ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО



ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕС­ ПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Примерная инструкция по документационному обеспечению управления (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационно-распорядительными документами на единой правовой и методической основе. 1.2. Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффек­тивности путем унификации состава и форм управленческих доку­ментов, технологий работы с ними, обеспечения контроля испол­нения документов и упорядочения документооборота. 1.3. Инструкция разработана в соответствии с законодательст­вом Российской Федерации в сфере информации и документа­ции, указами Президента Российской Федерации, постановлени­ями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов испол­нительной власти в области документационного обеспечения уп­равления и архивного дела, национальными стандартами в сфере документации. 1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию ра­боты с организационно-распорядительными документами независи­мо от вида носителя, в том числе с электронными документами, вклю­чая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Информа­ционные технологии обработки документной информации, применяе­мые в организации, должны отвечать требованиям Инструкции. 1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространя­ются лишь в части общих принципов работы с ними, а также подго­товки документов к передаче на архивное хранение. 1.6. Организацию, ведение и совершенствование документаци­онного обеспечения управления на основе единой политики и принципов, применение современных информационных техноло­гий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях организации осуществляет служба документационного обеспечения управления (служба ДОУ).75 Функции, задачи, права и ответственность службы ДОУ регла-Монтируются соответствующим положением. Должностные обя­занности работников службы ДОУ и работников, отвечающих за ор­ганизацию работы с документами в подразделениях, регламенти­руются должностными инструкциями. 1,7. Ответственность за правильную организацию работы с доку­ментами в структурных подразделениях возлагается на руководи-I юней этих подразделений. Непосредственное ведение делопро-ичнодства в структурных подразделениях осуществляется секретарем подразделения или работником, назначенным руководителем. 1.8. Порядок документирования деятельности организации и организации работы с документами, устанавливаемый данной Инструкцией, •порядок копирования и тиражирования документов, контроля испол­нения, хранения и использования документов обязателен для всех ра-■ботников организации. При утрате служебных документов работники ■ немедленно докладывают руководству подразделения и в службу ДОУ. 1.9. Содержание служебных документов не подлежит разглаше- [ нию. Передача служебных документов и их копий сторонним орга­ низациям допускается только с разрешения руководства организа­ ции. Работники подразделений несут дисциплинарную и иную, ус- ■тановленную законодательством Российской Федерации ответст­ венность за порчу, несанкционированное уничтожение, утрату и I разглашение содержания служебных документов. 1.10. Организация работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (государственную тайну, коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируется специальными нормативными актами (инструкциями, по­ложениями, правилами), утверждаемыми руководителем организации. 1.11. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болез­ни или в случае увольнения работники обязаны передать все нахо­дящиеся на исполнении документы работнику, ответственному за делопроизводство, или другому работнику по указанию руководи­теля подразделения. При увольнении работника составляется акт приема-передачи документов и дел. '" Конкретное наименование Службы ДОУ : отдел делопроизводства , канцелярия , Уп­равление по работе с документами , Департамент документационного обеспечения и др ., - устанавливается организацией самостоятельно и закрепляется в штатном рас - ( писании . В организациях с небольшим объемом документооборота ведение дело­производства осуществляется работником организации ( секретарем , делопроизво - , дителем , офис - менеджером ). 99 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 2.1. Состав управленческих документов. Общие требования к оформлению документов 2.1.1. Документирование - запись информации на различных но­сителях по установленным правилам. Результатом документирова­ния управленческой деятельности является документ. 2.1.2. В организации создаются документы на бумажном носите­ле и электронные документы. Электронный документ - документ, информация которого представлена в электронно-цифровой фор­ме. Для создания и использования электронных документов ис­пользуются программно-технические средства.76 Документы, используемые в управленческой деятельности, должны быть оформлены и удостоверены по установленным правилам. 2.1.3. Электронный документ, удостоверенный электронной циф­ ровой подписью, признается равнозначным документу на бумаж­ ном носителе, подписанному уполномоченным должностным ли­ цом, в случаях, если федеральными законами или иными норма­ тивными правовыми актами не устанавливается или не подразуме­ вается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. 2.1.4. Состав управленческих документов, издаваемых и ис­ пользуемых организацией, определяется ее организационно- правовой формой и формой собственности, компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характе­ ром взаимосвязей с органами власти и управления и другими организациями. 2.1.5. В соответствии с действующим законодательством и ины­ ми нормативными правовыми актами в организации издаются: ор- . ганизационно-правовые документы (правила, положения, инст-| рукции, регламенты), распорядительные документы (приказы и 1 распоряжения). Деятельность коллегиальных и совещательных органов фиксируется в протоколах. Внутренняя деятельность ор­ганизации отражается в информационно-справочных документах: 76 Применение в деятельности организации электронных документов определяется ее техническими возможностями , требованиями органов государственной власти к формам представления обязательной документированной информации , наличием в организации средств защиты информации от несанкционированного доступа , усло­ виями использования электронных документов в правоприменительной практике . 100 актах, справках, списках, перечнях, докладных и служебных запи­сках, объяснительных записках, предложениях и др. Взаимоотно­шения с другими организациями осуществляются с помощью де-повой переписки. 2.1.6. В целях упорядочения процессов документирования в ор- : анизации используются унифицированные формы документов (УФД), включенные в Общероссийский классификатор управлен­ ческой документации (ОКУД), и формы документов, разрабатывае­ мые организацией. Унифицированная форма документа - форма документа, содер­жащая определенный набор реквизитов, установленных в соответ­ствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и рас­положенных в определенном порядке на носителе информации. УФД создаются на бумажном носителе и на электронных носителях и виде шаблонов унифицированных форм документов. Используемые в организации УФД должны обеспечивать юриди­ ческую силу документов, способствовать их оперативному испол­ нению и последующему использованию в справочных и научно- 1ехнических целях.                                                                         , 2.1.7. В целях унификации документов по составу и форме, сокращения времени на подготовку и оформление докумен­ тов, максимально эффективного использования компьютерной техники в организации разрабатываются табель форм доку­ ментов (приложение 1) и альбом форм документов, применяв-/ мых в организации. Табель форм документов - перечень форм документов, разре­шенных к применению в организации с характеристикой основных этапов их подготовки и прохождения. Табель форм документов и альбом форм документов утвержда­ются руководителем организации. Применение при изготовлении документов форм, не включенных в табель и альбом форм документов, не допускается. 2.1.8. Ведение табеля форм документов и альбома унифициро­ванных форм документов организации осуществляет служба ДОУ. 2.1.9. При подготовке и оформлении документов организации используются реквизиты, состав которых и правила оформле­ния определены ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов": 101 1. Государственный герб Российской Федерации;77 2. герб субъекта Российской Федерации;78 3. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 4. код организации; 5. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 6. идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 7. код формы документа;79 8. наименование организации - автора документа; 9. справочные данные об организации (на бланках писем); 10. наименование вида документа; 11. дата документа; 12. регистрационный номер документа; 13. ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14. место составления или издания документа; 15. адресат; 16. гриф утверждения документа; 17. резолюция; 18. заголовок к тексту; 19. отметка о контроле; 20. текст документа; 21. отметка о наличии приложения; 22. гриф согласования документа; 23. визы согласования документа; 24. подпись; 25. оттиск печати; 26. отметка о заверении копии; 27. отметка об исполнителе; 28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29. отметка о поступлении документа в организацию; 30. идентификатор электронной копии документа. 77 Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов органов власти и управления в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г . № 2- ФКЗ " О Государственном гер ­ бе Российской Федерации ". 78 Изображение герба субъекта Российской Федерации помещается на бланках орга - нов власти и управления субъектов Российской Федерации и организации их подчи ­ нения в соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации . 79 В настоящее время в организационно - распорядительной документации код фор­ мы документа не проставляется в связи с тем , что раздел 2 ОКУД " Унифицированная система организационно - распорядительной документации " с 1993 г . не ведется и , следовательно , не отражает современного состояния документации . 102 2.2. Требования к бланкам управленческих документов 2.2.1. Документы организации оформляются на бланках или (пандартных листах бумаги формата А4. Состав и виды применяе­ мых в организации бланков документов утверждаются руководите­ лем организации по представлению службы ДОУ Для изготовления бланков резолюций используются бланки фор­мата А5 или А6. Бланки документов изготавливаются типографским способом на белой бумаге или бумаге светлых тонов.80 Бланки документов орга­низации подлежат учету (см. раздел 8 Инструкции).81 2.2.2. Документы организации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее: 20 мм -левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. 2.2.3. В организации используются следующие виды бланков: бланк письма (приложение 2); бланк приказа (приложение 3); бланк распоряжения (приложение 4).82 2.2.4. Для ведения переписки с зарубежными корреспондентами В организации используются бланки писем на русском и одном из иностранных языков.83 '" Бланки документов , по решению организации , могут изготавливаться средствами компьютерной техники , за исключением бланков федеральных органов исполни - юльной власти с изображением Государственного герба Российской Федерации , которые , в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федераль­ ных органах исполнительной власти ( утв . приказом Росархива от 08.11.2006 № 536), изготавливаются только типографским способом . " Обязательному учету подлежат бланки документов федеральных органов испол­ нительной власти с изображением Государственного герба Российской Федерации ( Гиповая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной нпасти , утв . приказом Росархива от 08.11.2006 № 536, п . 2.5.4.). В остальных случа­ ях решение о ведении учета бланков принимает организация . " Организации могут использовать общий бланк , бланки должностных лиц , напри­мер , бланк письма генерального директора , бланки структурных подразделений , осли руководитель подразделения имеет право издавать распорядительные доку­менты и / или осуществлять переписку со сторонними организациями . "'' Организации , расположенные на территории субъектов Российской Федерации , использующих наряду с русским языком в качестве государственного языка нацио - I > альный язык , могут использовать бланки документов на двух языках : русском и I осударственном языке субъекта Российской Федерации . 103 2.2.5. Документы, издаваемые совместно с двумя и более орга­ низациями, оформляются на бланках или стандартных листах бу­ маги с воспроизведением реквизитов всех организаций, участвую­ щих в издании документа. 2.2.6. Бланк письма организации содержит следующие реквизиты: наименование организации - автора документа; справочные данные об организации; код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП), а также ограничительные отметки для проставления реквизитов: -  дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; заголовок к тексту. 2.2.7. Бланки приказа и распоряжения содержат следующие реквизиты: наименование организации - автора документа; наименование вида документа; место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для размещения реквизитов: дата документа; регистрационный номер документа. 2.2.8. Внутренние документы организации, оформляемые не на бланке (докладные, служебные, аналитические, объяснительные записки, справки, сводки, акты, протоколы и др.), должны содер­ жать соответствующие виду документа реквизиты, оформленные по установленным правилам. 2.3. Оформление реквизитов документов 2.3.1. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) Изображение эмблемы или товарного знака (знака обслуживания) помещается на бланках организаций в соответствии с их учреди- « 104 гельными документами. Эмблема (гербовый знак) помещается на бланках документов организации, подведомственных федеральным органам исполнительной власти. На бланках муниципальных обра­зований (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населен­ной территории), в пределах которого осуществляется местное са­моуправление, при наличии муниципальной собственности, местно-I о бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования.84 Товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках доку­ментов организаций в соответствии с Законом Российской Феде­рации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров".85 Эмблему организации (товарный знак, знак обслуживания) поме­щают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением об организации). Эмблему и товарный знак (знак обслуживания) не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или символ (герб, гербовый знак) муниципального образования. 2.3.2. Код организации Код организации указывается в бланках писем в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО). 2.3.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) ОГРН юридического лица указывается в бланках писем организации в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. '" Герб ( гербовую эмблему ) муниципального образования размещают на бланках доку­ ментов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соот­ ветствии с уставом и иными нормативными правовыми актами органов местного само­ управления . Требования к изображению символики муниципального образования ( ор­ ганов местного самоуправления ) устанавливаются Федеральным законом " Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации ", уставом муниципаль­ного образования и нормативными актами органов местного самоуправления . ю Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г . № 3520-1 " О товарных знаках , знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров" ( утрачивает силу с 1 января 2008 г . в связи с принятием Федерального закона от 18.12.2006 № 231- ФЗ " О введении в действие части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации "). 105 2.3.4. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) ИНН/КПП указывают в бланках писем в соответствии с докумен­тами, выдаваемыми налоговыми органами. 2.3.5. Наименование организации Наименование организации на бланках документов должно соот­ветствовать наименованию, закрепленному в учредительных доку­ментах. Наименование организации включает организационно-правовую форму и фирменное наименование организации.86 Под полным наименованием организации (в скобках) указывает­ся сокращенное наименование, если оно закреплено в учредитель­ных документах организации.87 2.3.6. Справочные данные об организации Справочные данные указываются в бланках писем. Справочные данные включают: почтовый адрес; номер телефона; факса; адрес электронной почты.88 Почтовый адрес указывается на бланках в соответствии с Прави­лами оказания услуг почтовой связи:89 название улицы, номер до­ма, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и др.); район; край (область, автономный округ (автономная область), ре­спублика в составе Российской Федерации, почтовый индекс. 2.3.7. Наименование вида документа Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. Наименование вида и разновидности конкретного 86 При наличии вышестоящей организации ее наименование указывают над наиме ­ нованием организации - автора документа . В бланках документов указывают сокра ­ щенное наименование вышестоящей организации , а при его отсутствии - полное наименование . 87 В организации могут использоваться бланки структурных подразделений , филиалов , в этом случае наименование подразделение , в этом случае наименование подразде ­ ления , филиала указывают под наименованием организации - автора документа . 88 При необходимости справочные сведения могут включать и другие данные : код те­ лекса , Интернет - адрес , номер государственной лицензии и др ., по усмотрению ор­ ганизации . 89 Постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г . № 221 " Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи ". 106 документа определяется его содержанием и назначением. Во всех случаях, кроме деловых писем, наименование вида документа яв­ляется обязательным реквизитом документа, наряду с наименова­нием организации, подписью (грифом утверждения), датой изда­ния документа, регистрационным номером, местом издания. 2.3.8. Дата документа Датой документа является дата его подписания или утверждения, ла исключением протоколов, датой которых является дата события. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последова-юльности: день месяца, месяц, год: 09.02.2007.90 Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует дате подписания документа последней стороной. Дата на документе проставляется должностным лицом при под­писании документа или работником службы ДОУ при регистрации документа. 2.3.9. Регистрационный номер документа Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Не допускается отправлять корреспондентам письма, не имею­щие регистрационного номера и даты. