ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕС ПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Примерная инструкция по документационному обеспечению управления (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационно-распорядительными документами на единой правовой и методической основе. 1.2. Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними, обеспечения контроля исполнения документов и упорядочения документооборота. 1.3. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечения управления и архивного дела, национальными стандартами в сфере документации. 1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Информационные технологии обработки документной информации, применяемые в организации, должны отвечать требованиям Инструкции. 1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с ними, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. 1.6. Организацию, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях организации осуществляет служба документационного обеспечения управления (служба ДОУ).75 Функции, задачи, права и ответственность службы ДОУ регла-Монтируются соответствующим положением. Должностные обязанности работников службы ДОУ и работников, отвечающих за организацию работы с документами в подразделениях, регламентируются должностными инструкциями. 1,7. Ответственность за правильную организацию работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководи-I юней этих подразделений. Непосредственное ведение делопро-ичнодства в структурных подразделениях осуществляется секретарем подразделения или работником, назначенным руководителем. 1.8. Порядок документирования деятельности организации и организации работы с документами, устанавливаемый данной Инструкцией, •порядок копирования и тиражирования документов, контроля исполнения, хранения и использования документов обязателен для всех ра-■ботников организации. При утрате служебных документов работники ■ немедленно докладывают руководству подразделения и в службу ДОУ. 1.9. Содержание служебных документов не подлежит разглаше- [ нию. Передача служебных документов и их копий сторонним орга низациям допускается только с разрешения руководства организа ции. Работники подразделений несут дисциплинарную и иную, ус- ■тановленную законодательством Российской Федерации ответст венность за порчу, несанкционированное уничтожение, утрату и I разглашение содержания служебных документов. 1.10. Организация работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (государственную тайну, коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируется специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем организации. 1.11. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения работники обязаны передать все находящиеся на исполнении документы работнику, ответственному за делопроизводство, или другому работнику по указанию руководителя подразделения. При увольнении работника составляется акт приема-передачи документов и дел. '" Конкретное наименование Службы ДОУ : отдел делопроизводства , канцелярия , Управление по работе с документами , Департамент документационного обеспечения и др ., - устанавливается организацией самостоятельно и закрепляется в штатном рас - ( писании . В организациях с небольшим объемом документооборота ведение делопроизводства осуществляется работником организации ( секретарем , делопроизво - , дителем , офис - менеджером ). 99 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 2.1. Состав управленческих документов. Общие требования к оформлению документов 2.1.1. Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования управленческой деятельности является документ. 2.1.2. В организации создаются документы на бумажном носителе и электронные документы. Электронный документ - документ, информация которого представлена в электронно-цифровой форме. Для создания и использования электронных документов используются программно-технические средства.76 Документы, используемые в управленческой деятельности, должны быть оформлены и удостоверены по установленным правилам. 2.1.3. Электронный документ, удостоверенный электронной циф ровой подписью, признается равнозначным документу на бумаж ном носителе, подписанному уполномоченным должностным ли цом, в случаях, если федеральными законами или иными норма тивными правовыми актами не устанавливается или не подразуме вается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. 2.1.4. Состав управленческих документов, издаваемых и ис пользуемых организацией, определяется ее организационно- правовой формой и формой собственности, компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характе ром взаимосвязей с органами власти и управления и другими организациями. 2.1.5. В соответствии с действующим законодательством и ины ми нормативными правовыми актами в организации издаются: ор- . ганизационно-правовые документы (правила, положения, инст-| рукции, регламенты), распорядительные документы (приказы и 1 распоряжения). Деятельность коллегиальных и совещательных органов фиксируется в протоколах. Внутренняя деятельность организации отражается в информационно-справочных документах: 76 Применение в деятельности организации электронных документов определяется ее техническими возможностями , требованиями органов государственной власти к формам представления обязательной документированной информации , наличием в организации средств защиты информации от несанкционированного доступа , усло виями использования электронных документов в правоприменительной практике . 100 актах, справках, списках, перечнях, докладных и служебных записках, объяснительных записках, предложениях и др. Взаимоотношения с другими организациями осуществляются с помощью де-повой переписки. 2.1.6. В целях упорядочения процессов документирования в ор- : анизации используются унифицированные формы документов (УФД), включенные в Общероссийский классификатор управлен ческой документации (ОКУД), и формы документов, разрабатывае мые организацией. Унифицированная форма документа - форма документа, содержащая определенный набор реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. УФД создаются на бумажном носителе и на электронных носителях и виде шаблонов унифицированных форм документов. Используемые в организации УФД должны обеспечивать юриди ческую силу документов, способствовать их оперативному испол нению и последующему использованию в справочных и научно- 1ехнических целях. , 2.1.7. В целях унификации документов по составу и форме, сокращения времени на подготовку и оформление докумен тов, максимально эффективного использования компьютерной техники в организации разрабатываются табель форм доку ментов (приложение 1) и альбом форм документов, применяв-/ мых в организации. Табель форм документов - перечень форм документов, разрешенных к применению в организации с характеристикой основных этапов их подготовки и прохождения. Табель форм документов и альбом форм документов утверждаются руководителем организации. Применение при изготовлении документов форм, не включенных в табель и альбом форм документов, не допускается. 2.1.8. Ведение табеля форм документов и альбома унифицированных форм документов организации осуществляет служба ДОУ. 2.1.9. При подготовке и оформлении документов организации используются реквизиты, состав которых и правила оформления определены ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов": 101 1. Государственный герб Российской Федерации;77 2. герб субъекта Российской Федерации;78 3. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 4. код организации; 5. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 6. идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 7. код формы документа;79 8. наименование организации - автора документа; 9. справочные данные об организации (на бланках писем); 10. наименование вида документа; 11. дата документа; 12. регистрационный номер документа; 13. ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14. место составления или издания документа; 15. адресат; 16. гриф утверждения документа; 17. резолюция; 18. заголовок к тексту; 19. отметка о контроле; 20. текст документа; 21. отметка о наличии приложения; 22. гриф согласования документа; 23. визы согласования документа; 24. подпись; 25. оттиск печати; 26. отметка о заверении копии; 27. отметка об исполнителе; 28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29. отметка о поступлении документа в организацию; 30. идентификатор электронной копии документа. 77 Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов органов власти и управления в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г . № 2- ФКЗ " О Государственном гер бе Российской Федерации ". 78 Изображение герба субъекта Российской Федерации помещается на бланках орга - нов власти и управления субъектов Российской Федерации и организации их подчи нения в соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации . 79 В настоящее время в организационно - распорядительной документации код фор мы документа не проставляется в связи с тем , что раздел 2 ОКУД " Унифицированная система организационно - распорядительной документации " с 1993 г . не ведется и , следовательно , не отражает современного состояния документации . 102 2.2. Требования к бланкам управленческих документов 2.2.1. Документы организации оформляются на бланках или (пандартных листах бумаги формата А4. Состав и виды применяе мых в организации бланков документов утверждаются руководите лем организации по представлению службы ДОУ Для изготовления бланков резолюций используются бланки формата А5 или А6. Бланки документов изготавливаются типографским способом на белой бумаге или бумаге светлых тонов.80 Бланки документов организации подлежат учету (см. раздел 8 Инструкции).81 2.2.2. Документы организации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее: 20 мм -левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. 2.2.3. В организации используются следующие виды бланков: бланк письма (приложение 2); бланк приказа (приложение 3); бланк распоряжения (приложение 4).82 2.2.4. Для ведения переписки с зарубежными корреспондентами В организации используются бланки писем на русском и одном из иностранных языков.83 '" Бланки документов , по решению организации , могут изготавливаться средствами компьютерной техники , за исключением бланков федеральных органов исполни - юльной власти с изображением Государственного герба Российской Федерации , которые , в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федераль ных органах исполнительной власти ( утв . приказом Росархива от 08.11.2006 № 536), изготавливаются только типографским способом . " Обязательному учету подлежат бланки документов федеральных органов испол нительной власти с изображением Государственного герба Российской Федерации ( Гиповая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной нпасти , утв . приказом Росархива от 08.11.2006 № 536, п . 2.5.4.). В остальных случа ях решение о ведении учета бланков принимает организация . " Организации могут использовать общий бланк , бланки должностных лиц , например , бланк письма генерального директора , бланки структурных подразделений , осли руководитель подразделения имеет право издавать распорядительные документы и / или осуществлять переписку со сторонними организациями . "'' Организации , расположенные на территории субъектов Российской Федерации , использующих наряду с русским языком в качестве государственного языка нацио - I > альный язык , могут использовать бланки документов на двух языках : русском и I осударственном языке субъекта Российской Федерации . 103 2.2.5. Документы, издаваемые совместно с двумя и более орга низациями, оформляются на бланках или стандартных листах бу маги с воспроизведением реквизитов всех организаций, участвую щих в издании документа. 2.2.6. Бланк письма организации содержит следующие реквизиты: наименование организации - автора документа; справочные данные об организации; код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП), а также ограничительные отметки для проставления реквизитов: - дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; заголовок к тексту. 2.2.7. Бланки приказа и распоряжения содержат следующие реквизиты: наименование организации - автора документа; наименование вида документа; место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для размещения реквизитов: дата документа; регистрационный номер документа. 2.2.8. Внутренние документы организации, оформляемые не на бланке (докладные, служебные, аналитические, объяснительные записки, справки, сводки, акты, протоколы и др.), должны содер жать соответствующие виду документа реквизиты, оформленные по установленным правилам. 2.3. Оформление реквизитов документов 2.3.1. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) Изображение эмблемы или товарного знака (знака обслуживания) помещается на бланках организаций в соответствии с их учреди- « 104 гельными документами. Эмблема (гербовый знак) помещается на бланках документов организации, подведомственных федеральным органам исполнительной власти. На бланках муниципальных образований (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местно-I о бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования.84 Товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках документов организаций в соответствии с Законом Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров".85 Эмблему организации (товарный знак, знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением об организации). Эмблему и товарный знак (знак обслуживания) не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или символ (герб, гербовый знак) муниципального образования. 2.3.2. Код организации Код организации указывается в бланках писем в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО). 2.3.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) ОГРН юридического лица указывается в бланках писем организации в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. '" Герб ( гербовую эмблему ) муниципального образования размещают на бланках доку ментов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соот ветствии с уставом и иными нормативными правовыми актами органов местного само управления . Требования к изображению символики муниципального образования ( ор ганов местного самоуправления ) устанавливаются Федеральным законом " Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации ", уставом муниципального образования и нормативными актами органов местного самоуправления . ю Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г . № 3520-1 " О товарных знаках , знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров" ( утрачивает силу с 1 января 2008 г . в связи с принятием Федерального закона от 18.12.2006 № 231- ФЗ " О введении в действие части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации "). 105 2.3.4. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) ИНН/КПП указывают в бланках писем в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 2.3.5. Наименование организации Наименование организации на бланках документов должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Наименование организации включает организационно-правовую форму и фирменное наименование организации.86 Под полным наименованием организации (в скобках) указывается сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации.87 2.3.6. Справочные данные об организации Справочные данные указываются в бланках писем. Справочные данные включают: почтовый адрес; номер телефона; факса; адрес электронной почты.88 Почтовый адрес указывается на бланках в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи:89 название улицы, номер дома, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и др.); район; край (область, автономный округ (автономная область), республика в составе Российской Федерации, почтовый индекс. 2.3.7. Наименование вида документа Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. Наименование вида и разновидности конкретного 86 При наличии вышестоящей организации ее наименование указывают над наиме нованием организации - автора документа . В бланках документов указывают сокра щенное наименование вышестоящей организации , а при его отсутствии - полное наименование . 87 В организации могут использоваться бланки структурных подразделений , филиалов , в этом случае наименование подразделение , в этом случае наименование подразде ления , филиала указывают под наименованием организации - автора документа . 88 При необходимости справочные сведения могут включать и другие данные : код те лекса , Интернет - адрес , номер государственной лицензии и др ., по усмотрению ор ганизации . 