Ответственность работодателя за неправильную организацию работы с документами и их хранение
Федеральным законом от 15.10.2020 N 341-ФЗ внесены изменения в ст.13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Административные штрафы за несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (в том числе кадровых) составят:
- от 1000 до 3000 руб. - для граждан (ранее - от 100 до 300 руб.);
- от 3000 до 5000 руб. - для должностных лиц (ранее - от 300 до 500 руб.);
- от 5000 до 10000 руб. - для юридических лиц (ранее не несли ответственность).
Таким образом, штрафы увеличены для должностных лиц в десять раз, а также теперь к ответственности могут быть привлечены юридические лица.
Архив организации как структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов.
архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.
Что такое номенклатура дел?
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков (наименований) всех дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
|
|
|
Для чего предназначена номенклатура дел?
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Что используется в качестве разделов номенклатуры дел?
В качестве рабочего экземпляра используется копия сводной номенклатуры дел, куда вносятся все оперативные изменения в течение года. В структурные подразделения организации номенклатура дел раздается в виде копий (выписок) соответствующих разделов на бумажном носителе или в электронном виде.
Наименованиями разделов номенклатуры дел организации являются наименования структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) организации. Всем 3 структурным подразделениям присваиваются двузначные индексы, обозначаемые арабскими цифрами. Например: 01, 02,…10 и т.д. Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схемам и названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций или направлений деятельности организации.
|
|
|
Как располагаются документы в каждом разделе
В начале раздела номенклатуры дел рекомендуется располагать заголовки дел, содержащих в копиях организационно-распорядительные документы вышестоящих организаций, если они имеются, затем располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы организации (протоколы коллегиальных и совещательных органов, локальные нормативные акты, приказы, распоряжения, и др.).
Как определяется срок хранения дела?
сроки хранения документов, включенных в номенклатуру дел, устанавливаются в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, перечнями типовых архивных документов, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения (далее - ведомственными перечнями); сроки хранения документов указываются в графе 4 номенклатуры дел со ссылкой на статью федерального закона, типового или ведомственного перечня);
|
|
|
- по завершении календарного года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих; итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения и передается в Службу делопроизводства; вместе с итоговой записью передаются данные об изменениях и дополнениях, внесенных в номенклатуру дел структурного подразделения в течение года;
- в итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления; сведения итоговой записи сводной номенклатуры дел передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения;
Дата добавления: 2022-12-03; просмотров: 82; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!