Отметка о заверении копий документов
Учреждение может заверять копии только тех документов, которые создаются в нем, а также в случаях, предусмотренных в абзаце втором этого пункта. Копия документаизготавливается и выдается только с разрешения руководителя Учреждения, его заместителей или руководителя структурного подразделения.
В случае подготовки документов для предоставления судебным органам, во время решения вопросов, касающихся вопросов принятия граждан на работу, учебу, заверения их трудовых, жилищных и других прав во взаимоотношениях с Учреждением, а также во время формирования личных дел сотрудников Учреждение может изготавливать копии документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов, свидетельств о получении образования и т.п.).
Отметка «Копия» проставляется на лицевой стороне в верхнем правом углу первоголиста документа.
Отметка о заверении копии документа состоит из слов «Копия верна», наименования должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов (инициала имени) и фамилии, даты заверения копии и проставляется ниже реквизита документа «Подпись», например:
Копия верна
Ведущий специалист отдела
организации делопроизводства подпись инициалы (инициал имени), фамилия
Дата
Отметка о заверении копии документа скрепляется печатью с указанием на ней наименования соответствующего Учреждения (без изображения герба) или печатью структурного подразделения (службы делопроизводства, службы кадров, бухгалтерии и т.п.) Учреждения.
|
|
|
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Копия верна» каждый лист многостраничной копии документа.
На копиях исходящих документов, которые остаются в делах Учреждения (выписках), текст бланков не воспроизводится, а указываются только дата подписания документа и его регистрационный номер, должность и инициалы (инициал имени), фамилия лица, подписавшего документ, отметка «Копия верна», должность и инициалы (инициал имени) лица, заверившего копию, его личная подпись, дата заверения и оттиск печати службы делопроизводства.
На копиях исходящих документов, которые остаются в делах Учреждения, должны стоять визы должностных лиц, с которыми они согласованы, и визы исполнителей. Копия документа должна соответствовать оригиналу.
Отметки о создании, исполнении документа, наличии его в электронной форме
И поступлении в Учреждение
Фамилия сотрудника, создавшего документ, и номер его служебного телефона проставляются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа,
|
|
|
например:
Иванова 234 23 29
или
Иванова Анна Ивановна 234 23 29
В случае необходимости указываются шифр машинистки (состоит из первых букв имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров, дата печатания, например:
Петрова 352 85 98
ДП 3 16.03.2015
После завершения работы с документом проставляется отметка о его исполнении. Отметка об исполнении документа свидетельствует о том, что работа над документом завершена и его можно включить в дело. Отметка может содержать слова «В дело», номер дела, ссылки на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего о его исполнении, наименование должности, подпись и дату. Еслидокумент не требует письменного ответа, указываются краткие сведения об исполнении. Подпись и дату отметки проставляет сотрудник, создавший документ, или руководитель структурного подразделения. Вышеуказанный реквизит проставляется от руки в левом углу
нижнего поля на лицевой стороне первого листа, например:
В дело № 01-15 В дело № 01-12
Письмо-ответ от 12.05.2015 Вопрос решен положительно в
№ 01-15/01/777 телефонном разговоре 12.05.2015
должность, подпись, инициалы должность, подпись, инициалы
|
|
|
(инициал имени), фамилия (инициал имени), фамилия
12.05.2015 12.05.2015
Отметка о наличии копии документа в электронной форме содержит полное имя файла и место его хранения, код оператора и другие поисковые данные. Отметка проставляется на лицевой стороне в центре нижнего поля первого листа документа,например: d:/otdel/proekt/2015/instr_1.doc
Отметка о поступлении документа в Учреждение проставляется от руки или с помощью штампа, автоматического нумератора на лицевой стороне в правом углу нижнегополя первого листа оригинала документа. Элементами вышеуказанного реквизита являются сокращенное наименование Учреждения - получателя документа, регистрационный номер, дата (в случае необходимости - час и минуты) поступления документа. В случае применения автоматизированной системы регистрации вышеуказанная информация наносится с помощью штрих-кода.
Если корреспонденция не раскрывается согласно пункту 3.3 этой Инструкции,отметка о поступлении документа проставляется на конвертах (упаковках).
В случае поступления сброшюрованных документов вместе с сопроводительным письмом отметка проставляется на сопроводительном письме.
В случае, когда учреждение - автор документа подает службе делопроизводства документ вместе с его копией, на копии документа, который возвращается учреждению -
автору, регистрационный штамп не проставляется.
Дата добавления: 2018-08-06; просмотров: 345; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!