Задание 3. Компьютерная подготовка писем и почтовых конвертов с использованием текстового процессора MS Word, табличного процессора MS Excel и СУБД MS Access



Подготовьте письма и почтовые конверты для отправки клиентам, сведения о которых хранятся в базе данных (MS Access или списке MS Excel). Для этого воспользуйтесь процедурой слияния в MS Word.

1. Создайте в MS Word письмо (имя файла Шаблон письма) для рассылки уведомлений клиентам следующего вида (содержание письма придумайте сами):

Уважаемый «ФИО»!

Сообщаем Вам, что ваше заявление рассмотрено. Просьба оплатить юридические услуги в размере «Стоимость» рублей до «Дата оплаты».

Наш расчетный счет 1234567890 в ОАО «Сбербанк». С уважением, юрист-консульт фирмы Юракс (Подпись)

2. Выполните слияние с созданной Вами базой данных (в MS Access или в MS Excel). В качестве источника данных выберите запрос (в базе данных Практическая) или лист (в книге Практическая) Очередные клиенты, созданные в задании 2.

В тексте письма вместо слов, записанных в « », вставьте соответствующие поля слияния, вместо слова (Подпись) напишите свои ФИО и № зачетной книжки. Выполните слияние в новый документ и сохраните его в файле Письма.

3. Распечатайте файл Шаблон письма.

4. Распечатайте полученные письма (файл Письма).

5. С помощью слияния, подготовьте конверты и сохраните их в файле Конверты Адреса и фамилии возьмите из полей Адрес и ФИО запроса или листа Очередные клиенты, созданного в задании 2. В качестве адреса отправителя укажите свой домашний адрес. Сохраните шаблон конверта в файле под именем Шаблон конверта.

6. Распечатайте файл Шаблон конверта.

7. Распечатайте полученные конверты (файл Конверты)

Методические рекомендации по выполнению задания 3.

Создайте в MS Word письмо (имя файла Шаблон письма) для рассылки уведомений клиентам следующего вида (содержание письма придумайте сами):

в MS Word создайте общую для всех писем часть текста (без имен полей), вместо слова (Подпись) напишите свои ФИО и № зачетной книжки;

выполните слияние с созданной Вами базой данных (в MS Access или в MS ixcel). В качестве источника данных выберите запрос (в базе данных Практическая) или лист (в книге Практическая) Очередные клиенты, созданые в задании 2:

выполните команду Сервис-Письма и рассылки-Мастер слияния...*;

на Этапе 1 из 6 выберите тип документа Письма и щелкните по ссылке Далее;

на Этапе 2 из 6 выберите Текущий документ и щелкните по ссылке Далее;

на Этапе 3 из 6 выберите получателей Использование списка и щелкните по ссылке Обзор;

в окне Выбор источника данных укажите диск, папку и файл Контрольная, созданный в задании 2 и нажмите кнопку От­крыть;

в окне Выделить таблицу выделите имя Очередные клиен­ты и нажмите кнопку ОК; в окне Получатели слияния нажмите кнопку ОК; щелкните по ссылке Далее;

на Этапе 4 из 6 вставьте в нужные позиции шаблона письма поля для слияния: в тексте письма установите курсор в позицию для вставки по­ля ФИО и щелкните по ссылке Другие элементы; в окне Добавление поля слияния выделите имя ФИО и на­жмите кнопку Вставить, затем Отмена; аналогично вставьте поля Стоимость и Дата оплаты; сохраните шаблон письма в файле под именем Шаблон пись­ма (команда Файл-Сохранить); щелкните по ссылке Далее;

на Этапе 5 из 6 просмотрите полученные письма, щелкая по кнопкам перемещения и щелкните по ссылке Далее;

на Этапе 6 из 6 для слияния полученных писем в новый документ щелкните по ссылке Изменить часть писем и в окне Составные но­вые документы нажмите кнопку ОК.

сохраните полученные письма в файле под именем Письма (команда Файл-Сохранить);

Допечатайте файл Шаблон письма.

Распечатайте полученные письма (файл Письма):

для экономии бумаги перед печатью можно удалить линии —Разрыв раздела (со следующей страницы)— между письмами, щелкнув по ним мышью и нажав клавишу Delete. Для наглядности предварительно включите показ непе­чатаемых символов кнопкой Непечатаемые знаки на панели инструмен­тов.

5. С помощью слияния подготовьте конверты и сохраните их в файле Конверты.

Адреса и фамилии возьмите из полей Адрес и ФИО запроса или листа Отбор клиентов, созданного в задании 2.

В качестве адреса отправителя укажите свой домашний адрес.

-   щелкните кнопку Создать на Панели инструментов (или выполните команду Файл-Создать-Новый документ);

-выполните команду Сервис-Письма и рассылки-Мастер слияния...:

-на Этапе 1 из 6 выберите тип документа Конверты и щелкните по ссылке Далее;

-на Этапе 2 из 6 выберите Изменить макет документа и щелкните по ссылке Параметры конверта;

в окне Параметры конверта выберите размер конверта (на­пример, В6), шрифт для адреса получателя (например, Arial полужирный, 14), шрифт для обратного адреса (например, Arial, курсив, 12) и нажмите кнопку ОК; в левом верхнем углу шаблона конверта введите адрес отправителя (свой адрес)* и щелкните по ссылке Далее;

-   на Этапе 3 из 6 выберите получателей Использование списка и щелкните по ссылке Обзор;

в окне Выбор источника данных укажите диск, папку и файл Практическая, созданный в задании 2 и нажмите кнопку От­крыть;

в окне Выделить таблицу выделите имя Очередные клиен­ты и нажмите кнопку ОК; в окне Получатели слияния нажмите кнопку ОК; щелкните по ссылке Далее;

-   на Этапе 4 из 6 вставьте в нужные позиции шаблона конверта поля для слияния:

установите курсор в позицию для вставки адреса получателя, щелчком мыши в нижней части шаблона конверта и щелкните по ссылке Другие элементы, в окне Добавление поля слияния выделите поле Адрес и нажмите кнопку Вставить, затем Закрыть;

аналогично вставьте поле ФИО под полем Адрес;

сохраните шаблон конверта в файле под именем Шаблон конверта (команда Файл-Сохранить);

щелкните по ссылке Далее;

-   на Этапе 5 из 6 просмотрите полученные письма, щелкая по кнопкам перемещения и щелкните по ссылке Далее;

-   на Этапе 6 из 6 для слияния полученных конвертов в новый документ щелкните по ссылке Изменить отдельные конверты и в окне Со­ставные новые документы нажмите кнопку ОК.

-   сохраните полученные письма в файле под именем Конверты (команда Файл-Сохранить).

 

 


Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 128; ЗАКАЗАТЬ РАБОТУ