ОСОБЕННОСТИ ПОСТРОЕНИЯ ПРАВОВЫХ ИС

СТРУКТУРА СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

 

Система управления представляет собой совокупность объекта управления (например, предприятия) и субъекта управления – управленческого аппарата (сотрудники, формирующие цели и ставящие планы, а также занимающиеся контролем и выполнением поставленных задач).

Структура управления – способ внутренней организации системы при разбиении ее на части, выявление и фиксация связей между этими частями.

Структура системы управления:

 


Взаимосвязь информационных потоков (П и О), средств обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, и составляет информационную систему объекта.

 

МЕСТО ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ В КОНТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ

 

С ростом объема информационных потоков возникла необходимость в применении средств ЭВМ в контуре управления экономической системы для автоматизации обработки информации. В этом случае предыдущая схема примет следующий вид:

 

2. ПОНЯТИЕ УПРАВЛЕНИЯ, УРОВНИ УПРАВЛЕНИЯ И СООТВЕТСТВУЮЩИЕ ИМ ФУНКЦИИ

 

Управление – это изменение состояния объекта, системы или процесса, ведущее к достижению поставленной цели.

Управление – это способ организации совместного действия коллектива людей, обладающего ресурсами, по достижению целей, заключающихся в переводе системы в новое, ожидаемое состояние.

Потребность в управлении возникает в том случае, когда необходима координация действий членов некоторого коллектива, объединенных для достижения общих целей, например, обеспечение устойчивости функционирования или выживания объекта управления в конкурентной борьбе, получение максимальной прибыли, выход на международный рынок и т.д. В процессе уточнения цели формализуются управленческим аппаратом в виде целевых функций.

В процессе управления принимаются решения 3-х категорий: стратегические, тактические и оперативные. Поэтому управленческий аппарат обычно делится на 3 уровня:

Высший уровень (высшее руководство). Определяет цели управления, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые ресурсы, разрабатывают планы и меры по их выполнению. Также анализируют рынок, конкуренцию и т.д.

Средний уровень. В основном занимаются составлением тактических планов, контролем за их выполнением, выводом предприятия на требуемый планами уровень.

Оперативный уровень. Составление планов и отчетов о ходе их выполнения. Руководство цехами, участками, сменами, отделами, службами. Основная цель уровня – согласование всех элементов производственного процесса во времени и пространстве.

На каждом уровне выполняются следующие функции:

- планирование,

- учет,

- анализ и регулирование.

Все эти функции должны быть трансформированы в компьютерные программы.

Действенным инструментом для выявления причин отклонений является факторный анализ, а для поиска путей выхода из создавшейся ситуации – экспертные системы.

Информационные системы являются вспомогательным средством для управления экономическим объектом и, поскольку управление носит целевой характер, то информационная система призвана обеспечить поддержку принятия решения.

 

Взаимосвязь функций и уровней управления

  Уровень управ-ления   Планирование   Учет (о ходе работы предприятия) Анализ и регулирование (сопоставление фактических и нормативных показателей)
Высший значительное (на длительный срок) отсутствует значительное
Средний умеренное (более короткий срок,  детализация плана высшего уровня) значительное умеренное
Операти-вный незначительное (самая детальная проработка плана) значительное отсутствует

 

ОСОБЕННОСТИ ПОСТРОЕНИЯ ПРАВОВЫХ ИС

 

 

Всевозрастающее количество правовых документов, динамика их обновления, недостаточная согласованность отдельных правовых актов определяют потребность практического использования информационно-поисковых систем (ИПС). Можно выделить правовые ИПС по законодательству, по классификации правовых норм и прецедентов в отдельных приложениях (например, экономических, гражданских, уголовно-процессуальных и т.д.).

Особое место среди правовых ИПС отводится справочным системам по законодательным и основным распорядительным государственным актам. Учитывая количество таких актов, отдельные системы (при одинаковых принципах построения) имеют специализированные наполнения, которые ориентированы на определенную предметную область. Особым внимание в последнее время пользуется финансовая, в частности банковская, сфера.

