Раздел 2. Организация работы с документами
Раздел 1. Документирование 1.(вопрос 1)Документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами. 2.(вопрос 2) Документирование - это процесс создания и оформления документов. 3.(вопрос 3) Основные операции при создании документов: составление проекта документа; согласование проекта документа; проверка правильности оформления документов;подписание и утверждение документов; регистрация документов. 4.(вопрос 4)Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. (вопрос 5) Основные операции при организации работы с документами: регистрация документов; передача документов на рассмотрение руководителю учреждения, передача на исполнение; контроль за исполнением документов; исполнение документов; формирование дел; текущее хранение документов и использование их в работе; экспертиза ценности; оформление дел; передача дел на архивное хранение в архив; уничтожение дел с истекшими сроками хранения. 5.(вопрос 6) Этапы становления делопроизводства: приказное, коллежское, исполнительное (министерское), делопроизводство централизованного управления. 6.(вопрос 7) Система делопроизводства – это совокупность организационных, информационных, технических, технологических процедур, обеспечивающих получение, обработку, переработку, использование, хранение, отправку и уничтожение официальных документов. 7. (вопрос 8) Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 8.(вопрос 9) Функции документа: Общие – информационная, коммуникативная, социальная, культурная; Специальные – управленческая, правовая, историческая. (вопрос 10, 11, 12 ) Среди документов бухгалтерии важное место занимает немногочисленная, но исключительно значимая для этого подразделения организационно-распорядительная документация, которая условно подразделяется на три группы: Организационные. В состав организационных документов входят: уставы, учредительные договоры,положения, правила, инструкции, должностные инструкции, штатное расписание, регламент. Распорядительные, которые издаются в целях разрешения основных задач организации. Это - постановления, распоряжения, решения, указания, приказы по основной деятельности. Справочно-информационные документы включает в себя – служебные письма, факты; докладные, служебные и объяснительные записки; справки; акты, телеграммы, телефонограммы и т.д. Все перечисленные документы относятся к управленческим, или ОРД. (вопрос 13, 14) Нормативно-правовую базу делопроизводства в России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления. В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по документационному обеспечению управления оказались рассеянными по многим правовым и нормативным актам: Федеральный закон РФ ОТ 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ«Об информации, информатизации и защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов (информация, документированная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию государственным органам. Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридические лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК РФ установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Уголовный кодекс установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией. Ряд законодательных актов (Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» - 10.01.2002 № 1-ФЗ, Закон РФ «О коммерческой тайне» - 29.07.2004 № 98-ФЗ, постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ» и др.) содержат нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Действующим законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т.д. Следует упомянуть ряд Указов Президента РФ «О Государственном гербе», «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ» и «Положения о Государственной архивной службе России», постановлений Правительства РФ «О Федеральном архивном агентстве», «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», значение которых для функционирования делопроизводственной системы видно из самих названий этих документов. Постановление Госкомстата Росси и от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Первостепенное значение для организации делопроизводственного процесса имеют нормативные документы: - С 01.07.2007 был введен в действие ГОСТ Р.ИСО 15489-1.2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования», который регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций. - ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Требования к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД, класс 0200000); - Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации в министерствах и ведомствах – особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота (от регистрации поступающего в организацию документов до передачи дел на архивное хранение). Инструкция также находит применение на предприятиях и в организациях в качестве примера для создания собственных систем документационного обеспечения управления. 9. (вопрос 17) Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Цель классификации: - повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации; - экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога). Значение классификации документов: - обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве; - повышение оперативности работы с ними. Документы классифицируются: - по видам деятельности – система организационно-распорядительных документов, система банковской документации, система отчетно-статистической документации и др. - по содержанию – простые и сложные; - по месту составления - внутренние и внешние; внешние, в свою очередь, делятся на входящие и исходящие; - по стадиям создания — черновик (предварительная редакция документа); беловик (чистовик); подлинники (или оригинал) — документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа; и копии (точное воспроизведение подлинника). Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия). Отпуск — копия исходящего документа, остающаяся в учреждении. Дубликат — копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник. Выписка — копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке. - по способу создания — письменные (рукописные и печатные), графические, фоно-, аудио-, акустические документы, содержание которых передано посредством звукозаписи (звуковые файлы); фотодокументы; кинодокументы; аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию; - по происхождению – личные и служебные; - по форме – табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.; - по способу изложения материала – типовые, примерные, индивидуальные; - по наименованию — приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов; - по юридической силе – подлинные (действительные и недействительные) и подложные; - по срокам хранения - временного срока хранения (до 10 лет включительно), временного срока хранения (свыше l0 лет), постоянного срока хранения. 10.(вопрос 15) Унификация – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформления и создание трафаретных текстов. Методы унификации – трафарет, таблица, анкета. Унифицированная система документации – совокупность унифицированных форм документов, которые обеспечивают документировано представление данных в хозяйственной деятельности, средства их ведения, нормативно-методические материалы по их разработке и применению. С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов. В основе создания унифицированных систем документации лежит единообразие состава и формы управленческих документов. 11.(вопрос 16) Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования. 12.вопрос 18, 19) При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие: · юридическую силу документов; · оперативное и качественное их исполнение и поиск; · возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники; · качество документов как исторических источников. Правила составления и оформления документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»(введен в действие с 01.07.2003). ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию. Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального письменного документа. Различные виды документов имеют различный набор реквизитов. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа. Схема расположения реквизитов закреплена в формуляре-образце документа. Формуляр-образец документа — модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы бумаги, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Форматы бумаги: А4 (210х297 мм); А5 (148х210 мм); А3 (297х420 мм). Размеры полей: левое поле — не менее 20 мм; правое поле — 10 мм; верхнее и нижнее поля — 20 мм.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего реквизитов — 30.
