Определение описи дел. Правила составления описи дел структурного подразделения. Виды описей.



По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи.

«Опись дел, документов: Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета» (ГОСТ ГОСТ Р-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

Описи дел составляются по установленной Государственной архивной службой форме. Технология составления и оформления описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составление описей является следующим технологическим этапом систематизации дел.

В крупных учреждениях описи составляются в каждом структурном подразделении отдельно на все дела:

· постоянного хранения,

· со сроками хранения более 10 лет;

· по личному составу.

Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.

Для правильного составления описи дел необходимо, прежде всего, разделить весь комплекс дел одного структурного подразделения на группы:

· дела постоянного хранения,

· дела долговременного хранения,

· дела временного хранения (до 10 лет).

На дела временного хранения разрешается не составлять опись, а пользоваться вместо нее специально оформленным экземпляром номенклатуры дел.

Перед внесением дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Если дела готовят за несколько лет, то сначала их раскладывают по годам, а в пределах года - по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически-структурной.

Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов. При систематизации дел можно воспользоваться номенклатурой дел или ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения. Личные дела, личные карточки уволенных и невостребованные трудовые книжки систематизируются строго по алфавиту.

Перед внесением заголовка дел в опись проверяются:

· качество их формирования и оформления;

· соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству дел, заведенных по номенклатуре дел организации.

При просмотре дел проверяются:

· соответствие заголовка дела содержанию имеющихся в нем документов;

· правильность их оформления и группировки;

· качество подшивки или переплета дела;

· точность нумерации листов;

· наличие и правильность заверительной надписи дела.

Если в ходе проверки выявляются нарушения установленных правил формирования, то они устраняются.

Если обнаруживается отсутствие дел, которые числятся по номенклатуре, то необходимо принять меры по их розыску. Если поиски этих дел не привели к положительным результатам, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах их отсутствия, которую подписывает руководитель структурного подразделения. Справку передают вместе с описью дел в архив организации.

На основе описей структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения, и по ней ведомственный архив будет передавать дела в государственный архив в соответствии с правилами. Сдача дел структурных подразделений в архив учреждения проводится ежегодно по графику, составляемому архивом и утвержденному руководителем учреждения.

В учреждениях, не имеющих структурных подразделений, составляются общие описи.

Отдельная опись заполняется в виде таблицы и представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи дел должны быть составлены в течение года после завершения дел в текущем делопроизводстве. Предусматривается, что организация составляет описи ежегодно, а при скоплении неописанных дел - за ряд лет по годовым разделам.

Годовые разделы описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей.

Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

· порядковый номер дела (тома, части) по описи;

· индекс дела (тома, части);

· заголовок дела (тома, части), в том числе аннотация;

· дату дела (тома, части);

· количество листов в деле (томе, части);

· срок хранения;

· примечание.

В описях дел постоянного хранения графа «срок хранения» опускается.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации.

В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются в архив по описям.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК. архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписы­вается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

                                                          

Образец годовой описи дел

                   ОПИСЬ №__________________________________________

                                                                                         Название раздела

№ п/п Индекс дела (тома, части) Заголовок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Примечание
1 2 3 4 5 6 7
             

 

В данную опись внесено ___________ дел с № ___________ по № ___________

в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

_____________________________________________________________________________

 

 


Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 954; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:






Мы поможем в написании ваших работ!