Изучение организации делопроизводства: контроль поступления, регистрации и исполнения документов
Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Решение совещания проводится в жизнь приказами соответствующих руководителей либо путем рассылки протокола совещания или выписок из него. Протокол составляется секретарем. Его реквизиты: наименование органа, издающего документ; название вида документа; дата и регистрационный номер; место издания; заголовок; текст; подписи. Отдельные протоколы имеют гриф утверждение». Утверждению подлежат решения совещаний по вопросам, не принимаемым участниками совещания. Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания. Она проставляется председателем или секретарем. Протоколы с точки зрения полноты освещения хода совещания делятся на краткие и полные. Протокол краткой формы оформляется при наличии стенограммы или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Текст протокола делится на вводную и основную части. В вводной части краткого протокола указывается фамилия председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а также все присутствующие. В [писке присутствующих сначала перечисляются члены коллегиального органа, а затем — приглашенные с указанием Должностей и организаций, которые они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке. 8 протоколе полной формы после раздела «ПРИСУГСГВОВАЛИ» следует повестка дня совещания, в протоколе краткой формы она отсутствует. Повестка дня включает перечень вопросов, обсуждаемых на совещании, заседании, названия докладов, должностей докладчиков, их инициалы. Основная часть протокола краткой формы изложения должна быть построена по схеме: «СЛУШАЛИ», «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)., Основная часть протокола полной формы строится по схеме: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)». Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколе краткой формы допускается фиксирование отдельных выступлений участников. Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений. Подписание осуществляется председателем или секретарем. Протокол нумеруется порядковым номером в пределах календарного года Если это протокол совместных совещаний, то они должны иметь составной номер.
|
|
|
Контракт (договор) — документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Он может заключаться, если работник принимается на работу; с работником, трудовой Договор с которым был заключен на некоторый срок. Контракт заключается на срок не менее одного года в письменной форме. Один экземпляр находится в организации, другой — у работника. В контракте обязательно указываются следующие условия: дата подписания; место работы; должность, профессия, специальность работника; срок действия контракта; права сторон, в т.ч. право нанимателя на уменьшение лишение премий всех видов, уменьшение отпуска, понижение в классе, звании; обязанности и ответственность сторон, т.ч. полная материальная ответственность; дополнительные меры стимулирования труда работников; стороны могут предоставлять дополнительные льготы и гарантии, дополнительные, условия, не ухудшающие положение работника.
|
|
|
Контракт — основание для издания приказа о приеме, а назначении работника на должность, а также о — заключении контракта с работником, трудовой договор с которым был заключен на неопределенный срок. Контракт вступает в силу со дня его подписания или иного, указанного в нем срока.
Акт – документ, составленный группой лиц, фиксирующий произошедшие факты (акт несчастных случаев, акт приема-передачи материальных ценностей и т.д.). Они могут содержать выводы, рекомендации и предложения составителей (акт проверки). Реквизиты акта: наименование организации, название вида документа, место составления, дата и регистрационный номер, заголовок к тексту, подписи, при необходимости гриф «утверждение» и согласующие визы. Текст состоит из вводной и констатирующей частей. В вводной части указывается основание для составления акта и перечисляют состав комиссии (должность, инициалы и фамилия каждого ее члена, обязанность, выполняемая в комиссии). В констатирующей части акта излагают цели и задачи актирования, описание и характер проведения работ, установленные факты, а так же выводы и заключения. Акт подписывают председатель и члены комиссии с указанием их временных обязанностей. Для ряда актов необходимо утверждение руководителя организации и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.
|
|
|
Каждая организация ведет переписку с вышестоящими органами, с другими (сторонними) органами и с гражданами. Чаще всего она оформляется в виде писем (на бланках формата А4 или А5 в зависимости от объема текста). Реквизиты письма: наименование организации и автора документа, почтовый адрес организации, номер телефона, факса и др. данных, номер счета в банке, код банка, местонахождение банка, дата и регистрационный индекс, адресат, указание индекса и даты входящего документа, заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя и номер его служебного телефона. В письме отсутствует название вида документа, за исключением гарантийных писем. Текст письма должен содержать один вопрос, быть кратким. В зависимости от содержания различают письма-запросы, письма-ответы, сопроводительные, рекламационные, гарантийные письма, извещения, приглашения и т.д.
