Тема 15. Реализация реляционной модели в среде выбранной СУБД (MS Access).
В СУБД MS Access терминология несколько отличается от терминологии реляционных моделей. Поскольку мы рассматриваем работу в конкретной СУБД, то и термины будем использовать соответствующие. Таблица 3 содержит соответствие терминов реляционной модели и СУБД Access.
Таблица 15.1.
| Термины реляционной модели | Термины СУБД MS Access |
| Отношение | Таблица |
| Атрибут | Поле |
| Кортеж | Запись |
| Связь | Связь |
Работа с базой данных в среде Access.
Access – является реляционной базой данных, т.е. данные хранятся в ней не в одной большой таблице, а в нескольких разных таблицах, связанных между собой таким образом, чтобы в любой момент можно было объединить или извлечь все необходимые данные из этих таблиц.
Функции и режимы Access.
В отличие от текстовых редакторов и приложений разработки электронных таблиц, Access – программа многофункциональная. Хотя текстовые редакторы и обладают множеством очень сложных функций, все они в конечном счете служат следующим основным целям: обеспечивают ввод, форматирование и печать текстов. То же самое касается и электронных таблиц. Что касается Access, то у нее несколько рабочих режимов и следующие функции:
I. Организация данных. Эта функция включает создание таблиц и предоставление возможности пользователю работать с их данными в классическом табличном формате (со строками и столбцами).
II. Связывание таблиц и отбор данных. Здесь речь идет о возможности связывать между собой данные нескольких таблиц и отбирать их таким образом, чтобы создавать новые временные таблицы с необходимыми сведениями. Для этой цели в Access используются запросы.
|
|
|
III. Ввод и редактирование данных. Здесь речь идет не только о самой элементарной работе с данными в режиме таблицы, но и о разработке и использовании удобных форм для ввода, редактирования и просмотра данных. Режим формы является альтернативой табличному режиму работы с данными.
IV. Представление данных. Эта функция обеспечивает создание отчетов, в которых всевозможные итоговые данные таблиц представлены в удобном и наглядном виде.
Режимы работы с базой данных Access:
1) режим формы,
2) режим таблицы,
3) режим запросов
4) режим отчетов.
Форма содержит в кратком виде данные одной записи и служит удобным способом просмотра или ввода данных. В режиме формы четко просматривается структура базы данных (информация о наименованиях полей, составляющих БД, длине соответствующего поля и типе хранимой в нем информации). Поля могут содержать текст, числа, даты или формулы.
Режим таблицы позволяет выполнять функции аналогичные режиму формы с той разницей, что работа в этом режиме выполняется одновременно с несколькими записями, представленными в виде таблицы, где столбцы таблицы представляют собой поля БД, а строки – записи.
|
|
|
Запросы предназначены для выборки и организации информации из базы данных некоторым заданным образом. В одном запросе можно использовать несколько различных условий, которые подключаются друг к другу через логические связки, такие как “И” (конъюнкция), “ИЛИ” (дизъюнкция) и др.
Отчеты предназначены для аккуратного итогового представления информации из базы данных. При этом представленные в них данные могут быть взяты либо из таблицы, либо из запроса.
Создание новой базы данных в Access
Рассмотрим последовательность действий при создании базы данных вручную.
I. Запустить Access.
II. В появившемся окне (Рис.15.1) установить переключатель Новая база данных и щелкнуть по кнопке Ок. После выполнения этих действий на экране появится диалоговое окно Файл новой базы данных.
Рис. 15.1. Окно Access для создания новой базы данных
III. Найдите папку, в которой следует сохранить файл базы данных, введите его имя в поле Имя файла, а затем щелкните на кнопке Создать.
IV. После выполнения этих действий на экране появится окно с 6 вкладками: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы и Модули (Рис.15.2). Теперь можно приступать к созданию отдельных частей базы данных.
|
|
|
Рис.15.2. Окно базы данных Access
Создание таблицы
В Access предусмотрено 3 способа создания таблицы: с помощью выбора полей в режиме конструктора, с помощью мастера таблиц или посредством импорта данных из уже существующей таблицы. Для этого в диалоговом окне Новая таблица выбрать один из трех основных способов создания таблицы: Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц (Рис.15.3).
