ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ ИНТЕРФЕЙС ACCESS 2010



Занятие 1

MS Access 2010

Создание и редактирование  базы данных

 

 

По окончании данного занятия вы сможете:

ü Определить основные понятия базы данных.

ü Запускать программу Microsoft Access.

ü Создавать новую базу данных.

ü Создавать новую таблицу базы данных.

ü Перемещаться по таблице.

ü Редактировать данные таблицы.

ü Завершать работу с Microsoft Access.

ü Открывать базы данных и таблицы.

ü Создавать копии таблицы.

ü Изменять вид представления таблицы на экране.

ü Добавлять записи в таблицу.

ü Удалять таблицы.

ü Изменять свойства полей.

ü Изменять структуру таблицы.

 


Основные понятия базы данных

База данных - это хранилище информации. Ваша записная книжка или любой словарь являются хранилищем информации. База данных может состоять из любой информации. Сведения о сотрудниках, опись оборудования, расписание занятий, картотека являются примерами баз данных.

Информация в базе данных хранится в определенном порядке. База данных, в которой данные хранятся в виде таблицы, называется реляционной базой данных или таблично-ориентированной.

Обычно базы данных содержат огромное количество данных. На основе баз данных создаются информационно-поисковые системы, которые позволяют быстро найти нужную информацию в базе данных. Создаются такие системы специальными программами, которые называются СУБД - системами управления базами данных. СУБД обеспечивают создание базы данных, редактирование данных, выполняют поиск нужных данных, выводят данные в требуемом виде на экран или на печать.

Microsoft Access - это интерактивная система управления реляционными базами данных для Microsoft Windows.

СУБД Microsoft Access позволяет создавать следующие шесть объектов:

· Таблицы, в которых хранятся данные базы данных Microsoft Access.

· Формы для просмотра, редактирования или ввода данных в таблицы и оформления запросов.

· Запросы, отбирающие необходимые данные в таблицах для просмотра или печати.

· Отчеты задающие определенный порядок вывода данных из запросов и таблиц на печать.

· Макросы, которые автоматизируют выполнение конкретных действий с базой данных.

· Модули содержащие программы для работы с базой данных. Программы создаются на языке Visual Basic.

Все таблицы, формы, запросы, отчеты и другие объекты, относящиеся друг к другу, хранятся в одном файле и представляют собой базу данных Microsoft Access.

Запуск Microsoft Access

Microsoft Access можно загрузить через Главное меню, вызываемое кнопкой Пуск на панели задач, или двойным щелчком на ярлык программы Microsoft Access на Рабочем столе.

: Задание 1.

Самостоятельно загрузите Microsoft Access и увеличьте окно программы на весь экран, если размер окна меньше экрана.

После запуска на экране появится окно Microsoft Access:

Планирование базы данных

Планирование является необходимым первым шагом при создании базы данных. Сначала следует решить, какая информация должна быть включена в базу данных.

Затем данные разбивают на разделы, например "Сотрудники" и "Работы". Каждый раздел будет представлять собой отдельную таблицу в планируемой базе данных.

Потом необходимо определить структуру каждой таблицы. При работе с таблицами используется следующая терминология:

Запись — это строка таблицы. Каждая строка таблицы содержит информацию об одном объекте, например, одном изделии  или событии.

Поле — это столбец таблицы. Каждое поле должно иметь имя. Информация в поле должна быть однородной, т.е. содержать только текст или только цифры или только календарные даты.

Хорошим примером таблицы базы данных является список телефонов. Таблица составлена из полей с именами: фамилия, имя, адрес, город и номер телефона. Каждая запись содержит данные об одном абоненте.

Поле
Таблица на рисунке имеет три записи.

 


Фамилия Имя Адрес Телефон
Иванов Петр Баумана 32-18-66
Ивашова Анна Зорге 75-45-98
Ивонникова Мария Декабристов 53 -77-57

 

Отдельная запись может выглядеть так:

Фамилия: Иванов

Имя:        Петр

Адрес:       Баумана 1-5

Телефон:   32-18-66

Создание базы данных

Для того чтобы создать новую базу данных, нужно:

•      После запуска программы Microsoft Access выбрать в диалоговом окне параметр Новая база данных

Или

•      Во время сеанса работы в Microsoft Access, если диалоговое окно запуска закрыто, выполнить команду меню Файл, Создать.

Будет создана новая база данных и открыта новая таблица в режиме таблицы:

: Задание 2.

Создайте новую базу данных.

Все последующие задания будут выполняться с этой базой данных.

Предположим, что есть небольшая фирма, которая оказывает определенный перечень услуг. В базе данных будет храниться список клиентов фирмы, список сотрудников фирмы и информация о договорах с клиентами, заключенных сотрудниками.

 

Выполнение задания.

