VII. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою



1. За відсутності головного адміністратора його обов'язки виконує заступник (за відсутності такого – особа, призначена у встановленому порядку), який набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.

2. Для виконання обов'язків та реалізації прав головний адміністратор взаємодіє:

2.1. З адміністратором закладу ресторанного господарства при готелі з питань організації харчування постояльців.

2.2. З директором готельно-ресторанного комплексу з питань організації роботи підприємства.

2.3. З зав. господарством готельно-ресторанного комплексу з питань матеріально-технічного оснащення готелю.

Посадова (робоча) інструкція є постійно діючим нормативним документом. До неї можуть вноситися доповнення або зміни (у разі перерозподілу обов’язків, скорочення штату та в інших випадках), але лише на підставі наказу, з яким працівника, що обіймає посаду, потрібно ознайомити не пізніше як за два місяці до внесення зазначених змін (доповнень).

У разі зміни назви підприємства, підрозділу, посади до посадової інструкції вносять відповідні зміни і знову затверджують її.

Оригінал затвердженої посадової інструкції зберігається в кадровій службі (у посадової особи, яка виконує її функції). Копії посадової інструкції, засвідченої в регламентованому порядку, видаються працівникові та керівнику відповідного структурного підрозділу.

Ознайомлення працівника з посадовою інструкцією здійснюється в порядку, встановленому на підприємстві. Зазвичай він ставить підпис у журналі ознайомлення працівників з нормативними документами підприємства або в листку ознайомлення з посадовою інструкцією, який долучають до інструкції.

Посадові (робочі) інструкції зберігаються за місцем затвердження постійно, в інших організаціях, установах, підприємствах — три роки після заміни новими.

Розробка раціональної організаційної структури управління готелем

Для ефективної роботи підприємств готельно-ресторанного господарства обрана лінійно-функціональна організаційна структура. Загальний метод подання структури готелю – це організаційна схема, тобто схема взаємин підрозділів. Вона показує розташування кожної служби і посади в загальній організації готелю та ілюструє розподіл повноважень і обов'язків.

Організаційна структура потрібна для ефективного виконання ключових функцій працівників, визначення їх підзвітності, забезпечення належних зусиль з боку персоналу.

В організаційній структурі сучасних готелів виділяється основний операційний підрозділ – служба розміщення. Це пов’язане з тим, що готелі пропонують своїм гостям головну послугу – безпечне і комфортне проживання. Іншим підрозділам надається допоміжна роль підтримки основної діяльності готелю [30].

Отже, розглянемо докладно служби готелю.

Служба прийому і розміщення (СПіР). До функцій служби прийому і розміщення входить бронювання, реєстрація, розподіл номерів, надання гостям різних інформаційних послуг, стягування плати за проживання, ведення необхідної документації.

 

 

 


Рис. 5. Організаційна структура управління готельно-ресторанним комплексом

 

До обов’язків цієї служби входить також ведення і підтримка в робочому стані бази даних, що містить інформацію про гостей і стан номерного фонду. У великих готелях служба прийому і розміщення часто підрозділяється на відділи, що спеціалізуються на певних операціях.

У службі прийому і розміщення є декілька посад:

- службовець з прийому і розміщення гостей (черговий адміністратор), що оформляє гостей на проживання;

- телефонний оператор, що підтримує зв’язок з міжміською і міжнародною телефонними станціями, фіксує наявність телефонних розмов клієнтів з номерів, контролює їхню оплату, а також надає послуги з ранкової побудки на прохання клієнта;

- портьє з видачі ключів.

Готель комп’ютеризований, кожен співробітник СПіР має право на доступ лише до тих комп’ютерних даних, до яких він має безпосереднє відношення.

У зв’язку з усе більшою комп’ютеризацією готелю усі дані, включені до бази даних комп’ютера, і будь-яка необхідна інформація легко витягається з пам’яті комп’ютера. Це значно спрощує роботу СПіР.