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номе­ров, присвоенных каждой из организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 2.3.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на номер и дату поступившего документа используется преимущественно при оформлении писем-ответов и документов -отчетов, справок о выполнении поступивших поручений. Сведения '" ГОСТ Р 6.30-2003, кроме того ,, предусматривает словесно - цифровой способ оформления даты : 09 февраля 2007 г. и цифровой формат написания даты в после - , цовательности : год , месяц , число : 2007.02.09. 107 в документ-ответ переносятся с инициативного документа и соот­ветствуют его регистрационному номеру и дате. 2.3.11. Место составления или издания документа Место составления или издания документа91 указывают в соот­ветствии с принятым административно-территориальным делени­ем. Обозначение места составления или издания документа может включать только общепринятые сокращения. 2.3.12. Адресат Реквизит "Адресат" используется при оформлении писем. Доку­мент может быть адресован в организацию, структурное подразде­ление, должностному или физическому лицу. При адресовании документа руководителю организации ее наи­менование включается в состав наименования должности адреса­та. Должность и фамилию лица, которому адресован документ, ука­зывают в дательном падеже; инициалы указываются перед фами­лией и отделяются от фамилии пробелом, например: Генеральному директору ОАО "Пищепромпроект" В.А. Петровскому Строки реквизита "Адресат" допускается оформлять центрован­ным способом, например: Главному редактору Издательского дома "Медиадом" Н.В. Семиной При адресовании документа в организацию или в структурное подразделение организации без указания должностного лица наи­менование адресата указывается в именительном падеже. При ве­дении переписки употребляются официально принятые сокращен­ные наименования организаций, например: 97 Местом составления или издания документа является населенный пункт , в кото­ ром находится организация . Если название организации включает указание ее ме­стонахождения ( например : Московская коллегия адвокатов ), место составления или издания документа на бланке не указывается . 108 Минкультуры России или: Росатом Управление делами При направлении документа конкретному должностному лицу на­именование организации (при необходимости, структурного под­разделения) указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например: ОАО "Трансгаз" Управление делами Ведущему специалисту К.П. Молчановой или: ОАО "Белгородэнерго" Начальнику отдела кадров М.И.Коробовой Если документ отправляют в несколько организаций или струк­турных подразделений одной организации, реквизит "Адресат" оформляется обобщенно, например: Администрации районов Московской области Документ не должен содержать более четырех адресатов. На псех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, ес­ли автор считает это необходимым. Слово "Копия" перед вторым, фетьим, четвертым адресатами не указывают. При большем коли­честве адресатов письмо рассылается по списку. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Эле­менты почтового адреса указывают в последовательности, установ­ленной Правилами оказания услуг почтовой связи (п. 2.3.6.), например: Директору ВНИИДАД М.В. Ларину Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 109 Почтовый адрес может не проставляться на документах, направ­ляемых в высшие органы власти и управления, в вышестоящую ор­ганизацию и постоянным корреспондентам. При адресовании документа физическому лицу указывают фами­лию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Ивченко Н.А. ул. Славянская, д. 7, кв. 91 г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264 2.3.13. Гриф утверждения документа Документы утверждаются руководителем организации (замести­телем руководителя) или изданием распорядительного докумен­та.92 Распорядительный документ рекомендуется издавать в слу­чае, когда введение утверждаемого документа требует дополни­тельных действий и предписаний. Утверждаемый документ должен быть полностью оформлен и за­визирован всеми заинтересованными лицами. При утверждении документа руководителем организации гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наиме­нования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Директор ВНИИДАД Подпись     М.В. Ларин Дата Гриф утверждения документа допускается оформлять центро­ванным способом,например: УТВЕРЖДАЮ Директор ВНИИДАД Подпись_____ М.В. Ларин Дата 92 При наличии в организации коллегиальных органов управления ( собрания , совета и др .) документы могут утверждаться решением коллегиального органа . 110 Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу доку­мента. При утверждении документа руководителями двух органи­заций грифы утверждения располагают на одном уровне, справа и слева. Примерный перечень утверждаемых документов приведен в при­ложении 5. 2.3.14. Резолюция Резолюция содержит указания руководителя по исполнению до­кумента, определяет работников, ответственных за исполнение документа, характер и сроки исполнения. Если срок исполнения в резолюции не указан, исполнитель руко­водствуется сроком, указанным в тексте документа, или типовым сроком, если он установлен для данной категории документов. Резолюция оформляется на свободном от реквизитов месте в за-I оловочной части документа или на специальном бланке установ­ленной формы с указанием регистрационного номера и даты доку­мента, к которому относится резолюция (приложение 6). Резолю­ция включает фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату: Савченко И.Н., Морозову К.О. Прошу подготовить предложения к 04.12.2006 Подпись руководителя 27.10.2006 Если поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созывать соиспол­нителей на рабочие совещания и координировать их работу. Ос­новной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. Резолюция должна содержать конкретные указания по исполне­нию документа или формулировать цель рассмотрения документа. Не рекомендуется выносить такие резолюции, как: "Прошу перего­ворить", "Прошу зайти", "Прошу рассмотреть" и т.п. На документе не должно быть более четырех резолюций. 111 2.3.15. Заголовок к тексту Заголовок к тексту - это краткое содержание документа. Заголо­вок должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопрос "о чем?" или "чего?", например: Приказ "О создании аттестационной комиссии"; Распоряжение "О подготовке плана работы дирекции"; Должностная инструкция ведущего научного сотрудника; Акт сверки взаиморасчетов. Заголовок составляет исполнитель документа. К текстам писем небольшого объема (4-5 строк) заголовок мож­но не составлять. 2.3.16. Отметка о контроле Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" или от руки на верхнем поле документа справа. 2.3.17. Текст документа Текст документа - выраженное средствами русского литератур­ного языка содержание управленческих действий и ситуаций. Композиционная структура текста, стиль изложения и языковые средства выбираются в соответствии с видом документа. Текст документа должен содержать достоверную и аргументиро­ванную информацию, выраженную точно, ясно, логично, кратко. Используемые в тексте документа формулировки не должны допу­скать различных толкований. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Тексты документов должны составляться с соблюдением следую­щих принципов: краткости, исключения лишней информации; полноты и достаточности информации; объективности; точности изложения фактов; чёткости формулировок, не допускающих различных толкований. При составлении текстов документов необходимо соблюдать правила написания официальных наименований предприятий и ор­ганизаций, должностей, населенных пунктов и др. 112   11ри упоминании в тексте документа фамилии должностного лица или работника инициалы ставятся после фамилии. Текст документа может быть представлен в виде грамматически смнзного текста, текста-трафарета, анкеты, таблицы или их сочетания. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем суще-(лнительным в именительном падеже или словосочетанием с гла­голом второго лица множественного числа настоящего или про­шедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки I раф и строк должны быть согласованы с заголовками. Тексты организационно-правовых документов (уставов, положе­ний, инструкций, правил, регламентов и др.) состоят из разделов и подразделов, подразделяемых на пункты и подпункты. Разделы и подразделы текста могут иметь самостоятельные заголовки. Все составные части текста нумеруются арабскими цифрами. При не­обходимости в тексте используется многоуровневая рубрикация текста, при этом номер каждой последующей рубрики содержит номера предыдущих уровней: 1.; 1.1.; 1.1.1.;.1.1.1.1.;.1.2.; 1.2.1; 1.2.1.1. и т.д. В документах используется не более четырех уровней рубрика­ции текста. В конце номера (пункта, подпункта) ставится точка. Тексты распорядительных документов, как правило, состоят из диух частей: констатирующей (обоснования) и распорядительной части. Тексты информационно-справочных документов (деловые пись­ма, докладные и служебные записки, справки и др.) состоят из днух-трех взаимосвязанных смысловых частей. При упоминании в тексте документа законодательного, норма-1ИВНОГО правового акта или иного документа указываются все по­исковые данные документа: наименование документа, кем он из­дан или утвержден, дата и регистрационный номер документа (или дата утверждения), заголовок к тесту. в распорядительных документах, а также в документах, подготов­ленных должностным лицом или специалистом, текст излагается 01 первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "мрошу"). В распорядительных документах, издаваемых совместно руко-подителями двух или более организаций, текст излагают от пер- 113 вого лица множественного числа ("приказываем", "решили", "постановили"). Текст протокола излагают от первого лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили" или "решили"). В документах, устанавливающих права и обязанности организа­ций, их структурных подразделений, должностных лиц и работни­ков (положение, инструкция, правила, должностная инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав правления входят", "комиссия установила"). Запрещается вносить исправления и изменения в текст подпи­санного документа. 2.3.18. Отметка о наличии приложения Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указы­вают его наименование, число листов и число экземпляров; при на­личии нескольких приложений их нумеруют: Приложение: 1. Перечень управленческих документов, которые могут создаваться и храниться в электронном виде на 20 л. в 1 экз. 2. Сводка отзывов на 3 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают. Если приложение направляют не всем адресатам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. Если приложением является документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: Письмо Росархива от 18.01.2007 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. I На приложениях к распорядительным документам, протоколам, актам, договорам, инструкциям, правилам и др. документам в порхнем правом углу приложения оформляют отметку о приложе­нии следующим образом: Приложение № 2 к приказу Росархива от 19.01.2007 №5 Если приложение одно, порядковый номер не указывается. Слово "приложение" допускается печатать прописными буква­ми, а отметку о приложении оформлять центрованным способом, например: ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к приказу Минкультуры России от 20 февраля 2007 г. № 25 2.3.19. Подпись Подпись - один из реквизитов удостоверения документа. В со­став реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Директор института            Подпись                  М.В.Ларин Если документ оформлен не на бланке, в состав должности вклю­чается полное наименование организации:93 Директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела      Подпись   М.В. Ларин При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например: Директор института         Подпись                  М.В. Ларин Главный бухгалтер          Подпись                  Н.М.Иванова " В организациях , использующих бланки должностных лиц , при оформлении доку­мента на таком бланке должность в подписи не указывают . 115 При подписании документа несколькими лицами равных должно­стей их подписи располагают на одном уровне, например: Начальник отдела                           Начальник отдела комплектования                               использования Подпись      Ю.Г.Демидов           Подпись      К.И.Игнатьев В документах, составленных комиссией, в подписи указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в со­ставе комиссии, например: Председатель комиссии                  Подпись      В.Ф. Логинова Члены комиссии                              Подпись      А.Н.Антонова Подпись      А.Б. Кравченко Подпись      Т.Г. Лоншаков Протоколы собраний, совещаний, советов и др. подписывают­ся председателем (или председательствующим на заседании) и секретарем. При отсутствии должностного лица, должность и фамилия кото­рого указаны в реквизите "Подпись", документ подписывается дру­гим должностным лицом, имеющим право подписывать документ за отсутствующего руководителя. В этом случае документ перепе-чатывается с указанием должности лица, фактически подписываю­щего документ, или в подготовленный проект документа от руки вносятся исправления в наименование должности и фамилию должностного лица. Исправления вносит лицо, фактически подпи­сывающее документ. При подписании документа лицом, назначенным исполняющим обязанности руководителя в соответствии с приказом, подпись оформляют следующим образом:                                                         * И.о. директора института                Подпись      Н.Н.Никитин или: Исполняющий обязанности директора института                        Подпись      Н.Н.Никитин 116 11орядок использования факсимильной подписи устанавливается приказом руководителя организации. Для удостоверения электронных документов в случаях, установ­ит шых законами, иными нормативными правовыми актами Рос­сийской Федерации или соглашением сторон, используется элек-I ронная цифровая подпись, сертификат которой содержит необхо­димые при осуществлении данных отношений сведения о право-|мочияхего владельца. Электронная цифровая подпись равнознач-11.1 подписи должностного лица в документе на бумажном носителе. 2.3.20. Гриф согласования документа Гриф согласования - реквизит документа, выражающий согласие пр| анизации или должностного лица, не являющего автором доку-I мента, с его содержанием. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавы­чек), должности лица, с которым согласован документ (включая на­именование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: [ СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии I при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А.Г. Грязнов Дата Если согласование осуществляется письмом, протоколом, и др., I риф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо Росархива от 20.02.2007 № 4-01-12/122 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании "Росгосстрах" от 25.01.2007 №2 117 Грифы согласования могут оформляться на Листе согласования, в этом случае в документе под подписью делается отметка: Лист согласования прилагается. Лист согласования прилагается к проекту документа и составля­ет его неотъемлемую часть. Лист согласования оформляется следующим образом: ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО "Электронные системы" Подпись   К.Р. Романов Дата СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО "Альфа" Подпись В.Е.Афанасьев Дата   СОГЛАСОВАНО Президент Интер-Траст Лтд. Подпись     А.С. Линёв Дата СОГЛАСОВАНО Председатель правления ОАО "Пробизнесбанк" Подпись      Н.М.Титов Дата 2.3.21. Виза согласования документа Согласование документа внутри организации с заинтересован­ными подразделениями и должностными лицами оформляется ви­зой согласования документа. Виза включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициа­лы, фамилию) и дату визирования: Руководитель юридического отдела Личная подпись Л.Е. Брусенцова Дата При наличии замечаний по проекту документа визу согласования оформляют следующим образом: 118 Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись Л.Е. Брусенцова Да га Проект документа визируется заинтересованными в его содер-*апии должностными лицами, финансовыми и экономическими ■Пужбами, заместителем руководителя организации - куратором направления, юристом, руководителем службы делопроизводства (при необходимости). Замечания вносятся в текст проекта документа или излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. 11а документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа, на обороте последнего листа или отдель­ном листе согласования(визирования). На документе, подлинник которого отправляют из организации, ииаы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправ­ляемого документа. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирова­ние документа и его приложений. I Если в процессе визирования в проект документа вносятся суще-стенные изменения, после доработки проект документа подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, Ьли при доработке в проект документа внесены уточнения, не ме­няющие его сути. 2.3.22. Оттиск печати Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на до­кументах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, свя­занные с получением или расходованием финансовых и матери­альных средств, а также на иных документах в случаях, когда зако­нодательными или иными нормативными правовыми актами пре­дусмотрено проставление печати. Огтиск печати проставляется, захватывая часть наименования должности. Допускается проставлять печать на свободном от текс-га месте. Оттиск печати не должен захватывать подпись должност­ного лица. 119 2.3.23. Отметка о заверении копии При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже рекви­зита "Подпись" проставляют заверительную надпись, состоящую из сло­ва "Верно", должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения, например: Верно Зав. отделом делопроизводства Личная подпись Е.В. Новикова Дата При выдаче копии для представления в другую организацию, подпись должностного лица заверяется печатью организации (подразделения)94 и надписью о месте нахождения подлинника: "Подлинник документа находится в деле №________ за ^_^_ г.".95 2.3.24. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе проставляется в деловых письмах и, при необходимости, в других документах. Отметка включает в себя ини­циалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: В.А. Жуков 924-45-67 2.3.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка об исполнении документа проставляется на экземпляре документа, помещаемом в дело. Отметка об исполнении содержит: слова "В дело", номер дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, подпись работника и дату. Отметка может до­полняться сведениями об исполнении документа, например: 94 При рассылке копий распорядительных документов ( приказов , распоряжений ), копий протоколов по структурным подразделениям и подведомственным организа ­ циям , допускается использовать упрощенный способ заверения копий : печатью службы документационного обеспечения управления организации ( канцелярии , об­ щего отдела , протокольного отдела и др .). 