Работа исполнителей с документами
4.7.1. Руководители структурных подразделений Центра документации обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
4.7.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются немедленно.
4.7.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации для подготовки проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) директором Центра документации или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и передает его на тиражирование. Копирование архивных документов и оформление копий, изготовленных по заказам пользователей, осуществляется в соответствии с #M12293 0 982300743 84 24257 131862701 3297342578 4 3675456965 2803129705 3215209699п. 8.13 "Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации"#S и #M12291 982300585"Положением о порядке копирования и выдачи копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей", введенным в действие приказом директора Центра документации от 29.05.2002 г. N 33#S.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
|
|
|
4.7.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
4.7.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
Работа с обращениями и запросами депутатов
4.8.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется Центром документации в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.
4.8.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.
|
|
|
4.8.3. При обращении депутата безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) дается ответ на это обращение и предоставляются запрашиваемые документы или сведения в объеме, установленном действующим законодательством. При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, согласно федеральному закону о государственной тайне.
Ответ подписывается директором Центра документации, либо лицом, исполняющим его обязанности.
4.8.4. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется службой ДОУ в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.
V. Поисковая система по документам
Регистрация документов
5.1.1. Основой построения поисковой системы является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
5.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
|
|
|
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
5.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
5.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются приказы директора Центра документации по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
5.1.5. Документы регистрируются в журналах.
5.1.6. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, дополненного цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
|
|
|
5.1.7. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковой системы устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм представлены в приложении 6.
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
количество листов документа;
наличие приложений;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
5.1.8. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива. Реквизит "ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Дата добавления: 2018-09-23; просмотров: 158; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!