Службовець з прийому гостей (черговий адміністратор) є представником готелю, що спілкується з гостями протягом усього терміну їхнього проживання у готелі. Він підпорядковується старшому адміністратору або керівнику служби, має пройти професійну підготовку, володіти практичними знаннями щодо забезпечення безпеки в готелі, знати 2-3 іноземні мови, знати нормативну документацію щодо прийому й обслуговування гостей.

До основних його функцій належать: виконання різних підготовчих дій щодо прийому гостей; підбір номерів для броні; фіксація тривалості проживання гостей; перевірка документів при реєстрації, виявлення терміну їхньої дії; вибір необхідного номера клієнту відповідно до його вимог; визначення вартості номера, включаючи знижки і пільги; визначення способу оплати і проведення необхідних кредитно-чекових процедур; збір і класифікація необхідної інформації про гостей і номери готелю; координування своєї роботи з господарською службою й іншими підрозділами готелю; відповідальність за рух і збереження ключів від номерів; відповідальність за обладнання, що встановлене в СПіР, включаючи сейф; забезпечення доставки пошти і посилок проживаючих.

У нічні і ранкові години під час відсутності керівника підприємства він зобов’язаний вирішувати всі питання, пов’язані з експлуатацією готелю, включаючи режим економії енергоресурсів, дотримання персоналом виконання своїх службових обов’язків, вживати заходи щодо ліквідації різних конфліктних ситуацій.

У нього повинна зберігатися «Книга відгуків та пропозицій». Видавати її він має на першу вимогу клієнтів. Під час чергування йому підпорядковуються всі працівники вестибюльної групи: швейцари, гардеробники, працівники камери схову, паспортист, касири, портьє і весь черговий персонал інших служб готелю. Після закінчення чергування службовець повинний здати чергування з оцінкою в спеціальному журналі.

З організаційної структури виходить, що відповідальною особою за утримання номерного фонду готелю несе відповідальність завідуюча поверхами, яка в свою чергу керує роботою виробничого персоналу: покоївок та прибиральниць.

Покоївканесе відповідальність за роботу персоналу з підтримки чистоти і порядку в житлових і у службових приміщеннях готелю.

Покоївка здійснює прибирання і провітрювання номерів, незалежно від того, зайняті вони або вільні. Постійно утримує у чистоті житлові номери, санвузли та інші приміщення, замінює постійну білизну і рушники. Прибирання вона зобов’язана здійснювати в суворій відповідальності з технологією прибирання, дотримуючись інструкцій і встановленого порядку заміни білизни. При виклику до проживаючого вона негайного з’являється в номер, прийняти доручення і забезпечити його виконання відповідно до переліку послуг, що надаються.

До обов’язків прибиральницівходить утримання у належному санітарному стані коридорів, сходових площадок і маршів, санвузлів, ванн і душових загального користування, вестибюлів і холів, а також інших приміщень загального користування, що знаходяться на закріпленій ділянці. Прибиральниця підпорядковується черговому по поверху.

Інженерно-технічна служба –найбільший підрозділ готелю. Повсякденна підтримка в належному стані великої кількості номерів вимагає великої відповідальності і пунктуальності. Значення цієї служби в готелі по мірі насичення їх сучасним високотехнологічним обладнанням все більше й більше зростає.

Службу очолює головний інженер, йому підпорядковується інженер з технічного нагляду, який в свою чергу керує службою експлуатації.

До служби експлуатації відносяться: начальник електротехнічної служби, начальник санітарно-технічної служби, начальник служби безпеки та експлуатації газових котлів, майстер ремонтно-будівельних робіт, начальник служби газового господарства, інспектор по протипожежній безпеці. Ця служба в готелі несе відповідальність за роботу механічної, електричної, опалювальної, вентиляційної служб, водопостачання та каналізації, а саме: підтримка складних систем в робочому стані та їх ремонт. Ці системи або їх частини в більшості випадків знаходяться в розпорядженні широкого кола людей, від робітників готелю до гостей. Адміністрація готелю майже немає контролю над тим, як гості користуються обладнанням, яке знаходиться в номерах, за безперебійну роботу якого несе пряму відповідальність інженерна служба.