95 Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г . № 9779- Х " О по­ рядке выдачи и свидетельствования предприятиями , учреждениями и организация­ ми копий документов , касающихся прав граждан " ( в ред . от 8 декабря 2003 г .). () 1 правлен факс от 22.01.2007 № 127 В дело № 01 -15 за 2007 г. Личная подпись Д.па 2.3.26. Отметка о поступлении документа в организацию О!метка о поступлении проставляется в виде штампа в правом нижнем углу первого листа документа. Канцелярия ВНИИДАД ____________ 200_ г. №___________ ()|метка о поступлении включает дату поступления документа и входящий регистрационный номер документа. При необходимости В отметке о поступлении отмечаются часы и минуты поступления документа. 2.3.27. Идентификатор электронной копии документа Идентификатор электронной копии документа проставляется в !/шном нижнем углу на последнем листе документа или на каждом Листе документа как нижний колонтитул и содержит наименование файла и другие данные, необходимые для поиска документа в базе данных организации.96 2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 2.4.1. Приказ, распоряжение 2.4.1.1. Приказ - правовой акт, издаваемый единолично руково­дителем организации (лицом, исполняющим его обязанности), в цолях разрешения вопросов основной деятельности и по личному составу (приложение 7). Распоряжение - это правовой акт, издаваемый руководителем организации преимущественно по оперативным вопросам дея- * Состав поисковых данных , включаемых в идентификатор электронной копии доку - манта устанавливается организацией . 121 тельности организации, в том числе по вопросам, связанным с ор­ганизацией исполнения приказов, инструкций и других норматив­ных актов, доведения решений руководства до структурных под­разделений (приложение 8). 2.4.1.2. Проекты приказов (распоряжений) по основной деятель­ ности готовят структурные подразделения организации на основа­ нии поручений руководства либо в инициативном порядке. Проек­ ты приказов по кадровым вопросам готовит служба управления персоналом. Приказы по личному составу издаются по вопросам приема, пе­ремещения, увольнения работников, командирования в другие ор­ганизации, предоставления отпусков, поощрения, вынесения взы­сканий и др. При издании приказов по личному составу используются типовые унифицированные формы Унифицированной системы первичной учетной документации.97 Ответственность за качественную подготовку проектов приказов (распоряжений), их согласование несут руководители подразделе­ний, которые готовят и вносят проект. Подготовка приказа (распоряжения) может быть возложена руко­водством на несколько подразделений. В этом случае ответствен­ным за подготовку является руководитель, фамилия которого в списке исполнителей указана первой. Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет служба ДОУ 2.4.1.3. Приказы, издаваемые в организации, не должны проти­ воречить законодательству Российской Федерации, указам и рас­ поряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации, ранее изданным приказам (распоряжениям) руководителя организации, Уставу организации. Приказы по основной деятельности издаются: во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления; в целях осуществления собственной исполнительно-рас­порядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации. 97 Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г . № 1 " Об утверждении унифи­ цированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты ". 122 Л4.1.4. Проекты приказов по основной деятельности составля­йся на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, фебующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поруче­ния были конкретными и реальными, обеспечивались достаточны­ми материально-техническими и финансовыми средствами и в 1дпльнейшем исключали необходимость корректировки принятых |имиений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего Приказа. '.'. АЛ .5. Реквизитами приказа (распоряжения) являются: наиме­нование организации, наименование вида документа, дата доку­мента, регистрационный номер, место составления или издания, й.п оловок к тексту, текст, подпись, визы согласования. I 2.4.1.6. Заголовок к приказу должен кратко и точно отражать со-шпржание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. За­головок печатается через один межстрочный интервал под рекви->и1ами бланка елевой стороны. Примеры заголовков: Об утверждении Инструкции по делопроизводству; О порядке финансирования рекламной кампании; { О создании аттестационной комиссии. I 2.4.1.7. Текст приказа (распоряжения) как правило состоит из дпух частей: обоснования и распорядительной части. В обосновании указывается правовое основание, причина или Цоль издания документа, например: В целях организации и проведения работы по экспертизе ценно-Вти документов института и отбору их на архивное хранение и к уничтожению ПРИКАЗЫВАЮ: I Если основанием для издания приказа является законодатель­ный или иной правовой акт, в обосновании приводится наименова­ние этого документа, указывается, кем он издан, заголовок к текс­ту, дата и номер документа, например: В соответствии с приказом Росархива от 30 ноября 2006 г. № 86 "Об обеспечении сохранности документов" ПРИКАЗЫВАЮ: ... 2.4.1.8. Распорядительная часть приказа начинается словом "прика-пынаю", которое печатается прописными буквами без разрядки с но- 123 вой строки. Текст распоряжения словесной императивной формулы но имеет. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из кото­рых выделяется в самостоятельный пункт. Действия однородного ха­рактера могут быть перечислены в одном пункте. Если пункт приказа (распоряжения) содержит конкретное поручение, в нем указываются: наименование должности, фамилия, инициалы исполнителя или исполнителей; поручение; срок выполнения поручения. Например: 3. Ученому секретарю института Котюковой Т.В. разработать и представить на утверждение план работы Ученого совета институ­ та на 1 -е полугодие 2007 г. Срок исполнения - 15.01.2007. При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбив­ке поручения на отдельные задания, каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распоряди­тельной части проекта приказа (распоряжения) содержит только одно задание с одним сроком исполнения. Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа (распоряжения) не указывается в случаях, если действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа. Коли­чество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничи­вается. Ответственный исполнитель указывается первым. Если проект приказа (распоряжения) отменяет полностью или ча­стично ранее изданные документы по тому же вопросу, то в пред­последнем пункте проекта приказа (распоряжения) необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, но­мера, заголовка, например: 4. Признать утратившим силу приказ директора института от 05 августа 2000 г. № 75 "Об утверждении Инструкции о работе с ин­ формацией ограниченного доступа". Последний пункт приказа (распоряжения) - пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия, например: 124 '| Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя директора института по административно-хозяйственным вопро­сим Щербакова В.В. 2.4.1.9. В текст приказа (распоряжения) не следует включать пункт "Приказ (распоряжение) довести до сведения ...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распо­ ряжение), перечисляются в указателе рассылки, который оформля- 1Шк:я на обороте последнего листа под визами согласования или на Ьшольном - указателе рассылки (продолжение приложения 7). 2.4.1.10. В проектах приказов (распоряжений) не допускается: изменение сроков выполнения заданий, предусмотренных ви ими вышестоящих органов, в сторону их увеличения; применение произвольных сокращений или искажение на­именований государственных органов и других учреждений, а так-м(! департаментов, управлений, предприятий и организаций; применение произвольных (не общепринятых) технических 1и других терминов, сокращенных слов и наименований. I 2.4.1.11. При большом объеме текста в проекте приказа (распо­ряжения) излагаются лишь основные вопросы, а остальной текст -■ приложениях к документу. При наличии приложений (графики, схемы, таблицы, списки, ор-тянизационно-правовые документы - положения, инструкции, пра­вила, регламенты и т.д.), в тексте приказа (распоряжения) в соот-Шшствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: ... (приложение 1); ... (приложение 2); ... согласно приложению, а на самом приложении оформляется отметка о приложении: Приложение 1 к приказу директора института от 12.02.2007 № 15 Перед цифрой, обозначающей номер приложения, допускается славить знак №.: Приложение № 2. Приложения являются неотъем­лемой частью приказа (распоряжения). Издание вместе с прика­зом (распоряжением) приложений, не упомянутых в тексте доку­мента, не допускается. I ели документ, утвержденный приказом, впоследствии действует и миде самостоятельного документа, то в этом случае на нем в пра-гч)м углу проставляется гриф утверждения, например: 125 Инструкция                                      УТВЕРЖДЕНА приказом директора института от 22.01.2007 № 5 2.4.1.12. До представления на подпись проект приказа (распори жения) визируют: исполнитель (руководитель подразделения); руководители отделов, интересы которых затрагивает! проект документа; заместитель руководителя организации, если содержании приказа затрагивает вопросы его компетенции; руководитель юридической службы (юрист); главный бухгалтер (при наличии положений финансово! о характера); специалист по кадрам (в приказах по вопросам труда и трудовых отношений); руководитель службы ДОУ. Приложения к приказам (распоряжениям) визируются только ио| полнителем и руководителем подразделения, отвечавшим за подМ готовку соответствующего приложения. Визирование приказа (распоряжения) осуществляется в течение] одного дня с момента получения проекта приказа, при наличии приложений большого объема срок согласования не должен пре^ вышать трех дней. В исключительных случаях с разрешения руко* водителя организации допускается увеличение срока визирования приказа. 2.4.1.13. При подготовке совместных распорядительных доку-| ментов двумя или более организациями: проект печатается на стандартных листах бумаги А4 в коли­честве экземпляров соответственно числу организаций; наименования организаций печатаются на одном уровне в] последовательности, избранной организациями, издающими доЛ кумент; все экземпляры подписываются руководителями организа-1 ций и считаются подлинными; подписи располагаются на одном уровне в последователь-1 ности, соответствующей расположению наименований организа-1 ций в заголовочной части документа; визы работников организации проставляются на том эк«| земпляре, который остается в организации; 126 приказ имеет единую дату и число регистрационных номе­ром, проставляемых через косую черту, соответственно числу орга-%заций. ;' 4.1.14. Приказ (распоряжение) подписывает руководитель ор-■Низации или лицо, исполняющее его обязанности. Копии приказов (распоряжений) рассылаются в соответствии с шпателем рассылки. 2.4.2. Правила, инструкция, положение кй.4.2.1. Правила, инструкция, положение - нормативные доку-Ьошы, устанавливающие определённый порядок, нормы работы Для организации в целом или по отдельным направлениям (про­тесам) ее деятельности. I Правила - нормативный правовой акт, содержащий системно Юн.чанные между собой нормы, требования осуществления какой-\ии1 и) деятельности. I I! инструкции устанавливается технология выполнения опреде-Внного вида деятельности (работ) или порядок применения поло­вин |ий законодательных и иных нормативных правовых актов. г Положением регламентируется: деятельность конкретной орга­низационной структуры или дается порядок осуществления управ-ионческого действия, например: положение о премировании. I 2.4.2.2. Правила (положение, инструкция) печатаются на стан-ир| ном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты: ииименование организации, наименование вида документа, свя­щенное с заголовком к тексту (обозначением краткого содержания ни назначения документа), гриф утверждения, текст, визы. I Обозначение вида документа и заголовок к тексту правил (поло-Кпмия, инструкции) согласуются, например: ()(;новные правила работы архивов организаций; I Сложение об аттестации; 11равила внутреннего трудового распорядка; I кяюжение о системе оплаты труда; Инструкция о заполнении трудовых книжек; Должностная инструкция главного специалиста. :\4.2.3. Текст правил (положения, инструкции) излагается оттре-П.1М о лица единственного или множественного числа. В тексте ис­пользуются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запреща­йся", "не допускается". 127 В разделе "Общие положения" указываются основания разра ботки, назначение нормативного акта и сфера его распростране­ния, ответственность за нарушение установленных правил и тех-нологий. В разделе "Общие положения" может также указываться подчиненность регламентируемого объекта. Текст правил (положения, инструкции) делится на разделы, под­разделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут име1Ь собственные заголовки. Нумерация разделов, подразделов, пунктов и подпунктов произ­водится арабскими цифрами.98 2.4.2.4. Правила (положение, инструкция) в обязательном поряд­ке согласовываются (визируются) руководителем подразделения, подготовившим проект документа, юридической службой и служ­бой ДОУ, а также подразделениями, в компетенцию которых входя I вопросы, отраженные в документе, после чего они утверждаются руководителем организации. Правила, положения, инструкции утверждаются руководителем1 организации. 2.4.3. Протокол заседания 2.4.3.1. Протокол заседания - документ, фиксирующий ход об­суждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллеги­альных или совещательных органов (коллегий, советов, собраний, совещаний) или деловых мероприятиях (переговорах, встречах) (приложение 9). Протокол заседания составляется на основании записей (руко­писных, магнитофонных, стенографических), произведенных во время заседания, а также представленных тезисов докладов и вы­ступлений, материалов, подготовленных к заседанию. Ведение записи во время заседания, сбор материалов и подго­товка текста возлагаются на работников подразделений, готовив­ших вопросы к обсуждению, а в случае проведения заседания под председательством руководителя организации или его замести-] теля - на секретаря, секретариат или службу ДОУ. Текст протоко­ла должен быть подготовлен не позднее чем через 3-5 дней после заседания. 38 В правилах , положениях , инструкциях , издаваемых федеральными органами испол­ нительной власти , при нумерации разделов могут использоваться римские цифры , при нумерации , подразделов , пунктов , подпунктов используются арабские цифры . 128 ;' 4.3.2. Обязательными реквизитами протокола являются: наи­менование организации, наименование вида документа (прото­кол), дата, номер, заголовок к тексту, место издания, текст, подпи­си, при необходимости, визы. I ( заголовок к тексту протокола, как правило, выносится указание щи ана или делового мероприятия: \ Протокол заседания методического совета; I (ротокол деловых переговоров. / '.' 4.3.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основ­ной Во вводной части протокола указываются фамилии председа-Н'ля, секретаря, членов коллегиального или совещательного орга-м.|, присутствующих на заседании, или участников делового меро­приятия, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание в кпчостве экспертов или заинтересованных в рассмотрении вопро-с,|, повестка дня. Фамилии членов коллегиального или совещательного органа Ьорочисляются в алфавитном порядке без указания должностей, ■ц, приглашенных на заседание, - с указанием должностей и ме-кна работы. При оформлении протокола с числом участников более 15 чело-||ок фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается. I (апример: Присутствовало: 27 чел. (список прилагается). В качестве списка участников используется список регистрации. И повестке дня заседания вопросы располагаются по степени их [Сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Во­просы формулируются с предлогом "О (об)" и нумеруются араб­скими цифрами. Под формулировкой вопроса указывается фами­лия и инициалы докладчика. Не рекомендуется вопрос или группу «опросов обозначать словом "Разное". ()сновная часть протокола состоит из разделов, посвященных во­просам повестки дня. Ход рассмотрения каждого вопроса записы-11Л(мся в последовательности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТА­НОВИЛИ (РЕЩИЛИ). И разделе СЛУШАЛИ приводятся: фамилия и инициалы доклад­чика, (наименование должности указывается в повестке дня), пол­ное или краткое изложение доклада (сообщения, отчета). Если до­кладчиком представлен текст выступления, в протоколе после ука­зания фамилии докладчика в скобках указывается - (текст доклада прилагается). 129 В разделе ВЫСТУПИЛИ указываются фамилии, инициалы, при необходимости, - должности выступавших и содержание их вы­ступлений в той последовательности, в какой они прозвучали на за­седании. Вопросы к докладчику, выступающим и их ответы протоколиру­ются по мере их поступления и записываются в той же последова­тельности, при этом слова "Вопрос", "Ответ" не пишутся, а указы­ваются фамилии и инициалы лица, от которого поступил вопрос или ответ. В тексте постановляющей части протокола используются глаголы в неопределенной форме ("установить", "рекомендовать"). В постановляющую часть записываются принятые решения. Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. При принятии решения голосованием, после записи решения приво­дятся результаты голосования с указанием числа голосов, подан­ных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не уча­ствовавших в голосовании. Решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня, о прекращении обсуждения, о принятии к сведению справок, сообщений и т.п.) также отражаются в тексте протокола. В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении ка­кого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу. 2.4.3.4. Участник заседания может высказать особое мнение по принятому решению. После заседание особое мнение изла­ гается на отдельном листе, подписывается и передается лицу, ответственному за ведение протокола. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствую­ щего решения. К протоколу могут прилагаться тексты выступлений, список при­сутствующих на заседании. 