Вопрос 13 – Этапы подготовки участия в выставке.



1. Выбор помещения выставки.

2. Формы участия в выставке.

3. Выбор экспонатов.

Планирование выставок остается самым эффективным способом проведения выставки или ярмарки. Четкий, детально разработанный план является залогом успешной организации работ и во многом зависит конечный результат: технический, художественный или научный уровень выставки, её экономическая рентабельность или действенность как информационно-рекламного мероприятия. В выставке можно участвовать как: Экспонент; Посетитель – потенциальный клиент одного или нескольких экспонентов; Бизнес-консультант или юрист-консультант; Обозреватель от СМИ; Спонсор.

Все указанные группы участников нуждаются в оповещении о предстоящем мероприятии. Получатели уведомлений и приглашений подразделяются на несколько категорий:

1. постоянные клиенты и партнеры фирмы;

2. прочие клиенты и партнеры фирмы;

3. несостоявшиеся клиенты и партнеры, то есть лица, демонстрировавшие живой интерес, но так и не заключавшие договоров;

4. ассоциации предпринимателей и заинтересованные общественные организации.

Текст письма обязательно должен содержать условия проведения, имена организаторов и спонсоров проекта, перечень основных участников, тема выставки, время и место. Особого внимания заслуживает такая форма участия в выставочной деятельности, как спонсорство. Наличие спонсоров весьма выгодно для организаторов и экспонентов, поскольку позволяет им минимизировать затраты на застройку павильонов.

При планировании выставки одним из первых встает вопрос о месте ее проведения. Большая часть российских выставок и ярмарок проводится на площадях выставочных комплексов, таких как ВВЦ и «Экспоцентр» в Москве и « Ленэкспо» в Санкт-Петербурге. Для таких выставочных комплексов действуют типовые правила их использования при проведении выставок и ярмарок. Требования по эксплуатации этих зданий соответствуют, всем нормам. К сожалению, большая масса выставок и ярмарок проводится организациями, не имеющими выставочной базы. Как, правило, эти помещения организаторы-устроители временно арендуют у их владельцев. Помещения, в которых невозможно обеспечить охрану и сохранность материальных ценностей, не соблюдается техника безопасности, промсанитария и пожарная охрана, арендовать не рекомендуется.

Планирование выставки завершает разработка и подбор экспонатов. К этому этапу приступают в тот момент, когда четко обрисована цель и в общих чертах известны ожидаемые затраты.

Демонстрируемый товар должен быть презентабелен и не выделяться из общей массы продукции, изготавливаемой фирмой. Такой предмет должен производить впечатление-это лицо фирмы, символ ее трудов и вложений. В качестве примера воспользуемся образцами автомобильной промышленности. Здесь прослеживаются четкое разделение на культовые машины, популярные машины и 13 продолж. марки. Культовые машины нуждаются в качественной подборке видео- и фотопрезентаций, в изящном дизайне подиума, в мягком освещении. Популярные машины менее требовательны, в отношении них допустима небрежность. Внедорожники, скажем, даже выгодно показать в видео-подборке со следами грязи. Рядовые марки нуждаются в украшениях, чтобы не затеряться среди знаменитостей. Принципы, разработанные экспонентами автосалонов, допустимо перенести и на экспонирование остальных товаров.


 

 

Вопрос 14 – Этапы работы на выставке.

1. Организация церемонии открытия выставки

2. Деловые встречи дирекции.

3. Организация переговоров

4. Закрытие выставки.

Открытие выставки – ответственный момент. Как правило, открытие выставки проходит в торжественной обстановке. До открытия выставки рассылаются красочные пригласительные билеты. Приглашается симфонический или духовой оркестр. Следует обратить, что время торжественной части ограничивается одним часом:

Торжественная речь официального лица;

Принято разрезать ленточку, условно обозначающую вход на выставку;

Директор выставки приглашает гостей ознакомиться с экспозициями.

С этого момента выставка начинает функционировать в утвержденном рабочем режиме.

Во время проведения выставки надо проводить совещания со своим персоналом каждый день, напоминать каждому о целях присутствия на выставке, его роли и задачах и поддерживать энергию и хорошее настроение у своих сотрудников.

У дирекции выставки во время ее проведения, проходит достаточное количество деловых встреч и переговоров. Есть запланированные встречи, а бывают и не предусмотренные, на которые надо выделить необходимое время. Важнейшие темы переговоров можно разделить на: переговоры о сотрудничестве, партнерстве и взаимодействии. Выставки представляют собой один из основных инструментов развития, обеспечивающий производителям, потребителям и поставщикам возможности для широких деловых контактов. Это место, где можно найти новых клиентов и заинтересованных лиц.

Тщательный анализ результатов проведенной выставки, залог успешного развития. Завершение работы выставки определяется церемонией ее официального закрытия. Программа церемонии закрытия выставки обычно состоит из трех пунктов:

Выступление председателя оргкомитета с объявлением предварительных результатов выставки и приглашением участников принять участие в следующей выставке.

Награждение участников выставки.

Объявление о закрытии выставки, порядке демонтажа экспозиций и вывозе выставочных грузов с ее территории.


 


Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 421; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:






Мы поможем в написании ваших работ!