К основным проблемам фирм-разработчиков правовых ИПС относятся получение полной и достоверной исходной информации и доставка ее пользователю. Для решения первой проблемы многие фирмы ориентируются на прямые контакты с источниками нормативных актов (Администрацией президента, Госдумой, Центробанком, Минфином и др.).

Методы доставки информации пользователям
Использование оптических накопителей (CD-ROM). Подключение абонента к серверу в вычислительном центре поставщика информации по телефонным каналам и рассылка дополнений по запросам пользователя по телекоммуникационным каналам. Реализация прямой модемной справочной службы с поиском информации в вычислительном центре поставщика информации и передачей ее пользователю по телекоммуникационным каналам.  Передача информации по радио- и телевизионным каналам, включая использование возможностей "Телетекст" в текстовом и графическом видах.

 

 

Требования к правовым ИПС
1. Прямые контакты с основными организациями – источниками нормативных актов. 2. Высокая степень достоверности нормативных актов и полнота нормативной базы. 3. Высокий уровень универсальности (обеспечение документальной поддержки по всем разделам законодательства 4. Наличие развитого системного аппарата поиска информации. 5. Возможность формирования индивидуальных архивов, а также поддержки нормативной базы конкретной организации. 6. Использование современного пользовательского интерфейса на базе Windows–приложений. 7. Развитые средства доставки информации конечному пользователю. 8. Высокий уровень поддержки.
Основные задачи, принципиально значимые для пользователя
1. Максимальное приближение диалога пользователя с программой к непосредственному диалогу с самим законодателем. 2. Исключение возможности формирования безрезультатных запросов. 3. Создание автоматизированного рабочего места для полного цикла работы профессионала с правовой информацией.

 

ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНАЯ ОБРАБОТКА ЗАПРОСОВ.

 

Пользователю необходима гарантия того, что вся необходимая информация по интересующему вопросу будет найдена, поскольку только тогда возможно принятие юридически выверенных решений.

Ответ ИПС на запрос представляет собой, как правило, список нормативных документов по интересующей пользователя проблеме. Полнота этого списка зависит от того, насколько полной является сама правовая база, а также насколько верно ИПС поняла запрос и включила в ответ всю интересующую информацию. Для правовой ИПС очень важны возможности, предоставляемые ею пользователю для диалога, порядок и условия организации запроса к базе данных, достоверность списка документов, сформированного по запросу пользователя.

Запрос пользователя – это некоторая последовательность слов, выражающая проблему, вероятнее всего находящихся в абзаце или в предложении текста документа. Документ обрабатывается специальным процессором, производящим морфологический анализ текста на присутствие в нем всех частей речи русского языка. Процессор "не имеет права" пропустить ни одного слова. Если слово для него незнакомо, то он просит подтверждения на то, чтобы в дальнейшем оно распознавалось им без затруднений. В результате такой обработки создается специальная база данных, содержащая исчерпывающую информацию о том, где искать каждое слово и какие слова его окружают в пределах всего текста, а также любого абзаца и предложения во всех документах.

Созданная процессором база данных представляет собой ядро, с которым пользователь ведет диалог, для обеспечения которого формируется основной словарь, содержащий слова в нормализованной грамматической форме (именительный падеж, единственное число). Словарь нужен для того, чтобы пользователь при формировании запроса не задумывался над грамматической формой слова, входящего в документ. Тем не менее в ответе на запрос будут даны все документы, содержащие фрагменты текстов, в которых есть искомые слова в любых грамматических формах.

 

ЭКСПЕРТИЗА ЗАПРОСОВ

 

Возможны следующие экспертизы запросов на стадии их формирования:

- при поиске словосочетаний в текстах,

- при поиске по реквизитам документов,

- при поиске по словосочетаниям и реквизитам (комбинированный запрос).