2.4.3.5. Протокол заседания подписывается председателем и сек­ ретарем заседания." В необходимых случаях протокол визируется лицами, выступавшими с докладами по вопросам повестки дня. Ви­ зирование протоколов проводится для подтверждения правильности т Законодательными или иными нормативными актами могут предусматриваться иные нормы подписания протоколов , например , протоколы заседаний советов ди­ректоров ( наблюдательных советов ) подписываются председательствующим на за­седании , который несет ответственность за правильность составления протокола ( Федеральный закон от 26 декабря 1995 г . № 208- ФЗ " Об акционерных обществах " ( в редакции от 18 декабря 2006 г . № 231- ФЗ ); протоколы заседаний аттестационных , 130 ■■I |иси в протоколе содержания выступления. Визирование протоко­ла но проводится, если тексты выступлений прилагаются к протоколу. Протоколы совещательных органов могут утверждаться руково­ди юлем организации. Датой протокола является дата заседания. ;\4.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются за-инюресованным организациям и должностным лицам в соответст­вии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает [(лпсгственный исполнитель подразделения, готовившего рассмо­трение вопроса. 11|)инятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выпи­сок из протоколов. Выписка - копия части протокола. В выписке вос­производят все реквизиты заголовочной части протокола, вводную Мп<:! ь, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, от-Ьижающий обсуждение вопроса и принятое решение (приложение 10). 2.4.4. Акт ' 2.4.4.1. Акт - документ, составляемый для подтверждения уста­новленных фактов и событий. Акт составляются коллегиально (не менее двух составителей) Мяи комиссией, создаваемой приказом руководителя или действу­ющей на постоянной основе. I 2.4.4.2. Акт оформляется на стандартном листе бумаги формата |А4 и содержит следующие реквизиты: наименование организации, Наименование вида документа (акт), дату, номер, заголовок к текс­ту, место издания, текст, подписи, в необходимых случаях-ознако­мь ельные визы (приложение 11). | 2.4.4.3. Акт составляется на основе черновых записей, которые (ищутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фак­тические данные, количественные показатели и другие сведения. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со сло­ном "акт", например: конкурсных и др . комиссий подписываются всеми членами комиссии ( постановле - шю Минтруда России и Минюста России от 23 октября 1992 г . № 27, 8/196 " Об ут - шрждении основных положений о порядке проведения аттестации служащих уч­реждений , организаций и предприятий , находящихся на бюджетном финансирова­нии "; Указ Президента Российской Федерации от 29 апреля 1996 г . № 604 " Об ут­верждении Положения о проведении конкурса на замещение вакантной государст - ЩШННОЙ должности федеральной государственной службы "; Указ Президента Рос­ сийской Федерации от 1 февраля 2005 г . № 110 " О проведении аттестации государ -I тонных гражданских служащих Российской Федерации " и др . 131 Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института; Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива "Феникс"; Акт списания материальных ценностей. Датой акта является дата события (проверки, обследования, экс­пертизы и т.п.). 2.4.4.4. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный доку­ мент, договор с указанием его даты и номера), председатель и чле­ ны комиссии. В основной части излагается сущность, характер, ме­ тоды и сроки проделанной работы, установленные факты. При не­ обходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения ко­ миссии, составившей его. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы. В конце текста акта указывается количество составленных эк­земпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземп­ляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются). 2.4.4.5. Все экземпляры акта подписываются председателем и членами комиссии, указанными в алфавитном порядке, при необ­ходимости, акт визируется должностными лицами заинтересован­ных подразделений и утверждается руководителем организации. 2.4.4.6. При составлении актов ревизий и обследований их со­держание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или все­ми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. 2.4.4.7. В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или выше­стоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. 132 2.4.5. Деловое письмо 2.4.5.1. Деловое письмо - документ, посредством которого осу­ ществляется информационный обмен между организациями и должностными лицами (приложение 12). Различаются следующие разновидности деловых писем: запро­сы, уведомления, приглашения, поздравления, сообщения, сопро­водительные, требования, напоминания, подтверждения, предло­жения, рекомендации, рекламные, гарантийные, сопроводитель­ные и др. 2.4.5.2. Письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по несколь­ ким вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимо­связаны и будут рассматриваться в одном структурном подразде­лении организации-адресата. 2.4.5.3. Деловые письма печатаются на бланках писем. При со­ ставлении писем используются реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о приложении, подпись, в необходимых слу­ чаях - печать, отметка об исполнителе, визы. Если письмо является ответным, в реквизитах бланка указывает­ся исходящий номер и дата поступившего (инициативного) письма. В одном письме не должно быть более четырех адресатов, при необходимости направить письмо большему числу адресатов, го­товится список рассылки, и письма рассылаются по списку. При направлении писем в высшие органы власти и управления, вышестоящую и подведомственные организации, а также постоян­ным корреспондентам почтовый адрес в реквизите "Адресат" не указывается. 2.4.5.4. Все письма, за исключением писем объемом до 4-5 строк, должны иметь заголовок к тексту, излагающий в краткой форме содержание письма, например: О предложении заключить договор поставки; О несоблюдении сроков выполнения договора от 12 марта 2007 № 45/36; Об оказании научно-технической помощи 2.4.5.5. Текст письма, как правило, начинается вступительным обращением "Уважаемый ...!", в конце текста проставляется заклю­ чительная этикетная фраза "С уважением, ...". 133 Использование этикетных фраз не является обязательным. Обращение может содержать наименование должности, фами­лию адресата или его имя и отчество, например: Уважаемый Иван Петрович! Уважаемый господин Петров! Уважаемый господин директор! В заключительной части текста письма могут использоваться другие этикетные фразы: Надеемся на развитие наших отношений; Надеемся на длительное плодотворное сотрудничество и др. 2.4.5.6. Текст письма излагается: от 1-го лица множественного числа (просим..., предлагаем...); от 3-го лица единственного числа (компания считает..., департамент рассмотрел... ). от 1-го лица единственного числа (прошу..., предлагаю ...). Форма изложения от 1 -го лица единственного числа использует­ся в письмах, оформленных на должностном бланке. 2.4.5.7. Письма могут быть простыми и сложными. Текст просто­ го письма может состоять из одной или двух частей. В первой (вводной) части излагается причина составления письма, приво­ дятся ссылки на документы, являющиеся основанием его подго­ товки, во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Текст сложного письма включает вступление, основную часть, заключение. Основная часть сложного письма содержит описание фактов, со­бытий, ситуаций, их анализ и аргументацию. Заключение содержит выводы в виде предложений, мнений, тре­бований, просьб, отказов, напоминаний. 2.4.5.8. Проект делового письма, представляемый на подпись руководству организации, должен быть завизирован исполните­ лем, руководителем структурного подразделения, подготовив­ шего проект письма, и руководителями структурных подразде­ лений, чьи интересы затрагивает содержание письма. Визы проставляются на втором экземпляре письма, остающемся в организации. Если письмо готовится для передачи по факсу без последующей отправки адресату подлинника, визы оформляются на обороте подлинника письма. 2.4.5.9. Письмо от имени организации подписывается руководи­ телем или заместителем руководителя организации. 134 Право подписи служебных писем иными должностными лицами устанавливается приказом руководителя. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. 2.4.5.10. Отметка об исполнителе (составителе письма) простав­ляется на лицевой стороне последнего листа под подписью, ближе к нижнему полю документа. 2.4.6. Докладные и служебные записки 2.4.6.1. Докладная записка - документ, составляемый работни­ ком организации, адресованный руководителю организации (структурного подразделения), содержащий обстоятельное изло­ жение какого-либо вопроса с выводами и предложениями состави­ теля (приложение 13). Докладная записка составляется в целях информирования руко­водства о событиях, фактах, ситуациях, требующих принятия уп­равленческих решений. Докладная записка требует резолюции руководителя. Служебная записка - документ, используемый для оперативного об­мена информацией между структурными подразделениями. Служеб­ная записка, в целом, оформляется также, как докладная записка. 2.4.6.2. Докладные (служебные) записки составляются на стан­дартном листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами являются: наименование структурного подразделения, наимено­вание вида документа (докладная записка, служебная записка), да­та, регистрационный номер,100 заголовок к тексту, адресат, текст, подпись. Заголовок к тексту проставляется на записках объемом текста более двух абзацев. 2.4.6.3. Текст докладной (служебной) записки, в зависимости от сложности содержания и необходимости аргументации, состоит из одной, двух или трех частей. Если текст состоит из трех частей, то: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа; во второй части дается анализ сложившейся ситуации, воз­можные варианты ее решения; в третьей части излагаются просьбы, предложения, рекомен- -дации, которые, по мнению составителя, необходим предпринять. ю 0 Регистрационный номер может отсутствовать , если в организации не ведется реги­ страции докладных ( служебных ) записок . 135 2.5. Изготовление документов с помощью компьютерной техники 2.5.1. При изготовлении документов применяется текстовый ре­ дактор \Л/0ГС1 ТОГ \Л/|ПС10\Л/5. Документы печатаются гарнитурой Типез №\л/ Потап №13,14 (для тек­стовых документов) и № 11,12 (для оформления табличных материалов). Отметку об исполнителе допускается печатать шрифтом №11,12. Документы печатаются через 1,5 межстрочных интервала. При изготовлении документа для тиражирования с уменьшением текст печатается через 2 межстрочных интервала. 2.5.2. Многострочные реквизиты печатаются через один интер­вал, составные части одного реквизита отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами (например, в реквизитах "Адресат", "Гриф утверждения" и др.), реквизиты один от другого отделяют 2-3 межстрочными интервалами (например, заголовок к тексту от текс­та, текст от подписи), за исключением отметки о наличии приложе­ния, которая печатается подтекстом сопроводительного письма. 2.5.3. Название вида документа печатается прописными буква­ми: ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА, ЗАЯВЛЕНИЕ и др. Расшифровку подписи в реквизите "Подпись" оформляют на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. 2.5.4. Максимальная длина строки заголовка ктексту- 28-30 знаков. Если заголовок ктексту превышает 150 знаков, его допускается размещать над текстом центрованным способом. Точку в конце за­головка не ставят. 2.5.5. При изготовлении документов от границы левого поля печа­тают следующие реквизиты: заголовок к тексту, отметку о наличии приложения, отметку об исполнителе, наименование должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", отметку о заверении копий, а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" в про­токолах, слова "Примечание" и "Основание", если в тексте докумен­та имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию. 2.5.6. Абзац в тексте начинается с 5-го знака (1,25 мм) от границы левого поля. От абзаца печатается слово "ПРИКАЗЫВАЮ" в приказах. 2.5.7. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля арабскими цифрами без слова "страница" (стр., с.) и каких-либо отметок. 136 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБРОТА 3.1. Общие требования к организации документооборота организации 3.1.1. Движение документов в организации с момента их созда­ния или получения до завершения исполнения или отправления об­разует документооборот. 3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производи­мые с ними в организации, регламентируются инструкцией по де­лопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. 3.1.3. Основными принципами организации рационального доку­ментооборота являются: централизация операций по приему и отправке документов; организация движения документа по наиболее короткому пути; исключение возвратных движений документа, не обуслов­ленных деловой необходимостью; организация предварительного рассмотрения поступив­ших документов; устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования проектов документов; организация движения документов по документопотокам -организованным в пределах документооборота группам докумен­там, имеющим одинаковый маршрут. 3.2. Средства доставки и отправки документов 3.2.1. Доставка и отправка документов в организации осуществ­ ляется средствами почтовой, фельдъегерской, курьерской и раз­ личными видами электросвязи (телеграф, телефон, факсимильная связь и электронная почта). С помощью почтовой связи в организацию доставляется и от­правляется письменная документация в виде писем, почтовых кар-ючек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. 3.2.2. По каналам электросвязи поступают и отправляются: теле-I раммы (телексы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы и электронные сообщения. 3.2.3. Документы могут доставляться работниками организации, получившими их в других организациях, и посетителями. 137 3.3. Прием, обработка и прохождение поступающих документов 3.3.1. Поступающая документация принимается централизован­ но службой ДОУ. Документы, поступающие в организацию (включая телеграммы, телексы, факсограммы, телефонограммы) проходят первичную об­работку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмот­рение руководством и доставляются исполнителям. 3.3.2. При получении документа служба ДОУ проверяет целост­ ность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, а при вскрытии конверта - наличие в нем документов, включая приложения. О недостаче вложений, повреждении документов или приложе­ний к ним в тот же день сообщается отправителю в письменной форме. 3.3.3. Не вскрываются конверты с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа ("Секретно", "Коммерческая тайна", "Конфи­ денциально" и др.). На конвертах с грифом ограничения доступа 1 проставляется штамп о поступлении и дата поступления, после че­ го конверты с документами передаются в подразделение, отвеча­ ющее за работу с информацией ограниченного доступа. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату ] отправки. В остальных случаях конверты уничтожаются. 3.3.4. При обнаружении отсутствия документов или приложений к I ним составляется акт в трех экземплярах: первый остается в служ- I бе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий I направляется отправителю документа. 3.3.5. Прием факсограмм (факсов), адресованных руководству, осуществляется службой ДОУ. Документы, поступившие по факсу не- I посредственно в подразделение, регистрируются и рассматривают- ] ся в подразделениях. При поступлении по факсу подразделения до- I кумента, требующего рассмотрения руководства, документ переда- 1 ется в службу ДОУ, организующую дальнейшую работу с документом. ] 3.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в организа­цию, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотре­ние, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес организации, осуществляется службой ДОУ. 138 При поступлении электронного документа, требующего рассмот­рения руководства, по электронному адресу структурного подраз­деления или специалиста, лицо, получившее документ, передает его по информационно-телекоммуникационной сети организации в службу ДОУ. 3.3.7. Документы, требующие срочного рассмотрения, переда­ ются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной кор­ респонденции и передача её на регистрацию осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Документы, адресованные в подразделения, передаются в под­разделения, минуя руководство. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с простав­лением даты и времени приема. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. 3.3.8. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на документы, тре­ бующие обязательного рассмотрения руководством и направляе­ мые непосредственно в структурные подразделения и ответствен­ ным исполнителям. Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей между руководством. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подраз­делениям, их руководителям, специалистам. 3.3.9. Прошедшие предварительное рассмотрение документы и предназначенные для передачи на резолюцию руководству, подле­ жат регистрации. Прошедшие регистрацию документы передаются руководству (руководителю организации или его заместителям).101 "и Электронные документы в зависимости от применяемой в организации технологии I и / боты с документами передаются руководителю в электронной форме или в виде ко­ пии электронного документа на бумажном носителе . При использовании в службе ДОУ ишоматизированной информационной технологии , предусматривающей поточное сканирование документов , руководителю организации , а в последующем - исполни - шлям , передается электронная регистрационно - контрольная карточка документа с присоединенной к ней электронной копией ( файлом ) поступившего документа на бу­ мажном носителе . 139 3.3.10. Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму (журнал, регистрационно-контрольную карточку, базу дан­ных) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими струк­турными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. 3.4. Регистрация и учет поступающих документов 3.4.1. Регистрация документа-фиксация факта создания или по­ступления документа проставлением на нем регистрационного но­мера с последующей записью сведений о документе в регистраци­онно-контрольную форму (журнал, регистрационно-контрольную карточку или базу данных (далее - РКФ). 3.4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях. 3.4.3. Все поступившие документы сортируются на регистрируе­мые и нерегистрируемые (приложение 14). Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. 3.4.4. Поступающие в организацию документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. 3.4.5. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из органов власти и управления, приказы руководителя организации по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан. Регистрация документов осуществляется работником службы ДОУ или ответственным за делопроизводство в структурном подразделении. 3.4.6. На документах, подлежащих регистрации, в нижнем пра­ вом углу первого листа документа предоставляется штамп - отмет­ ка о поступлении, в которой указывается дата поступления и входя­ щий регистрационный номер (п. 2.3.26.). Поступившие телеграммы и факсы регистрируются вместе с письмами. 