Для осуществления хозяйственной деятельности, совершения различного рода сделок необходимо такое правовое средство, которое установит юридические связи между субъектами хозяйствования. Им является хозяйственный договор. Хозяйственный договор – это соглашение между двумя и более субъектами хозяйствования о производстве услуг по доставке, перевозке, изготовлению продукции и товаров, в котором одна сторона всегда выступает в качестве заказчика, а другая – в качестве исполнителя. Исключение составляет договор о совместной хозяйственной деятельности.
Поступившие в организацию документы проходят следующие этапы обработки: первичную обработку – проверка правильности доставки писем, предварительное рассмотрение – распределение на регистрируемые и нерегистрируемые, разметку, регистрацию, рассмотрение документов руководством, направление на исполнение, контроль за исполнением, исполнение документов, подшивку документов в дела.
Номенклатура дел – перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организаций с указанием сроков их сохранности, оформленный в установленном порядке. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, индексации дел и определения сроков их хранения. Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся необходимые изменения, она утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января следующего года. В номенклатуру включаются дела, заводимые в организации, не включая печатные издания, а также другие вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность подразделений. Номенклатура имеет 5 граф:
1. Индекс дела. Он складывается из условных обозначений подразделений и порядкового номера дела в пределах подразделения.
2. Наименования разделов, наименования (заголовки) дел.
3. Количество дел, томов. Заполняется номенклатура дел в конце года.
4. Сроки хранения и статьи перечня.
5. Примечания. Здесь указываются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. При составлении сводной номенклатуры дел обязательно следует оставлять резервные индексы. Номенклатура является первичным документом, по которому осуществляется передача в архив документов временного срока хранения до 10-ти лет включительно. Документы временного срока хранения свыше 10-ти лет и постоянного срока хранения передаются в архив по описям дел.
Для определения сроков хранения, передачи документов в архив и уничтожения документов руководителем назначается экспертная комиссия, которая отбирает документы постоянного и временного хранения свыше 10-ти лет для передачи в архив, временного хранения до 10-ти лет включительно для дальнейшего хранения в подразделениях и временного хранения, сроки хранения которых истекли, - для выделения к уничтожению. В архив передаются дела постоянного, временного более 10-ти лет хранения и по личному составу. Их передача производится по описям дел. Дела временного до 10-ти лет включительно хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся централизованной службой ДОУ, а по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке. Указанные дела могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя. Их передача осуществляется по номенклатуре дел. Сотрудником архива предварительно проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствие с номенклатурой дел организации. Дела передаются по описи заведующему архивом или лицу, ответственному за архив, в присутствии сотрудников подразделения. Дела выдаются из читальных залов хранилищ для использования и проведения архивных работ с документами. Пользователи архивной информации работают в читальных залах. Дела во временное пользование выдаются не более чем на 30 дней. Выдача дел во временное пользование другой организации оформляется актом «О выдаче дел во временное пользование». При выдаче дел для использования взамен подкладывается карта-заместитель дела. В ней указывается шифр дела, дата выдачи, фамилия пользователя (название организации), дата возврата дела. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается и хранится до минования надобности. Список организаций, документы которых должны передаваться на государственное хранение, определяется государственной архивной службой. Прием документов Национального архивного фонда РБ на государственное хранение осуществляется в соответствии со сроками их ведомственного хранения. Дела передаются в государственный архив по описям, утверждаются в установленном порядке. Организация оплачивает стоимость работ по передаче документов. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи. Организации, деятельность которых не создает документы Национального архивного фонда РБ, хранят свои документы в соответствии со сроками, определенными перечнями документов с указанием срока сохранности. Различают оперативное и архивное хранение документов. С момента заведения до передачи в ведомственный архив или архив организации документы хранятся в подразделении в оперативном архиве. Дела находятся в рабочей комнате в специально отведенном для этой цели помещении, располагаются в запирающихся шкафах. Документы должны быть защищены от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Выдача документов осуществляется только с разрешения руководства. На место изъятого из дела документа помещается листок-заменитель, по которому контролируется возврат документа. На выданное дело заводится карта-заменитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Завершенные дела постоянного и временного (более 10-ти лет хранения) в течение 2-х лет остаются в подразделении, а затем сдаются в архив. Архив принимает от подразделений только правильно оформленные дела. Организация имеет право сохранять в оперативном архиве до уничтожения документы временного срока хранения до 10-ти лет включительно. Документы сроком до 10-ти лет хранения передаются в архив по решению организации. Исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за отчетным (календарным) годом. Документы хранятся 3 года по истечении ревизий и после налоговых проверок. После проведения отбора документов на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению. Акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются комиссией организации одновременно с описями дел, затем утверждаются руководителем организации. Юридические и физические лица, являющиеся источником формирования Национального архивного фонда РБ, не имеют права уничтожать архивные документы без разрешения органов государственной архивной службы РБ. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению дел, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Организациям всех форм собственности запрещается уничтожение документов с не истекшими сроками хранения. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемосдаточными накладными. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте, который подшивается в соответствующее дело только после внесения изменений в учетные документы архива. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения при помощи уничтожителя бумаг либо иным путем не допускается. Исключение в соответствие с нормативными правовыми актами делается для документов, содержащих так называемую конфиденциальную информацию и соответствующие грифы «Секретно» для служебного пользования. Уничтожение таких документов осуществляется с оформлением отдельного акта и отражением факта уничтожения в учетных формах.