При поиске словосочетаний в текстах ИПС сначала подключает для диалога словарь, состоящий из всех содержащихся в документах, проверяя наличие в них первого включаемого в запрос слова. При этом контролируется грамматика и предлагаются возможные варианты из поддерживаемого ИПС словаря. Когда слово выбрано, ИПС подключает список документов, содержащих это слово, и готовится к следующему слову: производит сортировку и сокращение исходного словаря, оставляя в нем только слова, реально присутствующие в документах в сочетании с первым словом из запроса (только в абзацах или только в предложениях – по выбору пользователя). Далее процесс продолжается подобным образом.

При поиске по реквизитам документов пользователь формирует необходимый список документов, постепенно сжимая исходный список из всех документа, путем произвольного перехода от одного реквизита к другому. После выбора конкретного реквизита путем перехода к следующему ИПС обеспечивает соответствие каждого нового реквизита только тем значениям других реквизитов, ранее включенных в запрос.

Комбинированный запрос при поиске по словосочетаниям и реквизитам позволяет предварительно сузить список документов посредством экспертизы по атрибутам или сочетаниям слов, после чего перейти к альтернативной экспертизе (поиску).

На рынке программной продукции можно выделить следующие правовые ИПС: ЮСИС, "Гарант", "Консультант +", "Кодекс", "Законодательство". Основные преимущества ЮСИС:

- экспертиза запроса на стадии его формирования,

- ориентация ИПС на положительный результат запроса,

- доступность в первичной поставке всей юридической информации,

- произвольная реструктуризация базы данных по желанию заказчика,

- наличие функций "Синонимы" и "Определения", уточняющих запрос, расширяющих поисковые возможности системы.

 

ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЛЯ

ЭЛЕКТРОННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

Информационно-поисковая технология представлена системой поиска и воспроизведения документов.

                                                    

 

В системе предусмотрены развитые возможности индексирования, хранения и поиска документов, включая полнотекстовое индексирование.

Поиск может быть составным и включать несколько поисковых атрибутов из перечисленных в таблице типов. Результатом поиска служат образ найденных документов и содержание аннотаций, построенных в процессе индексирования или его ручного атрибутирования. Найденные образы могут быть распечатаны или переданы по корпоративной сети для просмотра с другого рабочего места.

Запрос строится путем заполнения шаблона ключевыми словами, содержание которых пользователь может задавать произвольно. Поиск документов по запросу осуществляется на двух уровнях: сначала происходит поиск в справочнике данных, а по ссылкам ищется (при задании пользователем соответствующих атрибутов) сам документ. Как правило, хранение документа осуществляется автономно из-за больших объемов архива и необходимости использования оптических накопителей информации. Такая архитектура, кроме всего, позволяет минимизировать время, затрачиваемое на физический доступ к документам в режиме множественных запросов, а также обеспечивает

доступ данных из неоднородных (гетерогенных) сетей. Следует отметить, что образ документа может храниться как в текстовом, так и графическом формате. В последнем случае он, как правило, является результатом использования OCR-технологий.

 