140 3.4.7. Регистрационный номер документа служит его главным учётным и поисковым признаком, он должен иметь стабильное расположение составных частей. Регистрационный номер поступающих документов включает: по­рядковый номер поступления в пределах календарного года. По­рядковый номер документа после рассмотрения документа руко­водителем и вынесения резолюции дополняется через косую чер­ту кодом подразделения - исполнителя, например в соответствии с классификатором подразделений, например: № 185/05,10г где 185 - порядковый номер поступления в пределах календарного года; 05 - код структурного подразделения. При использовании при регистрации документов номенклатуры дел вместо кода подразделения порядковый номер поступления документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел, на­пример: 185/05-18, где: 185 - порядковый номер поступления в пределах календарного года; 05-18 - индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения. Регистрационный номер поступающих документов может допол­няться кодом руководителя, выносившего резолюцию на докумен­те, кодом вопроса в соответствии с предметно-тематическим клас­сификатором, например: 185/1-05-18, где: 185 - порядковый номер поступления в пределах календарного года; 1 - код руководителя организации; 05-18 - индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения. 3.4.8. Сведения о поступивших документах, подлежащих рассмо- I рению руководством, заносятся в РКФ (приложение 15).103 Прави­ ла заполнения полей РКФ приведены в приложении 16. "" Если регистрация документов ведется вручную , сведения о документе вносятся в регистрационный журнал или регистрационную карточку . При регистрации доку­ментов в информационной системе регистрационный номер документа присваива - отся автоматически в соответствии со структурой , определяемой программными средствами . "" Если в организации для регистрации и учета документов применяются информа­ ционные технологии , сведения о документе , вносятся в базу данных , при этом со - Став данных о документе и структура регистрационного номера документа опреде - ишотся программными средствами . При использовании в организации традицион - I          / ой ручной картотеки , заполняется 2 экз . РКК на бумажном носителе : один для ре - II ютрационно - контрольной картотеки , второй передается с документом в подраз - цсление - исполнитель . При использовании электронного журнала и журнала на бу - и ижном носителе данные о документе работником службы ДОУ вносятся в строки журнала , примерная форма которого приведена в приложении 17. 141 3.4.9. Состав данных о документе, вносимых в РКФ, в зависимос­ ти от характера документа и задач использования информации мо­ жет дополняться другими сведениями: гриф (отметка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект); способ получения или отправки документа (почтой, факсом и др.) и др. 3.4.10. Документы, поступающие в адрес организации по факсу, также регистрируются в РКФ как входящая корреспонденция. Ре­гистрационный номер документа, поступившего по факсу может дополняться буквенным индексом - Ф (факс), например: № 132/05-18-Ф. 3.4.11. Документы, зарегистрированные службой ДОУ, в день их поступления передаются на рассмотрение руководства. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции. После рассмотрения руководством документы возвращаются в службу ДОУ для перенесения сведений об исполнителях и сроках исполнения из резолюции в РКФ.104 Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник до­кумента с резолюцией направляется исполнителю, указанному в ре­золюции первым, остальным исполнителям служба ДОУ направляет копии документа. Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа, назначать лиц, от­ветственных за отдельные участки работы, созывать и проводить со­вещания. Ответственность за своевременное и качественное испол­нение документа в равной мере несут все исполнители. Соисполни­тели обязаны по требованию ответственного исполнителя представ­лять все необходимые для исполнения документа все материалы. 3.4.12. Передача документа, находящегося на исполнении, из од­ ного подразделения в другое производится с разрешения руково- 704 При использовании автоматизированной информационной системы сведения из резолюции переносятся в базу данных в электронную РКК поступившего документа . 142 дителя, вынесшего резолюцию, или по договоренности между ру­ководителями подразделений. О передаче документа в ходе ис­полнения уведомляется служба ДОУ организации. 3.5. Регистрация и учет отправляемых документов 3.5.1. Регистрация отправляемых документов осуществляется цен­ трализованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания. Документы, поступающие на регистрацию, должны быть грамот­но составлены и правильно оформлены. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, возвраща­ются исполнителю на доработку. 3.5.2. Регистрационный номер отправляемого документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел, состоящего из кода подраз­ деления и порядкового номера дела, и отделенного от него косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года, например: №02-15/165, где: 02-05 - индекс дела по номенклатуре дел, в которое поступает на хранение копия документа; 165 - порядковый номер документа в пределах календарного года. Регистрационный номер документа может дополняться кодом должностного лица, подписавшим документ, кодом вопроса по предметно-тематическому классификатору и при необходимости другими кодами, в зависимости от используемых классификаторов и справочников. Регистрационный номер документа и дата регистрации простав­ляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации. 3.5.3. Сведения об отправляемом документе вносятся в РКФ (приложение 15).105 При ведении РКФ на бумажном носителе для регистрации иници­ативных документов заводится новая РКФ, регистрационные дан­ные ответного документа вносятся в РКФ поступившего документа. 3.5.4. После присвоения документу регистрационного номера копия документа с визами и приложениями в соответствии с но­ менклатурой дел подшивается в дело, а первый экземпляр доку- '"' При использовании информационных технологий сведения об отправляемом до -* умейте вносятся в РКФ базы данных исходящих документов , при журнальной реги - I I рации сведения об отправляемом документе вносятся в электронный журнал исхо - дящих документов или журнал на бумажном носителе . Примерная форма журнала 1 к -. ходящих документов приведена в приложении 17. 143 мента поступает на отправку. Поступивший документ передаемся, на хранение в дело вместе с документом-ответом. 3.5.5. Телеграммы, составленные в организации, принимают! на отправку сотрудниками службы ДОУ завизированными, подпич санными, датированными и зарегистрированными с отметкой о и» тегории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляйп.и в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфно^ связи106. Текст телефонограммы, подлежащей передаче, печатается Ц бланке, подписывается, датируется и регистрируется. После пере дачи телефонограммы по телефону делается отметка о передаче указанием даты, времени, подписи лица, передавшего телефон*! грамму и фамилии лица, принявшего телефонограмму. 3.5.6. Отправка документов осуществляется централизование службой ДОУ. Отправке подлежат документы, полностью офор« ленные, подписанные и зарегистрированные. Неправильно оформленные, некомплектные документы возврщ щаются исполнителю на доработку. 3.5.7. Информационные сообщения оперативного характере проекты документов могут передаваться по факсу или электронноГ почте непосредственно из подразделений. 3.5.8. Отправляемая по почте документация проходит упаков» адресование, проставление стоимости почтовых услуг и передач на отправку в местное отделение связи. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправля ются в день их подписания и регистрации или не позднее следук! щего рабочего дня. 3.5.9. Письма, рассылаемые большому количеству адресата (более четырех), передаются для отправки со списком на рассыя ку, составляемым исполнителем. Аналогичные списки составляются на рассылку документов по фал су, но вместо почтового адреса указывается номер телефона-факсв 3.5.10. Документы, предназначенные для пересылки по почт! вкладываются в конверты. Перед упаковкой проверяется правил^ ность оформления документа, наличие приложений, соответстви количества экземпляров количеству адресатов. Документы, направляемые разными подразделениями в один ад рее, могут выкладываться в один конверт. Ю 6 Постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г . № " Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи". 144 3.5.11. Подготовленная к отправке документация вносится в ре-Р( ф и в зависимости от срочности доставки адресатам, отправля­йся спецсвязью или почтовой связью. !1 (] Регистрация и организация движения внутренних документов [ 3.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подго-1омки и оформления должно соответствовать прохождению от-||1||,пшяемых документов, а на этапе исполнения - поступающих Ши>' ументов. | 3.6.2. Проекты распорядительных документов после подготовки Ис<>1ласования с заинтересованными подразделениями и должно­стными лицами передаются в юридическую службу для проверки Воошетствия содержания документов действующему законода-■льству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за Ьр.тильностью их оформления. I Оформленные документы передаются на подпись руководству в ЖЮшетствии с установленным в организации распределением Ввизанностей. I3 6.3. Копии подписанных руководителями распорядительных шин ументов в обязательном порядке рассылаются в структурные Подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые Впросы. I 3.6.4. Передача документов между структурными подразделени­ями осуществляется через секретарей структурных подразделе­нии или лиц, ответственных за документационное обеспечение, ■окументы передаются с соответствующей отметкой в регистра­ционных формах. \ 3 6.5. Приказы руководителя организации по основной деятель-ксш регистрируются в службе ДОУ, им присваиваются порядко-щ.и' номера в пределах года. Учет приказов ведется в журнале ре-пп (рации приказов (приложение 17) или в базе данных автомати­зированной информационной системы. 3.6.6. Приказы руководителя по личному составу регистрируются !| службе персонала. Им присваиваются порядковые номера в пре-Ципих года с буквенными индексами: К - для приказов о приеме, переводе, увольнении и др. (со сро-ршм хранения 75 лет), О - для приказов о предоставлении очередных и учебных отпу-1>о|1, командировании и др. (со сроком хранения 5 лет). 145 3.6.7. Подлинники приказов по основной деятельности хранятся в службе ДОУ, подлинники приказов по личному составу - в службе персонала. 3.6.8. Регистрация протоколов коллегиальных и совещательных органов ведется секретарем коллегиального или совещательного органа. Протоколам заседаний присваиваются порядковые номе­ра в пределах календарного года по каждому виду протоколов от­дельно. Протоколы подшиваются в дела в соответствии с номенк­латурой дел по мере их поступления. 3.6.9. Подписанные сторонами договоры регистрируются в дого­ворном отделе в журнале регистрации договоров или в бале дан­ных (приложение 17). Регистрационный номер договора состоит из регистрационных номеров, присваиваемых организациями, заключившими договор, разделенных косой чертой. Каждая организация присваивает до­говорам порядковые номера в пределах календарного года. 3.7. Учет объемов документооборота 3.7.1. Объем документооборота - это количество документов, по­ ступивших в организацию и созданных ею за определенный пери­ од времени. Как правило, объем документооборота подсчитывается за месяц и год. Данные об объеме документооборота используются для совер­шенствования организации делопроизводства и расчета опти­мальной численности работников, занятых документационным обеспечением. 3.7.2. При учете объема документооборота подсчитывается коли­ чество входящих, исходящих и внутренних документов организации. Учет количества документов проводится по данным регистраци­онных форм в местах регистрации документов. 3.7.3. За единицу учета количества документов принимается един­ ственный экземпляр документа (подлинник или второй экземпляр), без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ. 3.7.4. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ в виде сводки об объеме документооборота за год, и пред­ ставляются руководству организации (приложение 18). 146       4. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ 4.1. Организация контроля исполнения документов и поручений 4.1.1. Контроль исполнения документов и поручений (далее - доку­ ментов) - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, созданных в организации, поступивших из вышестоящих организаций, от других организаций и граждан. Контроль исполнения документов ведется с целью своевремен­ного и качественного исполнения документов. Контроль за прохождением и сроками исполнения документов осуществляет специальная служба контроля в составе службы ДОУ107 совместно с работниками, отвечающими за работу с доку­ментами в подразделениях организации. 4.1.2. Контроль исполнения документов включает: постановку документа на контроль; оперативное доведение документа до исполнителя; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; снятие исполненного документа с контроля; учет и обобщение результатов контроля; информирование руководства организации о ходе испол­нения документов и исполнительской дисциплине. 4.1.3. Контроль исполнения ведется на основе регистрационных данных, вносимых в РКФ при регистрации документа. 4.1.4. При пересылке документа на исполнение в подведомствен­ную организацию с последующим информированием о ходе и ре­зультатах исполнения, вместе с документами пересылаются два экземпляра РКФ. После исполнения один экземпляр карточки воз­вращается с указанием даты и содержания исполнения. 4.2. Сроки исполнения 4.2.1. Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты поступления документа в организацию или с даты под­писания (утверждения) документа.108 107 В организациях с небольшим объемом документооборота контроль исполнения доку­ ментов может осуществляться работником , ответственным за регистрацию и учет доку­ ментов или работником , отвечающим за документационное обеспечение организации . , оа В соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г . № 59- ФЗ " О порядке рассмо­ трения обращений граждан Российской Федерации " срок исполнения обращений граж­ дан исчисляется с даты регистрации обращения , а регистрация обращения может осу­ ществляться в течение трех дней с момента поступления обращения в орган государст­ венной власти , орган местного самоуправления или должностному лицу . 147 Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типо­вые сроки исполнения установлены законодательными и иными нор­мативными правовыми актами (приложение 19). Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем при вынесении резолюции. 4.2.2. Датой исполнения документа считается дата, указанная в резолюции, а при ее отсутствии - дата, названная в тексте доку­ мента. При отсутствии контрольной даты документ должен быть исполнен в месячный срок.109 При постановке на контроль распорядительных документов (по­становлений, приказов, распоряжений, решений) датой исполне­ния является дата, указанная в поручении (пункте распорядитель­ной части). 4.2.3. Согласование подготавливаемого документа с заинтересо­ ванными организациями и лицами должно проводиться в пределах установленного срока исполнения документа. 4.3. Ведение контроля исполнения документов и поручений 4.3.1. На документах, поставленных на контроль, специальным штампом проставляется отметка "Контроль" (п. 2.3.16.). 4.3.2. Для контроля исполнения документов используются РКК, за­водимые при регистрации документов, куда вносятся содержание поручения, исполнители, срок исполнения, сведения о ходе и ре­зультатах исполнения документов, даты промежуточного контроля. 4.3.3. В контрольной картотеке РКК систематизируются по:   - срокам исполнения документов; - исполнителям; - группам (видам) документов (приказы и распоряжения органи­зации, протоколы, договоры и т.д.) Контрольная картотека имеет два раздела "Контролируемый массив" и "Исполненные документы".110 4.3.4. Доведение контролируемого документа до исполнителя осуществляется под роспись в экземпляре карточки, поступающей затем в контрольную картотеку.111 109 В федеральных органах исполнительной власти документы с пометкой " Срочно " исполняются в 3- дневный срок , с пометкой " Оперативно " - в 10- дневный срок . " °При контроле исполнения документов с помощью информационной системы в РКК заполняются соответствующие поля : поручение , исполнитель , срок исполнения . '" Для доведения документа до исполнителя может использоваться информационно - те­ лекоммуникационная сеть , при этом документ направляется в электронный адрес испол­ нителя с уведомлением отправителя о получении документа . Получение службой ДОУ уведомления означает , что документ , поставленный на контроль , получен исполнителем . 148   4.3.5. Предварительная проверка и регулирование хода исполне­ния документов осуществляется централизованно - службой ДОУ (службой контроля) организации. Для этого исполнителю, а при на­личии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю, рассылаются напоминания о приближении срока исполнения доку­мента (приложение 20)."2 4.3.6. Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах прохождения документа до истечения срока исполнения докумен­тов в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже од­ного раза в месяц; - заданий текущего месяца - каждые десять дней и за 3-5 дней до истечения срока исполнения или по запросам. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируют­ся в РКК. 4.3.7. В случае невозможности исполнить документ в срок испол­ нитель за 3 дня до истечения срока обязан обратиться с мотивиро­ ванной письменной просьбой о продлении срока к руководителю структурного подразделения. Решение о продлении срока испол­ нения принимает руководитель, вынесший резолюцию. Исполнитель обязан проинформировать службу ДОУ об измене­нии срока исполнения документа. Сведения об изменении срока исполнения документа вносятся в РКК. 4.3.8. Приостановить исполнение документа, а также отметить его может только организация - автор документа, по внутренним документам - руководитель или орган управления, принимавший решение. 4.3.9. Снятие исполненного документа с контроля осуществляет руководитель организации или по его поручению служба ДОУ. Документ считается исполненным и снимается с контроля служ­бой ДОУ после фактического исполнения заданий, поручений, за­просов и/или документированного подтверждения их исполнения по существу и сообщения результатов заинтересованным органи­зациям и лицам. При снятии документа с контроля в РКК вносятся следующие данные: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; ' '2 Рассылка напоминаний может осуществляться по информационно - телекоммуникаци­ онной сети с уведомлением отправителя о получении напоминания . 