|
|
|
Экономические и финансовые показатели, анализ материально-технической базы СМР СКС «Арена»
В 2014 году.
За 2014 год в СКС «Арена» были организованы и проведены 57 спортивно-массовых мероприятия. Из них 29 матчей КХЛ, 13 баскетбольных матчей Единой лиги ВТБ и Кубка «Еврочеллендж». А также:
- Рождественский турнир любителей хоккея на приз Президента Республики Беларусь,
- матч чемпионата мира – отборочная игра «плей-офф» по гандболу среди мужчин,
- международный турнир по стритболу;
- международный турнир по ринго;
- съемки творческого проекта «Звездный ринг».
Эти мероприятия посетило около 446 500 зрителей (без матчей ЧМ-2014).
В мае 2014 – ЧМ по хоккею с шайбой. В СКС «Арена» было сыграно 34 матча. На ЧМ-2014 «Минск-арену» посетили 444 463 зрителей.
Планируемый и фактический доход отдела СМР СКС «Арена» на 2014 год
| №п/п | Месяц | План | Факт |
| 1. | I квартал | 3 092 900 000 | 4 217 252 330 |
| 2. | II квартал | 882 500 000 (без дохода от ЧМ) | 1 637 751 150 |
| 3. | III квартал | 1 844 000 000 | 3 762 114 091 |
| 4. | IV квартал | 4 916 000 000 | 4 683 164 840 |
| ИТОГО: | 10 735 400 000 (без дохода от ЧМ) | 14 300 282 411 | |
| 2014 год | 100% | 133%к плану | |
| 2013 год | 13 746 101 448 | ||
| 104 %к 2013 году |
За 2014 год оказано услуг на сумму 14 300 282 411 рублей, что составляет 133 % к плану 2014 года и 104% по сравнению с оказанными услугами за 2013 год.
Экспорт услуг 99 075 200 рублей (около 10 000 долл.США).
Категория Заказчиков на услуги по проведению Мероприятий и учебно-тренировочных занятий существенно не изменилась. Соотношение бюджетных организаций к внебюджетным (%) – 30/70. В «мертвое» время (13.00-14.00) на ледовую площадку привлекли любительскую команду «Белагропромбанк». Взаимоотношения с любительскими хоккейными командами и частными хоккейными школами сложны в отношении стабильного расписания. Для расширения количества потребителей необходимо улучшать качество предоставляемых услуг. Особенно актуально это в данный момент при появлении новых конкурентоспособных спортивных и зрелищных площадок («Чижовка- арена»), т.н. отраслевые риски – риски, связанные с рынком спортивных и зрелищных услуг.
