Ввод, редактирование и форматирование данных

Федеральное Агентство Железнодорожного Транспорта

Государственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

"Петербургский государственный университет путей сообщения"

 

 

Кафедра Информатика и информационная безопасность

 

 

ОСНОВЫ РАБОТЫ

 

 С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL

 

 

Учебное пособие

по дисциплине "Информатика"

для студентов заочной формы обучения всех специальностей

 

Санкт-Петербург

2005

 

УДК 681.3.06

ББК З973.26-018.22я7

Б18

Байдина Н.В., Костянко Н.Ф.

Б18     Основы работы с электронной таблицей Excel: Учебное пособие. - СПб.: Петербургский государственный университет путей сообщения, 2005. -59с.

                Библиогр.: 4 назв.

 

ISBN 5-7641-0125-5

 

Среди разработчиков информационных технологий в настоящее время наибольшей популярностью пользуется пакет прикладных программ Microsoft Office, и, особенно, электронная таблица Excel. В учебном пособии изложены основные положения работы с электронной таблицей в режиме вычислений.

Учебное пособие предназначено для студентов всех специальностей заочной формы обучения, изучающих дисциплину "Информатика".

 

УДК 681.3.06

 

 

 

ISBN 5-7641-0125-5 Ó Петербургский государственный

университет путей сообщения, 2005

Ó Байдина Н.В., Костянко Н.Ф., 2005

 

1. Электронная таблица EXCEL. Основные понятия

 

Электронная таблица представляет собой вычислительную среду, предназначенную для выполнения различного вида расчетов, построения графиков и диаграмм.

При работе с Ехсеl пользуются следующими основными понятиями: ячейка, рабочий лист, рабочая книга.

Ячейка – это область вычислительной среды, расположенная на пересечении столбца, имеющего стандартную ширину, и строки, имеющей стандартную высоту, которые зависят от настройки системы.

Каждый столбец электронной таблицы имеет имя, состоящее из одной или двух латинских букв. Первые 26 столбцов имеют имена, соответствующие 26 буквам латинского алфавита. Имена следующих столбцов формируются из двух букв по правилу: AA … AZ, BA … BZ и т.д. Строки электронной таблицы обозначаются порядковыми номерами. Каждая ячейка Ехсеl имеет уникальное имя, начинающееся с имени столбца, за которым записывается номер строки. Например: А1, В241, ZС4 и т.д.

 

Примечание. Существует настройка, при использовании которой строки и столбцы обозначаются своими порядковыми номерами. В этом случае перед номером строки ставится латинская буква R (Row – строка), а перед номером столбца латинская буква С (Columns – столбец). Например, ячейка B3 будет иметь имя R3C2.

 

Имя ячейки называется еще её адресом, или ссылкой. Различают относительные и абсолютные адреса ячеек.

Относительные адреса ячеек автоматически изменяются средствами Ехсеl, абсолютные – не могут быть изменены автоматически. В отличие от относительных адресов в записи абсолютного адреса перед соответствующим именем столбца и (или) строки записывается символ $.

Например, А1 – относительный адрес, $А1, $А$1, А$1 – абсолютные адреса. По умолчанию все ячейки Ехсе1 имеют относительные адреса (ссылки).

Рабочим листом называется таблица, состоящая из 256 столбцов и 65536 строк. По умолчанию листы электронной таблицы имеют стандартные имена - Лист1, Лист2 и т.д, которые могут быть изменены пользователем. Ячейка на неактивном листе идентифицируется именем листа и ее адресом на листе, которые разделены восклицательным знаком, например: Лист2!D45.

Листы могут быть следующих типов:

- рабочий лист;

- лист модуля – для записи макросов на языке программирования Visual Basic For Application;

- лист диалогового окна – для создания диалогового окна;

- лист диаграмм – для построения диаграмм.

Окно рабочего листа содержит большинство элементов, присущих всем приложениям Windows, но имеет и некоторые особенности:

- внизу окна расположены ярлыки листов, с помощью которых можно обращаться к разным листам рабочей книги, и кнопки прокрутки ярлыков;

- над именами столбцов листа имеется строка формул, которая используется для ввода и редактирования данных;

- слева от строки формул расположено Поле имен, где указывается адрес активной ячейки или имя используемой функции.

Вид окна настраивается с помощью меню Вид,а меню Сервис позволяет задать изображение таких элементов окна как сетка, строка формул, полосы прокрутки и т.д. (диалоговое окно Параметры вкладка Вид).