16. Резолюция – надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Резолюция проставляется: или под адресатом; на свободном месте листа; или на отдельном листе бумаги.
17. Способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа реализуется в форме грифа согласования. Согласование бывает внутренним (виза) и внешним (гриф согласования).
18. Бланк – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
19. Виды бланков:
Для писем. В бланк служебного письма входят следующие реквизиты - наименование учреждения, справочные данные, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, дата, регистрационный номер, ссылка на № и дату входящего документа.
Общий бланк.В общий бланк входят следующие реквизиты - наименование учреждения, оставляют место для указания вида документа, дата, регистрационный номер, место издания.
Конкретного документа. В бланк конкретного документа входят следующие реквизиты - наименование учреждения, свид документа, дата, регистрационный номер, место издания.
20. Письмо —обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.
По содержанию и назначению письма различают - инициативные и ответные.
В формуляр служебного письма входят следующие реквизиты - наименование учреждения, справочные данные, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, дата, регистрационный номер, ссылка на № и дату входящего документа, заголовок, текст, отметка о наличии приложений , подпись, адресат, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, резолюция, отметка о контроле , отметка о поступлении документа, идентификатор электронной копии документа .
26. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Докладные записки в зависимости от содержания и целевого назначения бывают – инициативные, информационные, отчетные.
В формуляр докладной записки входят следующие реквизиты – наименование учреждения, наименование вида документа, дата, регистрационный индекс, место составления, адресат, заголовок, текст, приложения , подпись .
27. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельный положений основного документа или объясняющий причину невыполнения какого-либо распоряжения, правил поведения.
Объяснительная записка оформляется на компьютере на бланке предприятия или рукописно на чистом листе бумаги формата А4:
23. Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
Виды справок - по основной деятельности и личного характера.
В формуляр справки входят следующие реквизиты – наименование учреждения, наименование вида документа, дата, регистрационный индекс, место составления, адресат, заголовок, текст, приложения, подпись.
25. Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты, события, действия.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
Датой акта является дата актируемого события.
Вводная часть акта включает изложение основания для составления документа и перечень присутствующих лиц. Вводная часть состоит из постоянной информации, которая оформляется от левого поля и переменной информация (оформляется от второго положения табулятора).
В констатирующей части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также результаты работы (выводы и рекомендации). В конце текста указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение, например:
Составлен в 2-х экз.:
1-й экз.направлен в ЗАО «Колобок»;
Й экз. – в дело 05-09.
Акт считается принятым и вступает в силу после его подписания председателем и всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, обязаны подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии может оформлять на отдельном листе и прилагаться к акту.
В необходимых случаях акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Для ряда актов – по материальным, финансовым и другим важным вопросам – необходимо также заверение оттиском печати.
Датой акта является дата актируемого события.
28. Протокол – документ, в котором фиксируются ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещания, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Датой протокола является дата заседания коллегиального органа.
Реквизиты протокола: наименование учреждения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок (наименование коллегиального органа), текст, подписи (председателя и секретаря или всех присутствующих, например, на учредительных протоколах).
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть состоит из постоянной информации, которая оформляется от левого поля и переменной информация (оформляется от второго положения табулятора).
Основная часть текста полного протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повести дня. Текст каждого раздела строится по схеме – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ. ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Датой протокола является дата заседания коллегиального органа.
К протоколу в качестве приложения должен быть оформлен список присутствующих, если присутствующих более10 человек.
Факс – это документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи.
Факсы являются разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями. Оформление факса аналогично оформлению делового письма, но дополняется данными, которые проставляет сам аппарат (телефакс).
24. Распорядительные документы издаются в целях регулирования и координации деятельности организации и отражают управленческие решения, принятые руководителем.
В состав распорядительных документов входятприказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, постановления.
Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем организации, предприятия, учреждения, действующего на основе единоначалия, в целях разрешения оперативных задач.