89 Постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г . № 221 " Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи ". 106 документа определяется его содержанием и назначением. Во всех случаях, кроме деловых писем, наименование вида документа является обязательным реквизитом документа, наряду с наименованием организации, подписью (грифом утверждения), датой издания документа, регистрационным номером, местом издания. 2.3.8. Дата документа Датой документа является дата его подписания или утверждения, ла исключением протоколов, датой которых является дата события. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последова-юльности: день месяца, месяц, год: 09.02.2007.90 Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует дате подписания документа последней стороной. Дата на документе проставляется должностным лицом при подписании документа или работником службы ДОУ при регистрации документа. 2.3.9. Регистрационный номер документа Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Не допускается отправлять корреспондентам письма, не имеющие регистрационного номера и даты. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных каждой из организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 2.3.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на номер и дату поступившего документа используется преимущественно при оформлении писем-ответов и документов -отчетов, справок о выполнении поступивших поручений. Сведения '" ГОСТ Р 6.30-2003, кроме того ,, предусматривает словесно - цифровой способ оформления даты : 09 февраля 2007 г. и цифровой формат написания даты в после - , цовательности : год , месяц , число : 2007.02.09. 107 в документ-ответ переносятся с инициативного документа и соответствуют его регистрационному номеру и дате. 2.3.11. Место составления или издания документа Место составления или издания документа91 указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Обозначение места составления или издания документа может включать только общепринятые сокращения. 2.3.12. Адресат Реквизит "Адресат" используется при оформлении писем. Документ может быть адресован в организацию, структурное подразделение, должностному или физическому лицу. При адресовании документа руководителю организации ее наименование включается в состав наименования должности адресата. Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже; инициалы указываются перед фамилией и отделяются от фамилии пробелом, например: Генеральному директору ОАО "Пищепромпроект" В.А. Петровскому Строки реквизита "Адресат" допускается оформлять центрованным способом, например: Главному редактору Издательского дома "Медиадом" Н.В. Семиной При адресовании документа в организацию или в структурное подразделение организации без указания должностного лица наименование адресата указывается в именительном падеже. При ведении переписки употребляются официально принятые сокращенные наименования организаций, например: 97 Местом составления или издания документа является населенный пункт , в кото ром находится организация . Если название организации включает указание ее местонахождения ( например : Московская коллегия адвокатов ), место составления или издания документа на бланке не указывается . 108 Минкультуры России или: Росатом Управление делами При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации (при необходимости, структурного подразделения) указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например: ОАО "Трансгаз" Управление делами Ведущему специалисту К.П. Молчановой или: ОАО "Белгородэнерго" Начальнику отдела кадров М.И.Коробовой Если документ отправляют в несколько организаций или структурных подразделений одной организации, реквизит "Адресат" оформляется обобщенно, например: Администрации районов Московской области Документ не должен содержать более четырех адресатов. На псех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор считает это необходимым. Слово "Копия" перед вторым, фетьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов письмо рассылается по списку. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (п. 2.3.6.), например: Директору ВНИИДАД М.В. Ларину Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 109 Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых в высшие органы власти и управления, в вышестоящую организацию и постоянным корреспондентам. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Ивченко Н.А. ул. Славянская, д. 7, кв. 91 г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264 2.3.13. Гриф утверждения документа Документы утверждаются руководителем организации (заместителем руководителя) или изданием распорядительного документа.92 Распорядительный документ рекомендуется издавать в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных действий и предписаний. Утверждаемый документ должен быть полностью оформлен и завизирован всеми заинтересованными лицами. При утверждении документа руководителем организации гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Директор ВНИИДАД Подпись М.В. Ларин Дата Гриф утверждения документа допускается оформлять центрованным способом,например: УТВЕРЖДАЮ Директор ВНИИДАД Подпись_____ М.В. Ларин Дата 92 При наличии в организации коллегиальных органов управления ( собрания , совета и др .) документы могут утверждаться решением коллегиального органа . 110 Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа руководителями двух организаций грифы утверждения располагают на одном уровне, справа и слева. Примерный перечень утверждаемых документов приведен в приложении 5. 2.3.14. Резолюция Резолюция содержит указания руководителя по исполнению документа, определяет работников, ответственных за исполнение документа, характер и сроки исполнения. Если срок исполнения в резолюции не указан, исполнитель руководствуется сроком, указанным в тексте документа, или типовым сроком, если он установлен для данной категории документов. Резолюция оформляется на свободном от реквизитов месте в за-I оловочной части документа или на специальном бланке установленной формы с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция (приложение 6). Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату: Савченко И.Н., Морозову К.О. Прошу подготовить предложения к 04.12.2006 Подпись руководителя 27.10.2006 Если поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созывать соисполнителей на рабочие совещания и координировать их работу. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. Резолюция должна содержать конкретные указания по исполнению документа или формулировать цель рассмотрения документа. Не рекомендуется выносить такие резолюции, как: "Прошу переговорить", "Прошу зайти", "Прошу рассмотреть" и т.п. На документе не должно быть более четырех резолюций. 111 2.3.15. Заголовок к тексту Заголовок к тексту - это краткое содержание документа. Заголовок должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопрос "о чем?" или "чего?", например: Приказ "О создании аттестационной комиссии"; Распоряжение "О подготовке плана работы дирекции"; Должностная инструкция ведущего научного сотрудника; Акт сверки взаиморасчетов. Заголовок составляет исполнитель документа. К текстам писем небольшого объема (4-5 строк) заголовок можно не составлять. 2.3.16. Отметка о контроле Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" или от руки на верхнем поле документа справа. 2.3.17. Текст документа Текст документа - выраженное средствами русского литературного языка содержание управленческих действий и ситуаций. Композиционная структура текста, стиль изложения и языковые средства выбираются в соответствии с видом документа. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, выраженную точно, ясно, логично, кратко. Используемые в тексте документа формулировки не должны допускать различных толкований. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Тексты документов должны составляться с соблюдением следующих принципов: краткости, исключения лишней информации; полноты и достаточности информации; объективности; точности изложения фактов; чёткости формулировок, не допускающих различных толкований. При составлении текстов документов необходимо соблюдать правила написания официальных наименований предприятий и организаций, должностей, населенных пунктов и др. 112 11ри упоминании в тексте документа фамилии должностного лица или работника инициалы ставятся после фамилии. Текст документа может быть представлен в виде грамматически смнзного текста, текста-трафарета, анкеты, таблицы или их сочетания. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем суще-(лнительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки I раф и строк должны быть согласованы с заголовками. Тексты организационно-правовых документов (уставов, положений, инструкций, правил, регламентов и др.) состоят из разделов и подразделов, подразделяемых на пункты и подпункты. Разделы и подразделы текста могут иметь самостоятельные заголовки. Все составные части текста нумеруются арабскими цифрами. При необходимости в тексте используется многоуровневая рубрикация текста, при этом номер каждой последующей рубрики содержит номера предыдущих уровней: 1.; 1.1.; 1.1.1.;.1.1.1.1.;.1.2.; 1.2.1; 1.2.1.1. и т.д. В документах используется не более четырех уровней рубрикации текста. В конце номера (пункта, подпункта) ставится точка. Тексты распорядительных документов, как правило, состоят из диух частей: констатирующей (обоснования) и распорядительной части. Тексты информационно-справочных документов (деловые письма, докладные и служебные записки, справки и др.) состоят из днух-трех взаимосвязанных смысловых частей. При упоминании в тексте документа законодательного, норма-1ИВНОГО правового акта или иного документа указываются все поисковые данные документа: наименование документа, кем он издан или утвержден, дата и регистрационный номер документа (или дата утверждения), заголовок к тесту. в распорядительных документах, а также в документах, подготовленных должностным лицом или специалистом, текст излагается 01 первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "мрошу"). В распорядительных документах, издаваемых совместно руко-подителями двух или более организаций, текст излагают от пер- 113 вого лица множественного числа ("приказываем", "решили", "постановили"). Текст протокола излагают от первого лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили" или "решили"). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и работников (положение, инструкция, правила, должностная инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав правления входят", "комиссия установила"). Запрещается вносить исправления и изменения в текст подписанного документа. 2.3.18. Отметка о наличии приложения Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют: Приложение: 1. Перечень управленческих документов, которые могут создаваться и храниться в электронном виде на 20 л. в 1 экз. 2. Сводка отзывов на 3 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают. Если приложение направляют не всем адресатам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. Если приложением является документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: Письмо Росархива от 18.01.2007 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. I На приложениях к распорядительным документам, протоколам, актам, договорам, инструкциям, правилам и др. документам в порхнем правом углу приложения оформляют отметку о приложении следующим образом: Приложение № 2 к приказу Росархива от 19.01.2007 №5 Если приложение одно, порядковый номер не указывается. Слово "приложение" допускается печатать прописными буквами, а отметку о приложении оформлять центрованным способом, например: ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к приказу Минкультуры России от 20 февраля 2007 г. № 25 2.3.19. Подпись Подпись - один из реквизитов удостоверения документа. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Директор института Подпись М.В.Ларин Если документ оформлен не на бланке, в состав должности включается полное наименование организации:93 Директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Подпись М.В. Ларин При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например: Директор института Подпись М.В. Ларин Главный бухгалтер Подпись Н.М.Иванова " В организациях , использующих бланки должностных лиц , при оформлении документа на таком бланке должность в подписи не указывают . 115 При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Начальник отдела Начальник отдела комплектования использования Подпись Ю.Г.Демидов Подпись К.И.Игнатьев В документах, составленных комиссией, в подписи указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например: Председатель комиссии Подпись В.Ф. Логинова Члены комиссии Подпись А.Н.Антонова Подпись А.Б. Кравченко Подпись Т.Г. Лоншаков Протоколы собраний, совещаний, советов и др. подписываются председателем (или председательствующим на заседании) и секретарем. При отсутствии должностного лица, должность и фамилия которого указаны в реквизите "Подпись", документ подписывается другим должностным лицом, имеющим право подписывать документ за отсутствующего руководителя. В этом случае документ перепе-чатывается с указанием должности лица, фактически подписывающего документ, или в подготовленный проект документа от руки вносятся исправления в наименование должности и фамилию должностного лица. Исправления вносит лицо, фактически подписывающее документ. При подписании документа лицом, назначенным исполняющим обязанности руководителя в соответствии с приказом, подпись оформляют следующим образом: * И.о. директора института Подпись Н.Н.Никитин или: Исполняющий обязанности директора института Подпись Н.Н.Никитин 116 11орядок использования факсимильной подписи устанавливается приказом руководителя организации. Для удостоверения электронных документов в случаях, установит шых законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или соглашением сторон, используется элек-I ронная цифровая подпись, сертификат которой содержит необходимые при осуществлении данных отношений сведения о право-|мочияхего владельца. Электронная цифровая подпись равнознач-11.1 подписи должностного лица в документе на бумажном носителе. 2.3.20. Гриф согласования документа Гриф согласования - реквизит документа, выражающий согласие пр| анизации или должностного лица, не являющего автором доку-I мента, с его содержанием. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: [ СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии I при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А.Г. Грязнов Дата Если согласование осуществляется письмом, протоколом, и др., I риф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо Росархива от 20.02.2007 № 4-01-12/122 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании "Росгосстрах" от 25.01.2007 №2 117 Грифы согласования могут оформляться на Листе согласования, в этом случае в документе под подписью делается отметка: Лист согласования прилагается. Лист согласования прилагается к проекту документа и составляет его неотъемлемую часть. Лист согласования оформляется следующим образом: ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО "Электронные системы" Подпись К.Р. Романов Дата СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО "Альфа" Подпись В.Е.Афанасьев Дата СОГЛАСОВАНО Президент Интер-Траст Лтд. Подпись А.С. Линёв Дата СОГЛАСОВАНО Председатель правления ОАО "Пробизнесбанк" Подпись Н.М.Титов Дата 2.3.21. Виза согласования документа Согласование документа внутри организации с заинтересованными подразделениями и должностными лицами оформляется визой согласования документа. Виза включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования: Руководитель юридического отдела Личная подпись Л.Е. Брусенцова Дата При наличии замечаний по проекту документа визу согласования оформляют следующим образом: 118 Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись Л.Е. Брусенцова Да га Проект документа визируется заинтересованными в его содер-*апии должностными лицами, финансовыми и экономическими ■Пужбами, заместителем руководителя организации - куратором направления, юристом, руководителем службы делопроизводства (при необходимости). Замечания вносятся в текст проекта документа или излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. 11а документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа, на обороте последнего листа или отдельном листе согласования(визирования). На документе, подлинник которого отправляют из организации, ииаы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений. I Если в процессе визирования в проект документа вносятся суще-стенные изменения, после доработки проект документа подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, Ьли при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. 