заснованих нацьому шаблоні. Так, під час створення записки на основі Шаблону записок можуть використо­вуватися як настроювання шаблону записок, так і настроювання загальних шаблонів. У редакторі Word є набір шаблонів докумен­тів, а також можна створювати шаблони самостійно.

Отже, можна виділити різні шаблони для різних документів:

• для нових документів (Normal):

• для конкретних випадків (Загальні, Листи і факси, Звіти, Публікації);

• власні шаблони.

Використання Майстра створення документів

Ø Майстер створення документів — це внутрішня програма, яка ставить запи­тання, а потім використовує отримані від­повіді для створення певного документа.

Розглянемо приклад створення листа за допомогою Майстра листів.

1. У меню Файл потрібно вибрати коман­ду Створити.

2. В області завдань Створення документа, у групі Шаблони потрібно вибра­ти посилання На моєму комп'ютері.

3. Далі необхідно активізувати вкладку Листи и факси, запус­ти Майстер листів:

4. У відповідних вікнах Майстра листів є можливість вибрати Параметри майбутнього листа — формат листа, реквізити одержувача та відправника тощо.

5. Щоб пропустити будь-який крок, можна перейти до конкретної вкладки, вибравши одну із закладок. Внесені в шаблон зміни не впливають на вміст існуючих документів, заснованих на ньому шаблоні. Змінені стилі оновлюються під час відкриття існуючих документів, якщо тільки встановлений прапорець Автоматично обновляти стилі. Щоб установити цей прапорець, перед відкриттям існуючих документів виберіть у меню Сервіс команду Шаблони і надбудови.

 

Завдання для самостійного опрацювання:Проаналізувати історичні етапи стандартів документування в Україні.

Рекомендована література:1.ДСТУ 3719–1–98 (ISO 8613-

1–89) Архітектура службових документів (ODA) таобмінний формат : Видання офіційне: В 10 ч.–К. : Держстандарт України, 1999.

–(Інформаційні технології. Електронний документообіг).Ч. 1. Вступ і загальні принципи. 30 с.

2.ДСТУ 3719-2–98 (ISO 8613-2–89) Архітектура службових документів (ODA) таобмінний формат: Видання офіційне: В 10 ч.–К. :Держстандарт України, 1999.–(Інформаційні технології. Електронний документообіг).

–Ч. 2. Структури документа.–187 с.

 


Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 146; Мы поможем в написании вашей работы!




Мы поможем в написании ваших работ!