Глава 4. Оформление отдельных видов документов
Содержание
Введение.........................................................................................................3
Глава 1. Основные правила составления текста документов………...….4
Глава 2. Правила оформление реквизитов документов.............................4
Глава 3. Оформление бланков......................................................................5
Глава 4. Оформление отдельных видов документов.................................6
Заключение………........................................................................................9
Приложения……………………………………………………….……..10
Список литературы……………………………………………………....10
Введение
Вступление. Сегодня в одной из самых консервативных сфер деятельности работе с официальными документами осуществляется технологический прорыв: на смену бумажному делопроизводству приходит электронный документооборот.
Актуальность данного реферата. Сегодня, одной из самых консервативных сфер деятельности – работе с официальными документами, осуществляется технологический прорыв. Требуется специальное изучения оформления документов в электронном виде.
Цель проекта: Изучить правила оформление деловой документации.
Задачи:
– рассмотреть основные правила составление текста документов
– изучить оформление реквизитов документа
– изучить оформление бланков
– изучить оформление отдельных видов документа
Для оформления доклада я использовала информацию из Интернета, а также из разных книг и журналов.
|
|
|
Глава 1. Основные правила составления текста документов
Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами(подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.
Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках.
Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста.
Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Глава 2. Правила оформление реквизитов документов
Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости — согласование (визирование) проекта, утверждение, размножение (тиражирование)
Для придания документу юридической силы необходимо наличие обязательных для данного вида документа реквизитов:
- наименование организации (автора);
- код организации;
- название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок);
|
|
|
- код формы документа;
- заголовок к тексту;
- текст;
- дата;
- индекс;
- визы;
- подпись уполномоченных и ответственных лиц.
Глава 3. Оформление бланков
Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, установленный ГОСТом (6.38–90 "УСД).
Отдельные документы допускается оформлять не на бланках (например, внутренние документы структурных подразделений), но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции.
Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм): бланк для письма и общий бланк для остальных видов организационно–распорядительной документации. На основании общего бланка изготавливаются бланки для конкретных видов документов (приказов, указаний, протоколов и др.), либо наименование видов документов впечатывается в общий бланк машинописным способом. Изготовление бланков по видам документов считается целесообразным, если их объём превышает 200 документов в год. Выбор формата бланка зависит от вида и объёма текста документа.
Рукописное оформление документов должно соответствовать его машинописному оформлению: состав и расположение реквизитов, нумерация страниц.
|
|
|
Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка. Бланки, как правило, имеют угловое расположение постоянных реквизитов документов или угловой штамп; допускается их продольное расположение, если реквизиты содержат большое количество печатных знаков, не вмещаемых в угловой штамп.
Бланки документов должны иметь поля: левое, правое, верхнее и нижнее. Левое поле должно составлять 20 мм, правое и нижнее — не менее 8 мм, верхнее — не менее 10 мм.
Страницы документа нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без сокращения "стр." и без знаков типа "30.", "28". Расстояние от номера страницы до обреза листа не должно превышать 15 мм.
Нумерация документа, состоящего из нескольких страниц, начинается со второй страницы; первая страница не нумеруется. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница нумеруется при наличии третьей.
Каждому реквизиту документа отводится определённое положение в соответствии со стандартными положениями табулятора пишущей машинки — устройства, позволяющего останавливать каретку машинки в заданных положениях.
|
|
|
Глава 4. Оформление отдельных видов документов
Служебное письмо. Письма следует оформлять на бланках формата А4 или А5 в зависимости от объёма текста.
Реквизитами письма являются: наименование организации - автора документа, почтовый и телеграфный адрес организации, номер телефона
приёмной руководителя, номер счета в банке, дата и регистрационный
индекс, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа.
заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и
номер его служебного телефона.
Текст (содержание) письма должен касаться, как правило, одного
вопроса. Основное требование к тексту - его краткость.
В зависимости от содержания различают следующие разновидности
служебных писем; письма-запросы, письма-ответы, письма
сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания,
извещения, приглашения и др.
Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Реквизитами протокола являются: наименование органа, издающего
документ, название вида документа, дата и регистрационный номер,
место издания, заголовок, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют
гриф утверждения; утверждению подлежат решения совещаний по
вопросам, выходящим за пределы компетенции участников совещания.
Заголовком к тексту протокола является название коллегиального
органа или конкретного совещания и вопрос (тема) совещания
(заседания), если он один.
Текст протоколов делится на вводную и основную часть.
В вводной части краткого протокола указываются фамилии
председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а
также всех присутствующих на заседании (совещании). В списке
присутствующих сначала перечисляются члены коллегиального органа,
затем - приглашённые с указанием должностей и организаций, которые
они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке.
В протоколе полной формы изложения после раздела
"присутствовали" следует повестка дня совещания (заседания); в
протоколе краткой формы повестка дня отсутствует.
Заключение
Данный доклад посвящен изучению правила оформления деловой документации.
В результате чего были достигнуты поставленные цели и решены задачи.
В первой главе рассмотрели основные правила составления текста документов. Во 2ой главе изучили правила оформления реквизитов документов. В 3ей главе изучили правила оформления бланков. В 4ой главе изучили оформление отдельных видов документов.
Приложение
1. Правила ведения деловой документации
Реферат >> Промышленность, производство
ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Эффективная деятельность ... процесса создания, исполнения и оформления документов. С документацией связана деятельность всех работников ... передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Рационально ...
2 Анализ правил оформления различных видов писем в зарубежной практике и отечественном делопроизво
Реферат >> Промышленность, производство
... делопроизводством правила оформления деловых писем, проанализируем правила оформления основных ... правила оформления содержания информационно-справочной документации в континентальной Европе в целом идентичны и основываются на устоявшихся в деловом ...
Список литературы
1. Богатеев Р.Х. «Основы делопроизводства». – 1999.
2. https://studwood.ru/665436/dokumentovedenie/osnovnye_pravila_sostavleniya_teksta_dokumentov
3. https://studme.org/341763/pravo/pravila_oformleniya_dokumentov
4. https://studme.org/1633082622624/dokumentovedenie/oformlenie_blankov_dokumentov
Дата добавления: 2022-06-11; просмотров: 19; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!