ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА РАБОТНИКА СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Ю. А. Кузьмина
Научный руководитель – О. В. Пронькина, преподаватель
ФГБОУ ВО «Хакасский государственный университет им. Н.Ф. Катанова»
Колледж педагогического образования, информатики и права, г. Абакан
Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – это важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, а также эффективность работы в целом. В независимости от того, какое название имеет служба ДОУ в организации, она всегда будет иметь такую составляющую, как архив, главным работником которого является архивист.
Цель создания архивов учреждений – учет, хранение и использование образовавшихся в процессе деятельности архивных документов. Ежедневно в организации приходится решать огромный комплекс вопросов, связанный с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Исходя из понятия архив, выделяют следующие виды архивов: государственный, муниципальный, архив организации, частный архив.
Основным документом, регламентирующим деятельность архивиста, является Профессиональный стандарт «Хранитель (главный) архивных фондов, архивист», проект которого утвержден приказом Министерства труда и социальной защиты. Анализ нормативного документа позволил выявить обобщенные трудовые функции и основные задачи архивиста такие, как: осуществление работ по ведению архивного дела, обеспечение сохранности и учет архивных документов. Для их выполнения архивист осуществляет необходимые трудовые действия: по обеспечению сохранности и учету документов; по комплектованию архива; по описанию архивных документов и созданию научно-справочного аппарата; по использованию документов архива; по контролю работы всех подразделений по обеспечению сохранности документов. Из перечисленных выше видов работ можно сделать вывод, что деятельность архивиста многообразна, поэтому для ее эффективной организации необходимо соблюдать требования эргономики, предъявляемые к рабочему пространству.
|
|
|
Рабочее место сотрудника архива – это зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами труда. «Организация рабочего места» − это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.
В соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» устанавливаются требования к помещениям основного назначения архива, к которым относят: хранилища для хранения документов; помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними; помещения для использования документов; рабочие комнаты сотрудников архива.
|
|
|
Для рациональной организации рабочего места необходимо правильно зонировать помещение, и в каждой зоне выполнять определенные виды работ. Выделяют следующие рабочие зоны: основная рабочая зона и вспомогательная рабочая зона. Решающее влияние на эффективность труда архивиста оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами для выполнения работ по ведению архивного дела.
В перечень оборудования для выполнения архивистом должностных обязанностей включены средства составления документов (персональный компьютер, принтер, копировальный аппарат и.т.д.); средства обеспечения оперативной связи (телефон); средства хранения и группировки документов (короба, папки, шкафы и стеллажи); мебель и средства малой оргтехники.
При выборе оснащения рабочего места необходимо учитывать характер выполняемых операций, объем и специфику выполняемых работ. Основным нормативным документом, регламентирующим требования к организации рабочего места, являются «Санитарно-гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам (ПВЭМ) и организации работы» (СанПиН), которые устанавливают требования к использованию электронно-вычислительных машин, а также к микроклимату и освещению в помещениях, оснащенных ПВЭМ.
|
|
|
Анализ СанПиН позволил выявить, что необходимо соблюдение условий при организации рабочего места архивиста: санитарных, эстетических, психофизиологических и технических.
К санитарным условиям относятся требования к помещениям для эксплуатации ПЭВМ; требования к микроклимату, требования к освещению помещений и рабочих мест с ПЭВМ.
Изучив и проанализировав санитарные правила и нормы, мы выявили, что площадь на одно рабочее место с персональными компьютерами для взрослых пользователей должна составлять не менее 6,0 м2, а объём – не менее 24,0 м3. Производственные помещения не должны граничить с помещениями, в которых уровни шума и вибрации превышают нормируемые значения. Кроме того, помещения с ПЭВМ должны оборудоваться системами отопления, кондиционирования воздуха или эффективной приточно-вытяжной вентиляцией. При изучении требований к микроклимату было установлено, что температура, относительная влажность и скорость движения воздуха на рабочих местах должна соответствовать действующим санитарным нормам микроклимата производственных помещений. Важным параметром является освещение на рабочем месте. Помещения должны иметь естественное и искусственное освещение, допускается применение системы комбинированного освещения (к общему освещению дополнительно устанавливаются светильники местного освещения, предназначенные для освещения зоны расположения документов).
|
|
|
В качестве источников света при искусственном освещении должны применяться преимущественно люминесцентные лампы типа ЛБ.
Для создания комфортных условий на рабочем месте архивисту необходимо соблюдениеэстетических требований с учетом психологического воздействия светоцветового климата, озеленения, направленных на стимулирование работоспособности. Растения снижают шум, улучшают состав воздуха, увлажняют его, испаряя воду листьями, что особенно актуально в помещениях с отоплением. Цветовое оформление помещения не только улучшает внешний вид помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на сотрудника положительное психологическое воздействие. Цвет выполняет три функции: физиологическую, психологическую и эстетическую. Выбор цвета для отделки помещений определяется архитектурными особенностями, освещением, климатическими условиями и направлениями деятельности сотрудников.
При изучении технических, эргономических условий и требований безопасности рабочего места было выявлено, что предъявляются требования к конструкциям стола, стула и рациональному размещению оборудования. Рабочая поверхность стола должна соответствовать гигиеническим требованиям, то есть быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева, ее окраска предпочтительно светлая. В рабочем столе должны быть предусмотрены ящики для хранения канцелярских принадлежностей, картотек, деловых папок. Рабочее кресло или стул должны быть снабжены подъемно-поворотным механизмом, регулируемым по высоте и углам наклона спинки, а также – расстоянию спинки от переднего края сиденья. Поверхность сиденья, спинки и других элементов стула должна быть полумягкой, с неэлектризуемым и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легкую очистку от загрязнений. Тип рабочего стула или кресла должен выбираться в зависимости от характера и продолжительности работы с ПВЭМ.
К психофизиологическим условиям относятся соблюдение требований к организации режима труда и отдыха. Для обеспечения оптимальной работоспособности на протяжении рабочего дня рекомендуется устанавливать регламентированные перерывы. С соответствии с СанПиН продолжительность непрерывной работы с ПВЭМ не должна превышать 2 часов, а для профилактики зрительного утомления после каждых 25 минут работы рекомендуется выполнять комплекс упражнений для глаз.
В связи с тем, что работа архивиста отличается малой двигательной активностью, длительным нахождением в закрытом помещении, вызывающим быструю утомляемость и снижение результатов труда, при ее организации необходимо уделять большое внимание устройству и планировке служебных помещений, поддержанию в них соответствующего нормативам освещения, температурного режима, устранению шумов, а также оборудованию рабочих мест в соответствии с выполняемыми функциями и установлению рационального режима труда.
© Кузьмина Ю. А., 2018
Дата добавления: 2018-06-01; просмотров: 5618; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!