ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
Государственное учреждение
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО
ДЕЛА
(ВНИИДАД) РАСПОРЯЖЕНИЕ
Москва О(Об)...
В соответствии с ...:
(В связи с ..., В целях ..., Для ...)...:
1. Руководителю (наименование должности, подразделения, фамилия, инициалы), поручение, срок исполнения.
2. ...
3. Контроль за исполнением распоряжения возлагается на (должность, фамилия, инициалы).
Директор института Подпись И.О. Фамилия
Образец оформления распоряжения
Приложение 9 к п. 2.4.3.1.
Государственное учреждение
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО
ДЕЛА
(ВНИИДАД) ПРОТОКОЛ
._______ №______________
Москва заседания (наименование органа)
Председатель - Фамилия, И.О.
Секретарь - Фамилия, И.О.
Присутствовали: фамилии, инициалы присутствующих
ПОВЕСТКА ДНЯ
1. О ... (докладчик - должность, фамилия И.О.)
2. О ... (докладчик - должность, фамилия И.О.)
1. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ:) 1.
2.
Председатель Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
Образец оформления протокола
195
Приложение 10 к п. 2.4.3.6.
Государственное учреждение
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО
|
|
|
ДЕЛА
(ВНИИДАД)
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
______________ №__________
Москва заседания (Ученого совета)
Председатель - Фамилия, И.О.
Секретарь - Фамилия, И.О.
Присутствовали: фамилии, инициалы присутствующих
ПОВЕСТКА ДНЯ
О ... (докладчик - должность, Фамилия И.О.)
СЛУШАЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ:) 1.
2.
Председатель Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
Образец оформления выписки протокола
Приложение 11 к п. 2.4.4.2.
Государственное учреждение
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА
(ВНИИДАД) АКТ
20.02.2007 № 1
УТВЕРЖДАЮ
Директор ВНИИДАД
_________ И.О. Фамилия
Дата
Москва проверки ...
Основание: приказ института от ... Х° ... «О создании комиссии по ...»
Акт составлен комиссией:
председатель - зам. главного бухгалтера Романова И.Т., члены: старший бухгалтер ЛеонидоваМ.Л., специалист по кадрам Образцова Н.И., зам. заведующего отделом хозяйственного обслуживания Ми-ловидова Р.Д.
С 25 по 27 февраля 2007 г. комиссия провела проверку ...и установила:
Акт составлен в 3 экземплярах:
|
|
|
1-й экз. - дело № 12-08 за 2007 г.;
2-й экз. - бухгалтерия института;
3-й экз. - отдел информационных технологий.
Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии: Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
Образец оформления акта
197
Приложение 12 кп. 2.4.5.1.
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
Государственное учреждение
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393 Тел.: (495) 334-46-46 Факс: (495) 718-78-74 Е-таП:таП@упц<1ас1.ги ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН 7708033140 / КПП 772801001 02.12.2006 № 4-08-12/228
На№_________ от ______________
Руководителю
Федерального архивного
агентства
И.О. Фамилия
Представляем на рассмотрение доработанный по замечаниям Примерный перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, которые могут вестись в электронном виде.
Приложение: 1. Примерный перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, которые могут вестись в электронном виде на 16 л. в 1 экз.
|
|
|
2. Сводка отзывов на проект Примерного перечня на 7 л. в 1 экз.
Директор института Подпись И.О. Фамилия
.О
И . Фамилия 334-47-59
Образец оформления делового письма
Приложение 13 к п. 2.4.6.1.
ОТДЕЛ ДОУ
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Директору ВНИИДАД
И.О. Фамилия 15.02.2007 № 8
Об увеличении штатной численности отдела
В связи со значительным увеличением объемов обрабатываемой корреспонденции ... прошу Вас изыскать возможность увеличить штатную численность отдела на одну должность старшего специалиста.
Зав. отделом Подпись И.О. Фамилия
Образец оформления докладной записки
199
Приложение 14 к п. 3.4.3.
