Этикет – установленный порядок поведения где-либо.
Nbsp; ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ БЛОК ____________________________________________________________________ Тема: «Языковое оформление справочно-информационных документов (служебные письма)». План 1. Деловое письмо, основные понятия, функции. 1.1 Основные требования к оформлению деловых писем. 1.2 Классификация деловых писем. 1.3 Структура текста основных видов деловых писем. 2. Служебное письмо как средство информационного обмена. 3. Основные виды информационно-справочных документов. 3.1 Виды некоммерческих деловых писем. 3.2 Виды коммерческих деловых писем. 3.3 Электронные письма. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО, ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, ФУНКЦИИ Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информа-ционно-справочным документам. При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. От целе-вой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста. Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем: Ø изучение существа вопроса; Ø подготовка и написание проекта текста письма; Ø согласование проекта письма; Ø подписание руководителем; Ø регистрация; Ø отправка. Изучение существа вопроса предполагает сбор достаточной информации по данному вопросу, при необходимости изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них. Затем приступают к составлению текста письма. Деловые письма относятся к группе информационно-справочных докумен-тов, основное назначение которой – передача информации от одного адресата к другому или фиксация каких-либо информационных сведений. Письма служат средством внешних коммуникативных связей со сторонни-ми организациями и предприятиями. Их применяют для передачи информации между двумя корреспондентами: адресантом (отправителем письма) и адресатом (получателем письма), которыми могут быть и юридические, и физические лица. Основные функции делового письма: · информационная – в письмах фиксируют факты, сведения, мнения и другие явления практической и интеллектуальной деятельности людей; · коммуникативная – с помощью писем обеспечивают внешние связи орга-низации; · правовая – содержание официального письма может быть использовано в качестве доказательства деятельности организации или частного лица; · организационная – посредством писем воздействуют на людей в целях организации и координации их деятельности.
|
|
|
|
|
|
Основные требования к оформлению деловых писем
Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма – его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации.
Составляя коммерческое письмо, следует обратить внимание на два основ-ных момента:
– оформление письма в соответствии с правилами делопроизводства;
– текст самого письма.
Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида доку-мента бланке (бланке письма) формата А4 или А5 (если текст не превышает 7 строк). Существуют бланки письма организации, структурного подразделения и должностного лица.
При составлении письма на бланке последовательно проставляют реквизи-ты формуляра письма: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (если оно имеется), визы согласования (на копии письма), подпись, оттиск печати (для гарантийных писем), отметка об исполнителе. После подпи-сания при регистрации проставляют дату и регистрационный номер письма, от-метку об исполнении документа и направлении копии письма в дело.
Реквизиты письма оформляют в соответствии с положениями ГОСТ Р 6.30-2003.
Деловые письма служат инструментом делового общения, поэтому при составлении писем следует придерживаться правил делового этикета.
Этикет – установленный порядок поведения где-либо.
Дата добавления: 2018-05-12; просмотров: 351; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!