Внемашинное информационное обеспечение ЭИС.
Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ЭИС является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом.
Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой.
Система документации - это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом. Отличительной особенностью системы экономической документации является большое разнообразие видов документов, которые можно классифицировать по следующим признакам:
• по степени официальности;
• по отражаемой стадии воспроизводства (производство, торговля);
• по уровню управления (государственный уровень, уровень министерства, уровень объединений, предприятий и организаций);
• по принадлежности к определенной функции управления (прогнозирования, планирования, учета, контроля, анализа, нормирования, оперативного управления и др.);
• по отношению к экономической системе (внешние и внутренние):
• по отношению к ЭИС (не обрабатываемые в системе документы и обрабатываемые в системе);
• по способу заполнения (документы ручного заполнения; поЛуавтоматического, при котором часть информации заносится в документ автоматически из справочников, а оставшаяся часть с помощью ручного набора на клавиатуре: автоматического получения, осуществляемого с помощью ЭВМ);
|
|
|
• по способу чтения и обработки (документы визуального чтения и ручной обработки, машинно-ориентированные документы, мАшиночиТаемые документы);
• по периодичности (годовые, квартальные, месячные и т.д.);
• по срочности (срочные, несрочные).
Для того чтобы упростить систему документации, используют следующие два подхода:
• проведение унификации и стандартизации документов;
• введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.
Унификация документов выполняется путем введения единых форм документов в результате осуществления синтаксической и семаннтической унификации. Таким образом, вводится единообразие в наименования показателей, единиц измерения и терминов, в результате чего получается унифицированная система документации.
Внутримашинное информационное обеспечение ЭИС.
Электронная форма документа (ЭД) - это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол другого сотрудника. Можно назвать несколько видов форм, имеющих различный тип технологии обработки:
|
|
|
• формы, предназначенные для сбора данных, ввода их в базу данных и последующей их обработки (при электронной технологии заполнение и сбор осуществляются или по электронной почте, или через формы, размешенные на Web-серверах в Internet):
• формы, предназначенные для сбора информации как внутри, так и вне предприятия, но требующие процедуры ознакомления и подтверждения (например, к такого рода формам можно отнести заказы на покупку, счета, отчеты о командировочных расходах).
Электронная (безбумажная) технология подразумевает не заполнение бумажных форм и их последовательную обработку, а работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных (или экспорт этих данных в какое-либо специализированное приложение).
Технология обработки электронных документов требует специализированного программного обеспечения, которое позволяет осуществлять встраивание функций доступа к базам данных, вычисления, управления заполнением, обработкой и маршрутизацией документооборота.
|
|
|
Основной частью внутримашинного информационного обеспечения является информационная база. Информационная база (МБ) - это определенным способом организованная совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.
Все файлы ЭИС можно классифицировать по следующим признакам:
• по этапам обработки (входные, базовые, результатные):
• по типу носителя (на промежуточных носителях - гибких магнитных дисках и магнитных лентах и на основных носителях - жестких магнитных дисках, магнитооптических дисках);
• по составу информации (файлы с оперативной информацией и файлы с постоянной информацией);
• по назначению (по типу функциональных подсистем);
• по типу логической организации (файлы с линейной и иерархической структурой записи, реляционные, табличные);
• по способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа).
К числу базовых файлов, хранящихся в информационной базе, относят основные, рабочие, промежуточные, служебные и архивные файлы.
|
|
|
Рабочие файлы создаются для решения конкретных задач на базе основных файлов путем выборки части информации из нескольких основных файлов с целью сокращения времени обработки данных.
Промежуточные файлы отличаются от рабочих файлов тем, что они образуются в результате решения экономических задач, подвергаются хранению с целью дальнейшего использования для решения других задач. Эти файлы, так же как и рабочие файлы, при высокой частоте обращений могут быть также переведены в категорию основных файлов.
Служебные файлы предназначаются для ускорения поиска информации в основных файлах и включают в себя справочники, индексные файлы и каталоги.
Архивные файлы содержат ретроспективные данные из основных файлов, которые используются для решения аналитических, например прогнозных, задач. Архивные данные могут также использоваться для восстановления информационной базы при разрушениях.
Существуют следующие способы организации ИБ: совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ, и интегрированная база данных, основывающаяся на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, т.е. системы управления базами данных (СУБД).
Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 711; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!