Перечень групп нерегистрируемых документов
1. ГОСТы, ОСТы, ТУ.
2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
3. Документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская учетная и отчетная документация.
4. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой "Лично".
5. Научные отчеты.
6. Нормы и нормативы расхода материалов.
|
|
|
7. Планово-финансовые документы.
8. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
9. Поздравительные письма, телеграммы.
10. Прейскуранты.
11. Претензии.
12. Пригласительные билеты.
13. Программы конференций, совещаний.
14. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
15. Задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командировкам.
16. Технические условия.
17. Учебные планы, программы.
18. Формы и бланки (кроме бланков строго учета и отчетности).
200
Приложение 15 кп.3.4.8., 3.5.3.
Образец регистрационно-контрольной карточки (РКК)
Лицевая сторона
12 3456 7 8 910 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Наименование вида документа
Автор (корреспондент) документа
Дата поступления и регистрационный
номер документа__________________
Дата и регистрационный номер документа
Заголовок (краткое содержание) документа
Резолюция (кому направлен документ)
Срок исполнения документа
Оборотная сторона
Ход исполнения документа
та ~
Отметка об исполнении документа
Индекс дела
127 Верхняя строка используется при контроле исполнения документа, дата исполнения документа обводится кружком.
ш Поле «Ход исполнения документа» заполняется при вьшолнении контрольных операций.
201
Приложение 16 к п. 3.4.8.
Основные реквизиты регистрационно-контрольной формы (РКФ) и правила
их заполнения
| Реквизиты | Правила заполнения |
| 1. Наименование вида документа | Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа. |
| 2. Автор (корреспондент) документа | При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. При регистрации обращений граждан вводятся его имя, отчество, фамилия и адрес. При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации. |
| 3. Дата документа | В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией - автором документа. |
| 4. Регистрационный номер документа | В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией - автором документа. |
| 5. Дата поступления | Переносится в РКФ из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа). |
| 6. Регистрационный (входящий) номер документа | Регистрационный номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в РКФ из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа). |
| 7. Заголовок (краткое содержание) документа | Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником службы ДОУ. Краткое содержание может записываться ключевыми словами. |
| 8. Резолюция | В РКФ переносится из документа фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, автор и дата резолюции. |
| 9. Срок исполнения документа | Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа. |
| 10. Отметка об исполнении документа | В РКФ переносится регистрационный номер и дата подготовленного документа, ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу. |
| 11. Индекс дела | В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ. |
Приложение 17 к п. 3.6.5.,3.6.9.
Журналы регистрации поступающей и отправляемой корреспонденции, приказов, договоров
Журнал регистрации поступающей корреспонденции
| Дата | Реги- | Наиме- | Автор | Дата и | Заголо- | Резо | Ис- | Срок | При- 1 |
| по- | стра- | нова- | (коррес | регист- | вок | лк>- | полни | испол | меча |
| сту- | цион- | ние ви- | пои- | раци- | (краткое | ция | тель | нения | ние |
| пле- | ныи | да до- | дент) | онный | содер- | ||||
| ния | номер | кумен-та | документа | номер документа | жание) документа | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
Журнал регистрации отправляемой корреспонденции
| Дата документа | Регистрационный номер документа | Адресат | Заголовок (краткое содержание) документа | Исполнитель | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 6 | |
Журнал регистрации приказов
| Номер документа | Дата документа | Заголовок (краткое содержание) документа | Ответственный за контроль исполнения документа |
| 1 П | 2 | 3 | 4 1 |
Журнал регистрации договоров
| Дата документа | Номер документа | Наименование договора (предмет договора) | Контрагент |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
203
Приложение 18 к п. 3.7.4.