2.3.22. Оттиск печати Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с получением или расходованием финансовых и материальных средств, а также на иных документах в случаях, когда законодательными или иными нормативными правовыми актами предусмотрено проставление печати. Огтиск печати проставляется, захватывая часть наименования должности. Допускается проставлять печать на свободном от текс-га месте. Оттиск печати не должен захватывать подпись должностного лица. 119 2.3.23. Отметка о заверении копии При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись, состоящую из слова "Верно", должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения, например: Верно Зав. отделом делопроизводства Личная подпись Е.В. Новикова Дата При выдаче копии для представления в другую организацию, подпись должностного лица заверяется печатью организации (подразделения)94 и надписью о месте нахождения подлинника: "Подлинник документа находится в деле №________ за ^_^_ г.".95 2.3.24. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе проставляется в деловых письмах и, при необходимости, в других документах. Отметка включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: В.А. Жуков 924-45-67 2.3.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка об исполнении документа проставляется на экземпляре документа, помещаемом в дело. Отметка об исполнении содержит: слова "В дело", номер дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, подпись работника и дату. Отметка может дополняться сведениями об исполнении документа, например: 94 При рассылке копий распорядительных документов ( приказов , распоряжений ), копий протоколов по структурным подразделениям и подведомственным организа циям , допускается использовать упрощенный способ заверения копий : печатью службы документационного обеспечения управления организации ( канцелярии , об щего отдела , протокольного отдела и др .). 95 Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г . № 9779- Х " О по рядке выдачи и свидетельствования предприятиями , учреждениями и организация ми копий документов , касающихся прав граждан " ( в ред . от 8 декабря 2003 г .). () 1 правлен факс от 22.01.2007 № 127 В дело № 01 -15 за 2007 г. Личная подпись Д.па 2.3.26. Отметка о поступлении документа в организацию О!метка о поступлении проставляется в виде штампа в правом нижнем углу первого листа документа. Канцелярия ВНИИДАД ____________ 200_ г. №___________ ()|метка о поступлении включает дату поступления документа и входящий регистрационный номер документа. При необходимости В отметке о поступлении отмечаются часы и минуты поступления документа. 2.3.27. Идентификатор электронной копии документа Идентификатор электронной копии документа проставляется в !/шном нижнем углу на последнем листе документа или на каждом Листе документа как нижний колонтитул и содержит наименование файла и другие данные, необходимые для поиска документа в базе данных организации.96 2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 2.4.1. Приказ, распоряжение 2.4.1.1. Приказ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (лицом, исполняющим его обязанности), в цолях разрешения вопросов основной деятельности и по личному составу (приложение 7). Распоряжение - это правовой акт, издаваемый руководителем организации преимущественно по оперативным вопросам дея- * Состав поисковых данных , включаемых в идентификатор электронной копии доку - манта устанавливается организацией . 121 тельности организации, в том числе по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных актов, доведения решений руководства до структурных подразделений (приложение 8). 2.4.1.2. Проекты приказов (распоряжений) по основной деятель ности готовят структурные подразделения организации на основа нии поручений руководства либо в инициативном порядке. Проек ты приказов по кадровым вопросам готовит служба управления персоналом. Приказы по личному составу издаются по вопросам приема, перемещения, увольнения работников, командирования в другие организации, предоставления отпусков, поощрения, вынесения взысканий и др. При издании приказов по личному составу используются типовые унифицированные формы Унифицированной системы первичной учетной документации.97 Ответственность за качественную подготовку проектов приказов (распоряжений), их согласование несут руководители подразделений, которые готовят и вносят проект. Подготовка приказа (распоряжения) может быть возложена руководством на несколько подразделений. В этом случае ответственным за подготовку является руководитель, фамилия которого в списке исполнителей указана первой. Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет служба ДОУ 2.4.1.3. Приказы, издаваемые в организации, не должны проти воречить законодательству Российской Федерации, указам и рас поряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации, ранее изданным приказам (распоряжениям) руководителя организации, Уставу организации. Приказы по основной деятельности издаются: во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления; в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации. 97 Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г . № 1 " Об утверждении унифи цированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты ". 122 Л4.1.4. Проекты приказов по основной деятельности составляйся на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, фебующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными и реальными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и в 1дпльнейшем исключали необходимость корректировки принятых |имиений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего Приказа. '.'. АЛ .5. Реквизитами приказа (распоряжения) являются: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, место составления или издания, й.п оловок к тексту, текст, подпись, визы согласования. I 2.4.1.6. Заголовок к приказу должен кратко и точно отражать со-шпржание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается через один межстрочный интервал под рекви->и1ами бланка елевой стороны. Примеры заголовков: Об утверждении Инструкции по делопроизводству; О порядке финансирования рекламной кампании; { О создании аттестационной комиссии. I 2.4.1.7. Текст приказа (распоряжения) как правило состоит из дпух частей: обоснования и распорядительной части. В обосновании указывается правовое основание, причина или Цоль издания документа, например: В целях организации и проведения работы по экспертизе ценно-Вти документов института и отбору их на архивное хранение и к уничтожению ПРИКАЗЫВАЮ: I Если основанием для издания приказа является законодательный или иной правовой акт, в обосновании приводится наименование этого документа, указывается, кем он издан, заголовок к тексту, дата и номер документа, например: В соответствии с приказом Росархива от 30 ноября 2006 г. № 86 "Об обеспечении сохранности документов" ПРИКАЗЫВАЮ: ... 2.4.1.8. Распорядительная часть приказа начинается словом "прика-пынаю", которое печатается прописными буквами без разрядки с но- 123 вой строки. Текст распоряжения словесной императивной формулы но имеет. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Если пункт приказа (распоряжения) содержит конкретное поручение, в нем указываются: наименование должности, фамилия, инициалы исполнителя или исполнителей; поручение; срок выполнения поручения. Например: 3. Ученому секретарю института Котюковой Т.В. разработать и представить на утверждение план работы Ученого совета институ та на 1 -е полугодие 2007 г. Срок исполнения - 15.01.2007. При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке поручения на отдельные задания, каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа (распоряжения) содержит только одно задание с одним сроком исполнения. Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа (распоряжения) не указывается в случаях, если действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается первым. Если проект приказа (распоряжения) отменяет полностью или частично ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа (распоряжения) необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка, например: 4. Признать утратившим силу приказ директора института от 05 августа 2000 г. № 75 "Об утверждении Инструкции о работе с ин формацией ограниченного доступа". Последний пункт приказа (распоряжения) - пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия, например: 124 '| Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя директора института по административно-хозяйственным вопросим Щербакова В.В. 2.4.1.9. В текст приказа (распоряжения) не следует включать пункт "Приказ (распоряжение) довести до сведения ...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распо ряжение), перечисляются в указателе рассылки, который оформля- 1Шк:я на обороте последнего листа под визами согласования или на Ьшольном - указателе рассылки (продолжение приложения 7). 2.4.1.10. В проектах приказов (распоряжений) не допускается: изменение сроков выполнения заданий, предусмотренных ви ими вышестоящих органов, в сторону их увеличения; применение произвольных сокращений или искажение наименований государственных органов и других учреждений, а так-м(! департаментов, управлений, предприятий и организаций; применение произвольных (не общепринятых) технических 1и других терминов, сокращенных слов и наименований. I 2.4.1.11. При большом объеме текста в проекте приказа (распоряжения) излагаются лишь основные вопросы, а остальной текст -■ приложениях к документу. При наличии приложений (графики, схемы, таблицы, списки, ор-тянизационно-правовые документы - положения, инструкции, правила, регламенты и т.д.), в тексте приказа (распоряжения) в соот-Шшствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: ... (приложение 1); ... (приложение 2); ... согласно приложению, а на самом приложении оформляется отметка о приложении: Приложение 1 к приказу директора института от 12.02.2007 № 15 Перед цифрой, обозначающей номер приложения, допускается славить знак №.: Приложение № 2. Приложения являются неотъемлемой частью приказа (распоряжения). Издание вместе с приказом (распоряжением) приложений, не упомянутых в тексте документа, не допускается. I ели документ, утвержденный приказом, впоследствии действует и миде самостоятельного документа, то в этом случае на нем в пра-гч)м углу проставляется гриф утверждения, например: 125 Инструкция УТВЕРЖДЕНА приказом директора института от 22.01.2007 № 5 2.4.1.12. До представления на подпись проект приказа (распори жения) визируют: исполнитель (руководитель подразделения); руководители отделов, интересы которых затрагивает! проект документа; заместитель руководителя организации, если содержании приказа затрагивает вопросы его компетенции; руководитель юридической службы (юрист); главный бухгалтер (при наличии положений финансово! о характера); специалист по кадрам (в приказах по вопросам труда и трудовых отношений); руководитель службы ДОУ. Приложения к приказам (распоряжениям) визируются только ио| полнителем и руководителем подразделения, отвечавшим за подМ готовку соответствующего приложения. Визирование приказа (распоряжения) осуществляется в течение] одного дня с момента получения проекта приказа, при наличии приложений большого объема срок согласования не должен пре^ вышать трех дней. В исключительных случаях с разрешения руко* водителя организации допускается увеличение срока визирования приказа. 2.4.1.13. При подготовке совместных распорядительных доку-| ментов двумя или более организациями: проект печатается на стандартных листах бумаги А4 в количестве экземпляров соответственно числу организаций; наименования организаций печатаются на одном уровне в] последовательности, избранной организациями, издающими доЛ кумент; все экземпляры подписываются руководителями организа-1 ций и считаются подлинными; подписи располагаются на одном уровне в последователь-1 ности, соответствующей расположению наименований организа-1 ций в заголовочной части документа; визы работников организации проставляются на том эк«| земпляре, который остается в организации; 126 приказ имеет единую дату и число регистрационных номером, проставляемых через косую черту, соответственно числу орга-%заций. ;' 4.1.14. Приказ (распоряжение) подписывает руководитель ор-■Низации или лицо, исполняющее его обязанности. Копии приказов (распоряжений) рассылаются в соответствии с шпателем рассылки. 2.4.2. Правила, инструкция, положение кй.4.2.1. Правила, инструкция, положение - нормативные доку-Ьошы, устанавливающие определённый порядок, нормы работы Для организации в целом или по отдельным направлениям (протесам) ее деятельности. I Правила - нормативный правовой акт, содержащий системно Юн.чанные между собой нормы, требования осуществления какой-\ии1 и) деятельности. I I! инструкции устанавливается технология выполнения опреде-Внного вида деятельности (работ) или порядок применения половин |ий законодательных и иных нормативных правовых актов. г Положением регламентируется: деятельность конкретной организационной структуры или дается порядок осуществления управ-ионческого действия, например: положение о премировании. I 2.4.2.2. Правила (положение, инструкция) печатаются на стан-ир| ном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты: ииименование организации, наименование вида документа, священное с заголовком к тексту (обозначением краткого содержания ни назначения документа), гриф утверждения, текст, визы. I Обозначение вида документа и заголовок к тексту правил (поло-Кпмия, инструкции) согласуются, например: ()(;новные правила работы архивов организаций; I Сложение об аттестации; 11равила внутреннего трудового распорядка; I кяюжение о системе оплаты труда; Инструкция о заполнении трудовых книжек; Должностная инструкция главного специалиста. :\4.2.3. Текст правил (положения, инструкции) излагается оттре-П.1М о лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещайся", "не допускается". 127 В разделе "Общие положения" указываются основания разра ботки, назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и тех-нологий. В разделе "Общие положения" может также указываться подчиненность регламентируемого объекта. Текст правил (положения, инструкции) делится на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут име1Ь собственные заголовки. Нумерация разделов, подразделов, пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.98 2.4.2.4. Правила (положение, инструкция) в обязательном порядке согласовываются (визируются) руководителем подразделения, подготовившим проект документа, юридической службой и службой ДОУ, а также подразделениями, в компетенцию которых входя I вопросы, отраженные в документе, после чего они утверждаются руководителем организации. Правила, положения, инструкции утверждаются руководителем1 организации. 2.4.3. Протокол заседания 2.4.3.1. Протокол заседания - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, собраний, совещаний) или деловых мероприятиях (переговорах, встречах) (приложение 9). Протокол заседания составляется на основании записей (рукописных, магнитофонных, стенографических), произведенных во время заседания, а также представленных тезисов докладов и выступлений, материалов, подготовленных к заседанию. Ведение записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на работников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению, а в случае проведения заседания под председательством руководителя организации или его замести-] теля - на секретаря, секретариат или службу ДОУ. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3-5 дней после заседания. 38 В правилах , положениях , инструкциях , издаваемых федеральными органами испол нительной власти , при нумерации разделов могут использоваться римские цифры , при нумерации , подразделов , пунктов , подпунктов используются арабские цифры . 128 ;' 4.3.2. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата, номер, заголовок к тексту, место издания, текст, подписи, при необходимости, визы. I ( заголовок к тексту протокола, как правило, выносится указание щи ана или делового мероприятия: \ Протокол заседания методического совета; I (ротокол деловых переговоров. / '.' 4.3.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной Во вводной части протокола указываются фамилии председа-Н'ля, секретаря, членов коллегиального или совещательного орга-м.