Функціями по підтримки інженерних систем та комунікацій в робочому стані, згідно технології обслуговування готелю є:

- підогрів води;

- вентиляція повітря;

- експлуатація насосних систем;

- експлуатація холодильних систем;

- експлуатація електричних систем;

- кондиціювання повітря;

- експлуатація ліфтів;

- опалення приміщень;

- експлуатація комп’ютерних систем;

- водопостачання.

Господарську службу очолює безпосередньо начальник цієї служби. Від керівника цієї служби потрібна організаторська здатність, вимогливість, прагнення відповідати самим високим стандартам. Аналізуючи організаційну структуру готелю можна сказати, що начальнику господарської служби підпорядковуються швейцари та охоронці.

Охоронці готелю забезпечують безпеку гостей та слідкують за порядком на території готельного комплексу.

Бухгалтерія (фінансово-економічна служба). Ця служба в готелі відповідає за своєчасне складання бухгалтерської звітності в суворій відповідності з нормативними документами; несе відповідальність за дотримання фінансової і договірної дисципліни; проводить аналіз фінансово-господарської діяльності; організовує складання бізнес-планів; складає фінансово-господарські плани і кошториси за встановленими формами; несе відповідальність за своєчасність складання звітів, балансів і рахунків, прибутків і збитків; виконує роботу з обліку, введення в експлуатацію і списання матеріальних цінностей і обліку коштів у встановленому порядку; несе відповідальність за дотриманням ціноутворення і правильності складання тарифів; здійснює облік надходження і вибуття виробничих запасів відповідно до Положення (стандартів) бухгалтерського обліку; організовує роботу з одержання ліцензій.

Бухгалтерію готелю очолює головний бухгалтер, у якого в підпорядкуванні знаходиться заступник. Заступник головного бухгалтеру займається безпосереднім керуванням службовців бухгалтерії.

Основною задачею цього відділу є забезпечення готельного комплексу матеріально-технічними і виробничими ресурсами. Служба МТЗ готелю формує свої відносини з партнерами на взаємовигідній основі, залучаючи до товарообігу продукцію підприємств виготовлювачів і інших постачальників різних форм власності, у тому числі і фізичних осіб, а також закордонних постачальників. Ця служба в готелі поєднує в собі функції комерційного відділу і складу. Службі матеріально технічного забезпечення підпорядковуються матеріальний склад і водії.

Також в організаційній структурі ю виділена окремо посада ведучий інженер з охорони праці. Ця особа займається тим, що розробляє посадові інструкції, проводить інструктаж персоналу готелю, на несе відповідальність за виконання та дотримання всіх норм з правил безпеки на робочому місці.

 Служба харчування є невід’ємною складовою в забезпеченні повноцінного обслуговування проживаючих. Усі об’єкти, які входять до його складу (ресторани, кафе, бари, буфети) повинні у повному обсязі надавати послуги щодо харчування протягом доби, вирішувати питання щодо організації та обслуговування банкетів, прийомів, презентацій та ін.

Основне призначення закладу ресторанного господарства при готелі – виготовлення і реалізація продукції в широкому асортименті, високий рівень обслуговування, спеціальне сервірування столів, обслуговування делегатів конференцій, нарад, з’їздів, офіційних прийомів, бенкетів та інше. Приготування їжі, обслуговування споживачів виконується кухарями та офіціантами високої кваліфікації [30].

Склад служби:

- кухня;

- ресторан;

- конгресна та бенкетна служба.

 


Дата добавления: 2018-02-18; просмотров: 424; ЗАКАЗАТЬ РАБОТУ