СВОДКА
об объеме документооборота
за 200 г.
| Документы | Количество документов | Всего | |
| Подлинники | Тираж | ||
| поступающие | |||
| отправляемые | |||
| внутренние | |||
| ИТОГО: | |||
Руководитель службы ДОУ Дата
Подпись
И.О. Фамилия
204
Образец сводки об объеме документооборота
Приложение 19 к п. 4.2.1
Перечень типовых сроков исполнения документов
1. Поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российс кой Федерации - в срок, указанный в поручении или в месячный срок со дня его подписания;
2. Поручения Президента Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение пяти дней;
3. Поручения Президента Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
4. Поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение пяти дней;
5. Поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
6. Письма Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней.
7. Запрос депутата Федерального Собрания - не позднее, чем в 15-дневный срок со дня получения;
8. Предложения и заявления депутатов Федерального Собрания - в срок до одного месяца; не требующие изучения и проверки - в максимально короткие сроки;
9. Письма-поручения и письма-запросы вышестоящих организаций - к указанному в них сроку или в течение 10 дней;
10. Обращения граждан - 30 дней со дня регистрации; при необходимости дополнительного изучения допускается продлевать на срок не более 30 дней;
11. Протоколы разногласий: составление и направление - в 10-дневный срок, рассмотрение - в 20-дневный срок;
12. Телеграммы, требующие срочного решения, - до трех дней, остальные - в течение 10 дней;
13.Письма предприятий, организаций, учреждений - 10 дней;
14. Поручения платежные: выписка и сдача в учреждение банка - не позднее следующего дня после получения товара;
15.Жалоба на неправильные действия или распоряжения финансовых органов: рассмотрение не позднее 10-дневного срока со дня поступления;
Приложение 20 к п. 4.3.4.
Напоминание о приближении срока исполнения документов
(наименование подразделения)
| Фамилия исполнителя | Вид документа, дата и № документа | Краткое содержание документа | Срок исполнения |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Руководитель службы ДОУ Дата
Подпись И.О. Фамилия
206
Приложение 21 к п. 4.3.10.
СПРАВКА об исполнении документов по состоянию на
| Наимено- | Документы на | Из них: | |||||
| № п/п | вание подразде- | контроле |
| ||||
| Всего | Посту- | испол- | испол- | с про- | не испол- | ||
| ления | пило в | нены в | няемые | дленным | нены в срок | ||
| предыдущем месяце | срок | в срок | сроком исполнения | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
СПРАВКА
об исполнении документов в____________________________
(наименование подразделения)
по состоянию на______________
| Вид, ре- | Заголовок | Срок ис- | Исполни- | Причины | Сведения | Когда бу- |
| гистра- | (краткое | полнения | тель | неисполне- | о ходе | дет ис- |
| ционный | содержа- | ния в срок | исполне- | полнен | ||
| номер и | ние) до- | ния | документ | |||
| дата до- | кумента | |||||
| кумента | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Формы справок о состоянии исполнительской дисциплины в организации
207
Приложение 22 к п. 5.1.4. Наименование организации Наименование структурного подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
__________ №___________
Место составления
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во ед.хр. | Срок хранения и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
| | | ||||
Наименование должности
руководителя
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО 1М
Протокол ЭК структурного подразделения
от____________ №___________________
Наименование должности
руководителя службы ДОУ
и (или) архива
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации
121 К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 23, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.
128 При наличии ЭК структурного подразделения.
208
Приложение 23 к п. 5.1.4.
Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
__________ №________
Место составления
На________ год
УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи Дата
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во ед.хр. | Срок хранения и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
| 1 III | ||||
Наименование должности
руководителя
службы ДОУ организации
Дата
Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив)
Подпись
Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК (ЦЭК)
от №
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреж
дения от__________ №____
Форма сводной номенклатуры дел организации
Продолжение приложения 23
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных
в_____ году в организации
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО: | |||
Наименование должности
Руководителя службы ДОУ Подпись
Дата
Итоговые сведения переданы в архив.
Наименование должности,
Передавшего сведения Подпись
Дата
Расшифровка подписи
Расшифровка подписи
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
Приложение 24 к п. 5.3.2.