Рис.15.3. Диалоговое окно Новая таблица
Рассмотрим создание таблицы с помощью Конструктора (Рис.15.4).
Создание поля:
- в ячейку столбца Имя поля введите имя нового поля, которое может содержать до 64 символов;
- для выбора типа данных, размещаемых в этом поле, щелкните на ячейке столбца с заголовком Тип данных. При этом в ячейке появится слово Текстовый. Если нужен другой тип данных, необходимо щелкнуть на кнопке раскрытия списка и выбрать необходимый тип. Кроме того, можно определить его размер, формат отображения данных на экране и другие характеристики (Таблица 1);
Рис.15.4. Создание таблицы в режиме Конструктора
- ячейка Описание предусмотрена для ввода дополнительного описания данных, хранящихся в этом поле.
|
|
|
Таблица 1
Типы данных, используемые в Access
| Тип данных | Для чего используется |
| Текстовый | Для хранения текста. Не может быть длиннее 255 символов |
| Поле Мемо | Этот тип рекомендуется применять для включения в таблицу данных описаний (например, примечаний) |
| Числовой | Для хранения чисел |
| Дата/время | Для хранения даты и времени |
| Денежный | Для хранения значений денежных сумм, которые предполагается использовать в вычислениях |
| Счетчик | Для ввода порядкового номера каждой новой записи таблицы |
| Логический | Для сохранения данных логического типа, таких как, например, Да/Нет, Истина/Ложь или даже Присутствует/Отсутствует и т.д. |
| Поле объекта ОLE | Для хранения текста, электронных таблиц, рисунков, звуков и других данных, которые были созданы не в Access, а в Word, Excel или других программах |
| Гиперссылка | Для хранения гипертекстовых ссылок |
| Мастер подстановок | Для извлечения значений из другой таблицы или из списка значений в поле со списком |
Выбор ключевого поля.
Выбор ключевого поля весьма важный этап создания таблицы, поэтому при выходе из режима конструктора таблицы без указания ключевого поля на экране появится упоминание о необходимости его указания. Дело в том, что записи в Access идентифицируются именно с помощью ключевого поля. Следовательно, значения поля, выбранного в качестве ключевого, должны быть различными для всех записей таблицы. Если в данной таблице нет поля, подходящего для этих целей, то для создания ключевого поля можно выбрать комбинацию полей или создать новое поле типа Счетчик, которое и будет ключевым. Все значения в поле типа счетчик должны быть разными.
Создание связей между таблицами.
Связь устанавливается между полями разных таблиц, которые обычно имеют одно и то же имя. Причем связь организована таким образом, что данные из одной таблицы могут использоваться в другой. Более того, они обычно организованы между ключевыми полями этих таблиц (Рис.15.5).
Для размещения связываемых таблиц в окне Схема данных выполните следующее:
I. Выберите команду Сервис – Схема данных. Появится окно Схема данных или диалоговое окно Добавление таблицы.
II. Для выбора таблицы, запроса или таблиц и запросов вместе щелкните на одной из вкладок Таблицы, Запросы или Таблицы и запросы.
III. Щелкните на таблице или запросе, которые следует разместить в окне Схема данных.
IV. Щелкните на кнопке Добавить.
V. Повторяйте пп. 2-4 до тех пор, пока в окне Схема данных не будут размещены все те таблицы и запросы, между которыми надо установить связь.
VI. Щелкните на кнопке Закрыть.
После размещения нужных таблиц в диалоговом окне Схема данных приступают к определению связей между ними:
I. В одной из таблиц (Рис.15.5) перетащите и опустите с помощью мыши нужное поле в другую таблицу (на Рис.15.5 поле Код пациента).
II. Отпустите кнопку мыши, и на экране появится диалоговое окно Связи. Это окно содержит имя перетаскиваемого поля и поля, на котором оно было опущено, а в нижней части окна указан тип созданной связи.
