Описание автоматизируемых функций
| Автоматизированная функция | Вход | Выход | Пользователь | Регламент |
| Обработать заявку на гарантийное обслуживание | · Заявка на гарантийное обслуживание · Журнал клиентов | Обработанная заявка | Оператор | · Регламент о работе с клиентами |
| Провести работы по гарантийному обслуживанию | · Счет-фактура · Гарантийный талон | Отметка в гарантийном талоне | Ответственный сотрудник | · Внутреннее положение об оказании гарантийного обслуживания |
| Составить отчет о выполненных работах | · Счет-фактура · Журнал клиентов | Отчет | Начальник отдела обслуживания | · Общие стандарты отчетности · Регламент о составлении отчетности |
Обоснование автоматизации выбранных функций
Автоматизация данных функций решает основные проблемы, связанные с неэффективными затратами временных и человеческих ресурсов предприятия, которые ведут к понижению качества обслуживания, а соответственно к понижению прибыли.
Автоматизация данных функций позволит сократить затраты времени, повысить эффективность работы, уменьшить риск ошибок и сократить затраты.
Формы документов
1. Заявка на оказание гарантийного обслуживания
Заявка на оказание гарантийного обслуживания
№ заявки _______ Дата заявки __.__.____ Код клиента _._._._._._
ФИО__________________________________________________________________________________________________________________________________________
|
|
|
Причина обращения___________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
№ гарантийного талона ____.____.____
Заявку принял (а)____________________ Подпись_____________________
2. Журнал клиентов
Журнал клиентов
| № | Код клиента | Фамилия И.О. | Код продукции | Дата покупки | № гарантийного талона | Срок гарантии | № счет - фактуры |
| 1 | |||||||
| 2 | |||||||
| 3 |
3. Счет-фактура
Счет-фактура
№ счет – фактуры______ № заявки______ №распоряжения_____ Дата __.__.____
| № | Тип работ | Сумма затрат | Время работы |
| 1 | |||
| 2 | |||
| 3 |
№ гарантийного талона ____.____.____
Выполнил (ФИО сотрудника)_______________________подпись________________
Клиент (ФИО)____________________________________подпись________________
|
|
|
4. Гарантийный талон
Гарантийный талон
№ гарантийного талона ____.____.____ Дата__.__.____
ФИО покупателя ______________________________________________________________________________________________________________________________________________
Код клиента _____
| № | Наименование | Артикул | Стоимость | Срок гарантии |
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 |
Работы по гарантийному обслуживанию
| № | № заявки | № счет-фактуры | Дата | Статус |
ФИО продавца_________________ подпись________________________
ФИО покупателя_______________ подпись________________________
5. Отчет
Отчет
№ отчета__________ Дата отчета __.__.____ Период отчета с __.__.____ по __.__.____
| № | № распоряжения | Таб. № сотр. | № заявки | Дата работ | Сумма фин. Затрат (руб.) | Потрачено времени на выполнение |
Итого:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
|
|
|
Начальник отдела обслуживания (ФИО)___________________ подпись ________________
Отчет бизнес-аналитика
1. Назначение и цели информационной системы
Создание информационной системы предназначено для повышения эффективности процесса обслуживания клиентов.
Целями ИС являются:
· Снижение затрат времени на внесение информации путем автоматизации основных документов
· Повышение скорости обработки информации и создания отчетности
· Повышение качества информации, предоставляемой для принятия управленческих решений
· Повышение уровня контроля за исполнением распоряжений
2. Бизнес - роли
· Оператор - создает заявки, заполняет журнал клиентов, подтверждает отметки, внесенные в гарантийный талон
· Ответственный сотрудник (сотрудник, определенной специализации, за которым закреплено выполнение конкретного распоряжения)- создает счет - фактуры, вносит отметки в гарантийный талон.
· Начальник отдела обслуживания – создает отчеты
3. Бизнес - объекты
· Заявка на оказание гарантийного обслуживания
|
|
|
· Журнал клиентов
· Счет-фактура
· Гарантийный талон
· Отчет
4. Поток работ по автоматизируемым функциям(почти описание того как работает программа, можно написать БД, и никаких бумажных документов.
1. Обработать заявку на гарантийное обслуживание(детализировать функцию 1)
2. Провести работы по гарантийному обслуживанию
3. Составить отчет о выполненных работах
5. Бизнес-правила
· Заявка на гарантийное обслуживание может быть принята только в случае, если у клиента еще не истек срок гарантийного обслуживания.
· Счет-фактура составляется строго по журналу распоряжений, после выполненных работ по оказанию гарантийного обслуживания.
· Отметка в гарантийный талон вносится только на основании счет-фактуры
· В отчет вносятся сумма затрат времени и финансов по каждому работнику, на основании счет - фактур
6. Структура интерфейсов для каждой бизнес - роли
o Оператор - создает заявки, заполняет журнал клиентов, подтверждает отметки, внесенные в гарантийный талон. Может просматривать все документы. Запрет на изменение документов: Распоряжение, счет-фактура, отчет. Интерфейс содержит доступ ко всем необходимым формам и всей информации, содержащейся в информационной системе.
o Ответственный сотрудник - создает счет - фактуры, вносит отметки в гарантийный талон, может просматривать распоряжение и отчеты. Интерфейс содержит 4 функциональных элемента, с помощью которых сотрудник может создать разрешенные ему документы и просмотреть распоряжения и отчеты. Также интерфейс должен содержать блок с текущими задачами, который позволит напоминать о сроке завершения полученного распоряжения.
o Начальник отдела обслуживания - создает распоряжения и отчеты, он имеет доступ ко всей информации, не может изменять ничего, кроме создаваемых им документов. В интерфейсе присутствует календарь-планирование, который позволит напоминать о необходимости создания отчетности и выдаче распоряжений, а также к его интерфейсу привязан блок с отслеживанием текущих задач по каждому подчиненному, что позволит эффективней осуществлять контроль.
Список литературы
Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 1327; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!