Приказ- правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения задач, стоящих перед данной организацией.
По содержанию приказы делятся: по основной деятельности и по личному составу.
В формуляр распорядительных документов входят: наименование учреждения, вид документа, дата, регистрационный номер, место издания, заголовок (по центру), текст, проект распорядительного документа может быть согласован с бухгалтером, юристами или другими специалистами (согласование оформляется визами), подпись руководителя или его заместителей, которым предоставлено это право.
При продольном расположении реквизитов бланка заголовок оформляется по центру, строчными буквами, первая – заглавная; через один интервал; в конце заголовка точка не ставится
Текст распорядительных документов состоит из констатирующей и распорядительной частей.
Организационные документы создаются с целью нормативно-правовой регламентации деятельности всей организации, ее структурных подразделений и штатных работников: руководителей, специалистов, других служащих и рабочих.
К организационным документам относятся: устав организации; учредительный договор; положение; инструкция, в том числе должностная инструкция; штатное расписание; структура и штатная численность; правила внутреннего трудового распорядка; регламент.
Положение - это правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, структурного подразделения.
Различают положения:
- об организации (которое в целом утверждается с помощью распорядительного документа вышестоящей организации);
- о структурных подразделениях (проект положения о подразделении согласовывают с юридическим отделом и представляют на утверждение руководителя предприятия).
В положении о структурном подразделении определяется правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделения.
22. Должностная инструкция – это правовой акт, определяющий организационно-правовое положение работника в структуре учреждения и подразделения, его функциональные обязанности, права, ответственность и взаимоотношения с другими подразделениями.
Текст должностной инструкции состоит из разделов - общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения. Связи по должности.
Заголовок к тексту должностной инструкции (наименование должности) должен иметь формулировку в дательном падеже.
31. Договор - соглашение двух или нескольких лиц (граждан или юридических лиц) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
32. Доверенность- документ, который уполномочивает представлять интересы лица, выдавшего доверенность, лицо, ее получившее, перед третьими лицами.
33. Претензия – документ о нарушении контрактных обязательств и требований о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства.
34. Иском называется обращение в суд заинтересованного лица с требованием о защите нарушенного или оспариваемого субъективного права или охраняемого законом интереса путем разрешения в суде спора о праве.
35. Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении договоров и контрактов. Они представляют собой:
- обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию об услугах, товарах;
- обращения продавцов к покупателям, которые имеют рекламный характер и рассматриваются как вид рекламной деятельности.
Оферта (письмо-предложение) представляет собой заявление экспортера (продавца) о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.
Ответ лица, которому адресована оферта, о ее принятии признается акцептом.
Гарантийное письмо – это документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательство.
Раздел 2. Организация работы с документами
1. Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
2. Документопотоки – входящие документы, исходящие документы, внутренние документы.
3. Под объемом документооборота понимается количество входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за определенный период времени.
4. Организационные формы. Централизованная; смешанная; децентрализованная.
5. В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие службы документационного обеспечения:
· Управление делами – в министерствах и ведомствах;
· Канцелярия или отдел документационного обеспечения управления – на государственных предприятиях, в НИИ, конструкторских организациях и вычислительных центрах, ВУЗах и других организациях;
· Общий отдел – в аппарате управления общественных организаций и в исполнительных комитетах;
6. Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Цели регистрации: Учет документов, контроль за исполнением, справочная работа по документам.
Формы регистрации: Журнальная, Карточная, Автоматизированная электронная
Индексация документов (присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации). Регистрационный индекс документа, регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
7. Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Виды контроля:Сроковый контроль можно разделить на текущий, предупредительный и итоговый.
Сроки исполнения документа могут быть: типовыми и индивидуальными.
Решение о продлении срока исполнения документа принимается за 3 дня до истечения срока исполнения.
8. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Виды номенклатуры дел: конкретные или индивидуальные; примерные; типовые.
Номенклатура дел составляется в 4 квартале текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Она составляется и подписывается секретарем или руководителем службы ДОУ, ежегодно утверждается руководителем учреждения. Один раз в пять лет в случае, если структура и функции организации коренным образом не изменились, номенклатура дел должна быть согласована с архивным управлением.
9. Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
10. Формирование дел - это группировка документов в дела, заводимые в учреждении.
11. Оформление дел – комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
12.Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев– это экспертиза ценности документальных материалов.
Отбором документов на хранение или уничтожение занимается экспертная комиссия.
13. Архив – это структурное подразделение или организацию, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью их использования.
Для работы сотрудникам учреждения могут быть выданы дела из архива, но только по распоряжению руководителя учреждения.
На выданные в течение делопроизводственного года документы заполняется лист-заместитель, содержащий сведения о том, кому и когда выдан документ.
На дела, выданные из архива, заполняется карта-заместитель.
Дата добавления: 2018-04-04; просмотров: 327; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!