Организация обзора информации



Предисловие к русскому изданию книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» начинается так: «Любому современному человеку катастрофически не хватает времени, и все жалуются на собственную неорганизованность – то забудешь о важном совещании, то опоздаешь, то вовремя не позвонишь по телефону. Из-за этого портятся отношения с коллегами и друзьями, рушатся рабочие планы, ухудшается самочувствие. Чем человек организованнее, тем ему проще управлять работой, домашними делами и жизнью в целом, тем лучше его отношения с окружающими».

Такие ситуации знакомы многим. И обещанием автора книги помочь стать организованнее, во многом, объясняется ее успех. Об этом свидетельствуют не только свыше 600 тыс. проданных с 2001 года лишь в Америке экземпляров, но и дальнейшая разработка концепции Аллена многими авторами, создание специального программного обеспечения, включая мобильные приложения, где за основу взят метод Getting Things Done (GTD). Отдельным методикам Аллена (например, «43 папки») сегодня посвящены целые онлайн-ресурсы. Это ярко демонстрирует, что авторские наработки существенно повлияли на такую область как тайм-менеджмент, личная продуктивность и эффективность. Поэтому в данной статье мы поговорим о концепции GTD, принципах ее работы, а также некоторых практических аспектах, которые сможет применить в своей деятельности каждый.

Как доводить дела до завершения

Getting Things Done – методика повышения личной эффективности, разработанная и описанная в одноименной книге Дэвидом Алленом. Чаще встречается аббревиатура GTD.

Он убежден: чтобы изменить свою жизнь, нужно начинать не с глобальных задач, а с наведения порядка в самых незначительных окружающих мелочах.

«Я рекомендую вам действовать по принципу «с места в карьер», – так автор описывает применение собственного метода. По словам Аллена, нужно не просто прочитать и взять на заметку, нужно реально начать пользоваться, ведь это не требует специальных навыков, а результат себя ждать не заставит.

Немного об авторе

Напоследок немного о самом авторе. Дэвид Аллен (род. 28 декабря 1945 г., Шривпорт, США) – эксперт, консультант в вопросах управления временем и личной продуктивности. В подростковом возрасте увлекался риторикой, выиграл чемпионат штата Луизиана по дебатам. В университете специализировался на изучении американской истории. По окончанию колледжа Д. Аллен довольно долго искал свое место в жизни. По его собственному заверению, он поменял не меньше 35 профессий до 35 лет. Список занимаемых им должностей действительно внушительный, а временами даже экзотичный. Будущий тренер работал официантом, поваром в ресторане, учителем каратэ, магом, токарем, продавцом витаминов и мопедов, турагентом, менеджером по туризму, ландшафтным дизайнером. В 1980-е он начал разрабатывать программы обучения для менеджеров и руководителей корпорации Lockheed.

Сегодня Д. Аллен возглавляет собственную компанию, занимающуюся коучингом в области эффективного управления и продуктивности. Сам Аллен очень редко проводит публичные семинары. Также является одним из основателей Actioneer Inc, компании, которая специализируется на производстве офисных принадлежностей.

Основные принципы системы Дэвида Аллена GTD

1. Сбор входящей информации

· на современном этапе происходит обычно на электронные носители:

электронные почтовые ящики, айфоны и смартфоны, ноутбуки и диктофоны, кто-то пользуется и блокнотом, и ежедневником. Главное регулярно очищать эту информацию и правильно обрабатывать.

Обработка информации

Вот схема обработки информации, предложенная Дэвидом Алленом:

1. Рассматривая входящую информацию, задаем вопрос: «Что можно с этим сделать?»

§ Если ответ: «Ничего», то информация отправляется в «Корзину», в архив или в список «Сделать когда-нибудь».

§ Если ответ: «С этим можно что-то сделать», то возникает следующий вопрос: «Сколько это займет времени?».

- Ответ: «Меньше двух минут», то делаем сразу сами, поручаем это дело кому-нибудь или планируем на ближайшее время.

- Ответ: «Больше двух минут», то планируем, выставляя приоритет по важности и срочности, используя принцип Парето, или если это глобальная тема, то отправляется на определение многоуровневых задач по данной теме.

3. Организация информации с помощью списков:

1. Списки конкретных дел с выставлением приоритета и срока выполнения

2. Списки по выполнению проектов, которые разложенные на конкретные шаги. Этому поможет постоянно задаваемый вопрос: «Что я для этого должен сделать?».

К примеру:

Задача: Нужно написать статью на тему...

Вопрос: Что я для этого должен сделать?

- Собрать материал по теме
- Написать черновик
- Откорректировать по тексту
- Проверить орфографию и синтаксис
- Подготовить иллюстрации
- Проверить уникальность текста и картинки

Затем по первому пункту проходим аналогично, задавая вопрос: «Что я должен сделать, чтобы собрать материал по теме?». Ответ: найти информацию на сайтах в сети, видео на Ютюбе, журнальные статьи, книги.

Так же отвечаем на вопрос «Что нужно сделать?» по всем пунктам. Планируя шаги при многоуровневом планировании таким образом сложно что-то упустить, а значит задача наверняка будет выполнена качественно и в срок.

3. Списки отложенных дел, которые регулярно анализируются по степени важности и необходимости. Они или переносятся в списки текущих дел или просто удаляются за ненадобностью.

4. Списки идей и возможных дел «сделаю когда-нибудь». Также как и отложенные дела периодически анализируются с помощью вопроса: «А мне это действительно нужно?»

Для организации работы с данной информацией в качестве напоминаний очень помогут различные планеры, как бумажные, так и электронные.

Очень большое значение имеет и система организации документации по ведению проектов с помощью папок, как бумажных, так и электронных в алфавитном порядке или по датам.

Дэвид Ален предлагает организовать свою документацию по принципу 43 папки, я переименовала их в «43 листа»:

§ 12 листов используются для долгосрочного планирования для каждого месяца

§ 31 лист для ежедневного планирования

Как только день прошел и проанализирован, а невыполненные дела перенесены на следующие дни то лист планирования на этот день можно выбросить и добавить чистый в конце. Так всегда для планирования на каждый день есть 31 лист.

Организация обзора информации

Составление списков и планирование действий малополезно без обзора или контроля над выполнением намеченного. Такой обзор Аллен рекомендует делать ежедневно, чтобы корректировать планы. Так как форс-мажорные обстоятельства или банальное откладывание на потом, может привести к тому, что по данной задаче будут выполняться в основном рутинные и неважные дела.


Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 12; ЗАКАЗАТЬ РАБОТУ