Порядок отбора документов акционерных обществ на хранение и уничтожение
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности общества, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается экспертная комиссия (ЭК). Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из руководителей общества.
Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел общества за соответствующий год, утвержденной руководителем общества.
В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем общества. При наличии в акционарном обществе крупного управленческого аппарата, филиалов и представительств возможно образование постоянно действующей ЦЭК, а в крупных структурных подразделениях общества, в филиалах – ЭК. ЭК организуют и проводят экспертизу ценности документов (ЭЦД) и их отбор для передачи на хранение в архив общества, контролируют и координируют экспертизу ценности документов в подразделениях общества, оказывают им методическую помощь в ее проведении.
|
|
|
ЭК общества создается как совещательный орган при руководстве общества. Положение о ЭК акционерные общества утверждается руководителем общества. Если общество заключало договор о хранении своих документов с государственным или муниципальным архивом, то положение о ЭК должно быть согласовано с соответствующим учреждением Государственной архивной службы РФ.
ЭК создается приказом руководителя общества (не менее 3 человек). Должностной состав ЭК определяется каждым обществом индивидуально. Как правило, в состав ЭК включают заведующего архивом, начальника и одного или нескольких работников делопроизводственной службы, работников бухгалтерии и кадровой службы. В состав ЦЭК в обязательном порядке входит представитель соответствующего учреждения государственной архивной службы (муниципального архива). Председателем ЭК, как правило, назначается один из руководителей общества. Для документирования деятельности комиссии и формирования дел, отложившихся в результате ее деятельности, тем же приказом назначается секретарь комиссии.
|
|
|
При возникновении затруднений в проведении экспертизы ценности отдельных категорий документов ЭК могут привлекать в качестве консультантов работников соответствующих учреждений Государственной архивной службы, а также специалистов других организаций.
ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы, утверждаемым генеральным директором общества, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения принимаются большинством голосов. Заседание ЭК протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества.
Протоколы, содержащие решения об:
- одобрении описей на дела постоянного хранения;
- одобрении описей на дела по личному составу;
- одобрении проектов номенклатур дел;
- изменении сроков хранения документов, установленных типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел, - Утверждаются генеральным директором общества только после их утверждения ЭК соответствующего учреждения государственной архивной службы.
Таким образом, в делах службы ДОУ общества формируется отдельное дело «Протоколы заседаний экспертной комиссии акционерного общества за ___ год». В данное дело подшиваются протоколы заседаний и приложения – описи, акты, номенклатуры дел и другие документы, рассмотренные комиссией.
Дата добавления: 2018-10-26; просмотров: 158; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!