Управление данными. Сортировка и фильтрация.



В Ехсеl можно сортировать ячейки по возрастанию и убыванию. Для сортировки сначала выберите диапазон ячеек, данные в которых надо отсортировать, а затем нажмите на одну из кнопок сортировки - по возрастанию или по убыванию. Если диапазон ячеек не выделен, то сортировка производится по тому столбцу, в котором находится курсор.

. При сортировке по возрастанию порядок таков: 1) цифры; 2) знаки и разделители - знак подчеркивания, точка, запятая, скобки; 3) буквы латинского алфавита; 4) буквы русского алфавита. При сортировке по убыванию порядок соответственно обратный.

Если после сортировки строки расположились в таком порядке: 100, 300, 400, 200, то это говорит о том, что ячейка с числом 200, с точки зрения Ехсе1, содержит вовсе не число, а текст.

Больше возможностей для сортировки предоставляет диалоговое окно Сортировка диапазона (Данные-Сортировка). С его помощью можно производить сортировку сразу по трем ключам, то есть по данным трех разных столбцов.

Фильтрация позволяет видеть не всю таблицу сразу, а лишь отобранную или, говоря иначе, отфильтрованную ее часть. Например, можно просматривать лишь данные по одному типу машин, либо задать свое условие.

Для создания фильтра достаточно выделить весь диапазон, который следует отфильтровать (если фильтрация должна распространяться на всю таблицу, то достаточно поместить курсор на любую ячейку с данными), и в главном меню выбрать Данные-Фильтр-Автофильтр. В результате этой команды в заголовках столбцов создадутся ниспадающие списки, содержащие условия фильтрации. Они будут содержать пункты Все, Первые 10, Условие, а также значения, внесенные по данным анализа каждого конкретного столбца. Фильтрацию можно проводить по нескольким столбцам сразу.

Что касается остальных возможностей автофильтра, то при помощи фильтра Первые 10 можно отобрать заданное число строк (изначально предлагается 10) с максимальными или минимальными значениями ячеек текущего столбца. А выбор пункта Условие из списка фильтра приводит к появлению диалогового окна, в котором можно задать условия фильтрации. Переключатели И и ИЛИ в этом окне отвечают за логику сравнения результатов. Так, если требуется, чтобы данные удовлетворяли обоим условиям выберите И, а если любому – ИЛИ.

Использование расширенного фильтра.

Над диапазоном, который будет использоваться, как диапазон условий должно быть не менее трех пустых строк. Диапазон условий должен включать заголовки столбцов (которые можно скопировать из основной таблицы) и сами условия (критерии отбора), которые вводятся под заголовками столбцов.

Правила ввода условий:

1) При наличии для одного столбца двух и более условий отбора введите эти условия отбора в ячейки, расположенные непосредственно друг под другом под заголовком этого столбца (условие ИЛИ).

2) Для того чтобы найти в нескольких столбцах данные, отвечающие какому-либо условию отбора, введите все условия отбора в одну строку диапазона условий отбора, под соответствующими словами. Например, следующий диапазон условий отбора возвращает все строки, содержащие значения «Фрукты» в столбце «Товар», «Седов» в столбце «Продавец» и объем продаж более 1000 руб. (условие И).

3) Для того чтобы найти данные, отвечающие одному условию, в одном столбце, или отвечающие другому условию, в другом столбце, введите условия отбора в разные строки диапазона условий отбора. Например, следующий диапазон условий отбора отображает все строки, содержащие значение «Продукты» в столбце «Товар», либо «Карпова» в столбце «Продавец», либо объем продаж, превышающий 1000 руб. (условие ИЛИ)

4) Для того чтобы найти строки, отвечающие одному из двух наборов условий, каждый из которых содержит условия более чем для одного столбца, введите эти условия отбора в отдельные строки. Например, следующий диапазон условий отбора отображает строки, содержащие как значение «Белов» в столбце «Продавец», так и объем продаж, превышающий 3000 руб., а также строки по продавцу Седову с объемами продаж более 1500 руб.

5) Для того чтобы найти строки, отвечающие более чем двум наборам условий, включите в заголовок диапазона условий несколько столбцов с одинаковыми заголовками (условие И) или расположите условия в отдельных строках (условие ИЛИ). Например, следующий диапазон условий отбора возвращает продажи на сумму от 5000 до 8000, а также продажи на сумму менее 500.

После задания условий отбора в меню Данные выберите команду Фильтр - Расширенный фильтр. Чтобы показать результат фильтрации на исходной таблице, скрыв ненужные строки, установите переключатель в положение Фильтровать список на месте. Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, установите переключатель в положение Скопировать результат в другое место, перейдите в поле Поместить результат в диапазон, а затем укажите верхнюю левую ячейку области вставки. Введите в поле Исходный диапазон ссылку на исходную таблицу.

Введите в поле Диапазон условий ссылку на диапазон условий отбора, включающий заголовки столбцов и условия. (Чтобы убрать диалоговое окно Расширенный фильтр на время выделения диапазона условий отбора, нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно.)

Чтобы изменить способ фильтрации данных, измените значения в диапазоне условий отбора, и выполните фильтрацию еще раз.

ВОПРОС№12


Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 147; ЗАКАЗАТЬ РАБОТУ