Управлінська інформація та її джерела



Інформаційні системи, інформаційні технології, координація та контроль інформаційних потоків стали ключовими поняттями теорії та практики корпоративного управління наприкінці XX - початку XXI століть. Роль і значення цих параметрів організаційного розвитку корпорацій постійно зростає. Досить сказати, що, за даними американських дослідників, 90 % свого часу менеджери витрачають на обмін інформацією. Інформація стає життєво важливим ресурсом організації, на базі якого приймаються рішення щодо структури, технологій, клієнтів, фінансів, персоналу у виробничо-економічних системах. Фінансова, маркетингова, інвестиційна й інші функціональні стратегії будуються на основі інформаційних систем і технологій.

Первісне визначення інформації (від латинського informatio - роз'яснення, виклад) характеризувало відомості, передані людьми усним, письмовим або іншим способом. Подальша еволюція поняття інформації показала, що інформація не має сенсу без зв'язку з метою її отримання чи обробки. Справжня інформація існує лише в тому випадку, коли заздалегідь поставлена мета, прагнення до досягнення якої приводить до усвідомленого аналізу сигналів навколишнього середовища. Іншим аспектом поняття інформації є те, що просте додавання нової інформації до наявного обсягу не дає ключ до розуміння питань, які цікавлять менеджера. Сучасним і більш коректним є розуміння управлінської інформації як нових корисних даних, що надходять в інформаційні канали та підтверджують або змінюють управлінські рішення менеджерів.

Існує безліч класифікацій управлінської інформації, заснованих на її властивостях і характеристиках. Так інформація класифікується за рядом ознак, зокрема:

- функціональний зміст (економічна, правова, технічна, соціальна й ін.);

- форма подання (візуальна, аудіоінформація, паперова);

- призначення (одноцільова, пов'язана з рішенням однієї конкретної проблеми, багатоцільова — для вирішення декількох різних проблем);

- ступінь готовності для використання (первинна, проміжна, кінцева інформація для прийняття управлінських рішень);

- ступінь важливості (важлива, бажана, фонова);

- повнота (часткова, комплексна);

- характер використання (універсальна, індивідуалізована);

- ступінь надійності (недостовірна, вірогідна);

- джерела (зовнішня, внутрішня);

- засіб розповсюдження (особистий контакт, телефон, документ, повідомлення через мережу Internet, інші засоби теле-, відео-, медіакомунікацій);

- терміни використання (постійна, змінна, оперативна, прогнозна). Сучасна теорія і практика менеджменту вносить істотні зміни у зміст, організацію і технологію управління підприємством у вигляді впливу інформаційних технологій і динамічних умов зовнішнього середовища.

Інформація формує зовнішнє і внутрішнє інформаційне середовище, що впливає на організацію через інформаційні канали, і бере участь в управлінні організацією за допомогою системи організаційних комунікацій, заснованих на сучасних інформаційних технологіях.

Обсяг інформації, що надходить і циркулює в корпорації, визначається характером та встановленими правилами взаємодії із зовнішнім і внутрішнім середовищем. Традиційні ієрархічні організації неспроможні переробляти інформацію, що надходить із зовнішнього середовища, оскільки адресування одній особі на вершині ієрархії (керівникові організації) заважає її своєчасній обробці. Навіть переадресування і розподіл інформації за рівнями не залишає часу на прийняття рішень і контроль за виконанням.

У зв'язку з розширенням кількості джерел і каналів інформації збільшився обсяг, поряд з традиційними з'явилися нові мережні, мультимедійні, аудіо- і візуальні форми. Інтенсивні відеоконференції в Internet стають найбільш розповсюдженою формою отримання і розподілу інформації за елементами організаційної структури в плоских органічних структурах. Нові мережні і віртуальні організації залишають вищому керівництву функцію управління стратегічною інформацією. При цьому відбувається «віртуалізація керівника», коли кожен працівник може зв'язатися через мережу без посередньо із керівником, довести до його відома потрібну інформацію, але ніколи не зустрічатися з ним особисто.

Цінність (корисність) визначається властивостями інформації як специфічного товару або ресурсу. Як товар інформація має споживчу вартість, яка може бути оцінена в грошовому еквіваленті. Специфіка даного товару полягає в його новизні і можливості створювати новий товар. Якщо інформація повторює вже наявні відомості і не є корисною при прийнятті рішень, її цінність дорівнює нулю.

Слід також зазначити, що цінність інформації визначається її споживачем. Інформація може мати нульовий і найвищий ступінь цінності для різних груп її споживачів. Отже, важливого значення набуває раціональна спрямованість інформаційних потоків в організації, щоб тільки та інформація, яка необхідна в роботі конкретного відділу (маркетингу, фінансів, виробництва, кадрів), надходила в призначений їм інформаційний канал.