|, присутствующих на заседании, или участников делового мероприятия, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание в кпчостве экспертов или заинтересованных в рассмотрении вопро-с,|, повестка дня. Фамилии членов коллегиального или совещательного органа Ьорочисляются в алфавитном порядке без указания должностей, ■ц, приглашенных на заседание, - с указанием должностей и ме-кна работы. При оформлении протокола с числом участников более 15 чело-||ок фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается. I (апример: Присутствовало: 27 чел. (список прилагается). В качестве списка участников используется список регистрации. И повестке дня заседания вопросы располагаются по степени их [Сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются с предлогом "О (об)" и нумеруются арабскими цифрами. Под формулировкой вопроса указывается фамилия и инициалы докладчика. Не рекомендуется вопрос или группу «опросов обозначать словом "Разное". ()сновная часть протокола состоит из разделов, посвященных вопросам повестки дня. Ход рассмотрения каждого вопроса записы-11Л(мся в последовательности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕЩИЛИ). И разделе СЛУШАЛИ приводятся: фамилия и инициалы докладчика, (наименование должности указывается в повестке дня), полное или краткое изложение доклада (сообщения, отчета). Если докладчиком представлен текст выступления, в протоколе после указания фамилии докладчика в скобках указывается - (текст доклада прилагается). 129 В разделе ВЫСТУПИЛИ указываются фамилии, инициалы, при необходимости, - должности выступавших и содержание их выступлений в той последовательности, в какой они прозвучали на заседании. Вопросы к докладчику, выступающим и их ответы протоколируются по мере их поступления и записываются в той же последовательности, при этом слова "Вопрос", "Ответ" не пишутся, а указываются фамилии и инициалы лица, от которого поступил вопрос или ответ. В тексте постановляющей части протокола используются глаголы в неопределенной форме ("установить", "рекомендовать"). В постановляющую часть записываются принятые решения. Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. При принятии решения голосованием, после записи решения приводятся результаты голосования с указанием числа голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня, о прекращении обсуждения, о принятии к сведению справок, сообщений и т.п.) также отражаются в тексте протокола. В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу. 2.4.3.4. Участник заседания может высказать особое мнение по принятому решению. После заседание особое мнение изла гается на отдельном листе, подписывается и передается лицу, ответственному за ведение протокола. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствую щего решения. К протоколу могут прилагаться тексты выступлений, список присутствующих на заседании. 2.4.3.5. Протокол заседания подписывается председателем и сек ретарем заседания." В необходимых случаях протокол визируется лицами, выступавшими с докладами по вопросам повестки дня. Ви зирование протоколов проводится для подтверждения правильности т Законодательными или иными нормативными актами могут предусматриваться иные нормы подписания протоколов , например , протоколы заседаний советов директоров ( наблюдательных советов ) подписываются председательствующим на заседании , который несет ответственность за правильность составления протокола ( Федеральный закон от 26 декабря 1995 г . № 208- ФЗ " Об акционерных обществах " ( в редакции от 18 декабря 2006 г . № 231- ФЗ ); протоколы заседаний аттестационных , 130 ■■I |иси в протоколе содержания выступления. Визирование протокола но проводится, если тексты выступлений прилагаются к протоколу. Протоколы совещательных органов могут утверждаться руководи юлем организации. Датой протокола является дата заседания. ;\4.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются за-инюресованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает [(лпсгственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. 11|)инятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов. Выписка - копия части протокола. В выписке воспроизводят все реквизиты заголовочной части протокола, вводную Мп<:! ь, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, от-Ьижающий обсуждение вопроса и принятое решение (приложение 10). 2.4.4. Акт ' 2.4.4.1. Акт - документ, составляемый для подтверждения установленных фактов и событий. Акт составляются коллегиально (не менее двух составителей) Мяи комиссией, создаваемой приказом руководителя или действующей на постоянной основе. I 2.4.4.2. Акт оформляется на стандартном листе бумаги формата |А4 и содержит следующие реквизиты: наименование организации, Наименование вида документа (акт), дату, номер, заголовок к тексту, место издания, текст, подписи, в необходимых случаях-ознакомь ельные визы (приложение 11). | 2.4.4.3. Акт составляется на основе черновых записей, которые (ищутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со слоном "акт", например: конкурсных и др . комиссий подписываются всеми членами комиссии ( постановле - шю Минтруда России и Минюста России от 23 октября 1992 г . № 27, 8/196 " Об ут - шрждении основных положений о порядке проведения аттестации служащих учреждений , организаций и предприятий , находящихся на бюджетном финансировании "; Указ Президента Российской Федерации от 29 апреля 1996 г . № 604 " Об утверждении Положения о проведении конкурса на замещение вакантной государст - ЩШННОЙ должности федеральной государственной службы "; Указ Президента Рос сийской Федерации от 1 февраля 2005 г . № 110 " О проведении аттестации государ -I тонных гражданских служащих Российской Федерации " и др . 131 Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института; Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива "Феникс"; Акт списания материальных ценностей. Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.). 2.4.4.4. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный доку мент, договор с указанием его даты и номера), председатель и чле ны комиссии. В основной части излагается сущность, характер, ме тоды и сроки проделанной работы, установленные факты. При не обходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения ко миссии, составившей его. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы. В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются). 2.4.4.5. Все экземпляры акта подписываются председателем и членами комиссии, указанными в алфавитном порядке, при необходимости, акт визируется должностными лицами заинтересованных подразделений и утверждается руководителем организации. 2.4.4.6. При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. 2.4.4.7. В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. 132 2.4.5. Деловое письмо 2.4.5.1. Деловое письмо - документ, посредством которого осу ществляется информационный обмен между организациями и должностными лицами (приложение 12). Различаются следующие разновидности деловых писем: запросы, уведомления, приглашения, поздравления, сообщения, сопроводительные, требования, напоминания, подтверждения, предложения, рекомендации, рекламные, гарантийные, сопроводительные и др. 2.4.5.2. Письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по несколь ким вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. 2.4.5.3. Деловые письма печатаются на бланках писем. При со ставлении писем используются реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о приложении, подпись, в необходимых слу чаях - печать, отметка об исполнителе, визы. Если письмо является ответным, в реквизитах бланка указывается исходящий номер и дата поступившего (инициативного) письма. В одном письме не должно быть более четырех адресатов, при необходимости направить письмо большему числу адресатов, готовится список рассылки, и письма рассылаются по списку. При направлении писем в высшие органы власти и управления, вышестоящую и подведомственные организации, а также постоянным корреспондентам почтовый адрес в реквизите "Адресат" не указывается. 2.4.5.4. Все письма, за исключением писем объемом до 4-5 строк, должны иметь заголовок к тексту, излагающий в краткой форме содержание письма, например: О предложении заключить договор поставки; О несоблюдении сроков выполнения договора от 12 марта 2007 № 45/36; Об оказании научно-технической помощи 2.4.5.5. Текст письма, как правило, начинается вступительным обращением "Уважаемый ...!", в конце текста проставляется заклю чительная этикетная фраза "С уважением, ...". 133 Использование этикетных фраз не является обязательным. Обращение может содержать наименование должности, фамилию адресата или его имя и отчество, например: Уважаемый Иван Петрович! Уважаемый господин Петров! Уважаемый господин директор! В заключительной части текста письма могут использоваться другие этикетные фразы: Надеемся на развитие наших отношений; Надеемся на длительное плодотворное сотрудничество и др. 2.4.5.6. Текст письма излагается: от 1-го лица множественного числа (просим..., предлагаем...); от 3-го лица единственного числа (компания считает..., департамент рассмотрел... ). от 1-го лица единственного числа (прошу..., предлагаю ...). Форма изложения от 1 -го лица единственного числа используется в письмах, оформленных на должностном бланке. 2.4.5.7. Письма могут быть простыми и сложными. Текст просто го письма может состоять из одной или двух частей. В первой (вводной) части излагается причина составления письма, приво дятся ссылки на документы, являющиеся основанием его подго товки, во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Текст сложного письма включает вступление, основную часть, заключение. Основная часть сложного письма содержит описание фактов, событий, ситуаций, их анализ и аргументацию. Заключение содержит выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. 2.4.5.8. Проект делового письма, представляемый на подпись руководству организации, должен быть завизирован исполните лем, руководителем структурного подразделения, подготовив шего проект письма, и руководителями структурных подразде лений, чьи интересы затрагивает содержание письма. Визы проставляются на втором экземпляре письма, остающемся в организации. Если письмо готовится для передачи по факсу без последующей отправки адресату подлинника, визы оформляются на обороте подлинника письма. 2.4.5.9. Письмо от имени организации подписывается руководи телем или заместителем руководителя организации. 134 Право подписи служебных писем иными должностными лицами устанавливается приказом руководителя. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. 2.4.5.10. Отметка об исполнителе (составителе письма) проставляется на лицевой стороне последнего листа под подписью, ближе к нижнему полю документа. 2.4.6. Докладные и служебные записки 2.4.6.1. Докладная записка - документ, составляемый работни ком организации, адресованный руководителю организации (структурного подразделения), содержащий обстоятельное изло жение какого-либо вопроса с выводами и предложениями состави теля (приложение 13). Докладная записка составляется в целях информирования руководства о событиях, фактах, ситуациях, требующих принятия управленческих решений. Докладная записка требует резолюции руководителя. Служебная записка - документ, используемый для оперативного обмена информацией между структурными подразделениями. Служебная записка, в целом, оформляется также, как докладная записка. 2.4.6.2. Докладные (служебные) записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (докладная записка, служебная записка), дата, регистрационный номер,100 заголовок к тексту, адресат, текст, подпись. Заголовок к тексту проставляется на записках объемом текста более двух абзацев. 2.4.6.3. Текст докладной (служебной) записки, в зависимости от сложности содержания и необходимости аргументации, состоит из одной, двух или трех частей. Если текст состоит из трех частей, то: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа; во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения; в третьей части излагаются просьбы, предложения, рекомен- -дации, которые, по мнению составителя, необходим предпринять. ю 0 Регистрационный номер может отсутствовать , если в организации не ведется реги страции докладных ( служебных ) записок . 135 2.5. Изготовление документов с помощью компьютерной техники 2.5.1. При изготовлении документов применяется текстовый ре дактор \Л/0ГС1 ТОГ \Л/|ПС10\Л/5. Документы печатаются гарнитурой Типез №\л/ Потап №13,14 (для текстовых документов) и № 11,12 (для оформления табличных материалов). Отметку об исполнителе допускается печатать шрифтом №11,12. Документы печатаются через 1,5 межстрочных интервала. При изготовлении документа для тиражирования с уменьшением текст печатается через 2 межстрочных интервала. 2.5.2. Многострочные реквизиты печатаются через один интервал, составные части одного реквизита отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами (например, в реквизитах "Адресат", "Гриф утверждения" и др.), реквизиты один от другого отделяют 2-3 межстрочными интервалами (например, заголовок к тексту от текста, текст от подписи), за исключением отметки о наличии приложения, которая печатается подтекстом сопроводительного письма. 2.5.3. Название вида документа печатается прописными буквами: ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА, ЗАЯВЛЕНИЕ и др. Расшифровку подписи в реквизите "Подпись" оформляют на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. 2.5.4. Максимальная длина строки заголовка ктексту- 28-30 знаков. Если заголовок ктексту превышает 150 знаков, его допускается размещать над текстом центрованным способом. Точку в конце заголовка не ставят. 2.5.5. При изготовлении документов от границы левого поля печатают следующие реквизиты: заголовок к тексту, отметку о наличии приложения, отметку об исполнителе, наименование должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", отметку о заверении копий, а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" в протоколах, слова "Примечание" и "Основание", если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию. 2.5.6. Абзац в тексте начинается с 5-го знака (1,25 мм) от границы левого поля. От абзаца печатается слово "ПРИКАЗЫВАЮ" в приказах. 2.5.7. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля арабскими цифрами без слова "страница" (стр., с.) и каких-либо отметок. 136 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБРОТА 3.1. Общие требования к организации документооборота организации 3.1.1. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления образует документооборот. 3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в организации, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. 3.1.3. Основными принципами организации рационального документооборота являются: централизация операций по приему и отправке документов; организация движения документа по наиболее короткому пути; исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью; организация предварительного рассмотрения поступивших документов; устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования проектов документов; организация движения документов по документопотокам -организованным в пределах документооборота группам документам, имеющим одинаковый маршрут. 3.2. Средства доставки и отправки документов 3.2.1. Доставка и отправка документов в организации осуществ ляется средствами почтовой, фельдъегерской, курьерской и раз личными видами электросвязи (телеграф, телефон, факсимильная связь и электронная почта). С помощью почтовой связи в организацию доставляется и отправляется письменная документация в виде писем, почтовых кар-ючек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. 3.2.2. По каналам электросвязи поступают и отправляются: теле-I раммы (телексы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы и электронные сообщения. 3.2.3. Документы могут доставляться работниками организации, получившими их в других организациях, и посетителями. 137 3.3. Прием, обработка и прохождение поступающих документов 3.3.1. Поступающая документация принимается централизован но службой ДОУ. Документы, поступающие в организацию (включая телеграммы, телексы, факсограммы, телефонограммы) проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. 3.3.2. При получении документа служба ДОУ проверяет целост ность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, а при вскрытии конверта - наличие в нем документов, включая приложения. О недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним в тот же день сообщается отправителю в письменной форме. 3.3.3. Не вскрываются конверты с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа ("Секретно", "Коммерческая тайна", "Конфи денциально" и др.). На конвертах с грифом ограничения доступа 1 проставляется штамп о поступлении и дата поступления, после че го конверты с документами передаются в подразделение, отвеча ющее за работу с информацией ограниченного доступа. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату ] отправки. В остальных случаях конверты уничтожаются. 3.3.4. При обнаружении отсутствия документов или приложений к I ним составляется акт в трех экземплярах: первый остается в служ- I бе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий I направляется отправителю документа. 3.3.5. Прием факсограмм (факсов), адресованных руководству, осуществляется службой ДОУ. Документы, поступившие по факсу не- I посредственно в подразделение, регистрируются и рассматривают- ] ся в подразделениях. При поступлении по факсу подразделения до- I кумента, требующего рассмотрения руководства, документ переда- 1 ется в службу ДОУ, организующую дальнейшую работу с документом. ] 3.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в организацию, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес организации, осуществляется службой ДОУ. 138 При поступлении электронного документа, требующего рассмотрения руководства, по электронному адресу структурного подразделения или специалиста, лицо, получившее документ, передает его по информационно-телекоммуникационной сети организации в службу ДОУ. 3.3.7. Документы, требующие срочного рассмотрения, переда ются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной кор респонденции и передача её на регистрацию осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Документы, адресованные в подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. 3.3.8. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на документы, тре бующие обязательного рассмотрения руководством и направляе мые непосредственно в структурные подразделения и ответствен ным исполнителям. Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей между руководством. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям, их руководителям, специалистам. 3.3.9. Прошедшие предварительное рассмотрение документы и предназначенные для передачи на резолюцию руководству, подле жат регистрации. Прошедшие регистрацию документы передаются руководству (руководителю организации или его заместителям).101 "и Электронные документы в зависимости от применяемой в организации технологии I и / боты с документами передаются руководителю в электронной форме или в виде ко пии электронного документа на бумажном носителе . При использовании в службе ДОУ ишоматизированной информационной технологии , предусматривающей поточное сканирование документов , руководителю организации , а в последующем - исполни - шлям , передается электронная регистрационно - контрольная карточка документа с присоединенной к ней электронной копией ( файлом ) поступившего документа на бу мажном носителе . 139 3.3.10. Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму (журнал, регистрационно-контрольную карточку, базу данных) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. 3.4. Регистрация и учет поступающих документов 3.4.1. Регистрация документа-фиксация факта создания или поступления документа проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в регистрационно-контрольную форму (журнал, регистрационно-контрольную карточку или базу данных (далее - РКФ). 3.4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях. 3.4.3. Все поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение 14). Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. 3.4.4. Поступающие в организацию документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. 3.4.5. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из органов власти и управления, приказы руководителя организации по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан. Регистрация документов осуществляется работником службы ДОУ или ответственным за делопроизводство в структурном подразделении. 3.4.6. На документах, подлежащих регистрации, в нижнем пра вом углу первого листа документа предоставляется штамп - отмет ка о поступлении, в которой указывается дата поступления и входя щий регистрационный номер (п. 2.3.26.). Поступившие телеграммы и факсы регистрируются вместе с письмами. 140 3.4.7. Регистрационный номер документа служит его главным учётным и поисковым признаком, он должен иметь стабильное расположение составных частей. Регистрационный номер поступающих документов включает: порядковый номер поступления в пределах календарного года. Порядковый номер документа после рассмотрения документа руководителем и вынесения резолюции дополняется через косую черту кодом подразделения - исполнителя, например в соответствии с классификатором подразделений, например: № 185/05,10г где 185 - порядковый номер поступления в пределах календарного года; 05 - код структурного подразделения. При использовании при регистрации документов номенклатуры дел вместо кода подразделения порядковый номер поступления документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел, например: 185/05-18, где: 185 - порядковый номер поступления в пределах календарного года; 05-18 - индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения. Регистрационный номер поступающих документов может дополняться кодом руководителя, выносившего резолюцию на документе, кодом вопроса в соответствии с предметно-тематическим классификатором, например: 185/1-05-18, где: 185 - порядковый номер поступления в пределах календарного года; 1 - код руководителя организации; 05-18 - индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения. 3.4.8. Сведения о поступивших документах, подлежащих рассмо- I рению руководством, заносятся в РКФ (приложение 15).103 Прави ла заполнения полей РКФ приведены в приложении 16. "" Если регистрация документов ведется вручную , сведения о документе вносятся в регистрационный журнал или регистрационную карточку . При регистрации документов в информационной системе регистрационный номер документа присваива - отся автоматически в соответствии со структурой , определяемой программными средствами . "" Если в организации для регистрации и учета документов применяются информа ционные технологии , сведения о документе , вносятся в базу данных , при этом со - Став данных о документе и структура регистрационного номера документа опреде - ишотся программными средствами . При использовании в организации традицион - I / ой ручной картотеки , заполняется 2 экз . РКК на бумажном носителе : один для ре - II ютрационно - контрольной картотеки , второй передается с документом в подраз - цсление - исполнитель . При использовании электронного журнала и журнала на бу - и ижном носителе данные о документе работником службы ДОУ вносятся в строки журнала , примерная форма которого приведена в приложении 17. 141 3.4.9. Состав данных о документе, вносимых в РКФ, в зависимос ти от характера документа и задач использования информации мо жет дополняться другими сведениями: гриф (отметка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект); способ получения или отправки документа (почтой, факсом и др.) и др. 3.4.10. Документы, поступающие в адрес организации по факсу, также регистрируются в РКФ как входящая корреспонденция. Регистрационный номер документа, поступившего по факсу может дополняться буквенным индексом - Ф (факс), например: № 132/05-18-Ф. 3.4.11. Документы, зарегистрированные службой ДОУ, в день их поступления передаются на рассмотрение руководства. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции. После рассмотрения руководством документы возвращаются в службу ДОУ для перенесения сведений об исполнителях и сроках исполнения из резолюции в РКФ.104 Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией направляется исполнителю, указанному в резолюции первым, остальным исполнителям служба ДОУ направляет копии документа. Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа, назначать лиц, ответственных за отдельные участки работы, созывать и проводить совещания. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа в равной мере несут все исполнители. Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представлять все необходимые для исполнения документа все материалы. 3.4.12. Передача документа, находящегося на исполнении, из од ного подразделения в другое производится с разрешения руково- 704 При использовании автоматизированной информационной системы сведения из резолюции переносятся в базу данных в электронную РКК поступившего документа . 142 дителя, вынесшего резолюцию, или по договоренности между руководителями подразделений. О передаче документа в ходе исполнения уведомляется служба ДОУ организации. 3.5. Регистрация и учет отправляемых документов 3.5.1. Регистрация отправляемых документов осуществляется цен трализованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания. Документы, поступающие на регистрацию, должны быть грамотно составлены и правильно оформлены. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю на доработку. 3.5.2. Регистрационный номер отправляемого документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел, состоящего из кода подраз деления и порядкового номера дела, и отделенного от него косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года, например: №02-15/165, где: 02-05 - индекс дела по номенклатуре дел, в которое поступает на хранение копия документа; 165 - порядковый номер документа в пределах календарного года. Регистрационный номер документа может дополняться кодом должностного лица, подписавшим документ, кодом вопроса по предметно-тематическому классификатору и при необходимости другими кодами, в зависимости от используемых классификаторов и справочников. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации. 3.5.3. Сведения об отправляемом документе вносятся в РКФ (приложение 15).105 При ведении РКФ на бумажном носителе для регистрации инициативных документов заводится новая РКФ, регистрационные данные ответного документа вносятся в РКФ поступившего документа. 3.5.4. После присвоения документу регистрационного номера копия документа с визами и приложениями в соответствии с но менклатурой дел подшивается в дело, а первый экземпляр доку- '"' При использовании информационных технологий сведения об отправляемом до -* умейте вносятся в РКФ базы данных исходящих документов , при журнальной реги - I I рации сведения об отправляемом документе вносятся в электронный журнал исхо - дящих документов или журнал на бумажном носителе . Примерная форма журнала 1 к -. ходящих документов приведена в приложении 17. 143 мента поступает на отправку. Поступивший документ передаемся, на хранение в дело вместе с документом-ответом. 3.5.5. Телеграммы, составленные в организации, принимают! на отправку сотрудниками службы ДОУ завизированными, подпич санными, датированными и зарегистрированными с отметкой о и» тегории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляйп.и в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфно^ связи106. Текст телефонограммы, подлежащей передаче, печатается Ц бланке, подписывается, датируется и регистрируется. После пере дачи телефонограммы по телефону делается отметка о передаче указанием даты, времени, подписи лица, передавшего телефон*! грамму и фамилии лица, принявшего телефонограмму. 3.5.6. Отправка документов осуществляется централизование службой ДОУ. Отправке подлежат документы, полностью офор« ленные, подписанные и зарегистрированные. Неправильно оформленные, некомплектные документы возврщ щаются исполнителю на доработку. 3.5.7. Информационные сообщения оперативного характере проекты документов могут передаваться по факсу или электронноГ почте непосредственно из подразделений. 3.5.8. Отправляемая по почте документация проходит упаков» адресование, проставление стоимости почтовых услуг и передач на отправку в местное отделение связи. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправля ются в день их подписания и регистрации или не позднее следук! щего рабочего дня. 3.5.9. Письма, рассылаемые большому количеству адресата (более четырех), передаются для отправки со списком на рассыя ку, составляемым исполнителем. Аналогичные списки составляются на рассылку документов по фал су, но вместо почтового адреса указывается номер телефона-факсв 3.5.10. Документы, предназначенные для пересылки по почт! вкладываются в конверты. Перед упаковкой проверяется правил^ ность оформления документа, наличие приложений, соответстви количества экземпляров количеству адресатов. Документы, направляемые разными подразделениями в один ад рее, могут выкладываться в один конверт. Ю 6 Постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г . № " Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи". 144 3.5.11. Подготовленная к отправке документация вносится в ре-Р( ф и в зависимости от срочности доставки адресатам, отправляйся спецсвязью или почтовой связью. !1 (] Регистрация и организация движения внутренних документов [ 3.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подго-1омки и оформления должно соответствовать прохождению от-||1||,пшяемых документов, а на этапе исполнения - поступающих Ши>' ументов. | 3.6.2. Проекты распорядительных документов после подготовки Ис<>1ласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки Воошетствия содержания документов действующему законода-■льству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за Ьр.тильностью их оформления. I Оформленные документы передаются на подпись руководству в ЖЮшетствии с установленным в организации распределением Ввизанностей. I3 6.3. Копии подписанных руководителями распорядительных шин ументов в обязательном порядке рассылаются в структурные Подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые Впросы. I 3.6.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделении или лиц, ответственных за документационное обеспечение, ■окументы передаются с соответствующей отметкой в регистрационных формах. \ 3 6.5. Приказы руководителя организации по основной деятель-ксш регистрируются в службе ДОУ, им присваиваются порядко-щ.и' номера в пределах года. Учет приказов ведется в журнале ре-пп (рации приказов (приложение 17) или в базе данных автоматизированной информационной системы. 3.6.6. Приказы руководителя по личному составу регистрируются !| службе персонала. Им присваиваются порядковые номера в пре-Ципих года с буквенными индексами: К - для приказов о приеме, переводе, увольнении и др. (со сро-ршм хранения 75 лет), О - для приказов о предоставлении очередных и учебных отпу-1>о|1, командировании и др. (со сроком хранения 5 лет). 145 3.6.7. Подлинники приказов по основной деятельности хранятся в службе ДОУ, подлинники приказов по личному составу - в службе персонала. 3.6.8. Регистрация протоколов коллегиальных и совещательных органов ведется секретарем коллегиального или совещательного органа. Протоколам заседаний присваиваются порядковые номера в пределах календарного года по каждому виду протоколов отдельно. Протоколы подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел по мере их поступления. 3.6.9. Подписанные сторонами договоры регистрируются в договорном отделе в журнале регистрации договоров или в бале данных (приложение 17). Регистрационный номер договора состоит из регистрационных номеров, присваиваемых организациями, заключившими договор, разделенных косой чертой. Каждая организация присваивает договорам порядковые номера в пределах календарного года. 3.7. Учет объемов документооборота 3.7.1. Объем документооборота - это количество документов, по ступивших в организацию и созданных ею за определенный пери од времени. Как правило, объем документооборота подсчитывается за месяц и год. Данные об объеме документооборота используются для совершенствования организации делопроизводства и расчета оптимальной численности работников, занятых документационным обеспечением. 3.7.2. При учете объема документооборота подсчитывается коли чество входящих, исходящих и внутренних документов организации. Учет количества документов проводится по данным регистрационных форм в местах регистрации документов. 3.7.3. За единицу учета количества документов принимается един ственный экземпляр документа (подлинник или второй экземпляр), без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ. 3.7.4. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ в виде сводки об объеме документооборота за год, и пред ставляются руководству организации (приложение 18). 146 4. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ 4.1. Организация контроля исполнения документов и поручений 4.1.1. Контроль исполнения документов и поручений (далее - доку ментов) - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, созданных в организации, поступивших из вышестоящих организаций, от других организаций и граждан. Контроль исполнения документов ведется с целью своевременного и качественного исполнения документов. Контроль за прохождением и сроками исполнения документов осуществляет специальная служба контроля в составе службы ДОУ107 совместно с работниками, отвечающими за работу с документами в подразделениях организации. 