Разбивка дохода по спортивным объектам
| Месяц | Общий доход 100% | Универсальный зал, руб. (час.) | Универсальный зал, % | Сауны, руб. (час.) | Сауны, % | Ледовая площадка, руб. (час.) | Ледовая площадка, % | Мероприятия, руб. | Мероприятия, % |
| Янв. | 1 872 569 980 | 84 600 000 (284,5) | 4,5 | 9 240 000 (56) | 0,5 | 258 887 500 (123ч. 15мин) | 1 519 842 480 | ||
| Фев. | 767 173 960 | 110 140 000 (328,5) | 9 280 000 (52) | 86 150 000 (52) | 561 603 960 | ||||
| Мар. | 1 577 508 390 | 108 800 000 (282,5) | 10 600 000 (53) | 73 775 000 (32) | 1 384 333 390 | ||||
| Апр. | 914 192 320 | 90 800 000 (239,5) | 7 800 000 (39) | 227 975 000 (100,5) | 587 617 320 | ||||
| май | ЧЕМПИОНАТ МИРА ПО ХОККЕЮ С ШАЙБОЙ 2014 | ||||||||
| Июн. | 723 558 830 | 54 400 000 (136) | 8 000 000 (40) | 398 625 000 (172) | 262 533 830 | ||||
| Июл. | 1 172 779 970 | 62 800 000 (157) | 9 780 000 (49) | 775 250 000 (329) | 324 949 970 | ||||
| Авг. | 837 766 921 | 65 700 000 (169,5) | 11 920 000 (61) | 140 650 000 (61) | 619 496 921 | ||||
| Сен. | 1 751 567 200 | 77 150 000 (205,5) | 7 990 000 (40,5) | 539 300 000 (231,5) | 1 127 127 200 | ||||
| Окт. | 1 847 196 780 | 118 900 000 (312,5) | 10 200 000 (51) | 442 112 500 (189час. 15 мин) | 1 275 984 280 | ||||
| Ноя. | 1 384 117 920 | 94 400 000 (245,5) | 7 200 000 (36) | 148 800 000 (64) | 1 133 717 920 | ||||
| Дек. | 1 451 850 140 | 107 880 000 (282) | 9 000 000 (45) | 217 447 500 (80) | 1 117 522 640 | ||||
| 14 300 282 411 | 975 570 000 (2643) | 101 010 000 (522,5) | 3 308 972 500 (1434,5) | 9 914 729 911 |
Как видно из таблицы, основной доход в СКС «Арена» от спортивно-массовых мероприятий (67%). Для сравнения, в 2013 году – 79 %. Уменьшение дохода от спортивно-массовых мероприятий объясняется уменьшением стоимости хоккейных матчей. В 2013 году хоккейный матч – 215 234 910 рублей, а в 2014 году – 157 976 000 рублей. Если разницу умножить на 19 игр, то получим 1 087 919 290 рублей так называемой «упущенной выгоды». Также причиной снижения показателя оплаченных и оказанных услуг является задолженность ЗАО «Хоккейный клуб «Динамо-Минск» по международному турниру памяти Р.Салея в сумме 607 441 921 бел. рублей.
В мае 2014 услуги не оказывались, так как все помещения были переданы Дирекции по проведению ЧМ по хоккею с шайбой. Справочно: «упущенная выгода» МКСК «Минск-арена» от ЧМ-2014 около 27 миллиардов рублей.
Уменьшение оказанных услуг при проведении в универсальном зале съемок творческого проекта «Звездный ринг» объясняется переходом на заключение двух договоров, что повлекло значительное увеличение стоимости мероприятия для Заказчика. В то же время для нас сумма оказанных услуг уменьшилась в 2 раза (для сравнения: в первый раз оказывали услуги только по договору услуг и стоимость составляла 120 миллионов рублей, а во второй раз по двум договорам только 50 миллионов по договору услуг + «коммуналка»).
Из графика оказания услуг по месяцам в 2014 году в феврале видим снижение показателей, так как в этом месяце из спортивных мероприятий было проведено только два баскетбольных матча, хоккейные матчи не проводились. Но, в то же время, в феврале прошли три концерта и на долю трансформаций площадок приходится 10 дней.
Если остановиться на трансформации площадок, то их было в 2014 году – 84 дня. Самые насыщенные трансформациями месяцы – февраль (10 дн.), ноябрь (12 дн.), декабрь (14 дн.). В 2013 году на трансформации было затрачено 126 дней. Причины снижения показателей в IV квартале:
1. уменьшение количества спортивных мероприятий с 26 в 2013 году до 21 в 2014 году;
2. уменьшением стоимости оказанных услуг в связи с переходом на заключение дополнительно договоров безвозмездного пользования.
Анализ загрузки спортсооружений СКС «Арена»
| Месяц | Универсальный зал | Ледовая площадка | Общая | ||
| Плановая, час./% | Фактическая, час./% | Плановая, час./% | Фактическая, час./% | ||
| январь | 300/100 | 332/111 | 360/100 | 292/82 | |
| февраль | 280/100 | 330/118 | 336/100 | 302/90 | |
| март | 310/100 | 328/107 | 372/100 | 332/90 | |
| апрель | 300/100 | 318/106 | 360/100 | 320/88 | |
| май | 310/100 | 310/100 | 372/100 | 372/100 | |
| июнь | 150/100 | 151/101 | 360/100 | 268/74 | |
| июль | 155/100 | 163/106 | 372/100 | 407/109 | |
| август | 155/100 | 160/104 | 372/100 | 310/83 | |
| сентябрь | 300/100 | 335/112 | 360/100 | 319/88 | |
| октябрь | 310/100 | 331/107 | 372/100 | 355/96 | |
| ноябрь | 300/100 | 342/114 | 360/100 | 333/93 | |
| декабрь | 310/100 | 336/109 | 372/100 | 382/103 | |
| 2014 год | 109% | 91% | 100% |
Как видно из таблицы, в 2014 году загрузка
- универсального зала – 109%;
- ледовой площадки – 91%
(Для сравнения: в 2013 загрузка универсального зала – 110%, а ледовой площадки – 84%). Для повышения загрузки находили клиентов в «мертвое» время (РНЦП «Мать и дитя», «Белагропромбанк»), а также студентов ВУЗов.