Якщо розглядати інформацію як ресурс, то її цінність полягає в можливості економії інших видів ресурсів (матеріальних, фінансових, трудових). Складним залишається питання визначення витрат на інформацію і адекватність отриманих від її використання результатів. Проблема полягає в невизначеності самого процесу виробництва інформації, а також в оцінці частки прибутку, отриманого за рахунок виділеного серед інших інформаційного ресурсу. Динаміка невизначеності співвідношення витрат на інформацію і оперативних результатів обумовлена вже тим, що інформація переносить свою вартість і безпосередньо, і опосередковано на створюваний продукт або прийняте рішення. Процес створення інформаційного продукту складається з декількох стадій (виробництво, збереження, передача), що також вимагає додаткових витрат.

Якість (достовірність) інформації тісно зв'язана з кібернетичним поняттям ентропії, тобто здатністю інформації розпорошуватися і змінюватися при формуванні передачі та прийомі.

Недостовірність інформації може бути обумовлена декількома причинами. Основна - це ненадійність джерела і самого змісту інформації.

Організація в цілому сприймається зовнішнім оточенням (клієнтами, постачальниками, партнерами, спільнотою) також через інформаційне середовище, яке вона створює у своїй структурі і поза нею. Таким чином, у сучасних умовах необхідне ставлення до інформації не тільки як до ресурсу або товару, а й як до супроводу усіх бізнес-процесів, які відіграють вирішальну роль у життєдіяльності корпорації.

Процес управління корпорацією за всіх часів зводився до прийняття управлінських рішень на основі збору, обробки й аналізу існуючої інформації. Важливою проблемою є використання зовнішніх та внутрішніх джерел і формування каналів протікання інформаційних потоків.

В акціонерному товаристві при прийнятті стратегічних рішень члени спостережної ради, або невиконавчі директори, спираються головним чином на інформацію, підготовлену менеджерами і надану правлінням. Але ставка на виконавчих керівників як на єдине джерело інформації завжди пов'язана з очевидним ризиком. Утім правові вимоги щодо проведення зовнішніх ревізій фінансових звітів компанії та діяльності ревізійних комісій, покликаних перевіряти достовірність внутрішньої фінансової звітності компаній, певною мірою зменшують цей ризик. Багато американських компаній заохочують свої ради директорів здобувати необхідну інформацію неофіційними каналами як у самій компанії, так і поза її межами.

Джерелами зовнішніх інформаційних каналів для корпорації є: органи законодавчої влади, органи виконавчої влади, конкуренти, постачальники, споживачі, фінансові установи, громадськість. Кожна з цих інформаційних баз відповідає компонентам зовнішнього середовища в розрізі трьох сфер: безпосередня сфера дії, сфера інтересів, сфера впливу. Кожна з цих сфер впливає на інтенсивність потоків інформації в каналах.

Перелічимо найбільш впливові зовнішні інформаційні канали:

- спеціальні і загальні публікації, бази даних;

- інформація через контакти з клієнтами, постачальниками, банкірами, дилерами;

- консультації, експертні і маркетингові дослідження сторонніх організацій і консалтингових фірм:

- особисті контакти на ярмарках, презентаціях, конференціях, салонах;

- контакти з представниками законодавчих і виконавчих органів влади;

- інформація з випадкових, непостійних джерел. Протікання інформації із зовнішнього середовища по каналах регулюється й управляється інформаційною системою корпорації залежно від прийнятої методики збору інформації.

Ці методики відрізняються поставленою метою, технологією збору й обробки інформації, використовуваними ресурсами і часом, необхідними для створення інформаційної підтримки управлінського рішення. Існують дві основні стратегії у формуванні методик управління зовнішніми інформаційними каналами:

1. Інформація з каналів надходить постійно, без обмежень і одразу піддається аналізу. У цьому випадку необхідні значні ресурси для підтримки системи моніторингу навколишнього середовища, але при цьому досягається максимальна повнота інформаційної картини.

2. Інформація з каналів надходить «до запитання» і аналізується відповідно до поставленої мети. У даному випадку інформаційні канали знаходяться ніби в «холодному резерві» і вимагають набагато менших затрат на підтримку їх у працездатному стані.

Зовнішні джерела є важливими для виконавчих директорів і менеджменту корпорації як підґрунтя у формуванні стратегії корпорації та її оперативної фінансово-господарчої діяльності. Для всіх невиконавчих учасників корпоративних відносин (перш за все акціонерів) та зацікавлених осіб джерелом інформації є звітність корпорації, яка відноситься до внутрішніх джерел.

- Головним і найбільш інформативним джерелом у міжнародній практиці є річний звіт корпорації, який дозволяє акціонерам оцінити підсумки діяльності акціонерного товариства за рік.

Вибір товариством каналів поширення інформації про свою діяльність має велике значення для реалізації можливості своєчасного одержання повної інформації про товариство. Канали поширення інформації повинні забезпечувати вільний, необтяжливий і невитратний доступ зацікавлених осіб до інформації, що розкривається.


Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 489; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:






Мы поможем в написании ваших работ!