Форма журнала учета миграций и перезаписей электронных документов

⇐ ПредыдущаяСтр 28 из 29Следующая ⇒

Формат А4 (210 х 297 мм)

ЖУРНАЛ

Учета миграций и перезаписей электронных документов

┌──────┬────┬───────────────────┬────────────────────┬────────┬─────────┐

│ Дата │ N │ Исходные данные │ Новые данные │ N акта │ Подпись │

│мигра-│ед. ├────┬─────┬────────┼─────┬─────┬────────┤миграций│ лица, │

│ ции/ │уч. │ N │Фор- │ Объем │Мед. │Фор- │ Объем │ и │внесшего │

│пере- │ │ед. │ мат │(Мбайт) │ хр. │ мат │(Мбайт) │переза- │ запись │

│записи│ │хр. │ │ │ │ │ │ писей │ │

├──────┼────┼────┼─────┼────────┼─────┼─────┼────────┼────────┼─────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

└──────┴────┴────┴─────┴────────┴─────┴─────┴────────┴────────┴─────────┘

Итого подверглось миграции/перезаписи за ед.уч.,

______ год _________________

(цифрами, прописью)

______________________ ед. хр. объемом _________________ Мбайт.

(цифрами, прописью) (цифрами, прописью)

Наименование должности лица,

составившего годовую запись Подпись Расшифровка подписи

Дата

Зав. архивом организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 35

К пп. 6.4.1.1, 6.4.1.2

Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение

Формат А4 (210 х 297 мм)

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности Директор

руководителя организации государственного архива

Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка

подписи подписи

Дата Гербовая Дата Гербовая печать

печать государственного

организации архива

АКТ

_____ N ________

________________

(место

составления)

Приема-передачи

Документов на постоянное

Хранение в

Государственный архив

В связи с ______________________________________________________________

(истечением срока хранения документов

________________________________________________________________________

(название фонда) в организации, ликвидацией организации и т.д.)

________________________________________________________________________

(наименование организации)

передает, а ____________________________________________________________

(наименование государственного архива)

принимает на государственное хранение документы и страховые

копии за ______

(годы)

и справочный аппарат к ним:

┌────┬──────────────────┬────────┬──────────────────┬───────┬───────────┐

│ N │ Название и номер │ Кол-во │ Кол-во принятых │Кол-во │Примечание │

│п/п │ описи │ описи │ дел │страхо-│ │

│ │ │ ├──────────────────┤ вых │ │

│ │ │ │ количество ОЦД │ копий │ │

├────┼──────────────────┼────────┼──────────────────┼───────┼───────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │

│ │ │ │ │ │ │

└────┴──────────────────┴────────┴──────────────────┴───────┴───────────┘

Итого принято ед. хр. (в том числе страховых

____________________ копий)

(цифрами и прописью)

В государственном архиве фонд N __________________

Передачу произвели: Прием произвели:

Наименование должностей лиц, Наименование должностей лиц,

производивших передачу производивших прием

Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка

подписи подписи

Дата Дата

Приложение 36

К п. 6.4.1.2

Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны

Формат А4 (210 х 297 мм)

Наименование

организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

_____ N ________ руководителя организации

________________

(место Подпись Расшифровка

составления) подписи

о необнаружении Дата

Документов, пути розыска

Которых исчерпаны

Фонд N ___________________

(название фонда)

В результате ____________________________ установлено отсутствие в

фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивом всевозможные меры по

розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем

возможным снять с учета

┌───────┬────────┬────────────────────┬──────────┬──────────┬───────────┐

│Опись N│Ед. хр. │ Заголовок ед. хр. │Количество│ Крайние │Предполага-│

│ │ N │ │ листов │ даты │ емые │

│ │ │ │ (время │ │ причины │

│ │ │ │звучания, │ │отсутствия │

│ │ │ │ метраж) │ │ │

├───────┼────────┼────────────────────┼──────────┼──────────┼───────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │

│ │ │ │ │ │ │

└───────┴────────┴────────────────────┴──────────┴──────────┴───────────┘

Итого ____________________________________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено

следующими

ед. хр.: _______________________________________________________________

(номера ед. хр. и их групповые заголовки)

________________________________________________________________________

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО* СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от _________ N _______ от ___________ N _________

Изменения в учетные документы архива внесены.

Руководитель архива,

(лицо, ответственное за учет) Подпись Расшифровка подписи

Дата

______________________________

* В случае, если не обнаружены дела постоянного хранения.

