Описание автоматизируемых функций



Автоматизированная функция Вход Выход Пользователь Регламент
Обработать заявку на гарантийное обслуживание · Заявка на гарантийное обслуживание · Журнал клиентов Обработанная заявка Оператор · Регламент о работе с клиентами
Провести работы по гарантийному обслуживанию · Счет-фактура · Гарантийный талон Отметка в гарантийном талоне Ответственный сотрудник · Внутреннее положение об оказании гарантийного обслуживания  
Составить отчет о выполненных работах · Счет-фактура · Журнал клиентов Отчет Начальник отдела обслуживания · Общие стандарты отчетности · Регламент о составлении отчетности  

 

 

Обоснование автоматизации выбранных функций

Автоматизация данных функций решает основные проблемы, связанные с неэффективными затратами временных и человеческих ресурсов предприятия, которые ведут к понижению качества обслуживания, а соответственно к понижению прибыли.

Автоматизация данных функций позволит сократить затраты времени, повысить эффективность работы, уменьшить риск ошибок и сократить затраты.

 

 

Формы документов

1. Заявка на оказание гарантийного обслуживания

 

Заявка на оказание гарантийного обслуживания

№ заявки _______    Дата заявки __.__.____ Код клиента _._._._._._

 

ФИО__________________________________________________________________________________________________________________________________________

Причина обращения___________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

№ гарантийного талона ____.____.____

 

Заявку принял (а)____________________          Подпись_____________________

 

 

2. Журнал клиентов

 

Журнал клиентов

Код клиента Фамилия И.О. Код продукции Дата покупки № гарантийного талона Срок гарантии № счет - фактуры
1              
2              
3              

 

 

3. Счет-фактура

 

Счет-фактура

 

№ счет – фактуры______ № заявки______ №распоряжения_____ Дата __.__.____

 

Тип работ Сумма затрат Время работы
1      
2      
3        

 

№ гарантийного талона ____.____.____        

 

Выполнил (ФИО сотрудника)_______________________подпись________________

 

Клиент (ФИО)____________________________________подпись________________

 

 

4. Гарантийный талон

Гарантийный талон

№ гарантийного талона ____.____.____                                             Дата__.__.____

 

ФИО покупателя ______________________________________________________________________________________________________________________________________________

 Код клиента _____

 

Наименование Артикул Стоимость Срок гарантии
1        
2        
3        

 

Работы по гарантийному обслуживанию

№ заявки № счет-фактуры Дата Статус
         
         
         

 

ФИО продавца_________________ подпись________________________

 

ФИО покупателя_______________ подпись________________________

 

5. Отчет

Отчет

№ отчета__________ Дата отчета __.__.____ Период отчета с __.__.____ по __.__.____

№ распоряжения Таб. № сотр. № заявки Дата работ Сумма фин. Затрат (руб.) Потрачено времени на выполнение
             
             
             

 

Итого:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Начальник отдела обслуживания (ФИО)___________________ подпись ________________

Отчет бизнес-аналитика

1. Назначение и цели информационной системы

Создание информационной системы предназначено для повышения эффективности процесса обслуживания клиентов.

Целями ИС являются:

· Снижение затрат времени на внесение информации путем автоматизации основных документов

· Повышение скорости обработки информации и создания отчетности

· Повышение качества информации, предоставляемой для принятия управленческих решений

· Повышение уровня контроля за исполнением распоряжений

 

2. Бизнес - роли

· Оператор - создает заявки, заполняет журнал клиентов, подтверждает отметки, внесенные в гарантийный талон

· Ответственный сотрудник (сотрудник, определенной специализации, за которым закреплено выполнение конкретного распоряжения)- создает счет - фактуры, вносит отметки в гарантийный талон.

· Начальник отдела обслуживания – создает отчеты

3. Бизнес - объекты

· Заявка на оказание гарантийного обслуживания

· Журнал клиентов

· Счет-фактура

· Гарантийный талон

· Отчет

4. Поток работ по автоматизируемым функциям(почти описание того как работает программа, можно написать БД, и никаких бумажных документов.

 

 

1. Обработать заявку на гарантийное обслуживание(детализировать функцию 1)

 

2. Провести работы по гарантийному обслуживанию

 

3. Составить отчет о выполненных работах

 

 

 

5. Бизнес-правила

· Заявка на гарантийное обслуживание может быть принята только в случае, если у клиента еще не истек срок гарантийного обслуживания.

 

· Счет-фактура составляется строго по журналу распоряжений, после выполненных работ по оказанию гарантийного обслуживания.

 

· Отметка в гарантийный талон вносится только на основании счет-фактуры

 

· В отчет вносятся сумма затрат времени и финансов по каждому работнику, на основании счет - фактур

 

6. Структура интерфейсов для каждой бизнес - роли

o Оператор - создает заявки, заполняет журнал клиентов, подтверждает отметки, внесенные в гарантийный талон. Может просматривать все документы. Запрет на изменение документов: Распоряжение, счет-фактура, отчет. Интерфейс содержит доступ ко всем необходимым формам и всей информации, содержащейся в информационной системе.

o Ответственный сотрудник - создает счет - фактуры, вносит отметки в гарантийный талон, может просматривать распоряжение и отчеты. Интерфейс содержит 4 функциональных элемента, с помощью которых сотрудник может создать разрешенные ему документы и просмотреть распоряжения и отчеты. Также интерфейс должен содержать блок с текущими задачами, который позволит напоминать о сроке завершения полученного распоряжения.

o Начальник отдела обслуживания - создает распоряжения и отчеты, он имеет доступ ко всей информации, не может изменять ничего, кроме создаваемых им документов. В интерфейсе присутствует календарь-планирование, который позволит напоминать о необходимости создания отчетности и выдаче распоряжений, а также к его интерфейсу привязан блок с отслеживанием текущих задач по каждому подчиненному, что позволит эффективней осуществлять контроль.

 

Список литературы


Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 272; ЗАКАЗАТЬ РАБОТУ