Зберігання документів у діловодстві
1. Документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів установи зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства чи інших структурних підрозділах установи відповідно до номенклатури справ.
2. Керівники структурних підрозділів установи і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.
3. Для зберігання справ у діловодстві використовують картонні теки із клапанами або зав’язками, картонні або пластмасові швидкозшивачі. У робочих кімнатах справи повинні зберігатись у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси та заголовки за номенклатурою справ.
4. Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються в його секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.
5. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам - з письмового дозволу керівника установи. На видану справу складається картка-замінник за формою, наведеною в додатку 12 до цих Правил. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.
|
|
|
Посадова особа, яка видала та прийняла справу, зобов’язана здійснити перевірку наявності документів у справі.
Не дозволяється видавати у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи окремі документи зі справ.
6. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.
7. Вилучення оригіналів документів (справ) допускається з дозволу керівника установи з дотриманням вимог, зазначених у пункті 14 розділу I цих Правил.
8. У разі втрати документів і справ, що числяться за номенклатурою, у структурних підрозділах вживаються заходи відповідно до пункту 2.9 глави 2 розділу V цих Правил.
V. Експертиза цінності документів
Нормативно-методичні засади експертизи цінності документів
1. Експертиза цінності документів проводиться на підставі чинного законодавства у сфері архівної справи та діловодства, типових та галузевих переліків видів документів із зазначенням строків їх зберігання, типових та галузевих переліків видів документів, що підлягають внесенню до НАФ, типових і примірних номенклатур справ, інших нормативно-правових актів з питань експертизи цінності, методичних рекомендацій Укрдержархіву.
|
|
|
Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
2. Для організації та проведення експертизи цінності документів в установах утворюються постійно діючі ЕК, що діють відповідно до положень про них.
У музеях і бібліотеках, що перебувають у державній чи комунальній власності, проведення експертизи цінності документів покладається відповідно до законодавства на фондово-закупівельні комісії (далі - ФЗК) та експертно-оцінні комісії (далі - ЕОК). У положеннях про ФЗК музеїв та ЕОК бібліотек зазначаються завдання, пов’язані з експертизою цінності архівних документів.
Державні органи, органи місцевого самоврядування, державні та комунальні підприємства, установи та організації розробляють положення про ЕК на підставі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року № 1227/5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594 (із змінами).
|
|
|
Об’єднання громадян, релігійні організації, підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності, а також державні наукові установи під час підготовки положень про ЕК керуються рекомендаціями Укрдержархіву.
3. У своїй діяльності ЕК, ФЗК, ЕОК установ керуються принципами і критеріями експертизи цінності документів, установленими Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (із змінами).
4. ЕК установи, у діяльності якої утворюються документи НАФ, приймає рішення про:
схвалення і подання до ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради) проектів таких документів: описів справ постійного зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), номенклатур справ, інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства, архівні підрозділи та ЕК, анотованих переліків унікальних документів НАФ, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, актів про вилучення документів з НАФ, актів про невиправні пошкодження справ (документів) НАФ;
|
|
|
схвалення:
описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
актів про невиправні пошкодження справ (документів) тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);
номенклатур справ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання установ, що належать до сфери управління органу вищого рівня та у діяльності яких не утворюються документи НАФ.
5. ЕК установи, у діяльності якої не утворюються документи НАФ, приймає рішення про:
схвалення і подання до ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради) проектів таких документів: описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;
схвалення:
інструкції з діловодства;
номенклатури справ;
положення про служби діловодства, архівні підрозділи та ЕК;
описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
актів про невиправні пошкодження справ (документів) тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);
номенклатур справ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання установ, що належать до сфери управління установи та у діяльності яких не утворюються документи НАФ.
6. ЕК одночасно розглядає описи справ та акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, а також акти про вилучення документів з НАФ разом з актами про невиправні пошкодження справ (документів) НАФ (за їх наявності).
7. Внесення документів установ до НАФ здійснюється на підставі рішення ЕПК державного архіву про схвалення описів справ постійного зберігання та його затвердження керівником установи.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 282; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!