1. Двойным щелчком выберите пункт Новая база данных.

2. Сохраните базу данных с именем База.Ваша фамилия в папке, которую укажет преподаватель.

ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ ИНТЕРФЕЙС ACCESS 2010

Три основных компонента пользовательского интерфейса Access 2010 включают:

1. Лента. Полоса в верхней части окна приложения, содержащая группы команд.

2. Представление Backstage. Набор команд на вкладке Файл на ленте.

3. Область навигации. Область в левой части окна Access, предназначенная для работы с объектами базы данных.

Лента

Лента содержит ряд вкладок с командами. В Access 2010 основные вкладки команд — Файл, Главная, Создание, Внешние данные и Работа с базами данных. Каждая вкладка содержит группу связанных команд, которые могут открывать другие новые элементы интерфейса, например коллекцию — новый элемент управления, позволяющий выбирать варианты визуально.

 


Лента содержит основные вкладки с группами наиболее часто используемых команд, контекстные вкладки, которые появляются только тогда, когда их использование допустимо, и панель быстрого доступа — небольшую панель инструментов, на которую можно добавить самые нужные команды.

Представление Backstage

Режим Backstage появился в Access 2010. Он содержит команды и сведения, применимые ко всей базе данных, например Сжать и восстановить, а также команды, которые в более ранних версиях содержались в меню Файл, например Печать.

Представление Backstage открывается при запуске приложения Access, если при этом не открывается база данных (например при запуске приложения Access из меню "Пуск").

Область навигации

Область навигации является центральным местом просмотра всех объектов базы данных и доступа к ним. Когда в Access 2010 открывается база данных, по умолчанию область навигации отображается вдоль левой стороны рабочей области.

Объекты в базе данных можно организовать в категории и группы. Категории позволяют упорядочить объекты в области навигации, а группы — отфильтровать объекты, упорядоченные в категории.

Например, на рисунке Все объекты Access — это категория, а Таблицы, Запросы, Формы и Отчеты — группы.

Можно выбрать способ отображения объектов базы данных в области навигации. Например, можно задать вывод на экран дат создания и изменения либо выбрать способ отображения объектов в виде значков или списка. По умолчанию объекты в области навигации отсортированы по типу объекта в алфавитном порядке по возрастанию, однако при необходимости параметры сортировки можно изменить.

Чтобы задать параметры отображения и сортировки объектов, щелкните правой кнопкой мыши верхнюю часть область навигации, чтобы открыть контекстное меню, а затем выполните одно из следующих действий:

· Чтобы изменить способ отображения объектов, установите указатель на кнопке Вид и выберите значение Сведения, Значок или Список.

· Чтобы просмотреть все группы в базе данных, нажмите кнопку Показать все группы.

· Чтобы изменить порядок сортировки объектов, установите указатель мыши на кнопке Сортировка и выберите порядок сортировки.

· Чтобы вручную отсортировать объекты и настроить порядок отображения, нажмите кнопку Сортировка, а затем – кнопку Отключить автоматическую сортировку.

Вкладки документов

Начиная с Office Access 2007, можно использовать для отображения объектов базы данных вкладки документов вместо перекрывающихся окон. При повседневной интерактивной работе интерфейс вкладок документов может оказаться более удобным.

 

 

 

 


Отключение и включение вкладок документов осуществляется путем настройки параметров Access:

· На вкладке Файл нажмите кнопку Параметры.

· Откроется диалоговое окно Параметры Access.

o В левой области выберите пункт Текущая база данных.

o В разделе Параметры приложения в группе Параметры окна документа установите переключатель в положение Вкладки.

o Установите или снимите флажок Вкладки документов. Снятие этого флажка отключает вкладки документов.

o Нажмите кнопку ОК.

Параметр Вкладки документов относится к конкретной базе данных, и его необходимо задавать отдельно для каждой базы данных. После изменения параметра Вкладки документов необходимо закрыть и снова открыть базу данных, чтобы изменения вступили в силу.

: Задание 3.

С помощью кнопки с крестиком на вкладке документов закройте Таблицу1.

Создание таблицы

Первыми в базе данных создаются таблицы.

Добавление таблиц к существующей базе данных осуществляется командами группы Таблицы на вкладке Создать.

Создание таблицы в режиме таблицы. В режиме таблицы можно начать ввод данных сразу, структура таблицы при этом будет создаваться автоматически. Полям присваиваются имена с последовательными номерами ("Поле1", "Поле2" и т. д.). Приложение Access автоматически задает тип данных для каждого поля в зависимости от вводимых данных.

Создание таблицы в режиме конструктора. В режиме конструктора сначала следует создать структуру таблицы. Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных или ввести данные, используя другой способ, например вставить данные из буфера обмена или импортировать их.


Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 812; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:






Мы поможем в написании ваших работ!