Код гос. архива _ Код организации
|
|
(Наименование архивного учреждения)
(Наименование организации и структурного подразделения)
ДЕЛО №_______ том №______
(Заголовок дела)
|
|
(Крайние даты)
На ____
Хранить
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
211
Приложение 25 к п. 5.3.2
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №.
В деле подшито и пронумеровано
в том числе:
литерные номера листов______
(цифрами и прописью)
листов,
пропущенные номера листов________
+_____ листов внутренней описи
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
| 1 | 2 |
Наименование должности работника
Дата
Подпись
И.О. Фамилия
212
Форма листа-заверителя дела
Приложение 26 к п. 5.З.2., 5.3.6.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. №_______
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов ед. хр. | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Итого документов. |
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи___
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела
Дата
Подпись
И.О. Фамилия
Форма внутренней описи документов дела
213
Приложение 27 к п. 5.4.5. |
Наименование организации Название архива (подразделения)
| УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата |
АКТ
_____________ №________
Место составления
проверки, наличия и состояния дел (постоянного, временного хранения, по личному составу)
Фонд №______________________
(название фонда)
Основание______________________
(плановая проверка, перемещения документов, стихийное бедствие и т.д.)
Составлен комиссией:
Председатель комиссии________________________________________ ___^____
(наименование должности, фамилия, инициалы)
Члены комиссии:____________________________________________________
(наименование должностей, фамилия, инициалы)
214
Проверка проводилась с____________________ по____________________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по номенклатурам дел (описям): __________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе, согласованным с ЭПК архивного учреждения,
______________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии __________________________________ дел,
(цифрами и прописью) в том числе по номенклатурам дел (описям), согласованным с ЭПК архивного учреждения,
______________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1. не учтенные в итоговых записях _________________________ дел,
(цифрами и прописью)
Продолжение приложения 27
3.2. не перечисленные, но учтенные в итоговых записях
_____________ дел.
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
4.1. не учтенных в итоговых записях_______________________________ дел,
(цифрами и прописью)
4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях _________ дел.
(цифрами и прописью)
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам
дел.
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в номенклатуры дел, опи
си) ________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в номенклатуры дел, описи_______________________ дел.
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в номенклатуры дел,
описи) имеется в наличии ____________________________________________ дел.
| (цифрами и прописью) них: 8.1. требующих дезинфекции | дел. | |
| 8.2. требующих дезинсекции | (цифрами и прописью) | дел. |
| 8.3. требующих реставрации | (цифрами и прописью) | дел. |
| (цифрами и прописью) 8.4. требующих переплета и подшивки дел. (цифрами и прописью) 8.5. требующих восстановления затухающих текстов дел. (цифрами и прописью) 8.6. неисправимо поврежденных дел. (цифрами и прописью) 8.7. требующих обработки дел. | ||
| 8.8. выдано во временное пользование | (цифрами и прописью) | дел. |
(цифрами и прописью)
21
216
Продолжение приложения 27
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (№...).
Проверку проводили:
Наименование должностей Подписи Расшифровка подписей
Дата
Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
Приложение 28 к п. 5.4.7.
Наименование организации КАРТОЧКА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело____________________________________
(№ и заголовок)
Опись (номенклатура дел)_________________
(№ и заголовок)
Фонд___________________________________
(№ и заголовок)
Выдано во временное пользование (читальный зал):
| Дата выдачи | Кому выдано | Расписка в получении | Дата возврата | Расписка в приеме |
Форма карты-заместителя дела
217
Наименование организации
АКТ
______ №_____
Приложение 29 к п. 5.4.7.
(место составления) о выдаче дел во временное пользование
(наименование организации, ее адрес, почтовый индекс)
Основание __________ _____
Для какой цели выдаются дела________
Выдаются следующие ед.хр. из фонда №
(название фонда)
| № п/п | Номен клатура дел (опись №) | Ед.хр. № | Заголовок ед.хр. | Крайние даты | Количество листов (время звучания, метраж) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | |
. ед. хр., |
Всего выдается
(цифрами и прописью)
срок возвращения___________________________________ .