За 2014 год проведено: Двадцать культурно-зрелищных мероприятий,
Пятьдесят восемь спортивных мероприятий (+ Тридцать четыре матча ЧМ по хоккею)
Отчет о трудовой дисциплине за январь- декабрь 2014 г.
| Кто предоставляет отчетность | Кому предоставляется отчетность | Срок предоставления |
| Организации, подчиненные (входящие в состав) республиканским органам государственного управления и иным государственным организациям, подчиненным Правительству Республики Беларусь, созданные ими дочерние унитарные предприятия | Республиканскому органу государственного управления и иной государственной организации, подчиненной Правительству Республики Беларусь | 3 числа после отчетного периода |
| Организации коммунальной формы собственности, подчиненные областным(Минскому городскому) исполнительному комитетам, созданные ими дочерние унитарные предприятия, организации без ведомственной подчиненности | Областному (Минскому городскому)исполнительному комитету; | 5 числа после отчетного периода |
| Республиканские органы государственного управления, иные государственные организации, подчиненные Правительству Республики Беларусь,областные (Минский городской) исполнительные комитеты- сводные данные (информацию) | Министерству труда и социальной защиты Республики Беларусь | 8 числа после отчетного периода |
Мониторинг трудовой дисциплины за январь- декабрь 2014г.
| Наименование показателя | № стро-ки | Всего (сумм-ма дан-ных граф 2, 7) | В том числе | ||||||
| Служащие (сумма данных граф с 3 по 7) | из них | рабочие | |||||||
| Руководи-тель органи-зации и его замести-тели | Руководи-тель обособлен-ных подразде-лений | Руководи- тель струк-турных подразде-лений | Специа-листы | Др. служа- щие | |||||
| А | В | ||||||||
| Количество проведенных обследований соблюдения трудовой дисциплины, а также пропускного режима в государственных органах и организациях | х | х | х | х | х | х | х | ||
| Численность работников, всего | - | ||||||||
| Из них – по контрактам | - | ||||||||
| Численность работников, допустивших нарушение трудовой дисциплины | - | - | - | ||||||
| Численность работников, привлеченных к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины- всего (сумма данных строк с 06 по 07) | - | - | - | ||||||
| Численность работников, работающих по контрактам и трудовым договорам, привлеченных к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины (кроме увольнения) | - | - | - | ||||||
| Численность работников, с которыми расторгнуты трудовые договоры и контракты, всего | - | - | - | - | - | - | - | - |
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В ходе прохождения ознакомительной практики на МКСК «Минск-арена» мне удалось получить следующие практические знания и навыки:
- ознакомиться со структурной базой практики
- развить профессиональные качества, необходимых для работы в соответствующих должности структурах;
- ознакомиться с основными сферами деятельности предприятия;
- ознакомилась с различными документами по основным направлениям деятельности организации, функциями, содержанием, способами и стилем деятельности соответствующей организации, спецификой работы структурных элементов.
Практика послужила для меня начальным пунктом для дальнейшего занятия экономической деятельностью, как будущей моей профессией. С помощью практики я реализовала свои навыки и способности,углубила «багаж» знаний по выбранной специальности.
Ознакомительная практика на мой взгляд оказалась весьма полезной, так как она:
- Формирует профессиональные качества, необходимые для работы в дальнейшем.
- Формирует ответственность, дисциплинированность, исполнительность.
- Учит грамотно оформлять входящую и исходящую документацию, вести делопроизводство предприятия.
- Закрепляет и углубляет теоритические знания.
- Дает необходимые практические навыки
Все поставленные цели я считаю выполненными. Максимально уделив отведенное для практики время, я полно выполняла все задания, предусмотренные программой
Итоги работы спортивно- культурного сооружения «Арена»
Дата добавления: 2015-12-21; просмотров: 16; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!