Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел
Тема 12. Номенклатура дел
Виды номенклатуры дел, их особенности и назначение
Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом государственном учреждении, организации, предприятии обязательно. В негосударственных организациях также небесполезно её использование.
Составляются и используются три вида номенклатуры дел:
· типовая,
· примерная,
· конкретная, или индивидуальная.
Составление номенклатуры дел - достаточно сложная и требующая высокой профессиональной квалификации работа. Так как существует большое количество однородных по характеру деятельности учреждений, в которых откладывается однотипная документация (например, школы, больницы, детские сады, кинотеатры и т.д.), нецелесообразно для каждого подобного учреждения создавать номенклатуру дел каждый раз заново. Поэтому широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел.
|
|
|
В крупных иерархических системах управления для достижения единства в классификации документов и обеспечения их сохранности составляются типовые номенклатуры дел.
Типовая номенклатура составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций, используется как стандарт формирования и наименования дел. Если каких-либо дел заведено не будет, то это оговаривается обычно в примечаниях.
Примерные номенклатуры делсоставляются как в пределах конкретной отрасли, так и в пределах административно-территориальной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений, научно-исследовательских и проектных институтов, издательств, творческих союзов, общественных организаций, сельскохозяйственных кооперативов и ассоциаций, т.е. в тех управленческих структурах, где состав документов подразделений (филиалов, цехов, кафедр) сильно различается.
Примерные номенклатуры дел используются как методика (шаблон), позволяющая вносить элемент творчества при разработке конкретной номенклатуры дел организации или ее подразделения.
|
|
|
Типовые и примерные номенклатуры дел позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Разрабатывают такие номенклатуры дел делопроизводственные службы и архивы центральных ведомств РФ и субъектов федерации для своей системы подведомственных организаций. Они одобряются центральной экспертной комиссией (ЦЭК).
Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел, каждая организация должна составлять свою - конкретную (индивидуальную)номенклатуру.
В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.
Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
|
|
|
Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет. Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений.
Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет.
В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново. Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. В процессе работы организации в течение года могут возникать новые документируемые участки и соответственно новые дела, которые также включаются в номенклатуру дел.
|
|
|
В номенклатуру дел не включаются различные печатные издания, поступающие в организацию.
Номенклатура дел организации на следующий календарный год составляется в 3-4 кварталах текущего года. Составленные в каждом структурном подразделении организации номенклатуры дел визируются ее руководителем. При наличии в организации ЭК в структурных подразделениях они согласовывают номенклатуру дел своих структурных подразделений.
Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы ДОУ и направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения. После согласования с ЭПК архивного учреждения номенклатура дел организации утверждается ее руководителем (заместителем руководителя организации, курирующим службы ДОУ).
Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел
При оформлении примерной номенклатуры дел нужно помнить, что ее форма должна соответствовать формам конкретных индивидуальных номенклатур организаций, на которые она распространяется.
Гриф утверждения оформляется распорядительным документом организации и проставляется на титульном листе номенклатуры. Если объем примерной номенклатуры до 5 листов (включительно), титульный лист к ней не составляется, а гриф утверждения размещается на первом листе номенклатуры. Гриф согласования располагается в конце номенклатуры, ниже реквизита «подпись составителя».
Номенклатура дел составляется по следующей форме:
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части), №№ статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Разделами номенклатуры дел организации являются в основном названия его структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой организации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («дирекция», «отдел ДОУ», «общий отдел»), ему присваивается индекс «1» или «01». Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов (02, 03 и т.д.).
При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия. Например:
01 - генеральный директор;
02 - заместитель директора;
03 - коммерческий директор.
В первой графе номенклатуры указываются индексы дел. Индекс конкретного дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого структурного подразделения. Например: 01-1, 01-2, ... , 01-12, ..., 02-1, 02-2, ... , 02-35 и т.д.
Во второй графе номенклатуры указываются заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:
· организационно-распорядительная документация;
· плановая документация;
· отчетная документация;
· документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;
· документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;
· документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.
Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел рекомендуется систематизировать по уровням.
Так, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.
Целесообразно использовать единую последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.
Третья графа номенклатуры заполняется в конце года.
Каждое дело не должно превышать 250 листов. Поэтому при большом объеме документов, относящемся к одному делу, допускается формирование томов, частей.
В четвертой графе номенклатуры проставляются сроки хранения дел в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558).
Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ. В ней проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о сотрудниках, ответственных за документацию и формирование дел в структурных подразделениях, о передаче дел в другую организацию, о местонахождении подлинника, о передаче дел в ведомственный архив и т.п. Использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность номенклатуры дел.
Работа по составлению номенклатур дел как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.
Примерная номенклатура дел должна разрабатываться на основе внимательного изучения функций и направлений деятельности, охватываемой ею категории организаций, состава и содержания образующихся в их деятельности документов.
Сам процесс организации работы по составлению примерной номенклатуры дел включает несколько этапов.