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документов без разрешения организации, выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
Наименование должности руководителя организации, выдающего дела
Наименование должности руководителя организации-получателя
Подпись Дата
Расшифровка подписи
Подпись Дата
Расшифровка подписи
Гербовая печать организации
Гербовая печать организации
218
Продолжение приложения 29
Выдал дела по поручению руководства________________________________
(наименование организации)
Руководитель службы ДОУ
(подразделения) организации
(лицо, ответственное за делопроизводство) Подпись Расшифровка
подписи Дата
Принял дела по поручению руководства_______________________________
(наименование организации)
Руководитель службы ДОУ
(подразделения) организации
(лицо, ответственное за делопроизводство) Подпись Расшифровка
подписи Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
Сдал по поручению руководства организации-получателя.
Руководитель службы ДОУ
(подразделения) организации
| Расшифровка подписи |
(лицо, ответственное за делопроизводство) Подпись
Дата
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.
Руководитель службы ДОУ
(подразделения) организации
(лицо, ответственное за делопроизводство) Подпись Расшифровка
подписи Дата
Форма акта о выдаче дел во временное пользование
Наименование организации
Приложение 30 кп. 6.1.10.
Фонд№
УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ №_________
дел постоянного хранения
за____________ год
Наименование должности руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи Дата
| Название раздела (структурного подразделения организации) | |||||
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| по№ |
В данный раздел описи внесено_
с№____________
литерные номера: _
(цифрами и прописью)
. ед.хр.,
. в том числе:
пропущенные номера:
Наименование должности составителя описи
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива Подпись
(лица, ответственного за архив)
Дата
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК архивного учреждения
от №
Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК (ЦЭК) организации
от_________ №
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Приложение 31 к п. 6.1.10. Наименование организации
Фонд №__________ _______________________ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ №__________ Наименование должности
дел временного (свыше 10 лет) хранения руководителя организации
за____________ год Подпись Расшифровка
подписи Дата
| Название раздела (структурного подразделения организации) | ||||||
| № п\п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Срок хранения | Кол-во листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
В данный раздел описи внесено_________________________________ ед.хр.,
(цифрами и прописью)
с №______________________ по №___________________ , в том числе:
литерные номера: ____________________________________________________
пропущенные номера:__________________________________________________
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
составителя описи
# Дата
Наименование должности
руководителя архива Подпись Расшифровка подписи
(лица, ответственного за архив)
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК (ЦЭК) организации
от_________ №_______
Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение 32 кп. 6.1.10.
Наименование организации
Фонд№
УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ №_________
дел по личному составу
за____________ год
Наименование должности руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи Дата
| Название раздела | |||||
| тт. | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В данный раздел описи внесено
| с№ |
по№
литерные номера:___
пропущенные номера:
(цифрами и прописью) , в том числе:
. ед.хр.,
Подпись |
| Подпись |
Наименование должности составителя описи
Дата
Начальник службы кадров (инспектор по кадрам)
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК (ЦЭК) организации
От №
Расшифровка подписи
Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК
архивного учреждения
от _____ №
222
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
| Ь > |
Наименование организации
| АКТ |
| № |
| (место составления) |
| о выделении к уничтожению |
| документов, не подлежащих |
| хранению |
Приложение 33 кн. 6.1.10., 6.3.2.
> 11.11'* 1Л1
11 и !", пинами * п . |*1 Ни ц |
|' М "............. п .|| » м ( « ( •Нй«ШИН
11оДНИ( I,
Дмч
На основании
хранения)
(название и выходные данные перечня докумсшим ■ ущииммом . (№•■•• м«
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-историческоп ион.. |И и
утратившие практическое значение документы фонда №_______
(налипни- фондй)
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок документов | Крайние даты | Номера описей | Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи | Кол-во ед. хр. | Сроки храпе ния и номера статей по перечню | При мечи пне |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| годы |
Итого___________________________ ед.хр. за
(цифрами и прописью)
| годы утверждены, по личному |
Описи дел постоянного хранения за___________
составу согласованы с ЭПК _
| (протокол от_ |
(наименование архивного учреждения)
№__________________ )
Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК (ЦЭК)
от №
Подпись
Расшифровка подписи
223
Продолжение приложения 33 кп. 6.1.13.
