Контроль как функция управления: его сущность, назначение и разновидности. Этапы процесса контроля и характеристики эффективности контроля
Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.
Предварительный контроль, как это явствует из самого его названия, предшествует активной деятельности фирмы, а тем более появлению каких-то ее результатов. Его задача — проверить готовность фирмы к началу работы (наличие управленческих решений, готовность персонала, состояние материальных и финансовых ресурсов компании)
Текущий контроль, считается основным видом контроля. Одна его форма — оперативный контроль за производственно-хозяйственной деятельностью фирмы, например, за технологией, качеством продукции и т.п.; другая — стратегический, определяющий эффективность работы организации, использования ее ресурсов, т.е. производительность труда, материалоемкость, прибыльность.
Обычно текущий контроль ведется по промежуточным целям с тем, чтобы можно было успеть скорректировать дальнейшую деятельность фирмы. Ее непрерывность требует, чтобы таким же был и контроль. Промежуточные цели называются «точками контроля». Чем продолжительнее период выполнения плана, тем число таких точек должно быть больше, а промежутки между ними короче. Это позволяет раньше заметить ошибки и отклонения и соответственно исправить их.
|
|
|
Система текущего контроля состоит из нескольких блоков:
· информационного, который включает перечень параметров, подлежащих проверке, совокупность воспринимающих устройств и информационных потоков;
· оценочного — воспринимающего и анализирующего поступающую информацию о внутренних и внешних событиях и определяющего их соответствие тому, что было запланировано;
· механизма корректировки в случае необходимости ранее принятых решений.
Итоговый контроль производится после выполнения работы. Это контроль итогов, его цели: формирование мотивационных вознаграждений; корректировка поведения руководителя, принимаемых решений; формирование планов на будущее на основе анализа результатов.
Поведенческий аспект. Неотъемлемым элементом контроля, как и всех аспектов управления, являются люди, следовательно, при разработке механизмов контроля необходимо учитывать человеческий фактор.
Конечно, контроль оказывает сильное и непосредственное влияние на поведение людей. Менеджеры часто намеренно делают процесс контроля как можно более заметным, чтобы уже этим влиять на поведение персонала и направлять его действия в нужное русло. Например, никто не делает секрета из регулярных проверок качества выпускаемой продукции на заводах, а работники, имеющие полномочия распоряжаться денежными средствами, прекрасно знают, что вся финансовая отчетность тщательно проверятся независимыми аудиторами.
|
|
|
Цель видимости механизмов контроля не в том, чтобы поймать людей на ошибках или нечестных действиях, а в их предотвращении. Менеджеры рассчитывают, что сотрудники, зная о том, что их контролируют, будут стараться избегать ошибок и негативных действий. Это повышает потенциал контроля в максимальном приближении фактических результатов к желаемым.
Большинство менеджеров знает, что контроль позволяет влиять на поведение персонала позитивно, но, к сожалению, некоторые забывают о том, что он также способен стать источником дисфункциональных поступков работников. И этот негативный эффект часто является побочным результатом открытости системы контроля.
Этапы процесса контроля. Основные характеристики эффективного контроля.
В процессе контроля есть три четко различимых аспекта:
> выработка стандартов и критериев,
> измерение настоящих результатов деятельности,
> сопоставление с ними реальных результатов и плановых.
|
|
|
Затем следует принятие необходимых корректирующих действий.
Первый этап процесса контроля — это установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей.
На втором этапе происходит измерение фактически достигнутых результатов.
На третьем этапе сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений.
Характеристики эффективного контроля:
1. Стратегическая направленность, т.е. отражение и поддержание общих приоритетов организации.
2. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Контроль можно назвать эффективным только , когда организация фактически достигает желаемых/ целей и в состоянии сформулировать новые цели/ которые обеспечивают ее выживание в будущем.
3. Соответствие делу. Контроль должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.
4. Своевременность заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его< проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению.
|
|
|
5. Гибкость. Контроль должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.
6. Простота. Наиболее эффективный контроль — это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Избыточная сложность ведет к беспорядку. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.
7. Экономичность. Любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще одним синонимом потери контроля.
8. К контролю необходимо привлекать весь персонал, ибо лучший контроль — это самоконтроль. Для того чтобы повысить надежность контроля, необходимо расширять границы полномочий персонала.
Контроль на международном масштабе является особенно трудным делом из-за большого числа различных областей деятельности и коммуникационных барьеров. Результативность контроля можно улучшить, если периодически проводить встречи ответственных руководителей в штаб-квартире организации и за границей. Особенно важно не возлагать на иностранных управляющих ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят.
Дата добавления: 2018-05-02; просмотров: 1364; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!