4.1.2. Контроль исполнения документов включает: постановку документа на контроль; оперативное доведение документа до исполнителя; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; снятие исполненного документа с контроля; учет и обобщение результатов контроля; информирование руководства организации о ходе исполнения документов и исполнительской дисциплине. 4.1.3. Контроль исполнения ведется на основе регистрационных данных, вносимых в РКФ при регистрации документа. 4.1.4. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документами пересылаются два экземпляра РКФ. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения. 4.2. Сроки исполнения 4.2.1. Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты поступления документа в организацию или с даты подписания (утверждения) документа.108 107 В организациях с небольшим объемом документооборота контроль исполнения доку ментов может осуществляться работником , ответственным за регистрацию и учет доку ментов или работником , отвечающим за документационное обеспечение организации . , оа В соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г . № 59- ФЗ " О порядке рассмо трения обращений граждан Российской Федерации " срок исполнения обращений граж дан исчисляется с даты регистрации обращения , а регистрация обращения может осу ществляться в течение трех дней с момента поступления обращения в орган государст венной власти , орган местного самоуправления или должностному лицу . 147 Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения установлены законодательными и иными нормативными правовыми актами (приложение 19). Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем при вынесении резолюции. 4.2.2. Датой исполнения документа считается дата, указанная в резолюции, а при ее отсутствии - дата, названная в тексте доку мента. При отсутствии контрольной даты документ должен быть исполнен в месячный срок.109 При постановке на контроль распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, решений) датой исполнения является дата, указанная в поручении (пункте распорядительной части). 4.2.3. Согласование подготавливаемого документа с заинтересо ванными организациями и лицами должно проводиться в пределах установленного срока исполнения документа. 4.3. Ведение контроля исполнения документов и поручений 4.3.1. На документах, поставленных на контроль, специальным штампом проставляется отметка "Контроль" (п. 2.3.16.). 4.3.2. Для контроля исполнения документов используются РКК, заводимые при регистрации документов, куда вносятся содержание поручения, исполнители, срок исполнения, сведения о ходе и результатах исполнения документов, даты промежуточного контроля. 4.3.3. В контрольной картотеке РКК систематизируются по: - срокам исполнения документов; - исполнителям; - группам (видам) документов (приказы и распоряжения организации, протоколы, договоры и т.д.) Контрольная картотека имеет два раздела "Контролируемый массив" и "Исполненные документы".110 4.3.4. Доведение контролируемого документа до исполнителя осуществляется под роспись в экземпляре карточки, поступающей затем в контрольную картотеку.111 109 В федеральных органах исполнительной власти документы с пометкой " Срочно " исполняются в 3- дневный срок , с пометкой " Оперативно " - в 10- дневный срок . " °При контроле исполнения документов с помощью информационной системы в РКК заполняются соответствующие поля : поручение , исполнитель , срок исполнения . '" Для доведения документа до исполнителя может использоваться информационно - те лекоммуникационная сеть , при этом документ направляется в электронный адрес испол нителя с уведомлением отправителя о получении документа . Получение службой ДОУ уведомления означает , что документ , поставленный на контроль , получен исполнителем . 148 4.3.5. Предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов осуществляется централизованно - службой ДОУ (службой контроля) организации. Для этого исполнителю, а при наличии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю, рассылаются напоминания о приближении срока исполнения документа (приложение 20)."2 4.3.6. Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах прохождения документа до истечения срока исполнения документов в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; - заданий текущего месяца - каждые десять дней и за 3-5 дней до истечения срока исполнения или по запросам. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКК. 4.3.7. В случае невозможности исполнить документ в срок испол нитель за 3 дня до истечения срока обязан обратиться с мотивиро ванной письменной просьбой о продлении срока к руководителю структурного подразделения. Решение о продлении срока испол нения принимает руководитель, вынесший резолюцию. Исполнитель обязан проинформировать службу ДОУ об изменении срока исполнения документа. Сведения об изменении срока исполнения документа вносятся в РКК. 4.3.8. Приостановить исполнение документа, а также отметить его может только организация - автор документа, по внутренним документам - руководитель или орган управления, принимавший решение. 4.3.9. Снятие исполненного документа с контроля осуществляет руководитель организации или по его поручению служба ДОУ. Документ считается исполненным и снимается с контроля службой ДОУ после фактического исполнения заданий, поручений, запросов и/или документированного подтверждения их исполнения по существу и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам. При снятии документа с контроля в РКК вносятся следующие данные: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; ' '2 Рассылка напоминаний может осуществляться по информационно - телекоммуникаци онной сети с уведомлением отправителя о получении напоминания . 149 отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения. 4.3.10. Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов осуществляется службой ДОУ путем формирования аналитических отчетов (справок, сводок) в установленные сроки или по запросам.113 4.3.11. Сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в организации представляются руководству организации и руководителям подразделений (приложение 21). "3 Как правило , аналитические справки ( сводки ) о результатах контроля документов готовятся службой ДОУ один раз в месяц ( в начале наступившего месяца за преды дущий ) и раз в год ( в начале наступившего года за предыдущий год ). 150 5. ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ФОНДА ОРГАНИЗАЦИИ, СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ, ИХ УЧЕТ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ 5.1. Составление номенклатуры дел 5.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заго ловков (наименований) дел, заводимых в организации, с указани ем сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является основным документом, обеспечивающим систематизацию документов и дел, учет дел, поиск документов и дел. Номенклатура дел выполняет следующие задачи: - закрепление индексов дел; - систематизация дел; - установление сроков хранения дел; - учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, и по личному составу, актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения. 5.1.2. В номенклатуру дел включаются все документы, создавае мые в организации и поступающие в организацию. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел на общих основаниях. Не включаются в номенклатуру дел периодические издания. 5.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться учредительными документами организации (уставом или положением об организации), положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием (структурой) организации, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми (примерными) номенклатурами дел, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности организации, их виды, состав и содержание. 5.1.4. В организации составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 22) и сводная номенклатура дел организации (приложение 23). 5.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство (секретарем) с 151 привлечением ведущих специалистов подразделения, согласовывается со службой ДОУ и (или) архивом114 и, в необходимых случаях, с Экспертной комиссией (далее - ЭК) структурного подразделения, подписывается руководителем подразделения и представляется до 1 декабря текущего года в службу ДОУ. Номенклатура дел подразделения печатается в двух экземплярах: один передается в службу ДОУ, другой - хранится в подразделении. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу ДОУ организации. Ответственность за своевременность и правильность составления номенклатуры дел структурного подразделения несет его руководитель. 5.1.6. Сводная номенклатура дел организации составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделе ний, при методической помощи архива организации. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Сводная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации, визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, согласовывается с ЭК (центральной экспертной комиссией - ЦЭК) организации, подписывается руководителем службы ДОУ, представляется на согласование с Экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) соответствующего государственного или муниципального архива (не реже одного раза в 5 лет),115 после чего утверждается руководителем организации. 5.1.7. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, ут верждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В случае коренного изменения функций и структуры организации составляется новая номенклатура дел. 5.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом ко личестве экземпляров. Первый экземпляр утвержденной номенк латуры дел является документом постоянного срока хранения и "4 При отсутствии в организации архива номенклатура дел подразделения согласо вывается только со службой ДОУ организации . "5 Согласование номенклатуры дел организации с государственным или муниципальным архивом проводится , если организация является источником комплектования данного архива . Организации , не передающие документы в государственный ( муниципальный ) или центральный архив вышестоящей организации не проводят согласования номенклатуры дел с соответствующими архивами . Свою номенклату ру дел они ежегодно согласовывают с ЭК ( ЦЭК ) организации . 152 включается в номенклатуру дел службы ДОУ, второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий экземпляр применяется в архиве организации, четвертый - в соответствующем архивном учреждении, если номенклатура дел проходила согласование с архивным учреждением, пятый - в виде выписок соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений, для использования в их работе. Рабочие экземпляры номенклатуры дел могут вестись в электронном виде. 5.1.9. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в со ответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) организации. Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел организации являются названия ее подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).116 5.1.10. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации. В номенклатуру дел организации включаются также дела её временно действующих органов. 5.1.11. Номенклатура дел составляется по установленной форме. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы дел. Индекс дела состоит из кода структурного подразделения (в соответствии со штатным расписанием, структурой или классификатором подразделений) и порядкового номера дела в пределах раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05,где: 01 - код структурного подразделения; 05 -порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел. Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется также сохранять в номенклатуре дел схожие индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. "6 В небольших организациях , со слабо выраженной структурой , возможно название разделов по управленческим функциям ( например : руководство , бухгалтерский учет и отчетность , кадры и др .). 153 Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.). Заголовки дел могут уточняться в течение делопроизводственного года в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название организации или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документа. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы. При этом заголовки дел, содержащих постановления, решения, поручения, приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Затем следуют заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие специфическую деятельность организации и её подразделений, переписку и др. Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные названия документов, которые должны быть в деле, например: "Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)". 154 Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому либо документу, например: "Документы к протоколам заседаний Совета директоров компании". В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе, например: "Протоколы заседаний Совета директоров". В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с министерствами и ведомствами". В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка об аренде складских помещений". В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с (наименование организации) о перевозке грузов". При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения". Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: "Переписка с налоговой инспекцией г. Москвы о совершенствовании прямого и косвенного налогообложения". В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Отчеты комиссии по занятости за 2006 г.". Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела в целом. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. 155 Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню документов с указанием сроков хранения (ведомственному, типовому). При включении в номенклатуру заголовков дел, срок хранения которых не предусмотрен перечнями, срок их хранения определяется по типовой или примерной номенклатуре дел, или устанавливается ЭК (ЦЭК) организации по согласованию с соответствующими архивными учреждениями. Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что, среди таких документов могут быть документы, имеющие народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, поэтому окончательный срок хранения этих документов устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЭК (ЦЭК) организации. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях, и определяются по типовому перечню.117 В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, а также в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2006 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка "В электронном виде". 5.1.12. Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, то на них заводятся новые дела, которые дополнительно включаются в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 5.1.13. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно 1,7 См . указание ( п .2.5.) к Перечню типовых управленческих документов , образующихся в деятельности организаций , с указанием сроков хранения . - М .: Росархив , ВНИИДАД , 2000; с изм . от 27 октября 2003 г . 156 постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, передаются в архив, о чем в номенклатуре проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, сделавшего отметку. 5.2. Формирование дел 5.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 5.2.2. Дела в организации формируются в службе ДОУ и в структурных подразделениях.118 Ответственность за формирование дел в структурных подразделениях несут их руководители и работники, ответственные за делопроизводство. Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости - соответствующего государственного или муниципального архива. Исполненные документы передаются исполнителем в службу ДОУ или работнику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования документов в дела. Номер (индекс) дела, в которое должен быть помещен документ, определяется руководителем структурного подразделения или исполнителем совместно с лицом ответственным за делопроизводство на основании номенклатуры дел. 5.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: в дело помещаются только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел; в дело помещаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; приложения помещаются в дело вместе с основными документами; в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, документов выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских ''" При централизованной форме делопроизводства дела организации формируются в службе ДОУ . 