Глава 2. Общие требования составления и оформления документов
Основные требования к документам, изготовленным машинописным способом
Если документ составляется на компьютере, то при печатании текста исходя из эргономических требований следует использовать шрифты, приближенные по размеру к шрифту пишущей машинки. Рекомендуется использовать шрифты гарнитуры Times New Roman размеров 13, 14, 15 или гарнитуры Arial размеров 12, 13, 14. Заголовки таблиц допускается печатать шрифтами меньших размеров.
Текст документа печатается через 1,2 или 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами – 1,5 – 3 межстрочных интервала. Если один реквизит занимает несколько строк, то его текст печатается через один интервал. Если текст документа занимает более одной страницы, то начиная со второй, страницы нумеруют арабскими цифрами без точек, тире и других дополнительных значков. Номер страницы проставляется в середине верхнего поля.
Формат бумаги А4 и А5; допускается – А3 и А6. Минимальные размеры полей на документе (в мм): левое –20; правое – 10; верхнее – 15; нижнее – 20.
Реквизиты и оформление делового документа
Деловой документ имеет юридическую силу, когда его правовая функция дополняется соответствующим составом и расположением реквизитов, соответствующими внешними признаками, временными и территориальными границами и объектами его действия.
Реквизит (лат. requisitum — требуемое, необходимое) — совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы. Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению.
|
|
|
Оформление документа — это проставление необходимых реквизитов, их написание и расположение на бланке.
Для унифицированных форм документов применяют бумагу форматов A3 (297x420мм), А4 (210x297мм), А5 (148x210мм), А6 (105x148мм).
Деловой документ с использованием реквизитов оформляют в соответствии с формуляром-образцом.
Формуляр-образец — единая модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Деловые документы, как правило, имеют постоянно действующий бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной. Постоянная информация сообщает название организации (учреждения, предприятия), ее адрес, номер телефона или факса; под переменной имеются в виду документная информация, а также элементы правового и делопроизводственного оформления (исходящий номер, подпись должностного лица, печать).
|
|
|
Для каждого формата (А4 и А5) устанавливаются два варианта размещения реквизитов: угловой и продольный.
При составлении и оформлении документов обязательно указываются учреждение-автор (как правило, указывается на бланке), вид документа (кроме писем), заголовок, адрес и дата, отметка о согласовании текста, удостоверение документа (подпись, учреждение, печать), отметка о его прохождении и исполнении.
Наименование вида документа. Во всех документах, кроме писем, приводится название вида документа, способствующее быстрому восприятию его содержания. Исходя из наименования, устанавливается перечень необходимых для его оформления реквизитов, структура текста и особенности изложения, уровень обязательности выполнения его требований (акт, распоряжение, режим, постановление и т. п.).
Автор делового документа — это юридическое лицо: учреждение, предприятие, организация (например, Харьковский государственный институт культуры, Ассоциация современных информационно-библиотечных технологий и т. п.).
Дата. Документ датируется днем его подписания или утверждения (за исключением материалов коллегиальных органов, датируемых днем проведения коллегии). Элементы даты приводятся в одном ряду тремя парами арабских цифр в такой последовательности: день, месяц, год.
|
|
|
Индекс. Этот реквизит обеспечивает оперативный справочно-информационный поиск документа, его сохранность и контроль исполнения. Он включает в себя три пары арабских цифр, где первая пара — индекс структурного подразделения, вторая — номер дела в номенклатуре подразделения, третья — порядковый номер по журналу учета. Например, входной номер № 03-12/97: первая цифра 03 — шифр структурного подразделения автора документа, 12 — номер дела, где хранится копия исходящего документа; 97 — регистрационный номер документа по журналу учета входящих документов и канцелярии.
Место составления или издания. Этот реквизит включает в себя название города или другого населенного пункта, где создается распорядительный, организационный или коллегиальный документ.
Адресат. Документ адресуется организации, структурному подразделению, служебному или частному лицу. Основные элементы реквизита «адресат» — название учреждения, подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес.
Гриф утверждения. Утверждение — способ удостоверения документа после его подписания, санкционированное расширение действия документа на определенный круг структурных подразделений, организаций или служебных лиц. Элементы грифа утверждения: слово УТВЕРЖДАЮ, должность лица, утверждающего документ, подпись. Документ имеет юридическую силу с момента его утверждения.
|
|
|
Заголовок к тексту. Этот реквизит отражает главную идею документа. Цель заголовка — ускорение процесса обработки документа и прохождения через структурные подразделения к его реальному исполнителю.
Заголовок является неотъемлемой частью документа, оформляется на бланке или листе бумаги формата А4 независимо от его вида и назначения. Он с максимальной полнотой раскрывает содержание документа. Перенесенный на регистрационную карточку заголовок определяет рубрику картотеки и тем самым дает возможность находить и использовать документ в период его пребывания в учреждении.
Подпись. Формой выражения законности документа и ответственности за его содержание является его освидетельствование. Главные способы освидетельствования документов — подпись, утверждение и приложение печати.
Документы, отправляемые в вышестоящие организации, в редакции газет и журналов, а также распорядительные и важнейшие внутренние документы подписывает руководитель учреждения или его заместитель.
Докладные записки, справки, сообщения, сводки, списки, перечни и другие документы справочного или аналитического характера может подписывать исполнитель, если рассматриваемые вопросы не выходят за пределы его полномочий.
Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы и др.) подписывают два лица — председатель и секретарь коллегиального органа. Распорядительные документы коллегиальных органов, издаваемые на основах единоначалия, имеют одну подпись, как правило, на первом экземпляре.
Печать прикладывается к документам, требующим особого освидетельствования их аутентичности. Она может быть гербовой или простой. Гербовая печать прикладывается к документам, подтверждающим юридические и физические права лиц или устанавливающим затраты денежных средств и материальных ценностей, а также к уставам, положениям, где, согласно нормативным актам, необходимо наличие оттиска печати.
Простые печати могут иметь различную форму: круглую, квадратную и треугольную. Герб на ней не изображается. Ее прикладывают к документам, выходящим за пределы организации, к размноженным экземплярам распорядительных документов при их рассылке, к справкам с места работы и т. д.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит содержит такие данные: краткую справку о выполнении, слова «в дело» и номер дела, к которому будет подшит документ, дату направления документа в дело, подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя.
В отдельных документах может отсутствовать часть реквизитов. К числу обязательных относятся реквизиты, дающие документу юридическую силу и повышающие оперативность его подготовки, обработки, использования.
Заключение
В ходе реферата по теме «Правила оформления деловой документации» поставленная цель достигнута.
В первой главе рассмотрели требования к оформлению документов. Во второй главе изучили общие требования составления и оформления документов.
Список использованной литературы
1. ДСТУ 2732-94. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Действующий от 1995-07-01. - К.: Госстандарт. Требования к оформлению документов. Форма доступа: https://iub.at.ua/_ld/0/27_2732-2004.pdf
2. ДСТУ 2392-94. Информация и документация. Базовые понятия. Термины и определения. - Действующий от 1995-01-01. - К.: Госстандарт. Основные правила составления текста документов. Форма доступа: https://docs.cntd.ru/
3. Зиновьева Н.Б., Саятина НА., Пашнина И.И. Документ в коммуникации и восприятии: Лекции по курсу «Документоведение». — Краснодар. Общие требования составления и оформления документов. Форма доступа: https://www.studmed.ru
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 23; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!