149 отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или руководителя структур­ного подразделения. 4.3.10. Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов осуществляется службой ДОУ путем формирования аналитических отчетов (справок, сводок) в установленные сроки или по запросам.113 4.3.11. Сводные данные о состоянии исполнительской дисципли­ны в организации представляются руководству организации и ру­ководителям подразделений (приложение 21). "3 Как правило , аналитические справки ( сводки ) о результатах контроля документов готовятся службой ДОУ один раз в месяц ( в начале наступившего месяца за преды­ дущий ) и раз в год ( в начале наступившего года за предыдущий год ). 150 5. ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ФОНДА ОРГАНИЗАЦИИ, СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ, ИХ УЧЕТ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ 5.1. Составление номенклатуры дел 5.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заго­ ловков (наименований) дел, заводимых в организации, с указани­ ем сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является основным документом, обеспечива­ющим систематизацию документов и дел, учет дел, поиск докумен­тов и дел. Номенклатура дел выполняет следующие задачи: - закрепление индексов дел; - систематизация дел; - установление сроков хранения дел; - учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, и по личному составу, актов на уничтожение дел организации с истекшими сро­ками хранения. 5.1.2. В номенклатуру дел включаются все документы, создавае­ мые в организации и поступающие в организацию. Электронные документы и базы данных также включаются в но­менклатуру дел на общих основаниях. Не включаются в номенклатуру дел периодические издания. 5.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководство­ваться учредительными документами организации (уставом или положением об организации), положениями о структурных подраз­делениях, штатным расписанием (структурой) организации, плана­ми и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми (примерными) номенклатурами дел, номенк­латурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, об­разующиеся в деятельности организации, их виды, состав и содер­жание. 5.1.4. В организации составляются номенклатуры дел структур­ных подразделений (приложение 22) и сводная номенклатура дел организации (приложение 23). 5.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения составля­ется лицом, ответственным за делопроизводство (секретарем) с 151 привлечением ведущих специалистов подразделения, согласовы­вается со службой ДОУ и (или) архивом114 и, в необходимых случа­ях, с Экспертной комиссией (далее - ЭК) структурного подразде­ления, подписывается руководителем подразделения и представ­ляется до 1 декабря текущего года в службу ДОУ. Номенклатура дел подразделения печатается в двух экземплярах: один передается в службу ДОУ, другой - хранится в подразделении. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разрабо­тать номенклатуру дел и представить ее в службу ДОУ организации. Ответственность за своевременность и правильность состав­ления номенклатуры дел структурного подразделения несет его руководитель. 5.1.6. Сводная номенклатура дел организации составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделе­ ний, при методической помощи архива организации. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Сводная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации, визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, согласовывается с ЭК (центральной экс­пертной комиссией - ЦЭК) организации, подписывается руководи­телем службы ДОУ, представляется на согласование с Экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) соответствующего государ­ственного или муниципального архива (не реже одного раза в 5 лет),115 после чего утверждается руководителем организации. 5.1.7. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, ут­ верждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В случае коренного изменения функций и структуры организации составляется новая номенклатура дел. 5.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом ко­ личестве экземпляров. Первый экземпляр утвержденной номенк­ латуры дел является документом постоянного срока хранения и "4 При отсутствии в организации архива номенклатура дел подразделения согласо­ вывается только со службой ДОУ организации . "5 Согласование номенклатуры дел организации с государственным или муници­пальным архивом проводится , если организация является источником комплекто­вания данного архива . Организации , не передающие документы в государственный ( муниципальный ) или центральный архив вышестоящей организации не проводят согласования номенклатуры дел с соответствующими архивами . Свою номенклату­ ру дел они ежегодно согласовывают с ЭК ( ЦЭК ) организации . 152 включается в номенклатуру дел службы ДОУ, второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий экземпляр применяется в архиве организации, четвертый - в соответствующем архивном учреждении, если номенклатура дел проходила согласование с ар­хивным учреждением, пятый - в виде выписок соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений, для ис­пользования в их работе. Рабочие экземпляры номенклатуры дел могут вестись в элек­тронном виде. 5.1.9. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в со­ ответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) организации. Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел организации являются названия ее подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).116 5.1.10. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участ­ки и вопросы деятельности организации. В номенклатуру дел орга­низации включаются также дела её временно действующих органов. 5.1.11. Номенклатура дел составляется по установленной форме. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы дел. Ин­декс дела состоит из кода структурного подразделения (в соот­ветствии со штатным расписанием, структурой или классификато­ром подразделений) и порядкового номера дела в пределах раз­дела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05,где: 01 - код структурного подразделения; 05 -порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел. Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, явля­ются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется также сохранять в номенк­латуре дел схожие индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать ос­новное содержание и состав документов дела. "6 В небольших организациях , со слабо выраженной структурой , возможно назва­ние разделов по управленческим функциям ( например : руководство , бухгалтерский учет и отчетность , кадры и др .). 153 Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.). Заголовки дел могут уточняться в течение делопроизводственного года в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следую­щей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название организации или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документа. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и под­разделов номенклатуры дел определяется степенью важности до­кументов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы. При этом заголовки дел, содержащих постановле­ния, решения, поручения, приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководите­ля организации. Затем следуют заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражаю­щие специфическую деятельность организации и её подразделе­ний, переписку и др. Заголовки дел, составленных по корреспон­дентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные названия документов, которые должны быть в деле, например: "Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)". 154 Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содер­жащих документы - приложения к какому либо документу, например: "Документы к протоколам заседаний Совета директоров компании". В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множествен­ном числе, например: "Протоколы заседаний Совета директоров". В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих пере­писку с однородными корреспондентами, последние не указыва­ются, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с министерствами и ведомствами". В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными кор­респондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка об аренде складских помещений". В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с (наименование организации) о перевозке грузов". При обозначении в заголовках дел административно-территори­альных единиц учитывается следующее: если содержание дела ка­сается нескольких однородных административно-территориаль­ных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные назва­ния, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с главами администраций областей о социальной за­щите населения". Если содержание дела касается одной административно-терри­ториальной единицы (населенного пункта), ее (его) название ука­зывается в заголовке дела, например: "Переписка с налоговой инспекцией г. Москвы о совершенство­вании прямого и косвенного налогообложения". В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную докумен­тацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Отчеты комиссии по занятости за 2006 г.". Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то со­ставляется общий заголовок дела, а затем при необходимости со­ставляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержа­ние заголовка дела в целом. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. 155 Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календар­ного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по пе­речню документов с указанием сроков хранения (ведомственному, типовому). При включении в номенклатуру заголовков дел, срок хранения которых не предусмотрен перечнями, срок их хранения определяется по типовой или примерной номенклатуре дел, или устанавливается ЭК (ЦЭК) организации по согласованию с соот­ветствующими архивными учреждениями. Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что, среди таких документов могут быть документы, имеющие народно­хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, поэтому окончательный срок хранения этих документов устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЭК (ЦЭК) организации. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носите­лях, и определяются по типовому перечню.117 В графе 5 "Примечание" указывается название перечней доку­ментов, использованных при определении сроков хранения дел, а также в течение всего срока действия номенклатуры проставляют­ся отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, пе­реходящее с 2006 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, от­ветственных за формирование дел, о передаче дел в другую орга­низацию для продолжения и др. В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка "В элек­тронном виде". 5.1.12. Если в течение года в организации возникают новые доку­ментированные участки работы, то на них заводятся новые дела, которые дополнительно включаются в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются ре­зервные номера. 5.1.13. По окончании делопроизводственного года в конце но­менклатуры дел оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно 1,7 См . указание ( п .2.5.) к Перечню типовых управленческих документов , образую­щихся в деятельности организаций , с указанием сроков хранения . - М .: Росархив , ВНИИДАД , 2000; с изм . от 27 октября 2003 г . 156 постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, передаются в архив, о чем в номенклатуре проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, сделавшего отметку. 5.2. Формирование дел 5.2.1. Формирование дел - группировка исполненных докумен­тов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 5.2.2. Дела в организации формируются в службе ДОУ и в струк­турных подразделениях.118 Ответственность за формирование дел в структурных подразде­лениях несут их руководители и работники, ответственные за дело­производство. Формирование дел ведется под непосредственным методичес­ким руководством архива организации, а при необходимости - со­ответствующего государственного или муниципального архива. Исполненные документы передаются исполнителем в службу ДОУ или работнику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования документов в дела. Номер (индекс) дела, в которое должен быть помещен документ, определяется руководителем структурного подразделения или ис­полнителем совместно с лицом ответственным за делопроизвод­ство на основании номенклатуры дел. 5.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: в дело помещаются только исполненные документы, соот­ветствующие по своему содержанию заголовку дела по номенкла­туре дел; в дело помещаются все документы, относящиеся к разре­шению одного вопроса; приложения помещаются в дело вместе с основными документами; в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, доку­ментов выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских ''" При централизованной форме делопроизводства дела организации формируют­ся в службе ДОУ . 157 групп, учебных заведений, театров, дел фильмов, рукописей, исто­рии болезней и некоторых других специфических групп докумен­тов, период формирования которых не совпадает с календарным годом; документы постоянного и временных сроков хранения груп­пируются в дела раздельно; в дело включается по одному экземпляру каждого документа; в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние и черновые экземпляры документов (за исключением осо­бо ценных); факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях; каждый документ, помещенный в дело, должен быть пра­вильно оформлен (иметь дату, подпись и др. реквизиты); по объему дело не должно превышать 250 листов, при тол­щине не более 4 см (при превышении данного объема заводится второй том, при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.). 5.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хро­нологической, вопросно-логическои последовательности или их сочетании. В отдельные дела, в зависимости от вида документов, формиру­ются по хронологии копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Россий­ской Федерации и выписки из соответствующих протоколов засе­даний Правительства Российской Федерации или его президиума. Документы органов государственной власти и местного само­управления и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительны­ми документами, являются приложениями к ним и группируются вме­сте с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела; Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. При формировании приказов по личному составу необходимо формировать в отдельные дела приказы по личному составу по 158 различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Напри­мер, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (очеред­ным и учебным отпускам, командировкам и др.). Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по порядку номеров. Документы к заседаниям группируются в отдель­ное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содер­жат более 25 страниц. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполне­нию группируются в дела по направлениям деятельности организации. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются в хронологическом по­рядке по мере их поступления.119 Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате и другие подобные документы группируются в отдельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по во­просам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. Обращения граждан и документы, связанные с их разрешением, располагаются в деле в хронологическом или ал­фавитном порядке. Каждое обращение и документы по его рассмо­трению составляют в деле самостоятельную группу. Повторные об­ращения или дополнительные документы по ним подшиваются к данной группе документов. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возоб­новлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от спе­цифики деятельности организации переписка может группиро­ваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и др. 1,9 Ведение личных дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации " О порядке ведения личных дел лиц , замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назна­чения и государственные должности федеральной государственной службы " от 1 июня 1998 г , № 640. 159 Документы по патентам, рационализаторским предложениям формируются в отдельное дело. 5.2.5. Электронные документы и базы данных формируются в де­ла (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел орга­низации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жест­ком диске специально выделенного компьютера. Электронные базы данных формируются в отдельные дела, наи­менование дела соответствует наименованию базы данных. 5.3. Оформление дел 5.3.1. Оформление дел проходит в два этапа: при их заведении и по завершении года. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соот­ветствующих структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. 5.3.2. Оформление дела включает в себя комплекс работ, прово­ димых поэтапно. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 24); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 25); составление в необходимых случаях, внутренней описи до­кументов дела (приложение 26); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки де­ла (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат ча­стичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоро­сшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. В обязательном порядке заполняются реквизиты обложки дела. 5.3.3. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной 160 форме. На обложке дела указываются: наименование организа­ции, структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются сле­дующим образом: наименование организации указывается полностью, в име­нительном падеже, с указанием официально принятого сокращен­ного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой; делопроизводственный номер (индекс) дела проставляет­ся в соответствии с номенклатурой дел организации; заголовок дела переносится из номенклатуры дел органи­зации (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: но­мера приказов, протоколов и др.); дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (со­ставления) самого раннего и самого позднего документов, включен­ных в дело. При этом число (два знака) и год (четыре знака) обознача­ются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается об этом запись: "в деле имеются документы за...год (ы)". Даты дела мо­гут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола. Крайними датами личного дела являются даты подписания при­казов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В слу­чае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой явля­ется дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом работника кадровой службы организации. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком 161 хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведом­ственном перечне документов, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве организации чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения (до этого он проставляется карандашом). На обложках дел постоянного хранения предусматривается мес­то для наименования государственного (муниципального) архива, в который будут передаваться дела,120 для кодов архивного учреж­дения и самой организации - фондообразователя по Общероссий­скому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоот­ветствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых доку­ментов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. Наименования фондообразователя и подразделения, год и но­мер дела могут проставляться на обложке с помощью штампа. 5.3.4. Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хра­нения требуют дополнительного оформления. Документы в деле располагают в хронологическом порядке. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка располо­жения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа за­верителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами вало­вой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или ну­мератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумера­ции листов запрещено) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеру­ются по каждому тому или части отдельно. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печат­ные издания нумеруются в общем порядке. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. 120 Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива . 162 Сложенный лист большого формата (формата АЗ, А2) разворачи­вается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит пе­решивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырез­ками, выписками и т.п.) нумеруется, как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, перево­ды, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладыва­ются в конверты). Подшитые в дело конверты с вложениями нуме­руются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вло­жение в конверте. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело ну­меруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов при подго­товке дел к передаче в государственный (муниципальный) архив, допускается по согласованию с ним употребление литерных (с бук­венными дополнениями) номеров листов. 5.3.5. После завершения нумерации листов составляется заве- рительная надпись, которая располагается в конце дела. Завери- тельная надпись составляется в деле на отдельном листе-завери­ теле дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указы­ вается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), их состояние. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указа­нием расшифровки подписи, должности и даты составления. Коли­чество листов в деле проставляется на обложке дела в соответст­вии с заверительной надписью. 5.3.6. Для учета документов определенных категорий постоянно­ го и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вы­ зывается спецификой данной документации (особо ценные, лич­ ные дела, дела с документами ограниченного доступа и т.д.), со­ ставляется внутренняя опись документов дела (приложение 26), помещаемая в начало дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на объ­емные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголов- 163 ки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по документационному обеспечению организации. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о по­рядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включен­ных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то подписанная со­ставителем внутренняя опись документов дела подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. 5.3.7. Документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или перепле­ таются с учетом возможности свободного чтения текста всех доку­ ментов, дат, виз и резолюций на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, раз­мещаются перед документом. Для обложек дел, сдаваемых на го­сударственное хранение, применяется бескислотный картон. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется пра­вильность их формирования, оформления, металлические скреп­ления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 5.3.8. Дела постоянного хранения, состоящие из документов осо­ бой научно-исторической, художественной и иной ценности или не­ форматных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тре­ мя клапанами и с завязками, или в картонных футлярах (коробках). 5.4. Оперативное хранение дел, обеспечение сохранности, учета и доступа к документам организации 5.4.1. С момента заведения и до передачи в архив организации или на уничтожение дела хранятся по месту их формирования. Де­ла считаются заведенными с момента включения в них первого ис­полненного документа. 164 Руководители структурных подразделений и работники, отвечаю­щие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность до­кументов и дел. 5.4.2. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел в целях их последующего использования должен проводиться ком­ плекс работ: создание оптимальных условий хранения документов и дел; размещение дел; проверка наличия и состояния документов и дел; соблюдение порядка выдачи дел. 5.4.3. Дела размещаются в рабочих комнатах или специально от­ веденных для этой цели помещениях. Дела должны находиться в запирающихся шкафах, сейфах или в элеваторных картотеках, чтобы обеспечить их сохранность и защи­ту от воздействия пыли и солнечного света. 5.4.4. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располага­ ются вертикально, корешками наружу. Последовательность распо­ ложения дел должна соответствовать последовательности распо­ ложения заголовков дел в номенклатуре дел. На корешке каждого дела указывают его индекс в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. При поиске какого-либо документа вначале необходимо по но­менклатуре дел найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке. Фото-, кино- и аудио документы хранятся с учетом требований соответствующих государственных стандартов. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования до пере­дачи в архив организации. 5.4.5. Дела документального фонда организации, находящиеся на оперативном хранении подлежат учету. Периодически, как пра­ вило, перед передачей в архив организации, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фак­ тического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел, или другим учетным документам (описям, карточкам и т.д.). В обязательном порядке проводится проверка наличия и состоя­ния документов и дел при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя 165 службы ДОУ, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел оп­ределяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел (приложение 27). 5.4.6. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в их ут­рате, несет ответственность в установленном порядке, согласно Кодексу Российской Федерации об административных правонару­шениях (ст.13.20). 5.4.7. Обеспечение доступа к делам находящимся на оператив­ном хранении, их выдача сотрудникам для работы осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство в структурном под­разделении. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором находятся дела. При этом на выданное дело заводится карта-заме­ститель дела (приложение 28), которую помещают на место выдан­ного дела. Дела выдаются во временное пользование на срок, оп­ределенный руководством организации. После истечения указан­ного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письмен­ных запросов с разрешения руководителя организации или его заме­стителя, курирующего службу ДОУ. Передача дел производится по ак­ту о выдаче дел во временное пользование (приложение 29). Изъятие документов из дел, подлежащих передаче в архив орга­низации, допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства организации с оставлением в деле заве­ренной копии документа и составлением акта о выдаче подлинника с объяснением причин выдачи. 5.4.8. Оперативное хранение электронных документов и баз дан­ ных осуществляется на жестком диске компьютера в папке (дирек­ тории), заведенной в соответствии с номенклатурой дел. Название дела (папки, директории) включает индекс дела по но­менклатуре дел и год создания. Например: "01-20.2006". Название электронного документа в папке (директории) должно содержать наименование вида документа, регистрационный но­мер, дату документа, краткий заголовок. 166 Например: "Письмо № 23-1 от 31.10.2006 "О согласовании сро­ков работ". Защита информации на жестком диске компьютера должна под­держиваться периодическим копированием электронных докумен­тов на дискеты или оптические диски, составляющие страховой фонд организации. Частота копирования выбирается из соображе­ний минимизации среднего времени на копирование и времени на восстановление информации после последнего копирования в случае возникновения дефектов. Срок хранения страхового фонда копий электронных документов равен сроку хранения самих элек­тронных документов. Для предотвращения хищения, утраты, искажения, подделки эле­ктронных документов, других несанкционированных действий по их уничтожению, модификации, копированию, собственники, вла­дельцы и пользователи электронных документов должны осуще­ствлять организационные и программно-технические мероприятия по защите электронных документов. 167 6. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ 6.1. Экспертиза ценности документов 6.1.1. Подготовка документов к передаче на хранение в архив ор­ганизации включает, наряду с формированием и оформлением дел, работу по проведению экспертизы ценности документов, со­ставлению описей дел и актов о выделении к уничтожению доку­ментов и дел. 6.1.2. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела. 6.1.3. Экспертиза ценности документов в организации проводит­ ся: на стадии делопроизводства - при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отне­ сения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив организации; в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на государственное хранение. Для организации и проведения работы по экспертизе ценнос­ти документов в организации создается ЭК (ЦЭК). При необхо­димости, в крупных организациях создаются ЭК в структурных подразделениях. ЭК создается приказом руководителя организации из числа наи­более квалифицированных и опытных работников в количестве не менее трех человек, в том числе работников службы ДОУ и кадро­вой службы. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива, или лицо, ответственное за ар­хив, выполняющий функцию секретаря ЭК. Целесообразно также включение в состав ЭК представителя курирующего организацию государственного (муниципального) архива. 168 Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Задачи, функции и права ЭК (ЦЭК) организации, ЭК структурного подразделения, порядок их работы определяются положениями, которые утверждаются руководством. Положение об ЭК (ЦЭК) ор­ганизации до его утверждения подлежит в необходимых случаях согласованию с соответствующим архивным учреждением. 6.1.4. Основными задачами ЭК являются: организация и проведение экспертизы ценности докумен­тов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел; организация и проведение экспертизы ценности докумен­тов на стадии подготовки их к передаче в архив организации; организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муни­ципальный архив. 6.1.5. Основными функциями ЭК являются: организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; рассмотрение и вынесение на утверждение, и согласова­ние ЭПК архивного учреждения проектов номенклатур дел органи­зации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хра­нения, в том числе по личному составу, актов о выделении к унич­тожению дел, не подлежащих хранению; подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного уч­реждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; участие в подготовке и рассмотрении проектов норматив­ных и методических документов по вопросам работы с документа­ми в организации. 6.1.6. ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Заседания ЭК про­токолируются. Решения ЭК вступают в силу после утверждения ру­ководителем организации. 6.1.7. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегод­но работниками службы ДОУ совместно с ЭК организации под ме­тодическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов осуществля­ется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) 169 хранения, для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения и с пометками "До минования на­добности", "До замены новыми" подлежащих дальнейшему хране­нию в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хра­нения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации, путем поли­стного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, незаве­ренные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подле­жащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из состава этих дел документы постоянного хранения присоединяются к одно­родным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел с отметкой "ЭПК", содержащих оставшиеся в них документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только по­сле завершения экспертизы ценности документов. Архив организации проводит экспертизу ценности поступивших документов при отборе их на постоянное хранение под методичес­ким руководством соответствующего государственного или муни­ципального архива. 6.1.8. Отбор электронных документов на архивное хранение осу­ществляется в результате экспертизы их ценности, которая прово­дится экспертной комиссией (ЭК) организации. На первом этапе экспертизы электронных документов архив сов­местно со службой ДОУ и (или) службой, отвечающей за функцио­нирование информационных технологий в организации, определя­ет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. 170 В рамках перечня проводится отбор электронных документов на постоянное и временное хранение; перечень утверждается ЭК ор­ганизации. 6.1.9. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов: проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; запись электронных документов на машинные носители; проверка качества записи; описание электронных документов; проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электрон ных документов постоянного хранения и по личному составу: подготовка комплекта сопроводительной документации. 6.1.10. По результатам экспертизы ценности документов в орга­ низации составляются описи дел постоянного (приложение 30), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 31) и по лично­ му составу (приложение 32), а также акты о выделении к уничтоже­ нию дел, не подлежащих хранению (приложение 33). В архиве организации в зависимости от состава и объема эле­ктронных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются архивные описи на элек­тронные документы постоянного хранения, по личному составу (приложение 34). 6.1.11. Опись дела - архивный справочник, содержащий систе­ матизированный перечень единиц хранения архивного фонда, кол­ лекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоя­ тельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; де­ла временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. ЭПК архивного учреждения утверждает описи на дела постоянно­го хранения и согласовывает описи на дела по личному составу. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК орга­низации одновременно. Одобренные ЭК акты и описи утверждают­ся руководителем организации только после утверждения ЭПК ар­хивного учреждения описей дел постоянного хранения; после это­го организация имеет право уничтожать дела, включенные в дан­ные акты. 171 6.1.12. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. На­ пример, законченные в 2003 г. дела с 3-летним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 ян­ варя 2007 г. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесен­ных к данной группе. 6.1.13. Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право по­ требовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отоб­ ранные на временное хранение или к уничтожению. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной на­кладной, в которой указываются дата передачи, количество сдава­емых дел и вес бумажной макулатуры (продолжение приложения 33). Дела и документы, включенные в акт о выделении дел к уничто­жению, могут быть уничтожены в установленном порядке и други­ми способами, о чем должна быть составлена соответствующая справка. После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются от­метки, заверяемые подписью лица, ответственного за делопроиз­водство, и датой. Например: "Уничтожено. См. акт №_______ от_______ ". Фамилия, инициалы. 6.2. Составление и оформление описей дел 6.2.1. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, времен­ного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоя­тельной валовой (порядковой)нумерацией. В организации, в каждом структурном подразделении, описи со­ставляются ежегодно под непосредственным методическим руко- 172 водством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую го­товит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, если является источни­ком его комплектования. Описи дел структурных подразделений составляются по установ­ленной форме (приложение 35) в трех экземплярах и представля­ются в архив организации не позднее чем через два года, после за­вершения дел в делопроизводстве. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела (тома, части); примечание. 6.2.2. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядко­вым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразде­лений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголов­ками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на необходи­мый акт, о наличии копий и т.п. 173 В конце описи вслед за последней описательной статьей запол­няется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и пропи­сью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумера­ции дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). Опись дел структурного подразделения подписывается состави­телем с указанием его должности, согласовывается с руководите­лем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного под­разделения. При наличии в структурном подразделении организации ЭК, опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК. Опись дел структурного подразделения организации составляет­ся в двух экземплярах, один из которых передается вместе с дела­ми в архив организации, а второй остается в качестве контрольно­го экземпляра в структурном подразделении. При наличии в струк­турном подразделении ЭК, опись дел составляется в трех экземп­лярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмо­трения и согласования. 6.2.3. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в те­чение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временны­ми сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки пра­вильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и перефор­мированию, если обнаружено, что дело сформировано неправильно. 