Приложение 37

К п. 6.4.1.2

Форма акта о неисправимых повреждениях документов

Формат А4 (210 х 297 мм)

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя

организации

АКТ

____ N Подпись Расшифровка

________ подписи

___________________

(место составления) Дата

Фонд N __________________

о неисправимых (название фонда)

Повреждениях документов

В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:

┌────┬───────┬───────┬─────────────────┬──────────┬──────────┬──────────┐

│ N │ Опись │Ед. хр.│ Кол-во листов │Заголовок │ Крайние │Сущность и│

│п/п │ N │ N │(время звучания, │поврежден-│ даты │ причины │

│ │ │ │ метраж) │ ных │ │поврежде- │

│ │ │ │ │ ед. хр. │ │ ния │

├────┼───────┼───────┼─────────────────┼──────────┼──────────┼──────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │

│ │ │ │ │ │ │ │

└────┴───────┴───────┴─────────────────┴──────────┴──────────┴──────────┘

Итого обнаружено неисправимо ед. хр.

поврежденных _________________________

(цифрами и прописью)

Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду:

________________________________________________________________________

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от ________ N __________ от ________ N ____________

Изменения в учетные документы архива внесены,

Наименование должности работника,

внесшего изменения в учетные Подпись Расшифровка подписи

документы

Дата

Приложение 38

К п. 6.4.1.3

Форма акта описания документов личного происхождения

Формат А4 (210 х 297 мм)

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

_______________ N руководителя организации

_______________

___________________

(место составления) Подпись Расшифровка

подписи

описание документов личного Дата

Происхождения

Фонд N _________________________________________________________________

(название фонда)

По состоянию на ______________________ в фонде N ____________________ по

(дата начала работы)

учетным данным описей,

числилось ___________________ ____________________

временных дел (единиц документов.

хранения),

В процессе описания дел (единиц

сформировано ______________________ хранения),

выделено не подлежащих документов (листов),

хранению ___________________

_________ дел; возвращено документов

владельцу ________________

(листов), ________________ дел (единиц хранения).

Вновь составлена опись N ________________ на ___________ дел,

По состоянию на _________________________ в фонде N _________

(дата завершения работ)

числится ___________ описей, _____________ дел (единиц хранения) за

________ годы.

Проведены следующие виды работ _________________________________________

(перечисляются виды проведенных работ,

________________________________________________________________________

кроме описания документов)

в объемах: _____________________________________________________________

________________________________________________________________________

(каталогизация, выявление дел, требующих реставрации)

К описи составлен следующий научно-справочный

аппарат: __________________________

________________________________________________________________________

(предисловие, оглавление, указатели)

Работу выполнили ___________________ Подписи Расшифровка

(наименование подписей

должностей)

Работу принял

Наименование должности руководителя

архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Опись одобрена ЦЭК (ЭК) организации

протокол N ________ от _______

Опись утверждена ЭПК архивного учреждения

протокол N ________ от _______

Изменения в учетные формы внесены.

Наименование должности руководителя

архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Не подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве

__________

дел (документов) на ______ л.

Подпись владельца архива Расшифровка подписи

Дата

Председатель ЦЭК (ЭК) организации Расшифровка подписи

Подпись

Дата

Приложение 39

К п. 6.4.1.3

Форма акта об образовании объединенного архивного фонда

Формат А4 (210 х 297 мм)

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

_____________ N руководителя организации

_______________

________________________

(место

составления) Подпись Расшифровка

подписи

об образование Дата

Объединенного архивного

Фонда

Фонды в составе ___________ N __________ в количестве __________ ед. хр.

(название фонда)

_________________________ N ____________ в количестве __________ ед. хр.

(название фонда)

_________________________ N ____________ в количестве __________ ед. хр.

(название фонда)

_____________________ N __________ в количестве _________ ед. хр. и т.д.

(название фонда)

по состоянию в фонде N по

на ____________________ ________________________

(дата начала работы)

учетным данным .

числилось _____________________________

В процессе создания объединенного архивного фонда сформирован

фонд __________

(название)

________________________________________________________________________

в составе ____________ ед. хр., внесенных в ______________ описи.

(количество) (количество)

По состоянию на в объединенном архивном фонде N

________________________

(дата завершения

работ)

числится _______ описей, _________ дел (единиц хранения) за ____________

годы.

Проведены следующие виды

работ ______________________________________

(перечисляются виды проведенных работ,

________________________________________________________________________

кроме списания документов)

К описи составлен следующий научно-справочный

аппарат _______________________

________________________________________________________________________

(предисловие, оглавление, указатели)

Работу выполнили _________________________ Подписи Расшифровка

(наименование должностей) подписей

Работу принял

Наименование должности руководителя

архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Опись одобрена ЦЭК (ЭК) организации

протокол N ___________ от ____________________

Опись утверждена ЭПК архивного учреждения

протокол N ___________ от ____________________

Изменения в учетные формы внесены.

Наименование должности руководителя

архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Не подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве

__________

дел (документов) на ______ л.

Подпись владельца архива Расшифровка подписи

Дата

Председатель ЦЭК (ЭК) организации Расшифровка подписи

Подпись

Дата

Приложение 40

К п. 6.4.1.3.

