Вопрос 18. Подготовка и порядок передачи документов в архив
Понятие архивного дела и порядок его комплектования
Подготовка дела к передаче в архив - оформление и описание дела для передачи в архив.
Дело - совокупность документов или документ, относящихся(йся) к одному вопросу или участку деятельности, помещенных(й) в отдельную обложку. Понятие дела шире понятия единицы хранения. Многотомные дела рассматриваются как одно дело, но несколько, в зависимости от количества томов, единиц хранения, поскольку каждый том составляет обособленную единицу хранения.
Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.
Порядок формирования дел:
ü дела формируются в соответствии с номенклатурой дел;
ü в дела помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
ü в дела помещаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
ü документы разных сроков хранения группируются в дела раздельно;
ü в дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дублетные экземпляры документов, черновики;
ü документы в деле располагаются по их хронологии;
ü дело не должно превышать 250листов при толщине не более 4 см;
ü приложения к документам независимо от их датировки, присоединяются к тем, к которым они относятся;
|
|
ü каждый помещенный в дело документ должен быть правильно оформлен;
ü документы личного состава формируются в дела отдельно от документов по основной деятельности.
Требования к архивному делу
Полному архивному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и личного состава.
Для полного архивного оформления дела обязательно соблюдение следующих основных требований:
ü подшивка или переплет дела;
ü нумерация листов дела;
ü составление листа-заверителя дела;
ü составление внутренней описи документов;
ü внесение уточнений в реквизиты обложки дела, касающихся названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат и заголовка дела.
Документы временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, в них допускается не проводить систематизацию документов, не нумеровать листы дела, не составлять заверительную надпись.
Порядок оформления архивных дел следующий:
ü дела подшиваются в твердую картонную обложку или переплетаются, при этом из них изымаются все металлические скрепления;
ü особо ценные документы вкладываются в подшиваемые в дело конверты;
|
|
ü в конце дела подшивается бланк для заверительной надписи; при необходимости в начале дела подшивается бланк внутренней описи;
ü нумерация листов дела производится черным карандашом в правом верхнем углу листа арабскими цифрами; состоящие из ряда томов дела нумеруются по каждому тому отдельно;
ü листы внутренней описи нумеруются самостоятельно; (фотографии, чертежи и другие иллюстративные материалы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа; сложенные в деле листы разворачиваются и нумеруются как обычные листы дела;
ü подшитые в дело конверты нумеруются самостоятельно, сначала конверт, затем вложения;
ü при наличии ошибок в нумерации листов возможно введение литерных номеров листов;
ü помешенный в дело лист-заверитель служит для фиксирования всех изменений в деле, подтверждаемых ссылкой на соответствующие акты;
ü внутренняя опись дела служит для учета и раскрытия содержания документов дела.
Основными реквизитами обложки дела являются:
ü наименование организации и ее подчиненность;
ü наименование структурного подразделения;
ü индекс дела;
|
|
ü номер дела по описи;
ü заголовок дела;
ü аннотация (при особо ценных документах);
ü дата дела;
ü количество листов в деле;
ü срок хранения дела;
ü архивный шифр дела;
ü наличие места для нанесения архивных атрибутов.
Передача дела в архив
Передача дел в архив производится при полной архивной обработке дел по их описи.
Существует следующий порядок передачи дел в ведомственный архив:
ü передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава;
ü передача производится через год после завершения дел делопроизводством;
ü прием дел в архив производится зав. архивом поединично по описи в присутствии представителя того структурного подразделения, чьи дела передаются в архив;
ü при передаче особо ценных дел производится их полистный просмотр;
ü при отсутствии дел на них составляется справка, объясняющая это отсутствие;
ü передача фиксируется в описи сдатчика и описи приемщика, при этом в конце каждого их экземпляра делается отметка о наличии дел, указываются их фактическое количество, номера отсутствующих дел, дата сдачи дел в архив;
ü по окончании приема дел зав. архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел долговременного хранения, при этом вторые экземпляры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве.
|
|
По истечении сроков ведомственного хранения дела передаются в госархив на постоянное хранение. При этом:
ü передача дел в госархив производится ежегодно или раз в 3—5 лет;
ü документы передаются по описям и оформляются актом приема-передачи дел на госхранение в двух экземплярах, один из которых передается сдатчику, а второй остается в архиве;
ü документы принимаются в госархив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы;
ü при приеме документов производится проверка их физического, санитарно-гигиенического и технического состояния;
ü прием документов производится поединично, а особо ценных документов полистно, при этом в описях делаются отметки об их передаче в архив;
ü в архив с документами передаются три экземпляра описи, один экземпляр описи возвращается в организацию-сдатчицу;
ü при первом приеме документов организации в архив вместе с ними передается историческая справка организации;
ü документы негосударственных организаций принимаются в госархив в соответствии с заключаемым между ними договором;
ü документы физических лиц поступают в госархив в результате дарения, завещания, купли-продажи.
Основные этапы работы по передаче документов организации госархив:
ü утверждение описи передаваемых организацией дел экспертно-проверочной комиссией госархива, при этом один экземпляр описи остается в госархиве;
ü проверка состояния дел в организации представителем госархива;
ü передача дел организации в архив на основании утвержденной описи; при этом в архив передаются научно-справочный аппарат к передаваемым документам и еще два экземпляра их описи, один экземпляр остается в организации;
ü факт передачи документов в госархив фиксируется актом приема-сдачи дел в двух экземплярах, один из которых остается в госархиве, а второй передается организации-сдатчице.
Дата добавления: 2018-09-22; просмотров: 414; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!