III. Щелкните на кнопке Создать.
Рис.15.5. Для получения информации о связях между таблицами базы данных следует выбрать команду меню Сервис – Схема данных
Режим формы
Наряду с режимом таблицы, формы также являются одним из основных способов просмотра и ввода информации в базе данных. Формы в Access очень похожи на стандартные бумажные бланки, которые порой приходится заполнять, например, при ведении истории болезни пациента. Каждое поле формы имеет ярлык, а также содержит какую-то информацию или предназначено для ее ввода. В форме можно одновременно просматривать все поля одной записи. Более того, одна таблица может иметь несколько форм, а в одной форме могут содержаться сведения из нескольких связанных таблиц.
Создание формы.
В Access предусмотрено три способа создания форм: в режиме конструктора, путем создания автоформы и с помощью мастера форм (Рис.15.6).
Рис.15.6. Создание форм в Access
Создание формы следует начать с активизации вкладки Формы окна базы данных. Далее необходимо щелкнуть на кнопке Создать и на экране появится диалоговое окно Новая форма (Рис.15.6).
Рассмотрим подробно создание формы с помощью мастера форм:
1. В диалоговом окне Новая форма выберите опцию Мастер форм и щелкните по кнопке Ок. На экране появится диалоговое окно мастера. В нем следует выбрать поля, которые будут находиться в форме (Рис.15.7).
Рис.15.7. Диалоговое окно мастера форм
2. Из списка Таблицы/запросы выберите первую таблицу (или запрос), из которой следует извлечь поля для данной формы.
3. Для перемещения выбранного поля в список Выбранные поля щелкните на поле Доступные поля, а затем на кнопке со стрелкой, направленной вправо. Для перемещения всех полей следует выбрать кнопку с двойной стрелкой, направленной вправо.
4. Повторите пп.2-3 для перемещения всех нужных полей в список Выбранные поля.
5. Для продолжения работы щелкните на кнопке Далее. В следующем диалоговом окне можно выбрать тип представления данных, порядок следования данных из разных таблиц.
6. Щелкните на кнопке Далее для продолжения работы и перехода к диалоговому окну, в котором нужно выбрать стиль формы. В этом окне можно просмотреть все имеющиеся стили форм и выбрать наиболее подходящий.
7. Щелкните на кнопке Далее и перейдите в диалоговое окно, где необходимо указать имя формы.
8. Щелкните на кнопке Готово, после чего новая форма отобразится на экране (Рис.15.8).
Рис.15.8 Новая форма
Ввод информации в базу данных Access.
Ввод данных может осуществляться как в режиме таблицы так и в режиме формы.
Ввод данных в таблицу Access.
Пользователь вводит информацию в таблицу, представляющую собой сетку столбцов и строк, похожую на электронную таблицу. Каждая строка является записью, а каждый столбец - полем.
Для ввода данных в таблицу следует прежде всего перейти в режим таблицы. Для этого нужно выбрать в окне базы данных вкладку Таблицы, а затем дважды щелкнуть на имени нужной таблицы (Рис.15.9).
Рис.15.9. Ввод данных в таблицу
Для ввода данных следует перейти к последней записи таблицы: либо щелкнуть на кнопке Новая запись панели инструментов, либо прокрутить содержимое таблицы до появления пустой строки. По окончании ввода данных в первом поле следует нажать клавишу <Tab> или <Enter>, после чего курсор переместится в следующее поле. После ввода данных во все поля этой записи еще раз нажмите клавишу <Tab> или <Enter>, и курсор переместится в следующую запись.
Ввод данных в формы.
Для ввода данных в формы щелкните либо на кнопке Новая запись панели инструментов, либо на кнопке Новая запись в нижней части формы (Рис.15.10). На экране появится пустая форма, куда можно вводить данные. Окончив ввод данных в одном из полей, нажмите клавишу <Tab> или <Enter> для перемещения в другое поле. После ввода информации в последнее поле при нажатии клавиши <Tab> или <Enter> данные этой формы будут сохранены на диске, а на экране появится новая пустая форма.
Рис.15.10 Ввод данных в форму.
Дата добавления: 2016-01-04; просмотров: 18; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!