Методы эффективной передачи и восприятия информации
Правила эффективной передачи информации
1. Проясняйте свои идеи перед началом их передачи.
2. Исключайте из сообщения двусмысленные слова.
3. Следите за интонациями голоса, языком собственных поз, жестов.
4. Излучайте эмпатию и открытость.
5. Добивайтесь установления обратной связи. Задавайте вопросы.
Методы эффективного слушания
Почти все люди интуитивно предполагают, что нормальный слух являетсядостаточным условием эффективного слушания. В действительности наличие слуха – этолишь необходимое условие. В реальной жизни мы используем разные стили поведения прислушании:
· Нейтральное слушание.Цель такого поведения – сбор информации.Встречается довольно редко, т.к. слушая собеседника, человек обычно формируетотношение к сказанному и нейтральность слушания обычно исчезает.
· Оборонительное слушание.Так обычно слушают критику в свой адрес.Малейшая неточность со стороны критикующего вызывает негативную реакцию.Исходящая от него информация перестает восприниматься слушателем, который тут жеформулирует возражение.
· Наступательное слушание.Его люди практикуют тогда, когда хотят«срезать» говорящего, т.е. не дают человеку говорить.
· «Вежливое» слушание.В действительности это не слушание, а просто паузамежду собственными высказываниями – ожидание, когда же говорящий замолчит. Обычнолюди не воспринимают смысл высказанного, не стараются понять говорящего.
|
|
|
· Селективное слушание.Этот вид поведения состоит в том, что слушательреагирует только на определенные фрагменты речи говорящего, которые его интересуют,например, подтверждают его точку зрения. В результате такого поведения слушательформирует неверное представление о позиции говорящего, что совершенно неприемлемо,допустим, на переговорах.
Преграды в организационной коммуникации.
1.Искажение сообщения.Когда информация движется в организации вверх и вниз поуровням иерархии, смысл сообщений искажается неосознанно в силу затруднениймежличностных контактов и сознательно, если это делается с какой-то целью, например, вцелях сокрытия негативной информации от вышестоящего руководителя. Проблемы обменаинформацией могут возникнуть также вследствие фильтрации информации путемотсеивания одних сообщений и акцентирования других, поэтому информация может непоступить конечному получателю или прийти в искаженном виде.
2.Информационные перегрузки.Когда работники отдела и особенно руководительстрадают от слишком большого количества информации, они не в состоянии адекватнореагировать, обрабатывать и передавать информацию.
3.Неудовлетворительная структура организации.Если структура организации продуманаплохо, возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленныхцелей сужаются. В организации с многочисленными уровнями управления растетвероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровеньуправления может корректировать и отфильтровывать информацию. Неудовлетворительная
|
|
|
координация деятельности и распределение задач может вызвать проблемы вкоммуникации, конфликты между различными группами или отделами организации.
Методы совершенствования коммуникации в организации.
1.Регулирование информационных потоков.Руководители на всех уровнях организациидолжны представлять потребности в информации – собственные, своих руководителей,коллег, подчиненных, избегать ситуаций, связанных с информационными перегрузками.
2.Использование различных форм коммуникации и совершенствованиеорганизационной структуры.Организация встреч с подчиненными для обсужденияважных вопросов, регулярные совещания управленческого персонала, комитетов, рабочихгрупп способствуют координации деятельности и обмену информацией между различнымиотделами и уровнями в организации.
|
|
|
3.Системы обратной связи.Такие системы составляют часть контрольно-управленческойинформационной системы организации. К ним относятся опрос работников о проблемах, отом, доведены ли до них цели деятельности фирмы, получают ли они точнуюсвоевременную информацию, необходимую для работы. Руководитель предприятия должензаботиться о том, чтобы решения, принимаемые на высшем уровне, адекватно
воспринимались на каждом рабочем месте.
4.Системы сбора предложенийразработаны с целью облегчения движения информациинаверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи посовершенствованию деятельности фирмы. Такая система реализуется в виде ящиков дляпредложений или телефонной сети, через которую работники получают возможностьанонимно звонить или задавать вопросы. Ярким примером эффективной коммуникации
являются кружки качества на японских предприятиях.
5.Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации.Крупныеорганизации издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всехработников на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции,ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.
|
|
|
6.Современные информационные технологии.Использование компьютеров,компьютерных программ в обработке, сохранении и передаче информации, использованиеэлектронной почты, факсимильной и сотовой связи, услуг Интернета значительноспособствуют экономии времени и качеству передачи информации.
Принятие управленческого решения –это выбор наилучшего
способа достижения какой-либо цели управления в процессе анализа вариантов.
Типы управленческих решений
По характеру решения задачСтратегические Оперативные
По степени определенности среды В условиях риска В условиях определенности В условиях неопределенности
По степени структуризации задач Хорошо структурированные (программируемые, алгоритмические) Слабо структурированные (нестандартные,
непрограммируемые, эвристические)
По функциональнымобластям Финансовые Кадровые Производственные и т.д.
По количеству участниковИндивидуальные(единоличные) Коллегиальные Коллективные
По способу принятия На основе сужденийИнтуитивные Рациональные
Стратегическиерешенияпринимаются в связи с решением сложных проблем предприятия, с крупными переменами в организации, разработкой новой стратегии организации.
Оперативные решениясвязаны с текущей деятельностью, реализацией краткосрочных планов.
Структурированные решенияпостроены на базе установленных правил, методик,порядков, политики, имеют мало вариантов выбора, принимаются на базе математическихрасчетов.
Слабоструктурированные решениятребуются в совершенно новых, нестандартных ситуациях,они сопряжены с неизвестными факторами, поэтому требуют творческого, инновационногоподхода для их решения, здесь возможно множество вариантов выбора.
В условиях определенностируководитель точно знает результат каждого изальтернативных вариантов. В условиях определенности существует ограниченное количество альтернативных вариантов.
Условиях рискаотносятся такие решения, результаты которых не являются определенными, но вероятность каждого известна. Вероятность определяется как степень возможного от 0 до 1, а сумма вероятностей альтернатив должна равняться 1.
Наиболее желательный способ определения вероятности – это объективность идостоверность информации, ее можно определить математическим методом путемстатистического анализа или на основе имеющегося опыта. Когда менеджер не располагаетдостаточной информацией для объективной оценки вероятности, то необходимо определитьпредполагаемую вероятность.
Неопределенностьхарактеризуется невозможностью получения достовернойинформации. Факторы настолько новы и сложны, что потенциальные результатыопределить невозможно. Такого рода неопределенность характерна для современной быстроменяющейся внешней среды организаций, когда постоянно изменяющееся состояниеэкономической, политической, технологической среды не позволяет делать достоверныепрогнозы на будущее.
интуитивных решенийвыбор делается на основе ощущения того, чтоэто решение будет правильным.
Решения, основанные на суждениях, обусловлены накопленным опытом и знанием того, что в прошлом подобное решение принесло успех, но такой подход в новой ситуации может привести к неудаче. Каждая новая управленческая ситуация преподносит новые варианты сочетания внутренних и внешних переменных, поэтому взвешенный рациональный подход к принятию решений является необходимым условием профессиональной компетенции руководителя.
рационального решения– это объективный аналитический процесс, состоящий из последовательности следующих этапов.
Дата добавления: 2018-08-06; просмотров: 2065; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!