Виды работы с документами

Индексирование означает: Хранение включает: Поиск предусматривает:
1. Реквизитную индексацию 2. Ручное управление структурами хранения документов 3. Настройку состава полей, типа и длины контрольных карточек в архиве 4. Автоматическую полнотекстовую индексацию документов 5. Автоматическое распознавание фо-рмата файла электронного документа 6. Индексацию текста документа сразу при его вводе 7. Морфологический анализ индекси-руемых текстов для приведения по-мещаемых в индекс слов к канони-ческой форме (нормализация текста в индексе) 8. Наличие стоп-словарей при полно-текстовой индексации и обеспечение их настройки 9. Выделение из текста сложных (со-ставных) терминов и понятий 10. Поддержку и настройку словарей и тезауруса 11. Технологию реквизитной разметки документов 12. Настройку набора реквизитов 13. Возможность различных режимов реквизитной разметки документов (ручной, автоматической, полуавто-матический) 14. Интеграцию с произвольными программами создания, просмотра и изменения электронных документов 1. Работу с библиотеками магнитоопти-ческих дисков, магнитных лент, компакт-дисков для хранения больших объемов информации 2. Управление внешними носителями 3. Хранение электронных документов произвольного формата, аннотирован-ных текстов, по которым ведется поиск 4.Хранение в системе для каждой стра-ницы как ис-ходного изо-бражения, так и распознанного текста 1. Наличие стан-дартного языка запросов к БД 2. Реквизитный поиск документов 3. Полнотексто-вый поиск, точ-ность поиска 4. Поиск по име-нам документов и аннотациям 5. Формирование сложных запро-сов с использова-нием логических операций 6. Контекстный поиск и меру близости слов при поиске 7. Адекватность результата поиска запросу 8. Морфологичес-кий анализ при построении зап-роса 9. Возможность работы с систе-мой удаленных пользователей

 

 

8.1. СПРАВОЧНО-ПРАВОВАЯ СИСТЕМА "ГАРАНТ"

 

8.1.1. Основное меню.

Предназначено для выбора одного из основных действий с информационной базой и имеет различные выбираемые пользователем виды: для Юриста, Эксперта, Руководителя, Менеджера, Бухгалтера, различающиеся набором разделов в информационном блоке. Содержит 4 блока:

1) Блок правовой информации содержит полный набор правовой информации. В разделе "Документы" этого блока хранятся все имеющиеся в базе документы.

2) Блок экономической информации содержит информация, адресованную экономисту и бухгалтеру: "Налоговый календарь", информирующий о сроках платежей, информацию о количестве рабочих дней в отчетном периоде и пр.

3) Блок поиска содержит различные средства поиска документов в базе.

4) Блок обновления, из которого пользователь может получить статистическую информацию об используемой базе и при необходимости обновить базу.

8.1.2. Поиск документов.

Пользователь имеет возможность выбрать из 4-х видов поиска, представленных в системе, в зависимости от информации об искомом документе.

1) Поиск по реквизитам обычно используется, если заранее известны такие реквизиты документа, как вид, номер, дата принятия, принявший документ орган, фрагмент текста документа и т.п. Условия для поиска можно объединять логическими операторами, сложный запрос может быть сохранен для последующего использования.

2) Поиск по ситуации использует словарь, составленный из ключевых слов, содержащихся в документах базы. Для последовательной конкретизации запроса словарь разделен на 2 уровня – основной и подробный, представленных в виде дерева. Процесс формирования запроса заключается в выборе ключевого слова или слов, соединенных в запросе логическим оператором ИЛИ.

3) Поиск по источнику опубликования позволяет искать документы с известным источником опубликования и является аналогом электронной каталога содержания печатных изданий, публиковавших документы, содержащиеся в информационной базе.

4) Поиск по классификаторам позволяет создавать подборки документов по определенной тематике. Имеются 5 классификаторов: специализированные и общий, в котором представлены все документы базы.

¨ судебная и арбитражная практика,

¨ международные договоры,

¨ разъяснения и комментарии,

¨ проекты законов,

¨ общий.

Для поиска документов по определенной тематике можно использовать поиск по реквизитам.

Списки документов и использование папок. В результате поиска формируется список соответствующих запросу документов, содержащий основные реквизиты документов, по которым может быть отсортирован. Списки можно сохранить в папке для последующего обращения к ним. В "Гаранте" реализована многоуровневая система папок, к которым можно применять операции объединения и пересечения. Сформированные пользователем папки сохраняются после закрытия программы.

 

8.2. СПРАВОЧНО-ПРАВОВАЯ СИСТЕМА "КОНСУЛЬТАНТ"

 

8.2.1. Формирование запроса и обработка списка найденных документов.

