Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів
Важливе значення у діловодстві мають правила оформлення документів.
Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Реквізити – це сукупність обов’язкових даних у кожному окремому виді документа, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили. Документи з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляра-зразка, який є моделлю побудови комплексу організаційно-розпорядчих документів (ОРД). Формуляр документа – це сукупність розмішених у встановленій послідовності реквізитів документа.
Усі основні документи повинні друкуватися на бланках. Застосування бланків при складанні документів підвищує культуру праці управління, надає інформації офіційного характеру, полегшує виконання документа. При документуванні управлінської діяльності ОРД оформляються на папері формату А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Бланк документа – це аркуш паперу відповідного формату, на який заздалегідь нанесені постійні реквізити і залишене місце для змінної інформації, що вноситься під час оформлення (виготовлення) конкретного документа. Є два види бланків ОРД: для службових листів та загальний бланк.
При оформленні ОРД формуляр встановлює такий склад реквізитів: (максимальний список)
1. Державний герб України;
2. Емблема підприємства, організації, установи.
3. Зображення державних винагород.
4. Код підприємства, організації, установи.
|
|
|
5. Код форми документа.
6. Назва міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.
7. Повна назва підприємства, установи, організації (автора документа).
8. Назва структурного підрозділу.
9. Індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телетайпу), номер телефону, факсу, номери рахунків банку.
10. Назва виду документа.
11. Дата.
12. Індекс (вихідний номер документа).
13. Посилання на індекс і дату вхідного документа.
14. Місце складання чи видання.
15. Гриф обмеження доступу до документа.
16. Адресат.
17. Гриф затвердження.
18. Резолюція.
19. Заголовок до тексту.
20. Позначка про контроль.
21. Текст.
22. Позначка про наявність додатку.
23. Підпис.
24. Гриф погодження.
25. Візи.
26. Печатка.
27. Позначка про засвідчення копії.
28. Прізвище виконавця та номер його телефону.
29. Позначка про виконання документа та направлення його до справи.
30. Позначка про перенесення даних на машинний носій.
31. Позначка про надходження.
На документах реквізити повинні розташовуватися відповідно до формуляра-зразка, з дотриманням полів, встановлених ГОСТом 6.38– 90: ліве поле – 20 мм, верхнє поле – не менше 10 мм; праве і нижнє – не менше ніж 8 мм (схематичне розташування реквізитів див. на рис. 1).
|
|
|
У зразку вказано максимальний список реквізитів. Проте кожен документ певного типу має свої реквізити, що відповідають тільки цьому типу документів.
Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання.
Кожному реквізиту, який містить послідовну інформацію, відводиться суворо обмежений обсяг аркуша, достатній для розташування максимальної кількості друкованих знаків.
Державні стандарти передбачають кутове і повздовжнє розміщення реквізитів.
Група реквізитів і їх постійних частин, відтворювана на бланку документа у вигляді єдиного блока, зветься штампом бланка.
Поздовжнє розміщення штампа доцільне в тих випадках, коли назва установи разом з назвою керівної організації, якій вона підпорядкована, складається з великої кількості слів і не може розміститись на площі, відведеній державним стандартом для кутового штампа.
Поздовжній штамп можуть застосовувати також установи, які реквізити штампа на бланках друкують двома мовами - українською та іноземною (ліворуч - українською, праворуч - іноземною). При цьому всі назви пишуться у називному відмінку.
На кутовому штампі в цьому випадку реквізити друкуються зверху українською, а під цим написом іноземною.
Як поздовжнє, так і кутове розташування реквізитів може бути центрованим (кожний рядок реквізиту однаково віддалений від лівого і правого полів аркушу) і прапоровим (кожний рядок починається від лівого поля аркуша).
Дата добавления: 2023-01-08; просмотров: 43; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!