Форма акта о технических ошибках в учетных документах

Формат А4 (210 х 297 мм)

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

_________ N руководителя организации

_________

____________________

(место составления) Подпись Расшифровка

подписи

о технических ошибках в Дата

Учетных документах

Фонд N ___________

Название фонда _________________________________________________________

________________________________________________________________________

В ходе выполнения обнаружены

_________________________ технические

ошибки в записях _______________________________________________________

┌──────────────────────┬────────────────────────┬───────────────────────┐

│ Название документа │ Существующая запись │ Следует записать │

├──────────────────────┼────────────────────────┼───────────────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │

│ │ │ │

└──────────────────────┴────────────────────────┴───────────────────────┘

В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось)

на ____________________ ед. хр.

Примечание:

Должность Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения внесены в учетные документы

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

руководителя

архива (лица, ответственного за архив)

Дата

Приложение 41

К п. 6.4.1

Форма акта об обнаружении документов

Формат А4(210 х 297 мм)

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

__________ N руководителя организации

____________

____________________

(место составления) Подпись Расшифровка

подписи

об обнаружении документов Дата

(не относящихся к данному

Фонду, архиву, неучтенных и

Т.д.)

В ходе _________________________________________________________________

(вид работы)

обнаружено _____________________________________________________________

(в фонде, хранилища, рабочем помещении)

┌─────┬───────────────┬────────────────┬────────────────┬───────────────┐

│N п/п│ Заголовок ед. │Шифр (если есть)│ К какому фонду │ Примечания │

│ │ хр. │ │ относится │ │

├─────┼───────────────┼────────────────┼────────────────┼───────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │

│ │ │ │ │ │

└─────┴───────────────┴────────────────┴────────────────┴───────────────┘

Итого обнаружено

____________________________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения внесены в учетные документы.

Наименование должности

руководителя

архива (лица, ответственного за Подпись Расшифровка подписи

архив)

Дата

Приложение 42

К п. 8.2.2

Форма архивной справки (образец)

Формат А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм)

Наименование организации Петрову Б.И.

ул. Жуковского, 105/2, кв. 5,

АРХИВНАЯ СПРАВКА г. Новосибирск, 630082

31.06.99 N04-5/173

Москва

На N 310 от 25.06.99

В документах архивного фонда Всероссийского объединения

хлебопродуктов "Росхлебопродукт", в ведомостях на выдачу заработной платы

рабочим и служащим за апрель-декабрь 1962 года, значится Петров Борис

Иванович в должности инженера.

Основание: ф. 50, оп. 2, д. 3, пл. 105-106.

Справка выдана для предоставления по месту работы.

Наименование должности руководителя

организации

(структурного подразделения, в состав которого Подпись Расшифровка

входит архив) подписи

Дата

Наименование должности руководителя

архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Гербовая печать организации

Приложение 43

К п. 8.3.4

Форма карточки пользователя

Формат А4 (210 х 297 мм)

Наименование организации

КАРТОЧКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Фамилия

________________________________________________________________________

Имя _____________________________ Отчество _____________________________

Место работы (учебы) и

должность ________________________________________________

________________________________________________________________________

Организация, направившая пользователя, ее

адрес _____________________________________________________

________________________________________________________________________

Образование ____________________________________________________________

Ученая степень, звание _________________________________________________

Тема и хронологические рамки

исследования ___________________________________________

Основные правила работы архивов организаций

________________________________________________________________________

Место жительства _______________________________________________________

________________________________________________________________________

Телефоны: _______________ (домашний); ______________________ (служебный)

Серия и N документа, удостоверяющего

личность __________________________________

________________________________________________________________________

С правилами работы пользователей в читальных залах государственных

архивов Российской Федерации ознакомился(ась), обязуюсь их выполнять.

Дата ________________ Подпись _______________

Приложение 44

К п. 8.6

Форма журнала регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов

Формат А4 (210 х 297 мм)

Наименование организации

ЖУРНАЛ

регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов

┌────────┬─────────────┬─────────────┬─────────────┬──────────────┬─────────────┬─────────────┬─────────────┐

│ N п/п │ Автор │ Дата и │ Содержание │ Название │ Дата и │ Расписка в │ Примечание │

│ │запроса, исх.│регистрацион-│ запроса │ выданного │регистрацион-│получении или│ │

│ │ N, дата, │ ный номер │ │ документа │ ный номер │ дата │ │

│ │ адрес, │ запроса │ │ (копия, │ выданного │ отправки │ │

│ │ телефон │ │ │ выписка, │ документа │ │ │

│ │ │ │ │справка и др.)│ │ │ │

├────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │

│ │ │ │ │ │ │ │ │

└────────┴─────────────┴─────────────┴─────────────┴──────────────┴─────────────┴─────────────┴─────────────┘

Приложение 45

К п. 8.6

Форма титульного листа журнала регистрации

посещений пользователями читального зала

Формат А4 (210 х 297 мм)

Наименование организации

ЖУРНАЛ

Дата добавления: 2018-09-22; просмотров: 170; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

⇐ Предыдущая 20 21 22 23 24 25 26 272829 Следующая ⇒

Мы поможем в написании ваших работ!