УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ПЕРЕДАЧА В АРХИВ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
18. Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 4. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.
Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.
19. Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке.
20. Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел согласно приложению 5.
При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел.
21. Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам организации либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Личные дела выдаются во временное пользование с разрешения руководителя организации.
При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые.
Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело согласно приложению 6. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.
|
|
|
22. Руководитель организации приказом не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.
При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации.
23. Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.
24. Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.
Приложение 1
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников
Форма
Внутренняя опись документов личного дела N ___
________________________________________________
|
|
|
(фамилия, имя, отчество)
| N п/п | Название и заголовок документа | Дата документа | Индекс документа | Номера листов дела | Дата включения документа в личное дело | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Итого _______________________________________________ документов <*>
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи <*> _____________________________
(цифрами и прописью)
------------------------------
<*> Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив.
Приложение 2
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников
Форма
Личный листок по учету кадров
1. Фамилия ____________________________________________ ┌─────────┐
Имя _______________ Отчество __________________________ │Место для│
2. Пол ______ 3. Число, месяц и год рождения __________ │фото- │
4. Место рождения _____________________________________ │карточки │
5. Гражданство ________________________________________ └─────────┘
6. Образование ________________________________________
|
|
|
| Наименование учебного заведения и его местонахождение | Факультет или отделение | Год поступления | Год окончания. Если не окончил, то с какого курса ушел | Какую специальность получил, номер диплома или удостоверения |
7. Какими языками владеете _________________________________________
(владеете свободно, читаете и можете
____________________________________________________________________
объясняться, читаете со словарем)
8. Ученая степень, ученое звание ___________________________________
9. Какие имеете научные труды и изобретения ________________________
____________________________________________________________________
10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу
в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу,
работу, учебу, стажировку за границей)
При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия
необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную
службу записывать с указанием должности.
| Число, месяц и год | Должность с указанием учреждения, организации, предприятия | Местонахождение учреждения, организации, предприятия | |
| приема (назначения, избрания), перевода | увольнения | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|
|
|
11. Участие в выборных законодательных и представительных органах.
| Местонахождение выборного органа | Название выборного органа | В качестве кого избран | Число, месяц, год | |
| избрания | выбытия | |||
12. Участие в профессиональном союзе _______________________________
(членом какого профсоюза
____________________________________________________________________
состоите, с какого времени)
____________________________________________________________________
13. Какие имеете правительственные награды и почетные звания _______
____________________________________________________________________
(когда и кем награждены, присвоены)
14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание _____________
____________________________________________________________________
Военно-учетная специальность по действительному названию ___________
____________________________________________________________________
15. Семейное положение _____________________________________________
(перечислить членов семьи
____________________________________________________________________
с указанием возраста)
16. Дополнительные сведения (указываются по согласованию
анкетируемого и нанимателя): _______________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
17. Место жительства: ______________________________________________
____________________________________________________________________
Телефон ____________________________________________________________
Паспорт: серия ________________ N __________________________________
Кем выдан __________________________________________________________
Дата выдачи ________________________________________________________
Личный номер _______________________________________________________
___________________ __________________
(дата заполнения) (личная подпись)
(Работник, заполняющий личный листок, обязан о всех последующих
изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и
т.п.) сообщать по месту работы для внесения этих изменений в его
личное дело)
Приложение 3
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников
Форма
Дополнение к личному листку по учету кадров
Фамилия _________________ Имя _______________ Отчество _____________
1. Данные о работе после заполнения личного листка
| Должность (с указанием наименования учреждения, организации, предприятия) | Число, месяц, год | Распорядительный документ | ||
| приема (назначения, избрания), перевода | увольнения | о приеме-переводе | об увольнении | |
|
|
|
|
| |
2. Данные об изменениях в учетных сведениях о работнике после
заполнения личного листка
(В данном разделе производятся отметки о следующих учетных
сведениях: награждение правительственными наградами, присвоение
ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образование,
знание языков, участие в составе выборных законодательных и
представительных органов)
| 2.1. Записи о награждении, присвоении званий (степеней) | ||
| Число, месяц, год награждения, присвоения | Наименование правительственной награды, присвоения ученого, воинского, почетного звания | Основание записи |
| 2.2. Сведения о повышении квалификации, аттестации | ||
| Число, месяц, год | Решение комиссии (квалификационной, аттестационной) | Основание записи |
| 2.3. Записи о присвоении классов | ||
| Число, месяц, год | Решение комиссии | Основание записи |
| 2.4. Записи об изменениях в иных учетных сведениях о работнике | ||
| Число, месяц, год | Характер изменения | Основание записи |
| Личное дело проверено _________ (дата) _________ (подпись) | Личное дело проверено _________ (дата) _________ (подпись) | Личное дело проверено _________ (дата) _________ (подпись) |
Приложение 4
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников
Форма
_________________________________________
(наименование вышестоящей организации
_______________________________________________________
наименование организации (структурного подразделения)
Личное дело N ___
__________________________
(фамилия, имя, отчество)
Начато _______________
Окончено _____________
На ______ листах.
Хранить ____________
Приложение 5
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников
Форма
ЖУРНАЛ (КНИГА)
учета личных дел
| Номер личного дела | Фамилия, имя, отчество работника | Дата постановки на учет | Отметка о снятии с учета |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Приложение 6
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников
Форма
Контрольная карточка
Личное дело N _________________________
Фамилия _______________________________
Имя ___________________________________
Отчество ______________________________
Отметка о выдаче личного дела
| Дата выдачи | Кому выдано | Расписка в получении | Номер телефона | Дата возврата |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Дата добавления: 2018-09-23; просмотров: 223; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!