6.2.4. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной опи­си дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке. После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указыва­ются также основания внесенных изменений. 6.2.5. К первому годовому разделу сводной описи дел постоян­ ного хранения составляется предисловие и при необходимости - оглавление', указатели, список сокращенных слов, которые состав­ ляют справочный аппарат годового раздела описи. Годовой раздел сводной описи дел составляется не менее чем в трех экземплярах. 6.2.6. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хране­ ния подлежит рассмотрению ЭК организации; в случае согласо- 174 вания в грифе согласования описи указываются дата и номер протокола ЭК. Согласованные годовые разделы описи направляются на рас­смотрение соответствующего архивного учреждения (в случае не­обходимости) в сроки, установленные графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не по­зднее чем через 2 года. Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения. После утверждения годового раздела сводной описи ЭПК архив­ного учреждения, раздел утверждается руководителем организа­ции, затем первый экземпляр годового раздела в качестве кон­трольного передается в государственный (муниципальный) архив, второй прилагают к протоколу заседания ЭК организации, третий остается в архиве организации. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается закончен­ной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел по­стоянного хранения за 5 лет. 6.2.7. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в тече­ ние года в деятельности структурных подразделений. Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной опи­си дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует система­тизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год. При необходимости к годовому разделу этой описи составляют­ся оглавление и список сокращенных слов. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЭК организации, а затем утверждается ее руководителем. 6.2.8. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЭК организации. После одо­ брения раздела ЭК он подлежит согласованию с ЭПК соответст­ вующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации. 175 6.2.9. Отбор документов на уничтожение и составление на них ак­та производится после подготовки описей дел постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел. Для организаций, сдающих дела на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреж­дением. Акты о выделении дел организации к уничтожению хранятся постоянно. 6.3. Порядок передачи дел в архив организации 6.3.1. Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хра­ нения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее трех лет после их завершения в делопро­ изводстве. Их передача производится по описям дел. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями струк­турных подразделений, передающих документы в архив, и утверж­денному руководителем организации или службы ДОУ. В период подготовки дел структурным подразделением к пере­даче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и со­ответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обяза­ны устранить. 6.3.2. Прием каждого дела производится сотрудником архива или заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого эк­ земпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архиг вом (ответственного за архив) и лица, передавшего дела. При обнаружении отсутствия дел составляется акт. 176 При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Сверенные с описью дела, увязываются в архивные связки тол­щиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, ко­решками на обе стороны. Дела доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Документы постоянно­го и долговременного хранения, в том числе по личному составу негосударственных и коммерческих организаций, не имеющих архива, могут передаваться в государственный (муниципальный) архив на депозитарное хранение на договорной основе. Дела вре­менного (до 10 лет включительно) хранения также могут переда­ваться на депозитарное хранение в архив и по истечении сроков хранения уничтожаться по акту в установленном порядке. Переда­ча таких дел в архив может осуществляться по номенклатуре дел. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картоте­ки (журналы) на документы или программные средства и базы дан­ных, содержащие информацию о регистрации и исполнении пере­даваемых документов. Наименование каждой картотеки (журнала) или базы данных включается в опись. 6.3.3. В случае ликвидации или реорганизации структурного под­разделения организации, лицо, ответственное за ведение дело­производства данного структурного подразделения, в период про­ведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органи­зации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществля­ется по описям дел и номенклатуре дел. 177 7. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ 7.1. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководства ор­ ганизации и руководителя структурного подразделения. Срочные документы передаются исполнителю немедленно. Документы, поступившие в подразделение с резолюцией гене­рального директора или заместителя генерального директора ор­ганизации, не рекомендуется передавать исполнителям без ведо­ма руководителя подразделения. 7.2. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование с заинтересованными лицами, пред­ ставление на подписание (утверждение) руководством, подготовку к отправке. 7.3. Исполнителю должна быть предоставлена возможность, пользоваться необходимыми ему законодательными, иными нор­мативными и методическими документами, автоматизированными базами данных, справочно-информационным фондом, архивными документами, а также техническими средствами (персональный компьютер, телефонная, телеграфная и факсимильная связь, эле­ктронная почта). 7.4. Исполнитель заводит для документов папки с надписями "Срочно", "На исполнение", "На доклад (подпись)", "На отправку" с указанием своей фамилии, инициалов, номера телефона. При не­обходимости в папке "На исполнение" помещаются разделители с обозначением сроков исполнения. 7.5. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель имеет право созывать остальных исполнителей для выработки совместного решения. Все испол­нители в равной степени ответственны за своевременное и ка­чественное исполнение поручения и представление ответствен­ному исполнителю в установленные им сроки необходимых ма­териалов (проектов документов, справок, сведений и др.). Ис­полнители не имеют права представлять проекты документов руководителю, давшему задание, поручение, минуя ответствен­ного исполнителя. Ответственный исполнитель несет персональную ответствен­ность за соблюдение сроков, полноту и достоверность информа­ции, изложенной в подготовленном проекте документа. 178 7.6. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, бо­лезнь) документ по указанию руководителя структурного подраз­деления передается другому исполнителю с обязательным сооб­щением его фамилии в службу ДОУ организации или лицу, ответст­венному за делопроизводство подразделения. При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник обязан сдать по акту приема-передачи документы и дела руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику. 7.7. При решении вопроса по телефону или лично на исполненном документе исполнитель делает отметку об исполнении, например: Спорные вопросы согласованы с представителями фирмы "Оме­ га". Проект договора будет направлен до 10.05.2007. Дата.                       Подпись исполнителя. 7.8. Результатом исполнения документа является проект доку­ мента, подготовленный исполнителем. Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими правилами, исполнитель согласовывает с заинте­ресованными подразделениями и лицами и, при необходимости, с другими организациями. Исполнитель несет ответственность за полноту, достоверность и своевременность сообщаемой информации. 7.9. Исполнитель (ответственный исполнитель) организует со­ гласование (визирование) проекта документа со всеми заинте­ ресованными лицами и проводит доработку проекта по замеча­ ниям. При наличии большого количества замечаний до представ­ ления доработанного проекта документа на подпись руководите­ лю исполнитель готовит сводку замечаний (предложений), в ко­ торой указывается: содержание замечания (предложения), ав­ тор, принято или отклонено замечание, если отклонено, то по ка­ кой причине. После доработки и/или визирования (согласования) проект доку­мента передается на подписание (утверждение). Подписанный до­кумент исполнитель передает в службу ДОУ или лицу, ответствен­ному за делопроизводство подразделения, на регистрацию, от­правку, подшивку копии в дело. В соответствии с номенклатурой дел исполнитель (руководитель подразделения) определяет номер дела, в которое должен быть подшит документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре документа, содержащем отметки о согласовании. До- 179 кумент-запрос или просьба передается в дело на хранение вместе с ответным документом. 7.10. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, ис­полнитель готовит список рассылки, определяет количество эк­земпляров документа и после регистрации обеспечивает изготов­ление необходимого количества экземпляров документа. 7.11. Если документы имеют длительный срок исполнения и уста­новлены даты промежуточного контроля, исполнитель сообщает в службу ДОУ о результатах каждого этапа работ. В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предла­гать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные ус­ловия выполнения задания, делать пометки на документе о време­ни его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефон­ных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения. 7.12. Исполнитель не имеет права разглашать содержание посту­ пивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имею­ щие отношение к их исполнению. 180 8. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ 8.1. Печати и штампы организации 8.1.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нане­ сения оттисков на бумагу.121 Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления от­меток справочного характера о получении, регистрации, прохож­дении, исполнении документов и др. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 оттиск печати заверяет под­линность подписи должностного лица на документах, удостоверя­ющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и обязательствами, а также на иных документах, пре­дусматривающих заверение подлинности подписи. 8.1.2. В соответствии Уставом в организации используются круг­лые печати с фирменным наименованием организации,122 печати структурных подразделений и печати для отдельных категорий до­кументов ("Для пакетов", "Для договоров", "Для копий"), металли­ческие выжимные печати для опечатывания помещений и удосто­верения специальных пропусков.123 8.1.3. Печати организации изготавливаются в строго ограничен­ном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководитель организации по согласованию с руководителем службы ДОУ. Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соот­ветствующих подразделениях и передаются в административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии -изготовителе печатей. '" ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Рос­сийской Федерации . Форма , размеры и технические требования . 122 Органы власти и управления , а также организации их подчинения применяют пе­ чати с изображением герба ( Государственного герба Российской Федерации , гер­ба субъекта Российской Федерации или герба муниципального образования ). По­рядок применения гербовых печатей устанавливается законодательством . На фе­ деральном уровне порядок применения печатей с изображением Государственного герба регулируется Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г . № 2- ФКЗ " О Государственном гербе Российской Федерации ", на уровне субъектов Российской Федерации и муниципальных образований эти вопросы регулируются законодательством субъектов Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления . '23 Инструкция должна определить все виды печатей , применяемых в организации . 181 8.1.4. Печатью организации заверяются подписи руководителя организации, его заместителей, главного бухгалтера, а также дру­гих должностных лиц, которым доверенностью или приказом руко­водителя представлены соответствующие полномочия. 8.1.5. Передача печатей посторонним лицам и вынос их за преде­лы организации не допускаются. 8.1.6. Административно-хозяйственная служба'24 ведет общий учет имеющихся в организации печатей и штампов в специальном журнале (приложение 36) с проставлением их оттисков, выдача пе­ чатей и штампов осуществляется под расписку работникам, персо­ нально ответственным за их использование и хранение. Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуро­вываются и опечатываются. 8.1.7. Печати организации хранятся в надежно запираемых шкафах. Ответственность за законность использования и надежность хра­нения главной печати организации возлагается на руководителя организации. Ответственность за надежность хранения, закон­ность использования других печатей возлагается на руководите­лей соответствующих подразделений. 8.1.8. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожают­ся по акту с соответствующей отметкой в журнале учета. 8.1.9. Порядок хранения печатей и штампов, правильность их ис­пользования в структурных подразделениях организации проверя­ется подразделением, ответственным за учет печатей. 8.1.10. В случае служебной необходимости по решению руково­ дителя организации допускается изготовление дополнительных экземпляров печати. 8.2. Бланки документов 8.2.1. В организации используются бланки документов, изготов­ленные типографским способом.125 ,24 В организациях , имеющих подразделение , занимающееся вопросами информа­ционной безопасности , учет печатей и контроль их использования возлагается на это подразделение . 125 Применение бланков , изготовленных типографским способом , обязательно для фе­ деральных органов исполнительной власти ( Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , утв . приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г . № 536). Остальные организации могут использовать бланки , изготов­ ленные с помощью компьютерной техники или иным способом . В случае применения компьютерных бланков , шаблон бланка должен иметь неизменяемый формат . 182 8.2.2. Организация работы по изготовлению бланков возлагается на административно-хозяйственную службу, которая: получает от службы ДОУ заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты); оформляет заказы на изготовление в типографии печатно-бланочной продукции; осуществляет получение, учет и выдачу в службу ДОУ изго­товленных бланков документов. 8.2.3. Изготовленные бланки документов нумеруются типограф­ским способом или нумератором в службе ДОУ. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале (приложе­ние 37).126 8.2.4. Бланки выдаются работникам, ответственным за делопро­изводство в подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков (приложение 37). В структурных подразделениях органи­зации бланки документов должны использоваться строго по назна­чению и храниться в надежно запираемых шкафах. Передача блан­ков другим организациям и лицам не допускается. Ответствен­ность за обеспечение сохранности бланков и правильность их ис­пользования несут работники, ответственные за делопроизводст­во в подразделениях и руководители подразделений. 126 Решение об учете бланков организации принимают самостоятельно . Обязательное ведение учета бланков установлено только для федеральных органов исполнительной власти Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполни­ тельной власти ( утв . приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г . № 536). 183 9. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ 9.1. По каналам факсимильной связи передаются документы, требующие срочной передачи. При передаче документов по кана­ лам факсимильной связи необходимо руководствоваться следую­ щими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графичес­кого изображения), выполненного на бумаге формата А4, не дол­жен превышать 5 листов; документы должны быть напечатаны, либо написаны шари­ковой ручкой четким, разборчивым почерком контрастными черни­лами (черными, темно-синими); документ для отправки по факсимильной связи передается в службу ДОУ с заявкой, подписанной руководителем подразделения; ответственность за содержание передаваемой информа­ции возлагается на исполнителя, подготовившего документ к пере­даче, и руководителя соответствующего подразделения; факсограммы на иностранных языках отправляются при на­личии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; документы, содержащие информацию ограниченного до­ступа, для передачи по факсимильной связи не принимаются; документ для передачи по факсимильной связи передается зарегистрированным, после передачи подлинники документов возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки. 9.2. Документы, поступившие по факсимильной связи в службу ДОУ, регистрируются и передаются на резолюцию или непосредст­ венно адресатам в день их приема, срочные - немедленно. Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа на­правляется в соответствующее подразделение-исполнитель; под­линнику документа присваивается тот же регистрационный номер, что и поступившей факсограмме. Факсограммы на иностранных языкахдоставляются адресату без перевода. Контроль за использованием факсимильной техники, установ­ленной в подразделениях, осуществляется их руководителями. ПРИЛОЖЕНИЯ Приложение 1 кн. 2.1.8. Табель форм документов_____________________________________________________________ (наименование структурного подразделения или функции управления)   Наименова- Код по Кем и Перио- Состави- Внут- Внешнее Под- Утвер- Пе- Куда При- ние формы ОКУД когда ут- дичность тель до- реннее согласо- пись ждение чать пред- меча- документа   вержде­на форма доку­мента составле­ния кумента согласо­вание вание       ставля­ется (ко­му на-правля-ется) ния 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Примерная форма табеля документов, применяемых в организации ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО Государственное учреждение ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА (ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393 Тел.: (495) 334-46-46 Факс:(495)718-78-74 Е-ггаП:таН@упш1аа..ги ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН 7708033140 / КПП 772801001 ____________________ №                                     На№. Бланк письма Приложение 2 к п. 2.2.3. 187

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

Государственное учреждение


Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 185; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:






Мы поможем в написании ваших работ!