Документы в количестве___________________________________________ ед.хр.,
(цифрами и прописью)
весом_________ кг сданы в_____________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от_________________ №______
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива, внесшего
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Приложение 34 кп. 6.1.10.
(название государственного архива)
(название организации)
Фонд № _ Опись №
название описи
крайние даты
Форма титульного листа описи электронных документов постоянного хранения
225
го
Продолжение приложения 34
УТВЕРЖДАЮ
Протокол ЭПК__________________
(название архива)
________ №_______
Фонд№
Опись №
За_______ год
| №№ ед. учета | №№ ед.хр. | Заголовок ед. учёта | Дата создания | Объем (МБайт) | Кол-во записей (для баз данных) | Формат данных | Состав текстовой сопроводитель ной документации | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
В данный раздел описи включено___________________________ ед. учета, с №________ по №_________ ;
(цифрами и прописью)
_____________________________ ед.хр. с №______ по №_______ объемом __________ Мбайт.
(цифрами и прописью)
Всего в опись включено_________________________________ ед. учета, с №____ ____ по №_________ ;
(цифрами и прописью)
_____________________________ ед.хр. с №______ по №______ объемом __________ Мбайт.
(цифрами и прописью)
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК (ЦЭК) организации №__________________ Формат А4 (210x297 мм)
Председатель ЭК (ЦЭК) организации_______________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи)
Форма описи электронных документов постоянного хранения
Приложение 35 кп. 6.2.1.
(наименование организации)
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
Подпись Расшифровка
подписи Дата
ОПИСЬ №
| № п/п | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Кол-во листов в деле (томе, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6"' | 7 |
| Название раздела | ||||||
В данную опись внесено_______________________________ Дел с №
(цифрами и прописью)
по №____________________ __, в том числе:
литерные номера__________________________________________________
пропущенные номера:______________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО132
Наименование должности руководителя Протокол ЭК
службы ДОУ структурного подразделения
Подпись Расшифровка подписи от_____________ №
Дата
Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения. При наличии ЭК структурного подразделения
Продолжение приложения 35
Передал
_____________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ___^______________________ регистрационно-контрольных картотек к доку-
(цифрами и прописью)
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял________________________________ дел и
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам.
228
Наименование должности работника
архива организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации
Приложение 36 к п. 8.1.6.
Журнал учета печатей и штампов организации
| № | Оттиск печати | Наимено- | Дата по- | Предпри- | Кому выдана |
| п/п | (штампа) | вание пе- | лучения | ятие- | печать |
| чати | печати | изготови- | (штамп), | ||
| (штампа) | (штампа) | тель, дата и | должность, | ||
| от изгото- | № сопрово- | подразделе- | |||
| вителя | дительного документа | ние | |||
| 1 | 2 ___, | 3 | —тН | Г7!!! | ^ш^ |
| Роспись работника | Дата возврата печати | Роспись работника | Дата уничтожения печати | Дата, номер акта |
| 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
229
Приложение 37 к п. 8.2.З., 8.2.4.
Журнал учета бланков
| Наименова | Дата | Дата и № | Наименование | Кол-во | Серили |
| ние вида | посту- | сопроводи- | организации - | экз. блан- | номера |
| бланка | пле- | тельного до- | поставщика блан- | ков | бланков |
| ния | кумента | ков | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения
| Наименование | Кол-во | Серия и но- | Наименование | Расписка | Примеча- |
| вида бланка | экз. бланков | мера бланков | подразделения, Ф.И.О. получателя | в получении | ния |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 1 5 | 6 |
Журналы учета бланков документов
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 199; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!