Унифицированная система документации.
Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ЭИС является система документации, применяемая при управлении экономическим объектом.
Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на машинном носителе в соответствии с установленной формой. Система документации – совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемая в управлении экономическим объектом. Существующие системы документации, характерные для неавтоматизированных ЭИС, отличаются разнообразием типов форм, большим объемом потоков документов, их запутанностью. Для упрощения системы документации используют два подхода:
• проведение унификации и стандартизации документов;
• введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.
Унификация документов выполняется путем введения единых форм. Вводится единообразие в наименования показателей, единиц измерения и терминов, в результате чего получается унифицированная система документации.
Унифицированная система документации (УСД) - это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления некоторым экономическим объектом.
|
|
|
Унификации подлежат:
• стандарты и технические условия;
• проектно-конструкторская и технологическая документация;
• проектная документация по капитальному строительству;
• плановая документация;
• статистическая отчетность;
• первичная учетная документация;
• финансовая первичная и отчетная документация;
• бухгалтерская документация бюджетных организаций и объе-динений;
• организационно-распорядительная документация;
• документация по материально-техническому снабжению;
• документация по ценообразованию и торговле
По уровням управления, для которых разрабатываются УСД, они делятся на межотраслевые системы документации, используемые на всех предприятиях страны, отраслевые, применяемые только на предприятиях конкретной отрасли, и на системы документации локального уровня, т.е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.
Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требованиям:
• документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС;
• УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления объектом, для которого разрабатывается система;
|
|
|
• УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;
• УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней;
• все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.
Проектирование УСД. При разработке УСД решаются проблемы: 1.проектирование новых документов 2.отбор документов, которые будут использоваться в ЭИС без изменений 3. выявление в существующей системе тех документов, которых надо унифицировать.
Три этапа проектирования: 1.построение новых форм документов 2.унификация все системы документации (вновь созданные и уже существующие документы) 3.разработка инструкций и методических материалов.
Суть проектирования УСД – создать новые формы бумажных документов, проанализировать новые и старые, свести все документы в единую систему УД.
Проектирование форм первичных документов. Проектирование форм документов результатной информации.
Первичные документы предназначены для отражения процессов в материальной сфере и поставляют всю постоянную и оперативную информацию, необходимую для решения экономических задач и выработки управленческих решений. К числу основных требований, предъявляемых к первичным документам, можно отнести следующие: неизбыточность и полноту информации для решения задач, высокую достоверность и своевременность собираемой информации. Кроме того, первичная информация должна быть расположена в документе таким образом, чтобы учитывались требования удобства для последующей обработки данных в ЭВМ.
|
|
|
При проектировании форм первичных документов должны учитываться следующие принципы:
• отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов;
• отсутствие дублирования показателей в документах;
• выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений на документ, т.е. выделение однозначных и многозначных реквизитов;
• выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-оснований;
• логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим (например, наименование предприятия наименование цеха номер участка);
• согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах.
|
|
|
Процесс разработки первичных документов имеет особенности в каждой организации и выполняется в следующей последовательности.
1. Определение полного реквизитного состава каждого документа.
2. Классификация реквизитов: однозначные и многозначные; признаки и основания; справочные и группировочные; переносимые и не переносимые на машинные носители.
3. Установление логической соподчиненности реквизитов первичных документов.
4. Выбор какой-либо формы первичного документа.
5. Осуществление размещения реквизитов по выбранной форме в соответствии с проведенной классификацией.
6. Выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали с учетом размера полей.
7. Выбор формата бумажного носителя.
8. Построение эскиза документа соответствующей формы.
9. Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель.
10. Редактирование шапок документов в соответствии со словарем-тезаурусом.
11. Как правило, используют три типовых формы документов: линейную, табличную, анкетную.
Проектирование форм документов результатной информации.
В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать в виде, удобном для пользователя. Требования к документу:
• полнота информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели;
• количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки);
• своевременность предоставления информации управленческому персоналу;
• достоверность предоставляемой информации;
• хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов);
• отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.
Построение результатных документов должно выполняться в следующей последовательности.
1. Определение полного реквизитного состава документа.
2. Классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные; реквизитов-оснований - на первичные и результатные, а результатных оснований - по степеням итогов.
3. Выбор формы документа.
4. Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.
5. Подсчет длины строки в табличной зоне (Lдок) с учетом пробелов между реквизитами и разделительных линий граф по формуле: Lдок=L1+ L2+ …+ Ln+ k*d, где Li – длина i-го реквизита, k – число колонок в таблице, d – число пробелов между колонками.
Дата добавления: 2018-02-18; просмотров: 553; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!