Во многом эффективность поиска зависит от возможностей системы по составлению запроса – поискового предписания. В "Консультанте" для этого используется Карточка реквизитов, в которой пользователь должен заполнить реквизиты тех полей, по которым будет производиться поиск. Для каждого поля составлен словарь из возможных реквизитов, корректируемый при изменении состава информационной базы. Реквизиты в одном поле Карточки реквизитовмогут соединяться логическими операторами, данными в таблице:

 

Оператор Использование оператора означает, что
И данное поле искомого документа должно содержать все выбранные значения реквизитов.
ИЛИ документ может соответствовать хотя бы одному из перечисленных значений.
КРОМЕ документ не должен соответствовать выбранному условию.
РЯДОМ перечисленные слова должны в тексте документа находиться в пределах, заданных пользователем. Используется при заполнении поля Текст документа.

Результатом поиска является список удовлетворяющих запросу документов, содержащий информацию об их основных реквизитах, что облегчает выбор необходимого документа. Список можно отсортировать, например по дате принятия документа. Поиск можно производить по всем установленным в системе базам, а список найденных документов составляется для каждой базы отдельно.

8.2.2. Папки документов и история запросов.

Это основные средства для сохранения результатов работы пользователя с информационной базой. Папки документов предназначена для формирования подборки документов, наиболее часто используемых конкретным пользователем, который может создавать, переименовывать и удалять эти папки.

После выполнения поискового запроса можно запомнить Карточку реквизитов, по которой был сформирован этот запрос. Возможно хранить 100 Карточек реквизитов для последующего обращения к ним.

 

 ЗАДАЧИ, РЕШАЕМЫЕ БУХГАЛТЕРСКИМИ ИНФОРМАЦИОННЫМИ СИСТЕМАМИ (БУИС)

 

В целях получения информации, необходимой для управления производственной и хозяйственной деятельностью предприятие создает бухгалтерскую информационную систему.

Бухгалтерская информация является основой для принятия управленческих решений как внутри предприятия, так и вне его.

На этапе планирования бухгалтер дает информацию о предполагаемой прибыли и потребности в денежных ресурсах.

На этапе контроля от бухгалтера требуется информация для сравнения фактических доходов и затрат с плановыми.

На этапе анализа на основе бухгалтерской информации выясняется, была ли достигнута поставленная цель.

Главными пользователями бухгалтерской информации являются руководство и менеджеры служб предприятия.

На ее основе определяется чистая прибыль предприятия за последний отчетный период и другие показатели.

Бухгалтерской информации должна:

1) удовлетворять требованиям сравнения и постоянства (в течение учетного периода нельзя использовать разные формы и методы бухгалтерского учета).

2) быть существенной (если усилия по учету сравнимы со стоимостью учитываемых средств, учет следует упростить).

3) быть консервативной (необходимо выбирать менее оптимистические оценки).

4) быть полной (содержать максимум сведений, необходимых пользователю).

 

 

 


Схема управления предприятием при использовании БУИС:

 

 

 


БУИС – единственный источник достоверной информации для обратной связи.

 

                                                                                                            

 

 

17. БУИС ДЛЯ КРУПНЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ

 

На крупных предприятиях бухгалтерский учет организуется по двухуровневой системе управления – управленческий и финансовый учет.

Управленческий учет (внутренний потребитель) оперирует показателями себестоимости, затратами подразделений и т.д. Сметы, нормативы, калькуляции, оптимальные соотношения затрат и результатов – объекты управления, причем являются, зачастую, очень конфиденциальными и составляют коммерческую тайну.

 


Схема взаимосвязи и расположения АРМ по уровням учета в БУИС на крупном предприятии:

 

Финансовый учет (внешний потребитель) направлен на обобщение, синтез информации. Информация финансового учета используется инвесторами, кредиторами, управленческим аппаратом, финансистами. Финансовый учет регламентируется общими для всех правилами, что гарантирует единообразие и понятность информации для всех. Достоверность финансовой отчетности подтверждается независимыми специалистами – аудиторами.

