ПОРЯДОК УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
В связи с тем что трудовые книжки являются документом строгой отчетности, законодательством определен порядок их учета и хранения. Каждая организация обязана вести Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в нее. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации. Книга учитывает бланки трудовых книжек до тех пор, пока они не превратятся из простого бланка в личный документ какого-либо работника. Записи в данный учетный регистр вносятся сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно указывают сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также вносят информацию о стоимости бланков.
Как правило, плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые, а плата за бланк вкладыша - с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Плата взимается с работника наличными деньгами по приходному ордеру. А также может быть внесена сотрудником на расчетный счет организации через Сберегательный банк. Ни в коем случае нельзя вычитать стоимость книжки из зарплаты сотрудника.
|
|
|
Необходимо помнить о случаях-исключениях, когда бланки трудовых книжек предоставляются сотрудникам бесплатно. Во-первых, если произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки работников были повреждены. Во-вторых, если бланк трудовой книжки испортил сотрудник кадровой службы при первичном заполнении документа[15].
Деньги с работника за бланк трудовой книжки можно не брать, если это закреплено в локальном нормативном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка) или в приказе руководителя организации.
Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформляется Актом о списании бланков строгой отчетности по форме 0504816, которая утверждена приказом Минфина России от 26 августа 2004 г. № 70н «Об утверждении инструкции по бюджетному учету».
Книга учета движения трудовых книжек. Трудовая книжка является личным документом работника, но весь период его работы она хранится в отделе кадров. Кадровой службой организации ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В эту книгу вносятся сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилия, имя и отчество, серия и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу (образец).
|
|
|
Все листы в обоих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя и печатью организации. Законодательством также предусмотрено скреплять указанные книги сургучной печатью. К сожалению, данное требование очень тяжело воплотить на практике.
ИСПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСИ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ
В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. исправление производится администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь. Если предприятие, внесшее неправильную или неточную запись, ликвидировано, исправления вносятся правопреемником, а при его отсутствии - вышестоящей организацией, которой было подчинено ликвидированное предприятие[16].
Исправленные сведения о работе, о переводах на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения. В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.
|
|
|
В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за N таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) администрации, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку. В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом по рассмотрению трудовых споров, и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например, пишется: «Запись за N таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения пишется: «Запись за N таким-то недействительна, уволен...» и указывается новая формулировка. В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
|
|
|
Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер и дату этих документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные.
Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров. В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности. Если за время работы рабочего или служащего наименование предприятия изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: «Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то», а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение), его дата и номер.
ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с означенными Правилами, в него вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами; сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Дубликат трудовой книжки заполняется согласно требованиям соответствующих разделов Инструкции по заполнению трудовых книжек. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего производится запись об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. После этого общий и (или) непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу, в графе 3 записываются наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник[17].
Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись. Затем в графе 2 указываются дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, если документы не содержат полностью указанных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или каждой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, которые подтверждают стаж его работы, предшествующий поступлению ,на работу к данному работодателю.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении -или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки производится следующая надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» (с указанием его серии и номера).
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Исходя из вышеизложенного можно сделать следующие выводы:
Трудовой кодекс РФ, в отличие от ранее действовавшего Кодекса законов о труде РСФСР, содержит значительно большее количество норм прямого действия, что, безусловно, повышает его правовую роль в вопросах регулирования трудовых и иных, непосредственно связанных с ними, правоотношений.
Тем не менее в целом ряде статей Трудового кодекса РФ содержатся отсылки к другим нормативным правовым актам: федеральным законам, постановлениям Правительства РФ, коллективным договорам, локальным нормативным актам и др.
Появившаяся в январе 2004 года новая трудовая книжка серьезных внешних изменений по сравнению со своей предшественницей не претерпела. Герб СССР на обложке заменен на герб РФ, сама обложка теперь не зеленая, а серая, и формат документа уменьшен до размера паспорта. Взамен прежних 40 страниц в новой трудовой книжке 44 страницы.
Однако при разработке новых бланков серьезное внимание было уделено скрытым средствам защиты от подделок. В их числе - светящаяся в ультрафиолете надпись «Трудовая книжка» и специальный шов, которым скреплены листы бланков, исключающий возможность замены листов. Для трудовых книжек создана специальная бумага с водяным знаком, состоящим из аббревиатуры «ТК».
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
- фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
- образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном образовании) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.). Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании, представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.). Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) либо других надлежаще оформленных документов.
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. С каждой вносимой в трудовую, книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, то исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов, со ссылкой на их номер и дату.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Кодекс законов о труде Российской Федерации
2. Кодекс законов о труде, принят 9 декабря 1971г., введен в действие с 1 апреля 1972г. М.,2001
3. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162 и изменениями и дополнениями.
4. Ведение трудовых книжек по новому Трудовому кодексу
5. Андреева В.И. Оформление и ведение трудовых книжек // Справочник кадровика: №2, 2007.
6. Иванова М. Все, что вы хотели знать о трудовых книжках //Кадровое дело от 2008-05-02.
7. Шкатулла В.И. Комментарий к Кодексу законов о труде РФ. М.: ИНФРА–М., 2007.
8. Порядок ведения трудовых книжек М.: «BKR-Интерком-Аудит», 2008
9. Санкина Л.В. Рекомендации по оформлению документов в организациях: оформление трудовых книжек // Справочник кадровика №4, 2007
10. Степанюк Л.О трудовой книжке //Официальные материалы для бухгалтера от 2007-03-31
11. Толкунова В.Н., Гусов К.Н. Трудовое право России. Учебное пособие. М.: 2008.
[1] Иванова М. Все, что вы хотели знать о трудовых книжках //Кадровое дело от 2006-05-02.
[2] Иванова М. Все, что вы хотели знать о трудовых книжках //Кадровое дело от 2006-05-02.
[3] Иванова М. Все, что вы хотели знать о трудовых книжках //Кадровое дело от 2006-05-02.
[4] Санкина Л.В. Рекомендации по оформлению документов в организациях: оформление трудовых книжек // Справочник кадровика №4, 2004
[5] Санкина Л.В. Рекомендации по оформлению документов в организациях: оформление трудовых книжек // Справочник кадровика №4, 2004
[6] Андреева В.И. Оформление и ведение трудовых книжек // Справочник кадровика: №2, 2005.
[7] Иванова М. Все, что вы хотели знать о трудовых книжках //Кадровое дело от 2006-05-02.
[8] Андреева В.И. Оформление и ведение трудовых книжек // Справочник кадровика: №2, 2005.
[9] Андреева В.И. Оформление и ведение трудовых книжек // Справочник кадровика: №2, 2005.
[10] Иванова М. Все, что вы хотели знать о трудовых книжках //Кадровое дело от 2006-05-02.
[11] Санкина Л.В. Рекомендации по оформлению документов в организациях: оформление трудовых книжек // Справочник кадровика №4, 2004
[12] Иванова М. Все, что вы хотели знать о трудовых книжках //Кадровое дело от 2006-05-02.
[13] Андреева В.И. Оформление и ведение трудовых книжек // Справочник кадровика: №2, 2005.
[14] Санкина Л.В. Рекомендации по оформлению документов в организациях: оформление трудовых книжек // Справочник кадровика №4, 2004
[15] Иванова М. Все, что вы хотели знать о трудовых книжках //Кадровое дело от 2006-05-02.
[16] Санкина Л.В. Рекомендации по оформлению документов в организациях: оформление трудовых книжек // Справочник кадровика №4, 2004
[17] Иванова М. Все, что вы хотели знать о трудовых книжках //Кадровое дело от 2006-05-02.
Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 271; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!