 

Примечание. Команда Параметры меню Сервис вкладка Общие позволяетизменить число листов, установленных по умолчанию.

Для добавления нового листа в книгу выполняется команда Лист меню Вставка.

 

Однако действия с листами рекомендуется производить с помощью контекстного меню, которое отображается на экране монитора при щелчке правой кнопкой мыши на ярлыке листа.

Рабочая книга объединяет несколько листов. Книги имеют по умолчанию стандартные имена - Книга1, Книга2 и т.д., которые могут быть изменены пользователем. При обращении к ячейке неактивной рабочей книги имя книги и расширение заключаются в квадратные скобки, например:[Книга3.xls]Лист2!D45.

Обычно электронные таблицы Excel хранятся в файлах, имеющих расширение xls. Файл имеет расширение xlt, если он содержит шаблоны, которые служат моделью для создания листов в книге. Причем можно пользоваться заранее определенными шаблонами (команда Создать меню Файл) или создавать собственные.

Команда Защита из меню Сервис используется для защиты от несанкционированного доступа рабочей книги, рабочего листа, графических объектов, диаграмм, ячеек.

Рабочую книгу также можно защитить, используя команду Сохранить как из меню Файл. Для этого в диалоговом окне Сохранение документа требуется щелкнуть по кнопке Сервис и выполнить команду Общие параметры. Затем в диалоговом окне Параметры сохранения задать пароль для открытия файла и (или) разрешения записи в файл.

Расчеты в Ехсе1 выполняются в следующих режимах:

- вычислений, когда заполнение и обработка вычислительной среды осуществляется с помощью команд основного меню, стандартной панели инструментов, строки формул;

- полуавтоматическом с помощью макросов;

- автоматическом, когда для заполнения таблицы, выполнения расчетов, построения графиков и диаграмм используются проекты, разработанные средствами системы программирования VBA.

 

Ввод, редактирование и форматирование данных

 

Данные вводятся только в активную ячейку. Чтобы сделать ячейку активной, на нее надо навести курсор мыши и щелкнуть ее левой кнопкой. Ячейка выделится табличным курсором (утолщенной черной рамкой) и будет готова к вводу данных. После ввода данных в ячейку ее содержимое следует обновить одним из следующих способов:

- нажать клавишу ENTER (курсор переместится на одну ячейку);

- щелкнуть левой кнопкой мыши по флажку , расположенному слева от строки формул (табличный курсор не изменит своего положения);

- нажать одну из клавиш-стрелок клавиатуры (табличный курсор переместится на одну ячейку в указанном направлении).

При обновлении содержимого ячейки Ехсеl автоматически вычисляет значение выражения и записывает его в ячейку. Содержимое ячейки дублируется в строке формул. При изменении значения любой ячейки, входящей в выражение, по умолчанию автоматически пересчитывается значение этого выражения.

 

В ячейках электронной таблицы могут храниться:

- числа;

- текст;

- дата и время;

- логические функции;

- формулы;

- примечания;

- гиперссылки;

- графические объекты (картинки, фотографии, иллюстрации).

 

 

Ввод чисел

 

Числа при вводе автоматически выравниваются по правому краю ячейки.

Примеры записи чисел:

Целых: 2116; 100; -48.

Вещественных: 0,478; -3,14.

В экспоненциальной форме: 4,095Е+05 (4,095´10⁵).

Обыкновенных дробей: 1 1/4 (1¹/₄); 0 1/3 (¹/₃). В обыкновенных дробях целая часть от дробной отделяется символом пробела, а если целая часть отсутствует, то вместо нее записывается нуль.

Когда число не помещается в ячейку, оно автоматически записывается в экспоненциальной форме.

 

Ввод текста

Текст представляется любой комбинацией алфавитно-цифровых знаков и выравнивается по левому краю ячейки.

Если текст занимает больше места, чем ширина ячейки, то он будет распространяться вправо по электронному полю до первой занятой ячейки. Чтобы увидеть введенный текст, необходимо увеличить ширину ячейки, для чего установить указатель мыши на верхнюю разделительную полосу между столбцами (курсор примет вид «) и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, передвинуть границу столбца. То же самое можно сделать с помощью команды Столбец меню Формат. Полностью введенный текст отображается в строке формул.

При сохранении значения, отличного от текста, в виде текста, в начале ввода ставится апостроф, например: ’3,05Е10.

 

---

Дата добавления: 2018-04-05; просмотров: 360; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!