Первичный учет на крупных предприятиях обычно выделяется в отдельную подсистему и представляет собой систему сбора, изменения, регистрации, накопления, хранения информации и передачи ее для дальнейшей обработки.

Сопоставимость информации различных АРМ обеспечивается за счет создания единого фонда нормативно- справочной информации. Единицей обмена информацией между АРМ служит файл, состоящий из множества проводок.

 

18. БУИС НА ПРЕДПРИЯТИЯХ СРЕДНЕГО И МАЛОГО БИЗНЕСА

В этом случае основное внимание уделяется ведению финансового учета, который по трудоемкости и значимости занимает главное место. Для этого создается единый программный комплекс, ориентированный на пользователя-бухгалтера, и вся работа сводится к правильному оформлению хозяйственных операций, принятию решений, анализу и контролю правильности оформления отчетной документации. Программный комплекс состоит из двух модулей: управленческого учета и финансового.

Структура программного комплекса:

 

Модуль управленческого учета позволяет вести учет в суммовом и количественном выражении для участков учета основных средств и нематериальных активов, учет товарно-материальных ценностей и МБП, учет готовой продукции, расчет по оплате труда. Причем пользователь может менять блоки в зависимости от решаемой задачи. Основными учетными регистрами модуля являются:

- журнал учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ),

- журнал регистрации первичных документов,

- журнал хозяйственных операций.

Модуль финансового учета позволяет вести учет по всем счетам бухгалтерского учета. Основными его регистрами являются аналитические регистры:

- журнал учета первичных документов,

- журнал хозяйственных операций,

- регистры сводного учета (главная книга и оборотные ведомости).

Связь между модулями осуществляется через журнал хозяйственных операций. Работа с программным комплексом начинается с заполнения справочников, это:

Справочники общего назначения:

1) наименования документов,

2) предприятия,

3) услуги по счету – транспортные услуги, связи и т.д.

Справочники, связанные с учетными журналами ТМЦ:

1) товарно-материальные ценности (ТМЦ),

2) единицы измерения,

3) операции движения.

Справочники, связанные с бухгалтерскими проводками:

1) план счетов бухгалтерского учета,

2) бухгалтерские проводки,

3) группы проводок,

4) налоги.

Справочники, связанные с аналитическим учетом:

1) объекты предприятия,

2) подразделения,

3) коды аналитического учета.

Справочники, связанные с курсами валют.

Исходная информация вводится в базу из первичных документов. Для автоматизации используются следующие стандартизированные первичные документы по учету:

- движения материальных ценностей (приходный ордер, приемный акт, накладная, акт на списание, требование, лимитная карта и т.д.),

- финансово-расчетных операций (платежное требование-по-ручение, приходный и расходный кассовые ордера и др.),

- основных средств (инвентарная карточка учета основных средств, акт приема-передачи, акт на ликвидацию основных средств, накладная на внутренние перемещения,

- труда и заработной платы (табель учета рабочего времени, наряд на сдельную работу, рапорт о выработке),

- готовой продукции (товаров) (акт, приходный ордер, приказ-накладная, приемо-сдаточная накладная, карточка складского учета, договор поставки и другие документы).

На основании информации первичных документов формируются файлы оперативной информации, в которые автоматически заносится информация из соответствующих справочников.

Основным файлом оперативной информации является журнал первичных документов.

К учету принимаются документы, составленные по установленной форме и имеющие 6 основных реквизитов:

1) наименование документа,

2) номер документа,

3) дата выписки документа,

4) наименование предприятия, оформившего документ,

5) сумма операций,

6) дата совершения хозяйственной операции по документу.

Если указано 5 первых реквизитов, то документ считается зарегистрированным, но по нему нельзя оформлять проводки в журнале учета хозяйственных операций.

Если же указаны все 6 реквизитов, то документ имеет юридическую силу и может быть отражен в бухгалтерии предприятия.

 


Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 181; ЗАКАЗАТЬ РАБОТУ