Составление заголовков дел
После решения вопросов выбора схемы примерной номенклатуры составители приступают к формулированию заголовков дел. Этот этап является одним из наиболее ответственных, т.к., по существу, определяет действенность и полезность примерной номенклатуры дел в качестве методического пособия для конкретных учреждений при составлении ими номенклатур дел.
Заголовок должен быть кратким и четким, в обобщенной форме, и правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела. В заголовок вносят также уточняющие содержание дела данные о подлинности или копийности документов. Отметка о копийности документов в заголовке не указывается, если эта информация нашла отражение в установленных сроках хранения.
Не допускается употребление в заголовке дела вводных слов и сложных синтаксических оборотов, неконкретных формулировок ("разная переписка", "общие материалы", "материалы Комитета" и т.д.). Правда, могут быть отдельные исключения, обусловленные исторически сложившимися особенностями состава документации, к примеру отложившимися в архиве организации историческими комплексами документации, название которых уже нельзя изменить (например, картографические материалы, материалы земельного кадастра).
Заголовки дел формулируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности организации. При этом используются такие признаки документов, как номинальный, авторский, корреспондентский, хронологический, предметно-вопросный, географический.
|
|
|
Номинальный признак указывает на вид документов, подшиваемых в дело. Автор определяется на основании таких реквизитов документа, как наименование учреждения, где составлен документ, подпись (в письмах, предложениях, заявлениях граждан, а также в распорядительных документах). Корреспондент определяется по реквизиту "адресат" и используется, чаще всего, при составлении заголовков к делам по переписке.
Основным признаком, который обязательно следует отразить при составлении заголовка, является предметно-вопросный, отвечающий на вопрос, о чем документы дела.
Хронологический признак содержит указание о том, за какой период времени сгруппированы документы в деле. Как правило, в дела подшиваются документы одного делопроизводственного года, но есть и дела переходящие, т. е. такие, в которые подшиты документы за несколько лет. Географический признак используется реже, как правило, в тех случаях, когда в деле сгруппированы документы нескольких авторов или корреспондентов, объединенных признаком территории, на которой они расположены.
|
|
|
Элементы заголовка располагаются в логической последовательности, причем вид дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или виды документов (протоколы, приказы, отчеты, акты и т.д.), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка. Затем идут такие его элементы, как автор документа (название организации, структурного подразделения, лица); корреспондент или адресат (название организации, которой будут адресованы или от которой получены документы), краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела. В некоторых случаях допускается изменять порядок расположения отдельных элементов заголовка в зависимости от логической последовательности.
В заголовках судебных, арбитражных, следственных, личных (персональных), других дел, связанных последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "дело".
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются их названия: например "Документы о проведении промышленных выставок (планы, списки, доклады, переписка, характеристики экспонатов)".
|
|
|
Термин "Документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы и приложения к какому-либо документу. Например "Документы к протоколам заседаний правления жилищно-строительного кооператива".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Например: "Переписка с выставочным комитетом об участии в выставках".
Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка.
В заголовках группы дел может использоваться какой-либо обобщенный термин, например, "территориальный орган", "подведомственные учреждения", означающий, что данный вид документа формируется во всех органах системы (организации, объединения) и их филиалах. Например: "Документы проверок территориального органа (подведомственного учреждения) вышестоящей организацией (акты, справки, предложения и др.)", "Акты приема-передачи дел при смене руководителя территориального органа (подведомственного учреждения)" и др. Когда возможно установить название конкретного органа или должностного лица, указывается конкретный автор. По одному заголовку дела примерной номенклатуры дел может быть предусмотрено несколько заголовков дел в конкретной номенклатуре дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру дел, могут быть объединены и включены в индивидуальную номенклатуру дел как один заголовок.
|
|
|
Заголовки дел по вопросам, которые ведутся в течение нескольких лет, являются переходящими. Их рекомендуется вносить в индивидуальную номенклатуру дел каждого года под одним и тем же индексом до решения вопроса и окончания по нему делопроизводства.
Дата добавления: 2015-12-17; просмотров: 39; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!