1. Вначале принимается решение о разработке примерной номенклатуры дел, которое следует оформить приказом. В приказе указывается, кем разрабатывается примерная номенклатура дел, под чьим руководством, в какой срок. Определяются даты промежуточного контроля, ответственность и пр. К приказу прилагается план оргмероприятий по разработке примерной номенклатуры дел. Разработка примерной номенклатуры дел может быть включена в план работы организации на предстоящий календарный год.
2. Следующим необходимым этапом является уточнение сферы действия примерной номенклатуры дел, выбор на основании определенных критериев категории организаций и учреждений, для которых целесообразно ее составить.
Главным критерием выбора является однородность стоящих перед этими организациями целей, выполняемых ими задач и, следовательно, однотипность состава образующихся в деятельности этих организаций документов. При этом сами организации могут различаться по структуре - отсюда вытекает неизбежная вариативность схем построения примерной номенклатуры дел.
Примерные номенклатуры дел, как уже отмечалось выше, могут составляться как для одной группы, так и для нескольких групп организаций, входящих в одну систему, территорию. Так, например, примерные номенклатуры могут составляться для органов власти, общественных организаций, исследовательских институтов и др. Возможна разработка и внедрение в практику примерных номенклатур дел для массовых видов частных организаций, занимающихся новыми видами деятельности (страховых компаний, коммерческих банков, торговых или посреднических фирм и т.д.).
В зависимости от объема документов организации, сложности структуры, наличия филиалов, территориальных подразделений и т.п. примерные номенклатуры могут составляться только для центрального аппарата организаций, только для филиалов или может быть составлена единая примерная номенклатура, упорядочивающая полностью отраслевой или территориальный документальный фонд.
При этом в названии примерной номенклатуры дел должна быть отражена установленная система соподчинения или функциональной связи между собой органов управления и организаций, на которые она распространяется.
3. Только после уяснения критериев выбора и четкого определения круга выбранных организаций можно приступать к разработке самой примерной номенклатуры дел. Одновременно с ее разработкой составляются методические указания по ее применению.
Разработку примерной номенклатуры дел начинают с выбора классификационной схемы ее построения.
Выбор схемы зависит от структуры организаций. При наличии достаточно стабильной типовой или сходной структуры при незначительных различиях обычно выбирается структурная схема номенклатуры.
В схеме, построенной по структурному принципу, разделами примерной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений организаций. Последовательность расположения разделов должна соответствовать типовому штатному расписанию.
Пример схемы номенклатуры, построеннойпо структурному принципу:
01 Общий отдел.
02 Бухгалтерия.
03 Отдел кадров.
04 Юрисконсульт.
В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируютпо функциональному принципу. Разделами номенклатуры являются управленческие функции или основные направления деятельности: руководство, планирование, учет, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение. Функции или направления деятельности располагаются в порядке их значимости.
Пример схемы номенклатуры, построенной по функциональному принципу:
01 Руководство или исполнительная дирекция (организационно-распорядительная документация).
02 Планирование и отчетность (планово-отчетная документация).
03 Финансирование и бухгалтерская отчетность (финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация).
04 Работа с персоналом (документация по личному составу)
05 Контроль и учет (регистрационно-контрольная и учетная документация).
06 И т.д.
В организациях, не имеющих устойчивой структуры и бесструктурных, схема номенклатуры дел строится по структурно-функциональному принципу (по направлениям деятельности без деления на структурные части).
Пример схемы номенклатуры, построенной по структурно-функциональному принципу:
01 Руководство.
02 Организационно-методическая работа.
03 Спортивно-массовая работа.
04 Тренерский совет.
05 Бухгалтерия.
06 Отдел кадров.
4. После решения вопросов выбора схемы примерной номенклатуры составители приступают к формулированию заголовков дел. Этот этап является одним из наиболее ответственных, т.к., по существу, определяет действенность и полезность примерной номенклатуры дел в качестве методического пособия для конкретных учреждений при составлении ими номенклатур дел.
5. Завершающим этапом подготовки примерной номенклатуры дел является ввод ее в действиепосле проведения необходимых действий по ее согласованию, подписанию, утверждению и регистрации.
Номенклатура дел организации (предприятия) печатается в необходимом количестве экземпляров. При этом следует учитывать, что первый экземпляр помещается в дело, второй используется в службе ДОУ и является рабочим, третий передается в архив предприятия, четвертый может в виде выписок передаваться для работы в соответствующие структурные подразделения.
Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Она подлежит пересоставлению и переутверждению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (или ее структурного подразделения). При отсутствии таких изменений номенклатуру дел в конце каждого года уточняют, при необходимости корректируют и автоматически вводят в действие с 1 января следующего календарного года.
На основании номенклатуры дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел организации, при этом оформляется титульный лист, если это министерство, ведомство, или используется общий бланк организации.
В течение года в номенклатуру могут вноситься заголовки новых дел, для этого между разделами номенклатуры следует оставлять необходимые пробелы. Номенклатура дел может использоваться на протяжении нескольких лет, если нет коренных изменений структуры и функций предприятия. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 5813; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!