157 групп, учебных заведений, театров, дел фильмов, рукописей, истории болезней и некоторых других специфических групп документов, период формирования которых не совпадает с календарным годом; документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно; в дело включается по одному экземпляру каждого документа; в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние и черновые экземпляры документов (за исключением особо ценных); факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях; каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись и др. реквизиты); по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (при превышении данного объема заводится второй том, при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.). 5.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логическои последовательности или их сочетании. В отдельные дела, в зависимости от вида документов, формируются по хронологии копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его президиума. Документы органов государственной власти и местного самоуправления и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела; Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. При формировании приказов по личному составу необходимо формировать в отдельные дела приказы по личному составу по 158 различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (очередным и учебным отпускам, командировкам и др.). Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по порядку номеров. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.119 Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате и другие подобные документы группируются в отдельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. Обращения граждан и документы, связанные с их разрешением, располагаются в деле в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. Повторные обращения или дополнительные документы по ним подшиваются к данной группе документов. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и др. 1,9 Ведение личных дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации " О порядке ведения личных дел лиц , замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы " от 1 июня 1998 г , № 640. 159 Документы по патентам, рационализаторским предложениям формируются в отдельное дело. 5.2.5. Электронные документы и базы данных формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. Электронные базы данных формируются в отдельные дела, наименование дела соответствует наименованию базы данных. 5.3. Оформление дел 5.3.1. Оформление дел проходит в два этапа: при их заведении и по завершении года. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. 5.3.2. Оформление дела включает в себя комплекс работ, прово димых поэтапно. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 24); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 25); составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 26); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. В обязательном порядке заполняются реквизиты обложки дела. 5.3.3. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной 160 форме. На обложке дела указываются: наименование организации, структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой; делопроизводственный номер (индекс) дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел организации; заголовок дела переносится из номенклатуры дел организации (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.); дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается об этом запись: "в деле имеются документы за...год (ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом работника кадровой службы организации. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком 161 хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве организации чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения (до этого он проставляется карандашом). На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного (муниципального) архива, в который будут передаваться дела,120 для кодов архивного учреждения и самой организации - фондообразователя по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке с помощью штампа. 5.3.4. Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения требуют дополнительного оформления. Документы в деле располагают в хронологическом порядке. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. 120 Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива . 162 Сложенный лист большого формата (формата АЗ, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется, как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты). Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов при подготовке дел к передаче в государственный (муниципальный) архив, допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов. 5.3.5. После завершения нумерации листов составляется заве- рительная надпись, которая располагается в конце дела. Завери- тельная надпись составляется в деле на отдельном листе-завери теле дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указы вается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), их состояние. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. 5.3.6. Для учета документов определенных категорий постоянно го и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вы зывается спецификой данной документации (особо ценные, лич ные дела, дела с документами ограниченного доступа и т.д.), со ставляется внутренняя опись документов дела (приложение 26), помещаемая в начало дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголов- 163 ки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по документационному обеспечению организации. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то подписанная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. 5.3.7. Документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или перепле таются с учетом возможности свободного чтения текста всех доку ментов, дат, виз и резолюций на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 5.3.8. Дела постоянного хранения, состоящие из документов осо бой научно-исторической, художественной и иной ценности или не форматных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тре мя клапанами и с завязками, или в картонных футлярах (коробках). 5.4. Оперативное хранение дел, обеспечение сохранности, учета и доступа к документам организации 5.4.1. С момента заведения и до передачи в архив организации или на уничтожение дела хранятся по месту их формирования. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. 164 Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. 5.4.2. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел в целях их последующего использования должен проводиться ком плекс работ: создание оптимальных условий хранения документов и дел; размещение дел; проверка наличия и состояния документов и дел; соблюдение порядка выдачи дел. 5.4.3. Дела размещаются в рабочих комнатах или специально от веденных для этой цели помещениях. Дела должны находиться в запирающихся шкафах, сейфах или в элеваторных картотеках, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. 5.4.4. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располага ются вертикально, корешками наружу. Последовательность распо ложения дел должна соответствовать последовательности распо ложения заголовков дел в номенклатуре дел. На корешке каждого дела указывают его индекс в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. При поиске какого-либо документа вначале необходимо по номенклатуре дел найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке. Фото-, кино- и аудио документы хранятся с учетом требований соответствующих государственных стандартов. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования до передачи в архив организации. 5.4.5. Дела документального фонда организации, находящиеся на оперативном хранении подлежат учету. Периодически, как пра вило, перед передачей в архив организации, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фак тического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел, или другим учетным документам (описям, карточкам и т.д.). В обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния документов и дел при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя 165 службы ДОУ, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел (приложение 27). 5.4.6. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в их утрате, несет ответственность в установленном порядке, согласно Кодексу Российской Федерации об административных правонарушениях (ст.13.20). 5.4.7. Обеспечение доступа к делам находящимся на оперативном хранении, их выдача сотрудникам для работы осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором находятся дела. При этом на выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение 28), которую помещают на место выданного дела. Дела выдаются во временное пользование на срок, определенный руководством организации. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ. Передача дел производится по акту о выдаче дел во временное пользование (приложение 29). Изъятие документов из дел, подлежащих передаче в архив организации, допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства организации с оставлением в деле заверенной копии документа и составлением акта о выдаче подлинника с объяснением причин выдачи. 5.4.8. Оперативное хранение электронных документов и баз дан ных осуществляется на жестком диске компьютера в папке (дирек тории), заведенной в соответствии с номенклатурой дел. Название дела (папки, директории) включает индекс дела по номенклатуре дел и год создания. Например: "01-20.2006". Название электронного документа в папке (директории) должно содержать наименование вида документа, регистрационный номер, дату документа, краткий заголовок. 166 Например: "Письмо № 23-1 от 31.10.2006 "О согласовании сроков работ". Защита информации на жестком диске компьютера должна поддерживаться периодическим копированием электронных документов на дискеты или оптические диски, составляющие страховой фонд организации. Частота копирования выбирается из соображений минимизации среднего времени на копирование и времени на восстановление информации после последнего копирования в случае возникновения дефектов. Срок хранения страхового фонда копий электронных документов равен сроку хранения самих электронных документов. Для предотвращения хищения, утраты, искажения, подделки электронных документов, других несанкционированных действий по их уничтожению, модификации, копированию, собственники, владельцы и пользователи электронных документов должны осуществлять организационные и программно-технические мероприятия по защите электронных документов. 167 6. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ 6.1. Экспертиза ценности документов 6.1.1. Подготовка документов к передаче на хранение в архив организации включает, наряду с формированием и оформлением дел, работу по проведению экспертизы ценности документов, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. 6.1.2. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела. 6.1.3. Экспертиза ценности документов в организации проводит ся: на стадии делопроизводства - при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отне сения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив организации; в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на государственное хранение. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организации создается ЭК (ЦЭК). При необходимости, в крупных организациях создаются ЭК в структурных подразделениях. ЭК создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных и опытных работников в количестве не менее трех человек, в том числе работников службы ДОУ и кадровой службы. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива, или лицо, ответственное за архив, выполняющий функцию секретаря ЭК. Целесообразно также включение в состав ЭК представителя курирующего организацию государственного (муниципального) архива. 168 Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Задачи, функции и права ЭК (ЦЭК) организации, ЭК структурного подразделения, порядок их работы определяются положениями, которые утверждаются руководством. Положение об ЭК (ЦЭК) организации до его утверждения подлежит в необходимых случаях согласованию с соответствующим архивным учреждением. 6.1.4. Основными задачами ЭК являются: организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел; организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации; организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. 6.1.5. Основными функциями ЭК являются: организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; рассмотрение и вынесение на утверждение, и согласование ЭПК архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации. 6.1.6. ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Заседания ЭК протоколируются. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации. 6.1.7. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы ДОУ совместно с ЭК организации под методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) 169 хранения, для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми" подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации, путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, незаверенные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из состава этих дел документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел с отметкой "ЭПК", содержащих оставшиеся в них документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Архив организации проводит экспертизу ценности поступивших документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива. 6.1.8. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы их ценности, которая проводится экспертной комиссией (ЭК) организации. На первом этапе экспертизы электронных документов архив совместно со службой ДОУ и (или) службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. 170 В рамках перечня проводится отбор электронных документов на постоянное и временное хранение; перечень утверждается ЭК организации. 6.1.9. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов: проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; запись электронных документов на машинные носители; проверка качества записи; описание электронных документов; проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электрон ных документов постоянного хранения и по личному составу: подготовка комплекта сопроводительной документации. 6.1.10. По результатам экспертизы ценности документов в орга низации составляются описи дел постоянного (приложение 30), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 31) и по лично му составу (приложение 32), а также акты о выделении к уничтоже нию дел, не подлежащих хранению (приложение 33). В архиве организации в зависимости от состава и объема электронных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются архивные описи на электронные документы постоянного хранения, по личному составу (приложение 34). 6.1.11. Опись дела - архивный справочник, содержащий систе матизированный перечень единиц хранения архивного фонда, кол лекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоя тельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. ЭПК архивного учреждения утверждает описи на дела постоянного хранения и согласовывает описи на дела по личному составу. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно. Одобренные ЭК акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты. 171 6.1.12. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. На пример, законченные в 2003 г. дела с 3-летним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 ян варя 2007 г. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. 6.1.13. Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право по требовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отоб ранные на временное хранение или к уничтожению. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (продолжение приложения 33). Дела и документы, включенные в акт о выделении дел к уничтожению, могут быть уничтожены в установленном порядке и другими способами, о чем должна быть составлена соответствующая справка. После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью лица, ответственного за делопроизводство, и датой. Например: "Уничтожено. См. акт №_______ от_______ ". Фамилия, инициалы. 6.2. Составление и оформление описей дел 6.2.1. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой)нумерацией. В организации, в каждом структурном подразделении, описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руко- 172 водством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, если является источником его комплектования. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 35) в трех экземплярах и представляются в архив организации не позднее чем через два года, после завершения дел в делопроизводстве. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела (тома, части); примечание. 6.2.2. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. 173 В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении организации ЭК, опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК, опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования. 6.2.3. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию, если обнаружено, что дело сформировано неправильно. 6.2.4. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке. После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений. 6.2.5. К первому годовому разделу сводной описи дел постоян ного хранения составляется предисловие и при необходимости - оглавление', указатели, список сокращенных слов, которые состав ляют справочный аппарат годового раздела описи. Годовой раздел сводной описи дел составляется не менее чем в трех экземплярах. 6.2.6. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хране ния подлежит рассмотрению ЭК организации; в случае согласо- 174 вания в грифе согласования описи указываются дата и номер протокола ЭК. Согласованные годовые разделы описи направляются на рассмотрение соответствующего архивного учреждения (в случае необходимости) в сроки, установленные графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года. Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения. После утверждения годового раздела сводной описи ЭПК архивного учреждения, раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела в качестве контрольного передается в государственный (муниципальный) архив, второй прилагают к протоколу заседания ЭК организации, третий остается в архиве организации. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет. 6.2.7. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в тече ние года в деятельности структурных подразделений. Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год. При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление и список сокращенных слов. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЭК организации, а затем утверждается ее руководителем. 6.2.8. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЭК организации. После одо брения раздела ЭК он подлежит согласованию с ЭПК соответст вующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации. 175 6.2.9. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел. Для организаций, сдающих дела на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением. Акты о выделении дел организации к уничтожению хранятся постоянно. 6.3. Порядок передачи дел в архив организации 6.3.1. Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хра нения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее трех лет после их завершения в делопро изводстве. Их передача производится по описям дел. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации или службы ДОУ. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. 6.3.2. Прием каждого дела производится сотрудником архива или заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого эк земпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архиг вом (ответственного за архив) и лица, передавшего дела. При обнаружении отсутствия дел составляется акт. 176 При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Сверенные с описью дела, увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Документы постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу негосударственных и коммерческих организаций, не имеющих архива, могут передаваться в государственный (муниципальный) архив на депозитарное хранение на договорной основе. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения также могут передаваться на депозитарное хранение в архив и по истечении сроков хранения уничтожаться по акту в установленном порядке. Передача таких дел в архив может осуществляться по номенклатуре дел. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки (журналы) на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Наименование каждой картотеки (журнала) или базы данных включается в опись. 6.3.3. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения организации, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 177 7. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ 7.1. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководства ор ганизации и руководителя структурного подразделения. Срочные документы передаются исполнителю немедленно. Документы, поступившие в подразделение с резолюцией генерального директора или заместителя генерального директора организации, не рекомендуется передавать исполнителям без ведома руководителя подразделения. 7.2. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование с заинтересованными лицами, пред ставление на подписание (утверждение) руководством, подготовку к отправке. 7.3. Исполнителю должна быть предоставлена возможность, пользоваться необходимыми ему законодательными, иными нормативными и методическими документами, автоматизированными базами данных, справочно-информационным фондом, архивными документами, а также техническими средствами (персональный компьютер, телефонная, телеграфная и факсимильная связь, электронная почта). 7.4. Исполнитель заводит для документов папки с надписями "Срочно", "На исполнение", "На доклад (подпись)", "На отправку" с указанием своей фамилии, инициалов, номера телефона. При необходимости в папке "На исполнение" помещаются разделители с обозначением сроков исполнения. 7.5. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель имеет право созывать остальных исполнителей для выработки совместного решения. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение поручения и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и др.). Исполнители не имеют права представлять проекты документов руководителю, давшему задание, поручение, минуя ответственного исполнителя. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за соблюдение сроков, полноту и достоверность информации, изложенной в подготовленном проекте документа. 178 7.6. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ по указанию руководителя структурного подразделения передается другому исполнителю с обязательным сообщением его фамилии в службу ДОУ организации или лицу, ответственному за делопроизводство подразделения. При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник обязан сдать по акту приема-передачи документы и дела руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику. 7.7. При решении вопроса по телефону или лично на исполненном документе исполнитель делает отметку об исполнении, например: Спорные вопросы согласованы с представителями фирмы "Оме га". Проект договора будет направлен до 10.05.2007. Дата. Подпись исполнителя. 7.8. Результатом исполнения документа является проект доку мента, подготовленный исполнителем. Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими правилами, исполнитель согласовывает с заинтересованными подразделениями и лицами и, при необходимости, с другими организациями. Исполнитель несет ответственность за полноту, достоверность и своевременность сообщаемой информации. 7.9. Исполнитель (ответственный исполнитель) организует со гласование (визирование) проекта документа со всеми заинте ресованными лицами и проводит доработку проекта по замеча ниям. При наличии большого количества замечаний до представ ления доработанного проекта документа на подпись руководите лю исполнитель готовит сводку замечаний (предложений), в ко торой указывается: содержание замечания (предложения), ав тор, принято или отклонено замечание, если отклонено, то по ка кой причине. После доработки и/или визирования (согласования) проект документа передается на подписание (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает в службу ДОУ или лицу, ответственному за делопроизводство подразделения, на регистрацию, отправку, подшивку копии в дело. В соответствии с номенклатурой дел исполнитель (руководитель подразделения) определяет номер дела, в которое должен быть подшит документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре документа, содержащем отметки о согласовании. До- 179 кумент-запрос или просьба передается в дело на хранение вместе с ответным документом. 7.10. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки, определяет количество экземпляров документа и после регистрации обеспечивает изготовление необходимого количества экземпляров документа. 7.11. Если документы имеют длительный срок исполнения и установлены даты промежуточного контроля, исполнитель сообщает в службу ДОУ о результатах каждого этапа работ. В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения. 7.12. Исполнитель не имеет права разглашать содержание посту пивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имею щие отношение к их исполнению. 180 8. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ 8.1. Печати и штампы организации 8.1.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нане сения оттисков на бумагу.121 Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и обязательствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи. 8.1.2. В соответствии Уставом в организации используются круглые печати с фирменным наименованием организации,122 печати структурных подразделений и печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для договоров", "Для копий"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений и удостоверения специальных пропусков.123 8.1.3. Печати организации изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководитель организации по согласованию с руководителем службы ДОУ. Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии -изготовителе печатей. '" ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации . Форма , размеры и технические требования . 122 Органы власти и управления , а также организации их подчинения применяют пе чати с изображением герба ( Государственного герба Российской Федерации , герба субъекта Российской Федерации или герба муниципального образования ). Порядок применения гербовых печатей устанавливается законодательством . На фе деральном уровне порядок применения печатей с изображением Государственного герба регулируется Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г . № 2- ФКЗ " О Государственном гербе Российской Федерации ", на уровне субъектов Российской Федерации и муниципальных образований эти вопросы регулируются законодательством субъектов Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления . '23 Инструкция должна определить все виды печатей , применяемых в организации . 181 8.1.4. Печатью организации заверяются подписи руководителя организации, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом руководителя представлены соответствующие полномочия. 8.1.5. Передача печатей посторонним лицам и вынос их за пределы организации не допускаются. 8.1.6. Административно-хозяйственная служба'24 ведет общий учет имеющихся в организации печатей и штампов в специальном журнале (приложение 36) с проставлением их оттисков, выдача пе чатей и штампов осуществляется под расписку работникам, персо нально ответственным за их использование и хранение. Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются. 8.1.7. Печати организации хранятся в надежно запираемых шкафах. Ответственность за законность использования и надежность хранения главной печати организации возлагается на руководителя организации. Ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений. 8.1.8. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета. 8.1.9. Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях организации проверяется подразделением, ответственным за учет печатей. 8.1.10. В случае служебной необходимости по решению руково дителя организации допускается изготовление дополнительных экземпляров печати. 8.2. Бланки документов 8.2.1. В организации используются бланки документов, изготовленные типографским способом.125 ,24 В организациях , имеющих подразделение , занимающееся вопросами информационной безопасности , учет печатей и контроль их использования возлагается на это подразделение . 125 Применение бланков , изготовленных типографским способом , обязательно для фе деральных органов исполнительной власти ( Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , утв . приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г . № 536). Остальные организации могут использовать бланки , изготов ленные с помощью компьютерной техники или иным способом . В случае применения компьютерных бланков , шаблон бланка должен иметь неизменяемый формат . 182 8.2.2. Организация работы по изготовлению бланков возлагается на административно-хозяйственную службу, которая: получает от службы ДОУ заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты); оформляет заказы на изготовление в типографии печатно-бланочной продукции; осуществляет получение, учет и выдачу в службу ДОУ изготовленных бланков документов. 8.2.3. Изготовленные бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в службе ДОУ. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале (приложение 37).126 8.2.4. Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков (приложение 37). В структурных подразделениях организации бланки документов должны использоваться строго по назначению и храниться в надежно запираемых шкафах. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях и руководители подразделений. 126 Решение об учете бланков организации принимают самостоятельно . Обязательное ведение учета бланков установлено только для федеральных органов исполнительной власти Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполни тельной власти ( утв . приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г . № 536). 183 9. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ 9.1. По каналам факсимильной связи передаются документы, требующие срочной передачи. При передаче документов по кана лам факсимильной связи необходимо руководствоваться следую щими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов; документы должны быть напечатаны, либо написаны шариковой ручкой четким, разборчивым почерком контрастными чернилами (черными, темно-синими); документ для отправки по факсимильной связи передается в службу ДОУ с заявкой, подписанной руководителем подразделения; ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; документы, содержащие информацию ограниченного доступа, для передачи по факсимильной связи не принимаются; документ для передачи по факсимильной связи передается зарегистрированным, после передачи подлинники документов возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки. 9.2. Документы, поступившие по факсимильной связи в службу ДОУ, регистрируются и передаются на резолюцию или непосредст венно адресатам в день их приема, срочные - немедленно. Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель; подлиннику документа присваивается тот же регистрационный номер, что и поступившей факсограмме. Факсограммы на иностранных языкахдоставляются адресату без перевода. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями. ПРИЛОЖЕНИЯ Приложение 1 кн. 2.1.8. Табель форм документов_____________________________________________________________ (наименование структурного подразделения или функции управления) Наименова- Код по Кем и Перио- Состави- Внут- Внешнее Под- Утвер- Пе- Куда При- ние формы ОКУД когда ут- дичность тель до- реннее согласо- пись ждение чать пред- меча- документа верждена форма документа составления кумента согласование вание ставляется (кому на-правля-ется) ния 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Примерная форма табеля документов, применяемых в организации ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО Государственное учреждение ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА (ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393 Тел.: (495) 334-46-46 Факс:(495)718-78-74 Е-ггаП:таН@упш1аа..ги ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН 7708033140 / КПП 772801001 ____________________ № На№. Бланк письма Приложение 2 к п. 2.2.3. 187
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
Государственное учреждение
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 185; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!