Как не попасть в «ловушки» времени?
Наиболее распространенными «ловушками времени» являются «откладывание», стремление делать все дела сразу, неспособность сказать «нет» и беспорядок в хранении документов. Несколько советов, как можно избежать некоторые из этих «ловушек».
Синдром откладывания
Существует множество способов «бегства» от важных, но трудных или нелюбимых дел: одни люди занимаются приятным, но менее важным делом с проявлением чрезмерного старания, другие начинают сами делать ту работу, которую можно было бы делегировать, третьи читают или общаются с другими людьми. А некоторые просто мечтают. То есть они занимаются тем, чем можно было бы не заниматься вообще.
Как преодолеть синдром откладывания?
1. Обозначить мини-цель. Расчленяя выполнение большой задачи на маленькие, вы инициируете эффект инерции: пока человек стоит на месте, сдвинуться очень трудно, но когда движение началось, продолжать его гораздо проще. (Поставьте цель поработать над какой-то задачей 15 минут. Может оказаться, что вы проработаете гораздо больше).
2. Составьте конкуренцию менее важным делам. Напишите список возможных «заданий немедленного исполнения», относящихся к важному делу. Важно, чтобы эти дела были легкими и были как-то связаны с Вашим приоритетным делом.
3. Составляя план на неделю, выделите хотя бы по 1 часу в день на выполнение важных, но не срочных дел, а два раза в неделю – по 3 часа.
|
|
|
4. Исходите из предположения, что важное дело, за которое вы должны взяться, легкое, чтобы преодолеть синдром «трудного дела».
5. Если вам дело не интересно, найдите хоть что-то интересное в нем и займитесь именно этой частью проблемы, возможно, вы увлечетесь делом целиком.
6. Когда нет настроения заниматься важными делами – поговорите о них с другими людьми, поделитесь своими соображениями. Это вовлечет вас в процесс их выполнения.
7. Представление о том, что работа должна выполняться безупречно, становится причиной откладывания важных дел. Человек целый день занимается мелочами, ожидая для важного, но трудного дела «благоприятный момент». Всякая работа должна быть выполнена хорошо, но без излишней шлифовки деталей и мелочей. Не откладывайте работу из опасений, что не готовы выполнить ее на высоком уровне. Другие ждут от вас не сверхъестественных результатов, а просто результатов.
8. «Избавляйтесь от малозначительных дел». Некоторые из менее важных дел следует отложить, чтобы посмотреть, не отпадет ли со временем необходимость их выполнения.
9. Перепроверяйте приоритеты поставленных целей. Может, вы не начинаете важное дело, поскольку обстоятельства изменились, и важное дело перестало быть важным.
|
|
|
10. Обещайте себе наградуза выполнение каждого этапа работы, например, в виде чтения нескольких страниц любимого романа, короткой прогулки на воздухе или конфеты.
11. Начните как угодно и с чего угодно, лишь бы начать.
Задание 9
Обведите те пункты из рекомендаций «Как преодолеть синдром откладывания», которые, как вам кажется, относятся именно к вам. Используйте эти рекомендации, когда вам предстоит приступить к «важному», но трудному делу.
Использование вынужденных промежутков в работе
Исходя из предположения, что промежутки обязательно возникнут, готовьтесь к ним заблаговременно. У вас должен быть подготовлен набор из трех-четырех запасных дел или занятий. Это может быть непрочитанная статья, недописанный отчет, аудиокнига (на случай, когда вы стоите в пробке) и т.д. Промежутки – огромный резерв времени.
Бумажные завалы
Ваш рабочий стол должен быть освобожден от каких-либо бумаг, кроме тех, с которыми вы работаете сейчас.
Брать документ в руки нужно только один раз. Те, кто применяет это правило, сильно экономит время, принимая решения и отвечая по текущей корреспонденции немедленно.
Создайте свою, удобную именно для вас, систему файлов. Это дело из квадранта 2. Сократите собственное производство бумаг.
|
|
|
Умение говорить «нет».
В первую очередь вы должны делать то, что способствует достижению ваших поставленных целей и задач. Означает ли это, что вы вообще не должны реагировать на просьбы других людей? Вовсе нет. Если у вас есть свободное время, силы и возможности выполнять «чужую» работу, вы можете это делать, но не в ущерб своим интересам. Вещи, на которые вы соглашаетесь, должны так или иначе работать на ваши цели, соответствовать одной из ваших социальных ролей.
Однако если вы чувствуете, что вами манипулируют и пытаются использовать ваши время и силы в ущерб вашим целям, научитесь говорить «нет».
Чтобы иметь твердость сказать «Нет» другим, надо иметь твердое «Да» для своих ВАЖНЫХ дел. Другими словами, если у вас нет четкого плана, как вы будете распоряжаться своим временем в соответствии с поставленными целями, вам будет очень трудно ответить «Нет» тому, кто пытается вам навязать свои дела.
Эффективный способ отказа – выразить понимание чужих проблем и затем объяснить, почему не сможете выполнить просьбу. Тем самым вы признаете обоснованность обращенной к вам просьбы, что делает отказ не столь болезненным для коллеги. «Я понимаю, что ты сейчас буквально завален работой, но и у меня еще три важных и срочных дела до конца дня».
|
|
|
Задание 12
Продумайте форму вежливого отказа в типичной для вашей работы ситуации.
Просьба:________________________________________________________________
Ваш ответ_______________________________________________________________
________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Советы по правильной организации рабочего дня (Матц Е.В.)
(Рецепт, который «выписал» Петру Сергеевичу его отец)
Правила начала дня:
1. Начинайте день с позитивным настроением. Задайте себе три вопроса:
§ Что я должен сделать, чтобы получить от этого дня как можно больше радости?
§ Как этот день может приблизить меня к моим целям?
§ Какие трудности мне могут встретиться, как я могу их преодолеть позитивным способом?
2. Начинайте работу по возможности в одно и то же время (человек – пленник своих привычек).
3. Перепроверьте план дня.
4. Согласуйте ваши планы с другими людьми.
5. Вначале – ключевые задачи из квадрантов 2 и 1 (почта и газеты подождут).
6. Приступайте к ним «без раскачки».
Правила разгара дня.
1. Хорошая подготовка к работе (в т.ч. планирование)
2. Приспосабливайте «спущенные сверху» сроки к своим планам (не принимайте их безоговорочно).
3. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы.
4. Делегируйте полномочия, точно формулируя задачи.
5. Избегайте незапланированных импульсивных действий, например, набрать чей-то телефонный номер (сделайте краткую запись о возникшей мысли и обработайте ее позже).
6. Своевременно делайте паузы (перерывы не должны превышать 10 минут).
7. Небольшие однородные задачи выполняйте сериями: телефонные звонки, диктовка писем, чтение обзоров и т.д. Рабочий блок не должен быть слишком продолжительным: от 30 до 60 минут. Благодаря концентрированности и непрерывности процесса вы экономите время.
8. Доводите начатое до конца.
9. Заполняйте работой вынужденное ожидание и другие промежутки в работе.
10. Работайте антициклично (работайте над «важными» задачами, когда в организации низкий период активности).
Правила завершения дня
1. Все начатые небольшие дела (типа разбора писем) старайтесь завершать в течение одного дня. Всякая отсрочка их выполнения может привести к дополнительным затратам труда.
2. Контролируйте результаты. Сравните планы с тем, что вы сделали. Проведите анализ.
3. Составьте план на следующий день.
4. Завершите позитивно свой день (спорт, театр, общение ит.д.).
Дата добавления: 2018-06-01; просмотров: 374; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!