Учет расчетов с подотчетными лицами



   Так как расчеты по командировкам составляют значительную часть раздела учета с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям, то можно сказать, что практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

  Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

 1) Изучение основных нормативно-правовых и законодательных актов для определения правильного отражения операций по подотчетным суммам;

2)Порядок оформления командировок и расчетов с подотчетными лицами;

3)Правильное отнесение сумм на затраты производства.

4)Правильное заполнение ж/о №7.

Также представлено некоторое количество частных вопросов, нередко приводящих к неправильному ведению бухгалтерского учета.

  Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в каждой организации. Денежные средства выдаются в подотчет работкам организации на административно-хозяйственные и операционные расходы и служебные командировки. Существуют различные виды расчетов с подотчетными лицами:

- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- возмещение командировочных расходов в пределах Республики Беларусь, а также при служебных командировках за границу;

- представительских расходов.

  Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам.

В зависимости от количества подотчетных лиц и от величины оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» необходимо определить метод проведения проверки – сплошной или выборочный.

Служебная командировка– это поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. ( Статья 91 ТК РБ). Определение понятия командировки впервые дано на уровне закона. Ранее оно содержалось в подзаконных актах, регулирующих вопросы компенсационных выплат при командировках.

Исходя из природы трудовых правоотношений, не являются служебными командировками поездки лиц, не состоящих в трудовых правоотношениях с организацией, индивидуальным предпринимателем, например поездки лиц, работающих по договорам подряда, членов органов управления организации и других (однако в отдельных случаях выплаты в пользу таких лиц могут признаваться компенсационными для исчисления подоходного налога). Не признается служебной командировкой поездка индивидуального предпринимателя в ходе осуществления им предпринимательской деятельности, так как он не является работником в соответствии с трудовым законодательством. В отдельных случаях при необходимости привлечения сторонних лиц для выполнения задания вне места расположения организации может быть задействован механизм договора поручения. По нему одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия (ст. 861 ТК РБ).

 Местом постоянной работы работника является расположенная в определенном населенном пункте (городе, поселке и т.д.) организация или ее часть, участок, отделение, объект организации, работа в которых обусловлена трудовым договором. В случае если тот или иной объект работы находится вне места расположения организации или ее обособленного участка, на который принят работник, выполнение работником служебного задания по распоряжению нанимателя на таком объекте считается командировкой. При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командирования к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Работа отдельных работников связана с постоянным пребыванием в пути (проводник пассажирского вагона, водитель междугороднего автобуса, водитель междугородних или международных перевозок и т.п.). Однако такая работа не является командировкой. Согласно ч. 2 ст. 91 ТК не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. Таким работникам выплачиваются надбавки за подвижной и разъездной характер работы, а не компенсационные выплаты, связанные с направлением в командировку. При направлении в командировку работник выполняет служебное задание в рамках своей трудовой функции вне места его постоянной работы. Однако он выполняет не обычные свои трудовые обязанности, а, как правило, кратковременное служебное поручение в пределах установленных сроков. Командированный работник не зачисляется в списочный состав организации, в которую он направлен для выполнения работы. При командировке у работника сохраняются трудовые отношения с организацией, в которой он постоянно работает. Компенсации и заработную плату он получает от командировавшей его организации. Коренное отличие перевода на работу в другую местность от служебной командировки состоит в том, что перевод возможен только с письменного согласия работника, в то время как выполнение распоряжения нанимателя о направлении в командировку является обязательным для работника. Отказ от поездки в командировку без уважительной причины признается нарушением трудовой дисциплины и может влечь за собой применение дисциплинарного взыскания. При переводе на работу в другую организацию и в другую местность работа выполняется для той организации, в которую работник переведен, и эта же организация выплачивает работнику заработную плату и компенсационные суммы.

Законом предусмотрено запрещение направления в служебную командировку беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет. Женщины, имеющие детей в возрасте от трех до четырнадцати лет (детей инвалидов – до восемнадцати лет), могут направляться в командировку только с их согласия (ст. 263 ТК). Направление в служебную командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время. При этом необходимо письменное согласие с основного места работы. Заработная плата командированному работнику сохраняется в той организации, в которой он работает по совместительству.

В случае направления работника в служебную командировку одновременно по основной работе и работе по совместительству заработная плата сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются по договоренности между командирующими организациями.

За работниками, направленными в служебную командировку, в течение всего ее срока сохраняются место работы (должность) и заработная плата, но не ниже среднего заработка. При служебной командировке сохраняются трудовые отношения между работником и нанимателем, с которым заключен трудовой договор. На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки, но средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ст. 92 ТК). Это означает, что командированный работник обязан работать по режиму работы той организации, в которую он направлен.

Срок фактического нахождения в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места пребывания. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом из этих пунктов. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был направлен работник.

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день приезда указанного транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, с 0 часов и позднее – последующие сутки. В тех случаях, когда станция отправления находится за чертой населенного пункта, то день выезда в командировку исчисляется указанным выше способом с учетом времени, необходимого для проезда к месту отправления транспорта.

Днем окончания командировки считается день фактического возвращения командированного работника, т.е. день прихода поезда, автобуса, прибытия самолета или другого транспортного средства, на котором работник прибыл к месту постоянной работы, с учетом времени проезда от места прибытия транспорта до населенного пункта, если станция железной дороги, автостанция, аэропорт находятся за пределами населенного пункта.

Различают следующие виды служебных командировок:

а) по продолжительности: до 30 дней и свыше 30 календарных дней, причем последние допускаются только с согласия работника (часть вторая ст. 94 ТК РБ);

б) в зависимости от пункта назначения: в пределах РБ и за границу. При направлении в командировку за границу срок (до 60 и свыше 60 дней) влияет на размер суточных (с 61-го дня при зарубежных командировках суточные выплачиваются в размерах, установленных для работников учреждений РБ за границей при командировании в пределах государства, где находится это учреждение). В соответствии с «Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения РБ за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу», утвержденного Постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 г. №55, определены все вопросы о порядке расчета, продолжительности, оплате труда, перемещении за границей, рабочее время и отдых и др. Работникам, направленным в командировку за границу выдаются денежные аттестаты (справки), подписанные руководителем, главным бухгалтером и лицом, направленным в командировку (на работу), которые являются основанием для расчетов по прибытии на место назначения.

В аттестате (справке) должны быть указаны нормы выплат, маршруты, место назначения, куда обязан прибыть работник, и все полученные им денежные выплаты, а при командировках также и сроки командировки.

Наниматель обязан ознакомить указанных работников с расчетом на выделенный им аванс в иностранной валюте, с валютными ограничениями стран, в которые направлены или командированы эти работники, в частности, которые касаются ввоза и вывоза местной валюты, а также положениями об отчете за полученный аванс и об ответственности за недостачу иностранной валюты.

В случае если по уважительной причине в порядке завершения расчетов по командировке необходимая сумма в иностранной валюте подлежит выплате в Республике Беларусь, то по решению нанимателя указанная сумма может быть выплачена как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату авансового отчета. Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 дней с момента представления авансового отчета.


Дата добавления: 2018-02-18; просмотров: 185; ЗАКАЗАТЬ РАБОТУ