Правила общения по электронной почте
КАК ПРАВИЛЬНО НАПИСАТЬ ЭЛЕКТРОННОЕ ПИСЬМО
Современный человек должен поддерживать большое количество контактов, хочет быстро получать информацию.
Переписка по электронной почте у нас в стране является относительно новым видом эпистолярного жанра. В ней есть свои особенности, отличающие ее от традиционного «бумажного» общения. В Интернете существует такое понятие как «нетикет» (сетевой этикет), есть даже специальный сайт etiket.ru, где можно найти правила на все случаи, и этими правилами должен пользоваться каждый, кто общается в Сети. Часть этих правил относится и к общению по электронной почте.
Основные этапы и правила создания электронного письма.
Адрес и персональное имя. Теперь не нужно запоминать адреса своих друзей. В любой почтовой программе есть «Адресная книга», в которую заносится контактная информация. Чтобы написать письмо, надо выделить его имя в адресной книге и нажать «отправить почту». В появившейся форме для нового сообщения его адрес буде автоматически занесен в поле «Кому».
У каждого пользователя Интернета есть персональное имя или псевдоним. Персональное имя – это не то же, что подпись. Это произвольная строка, которую многие «мэйлеры» (программы электронной почты) позволяют присоединять к вашим сообщениям в качестве текстового комментария. Вот основные правила выбора персонального имени:
1) если ваша система позволяет, и вы не спамер, пишите свое имя – это ли не лучшая визитная карточка; такой выбор вызывает больше доверия к вам;
|
|
|
2) имя должно быть простым, чтобы ваш собеседник не ломал голову над проблемой, как же вас называть;
3) используйте осмысленные имена; выражения типа «догадайся сам» не только затрудняют взаимопонимание, но и нередко обижают адресата;
4) пишите по-русски (если у вас есть адресаты за границей – лучше иметь два имени), так как если у вас не очень простая фамилия (а еще и нет никакой гарантии, что вы ее правильно напишете латинской графикой), то ваш собеседник запросто может ее исказить.
Тема. Проставляется в поле «Тема» («Subjekt»). Желательно всегда указывать тему. Открыв папку «Входящие», человек в первую очередь читает темы писем. Особенно это важно, если вы пишете кому-то первый раз: ваше имя незнакомо, и именно тема может привлечь внимание.
Правила: 1) тема должна быть конкретной, точной и правильно сформулированной (3-4 слова). Самые бестолковые темы: «Вопрос», «Помогите!», «Срочно», просто «Письмо».
2) Отправление письма «Без темы» считается дурным тоном. Зачастую такие письма сразу отсекаются как спам с помощью специальных фильтров, или отправляются самим адресатом в корзину. 3) Тема должна отображать четко и ясно, о чем письмо. Коротко- что вы хотите сказать адресату.
|
|
|
Приветствие. Не хотите прослыть невоспитанным – делайте это обязательно! Правила: 1) обращайтесь к адресату по имени (по имени и отчеству – если это взрослый или пожилой человек). Если корректно составлен адрес – имя есть в нем. Не пишите общие обращения, типа «Привет»», «Добрый день», «Здравствуйте!». Это часто воспринимается как спам. Так можно обращаться только, если вы обращаетесь к нескольким людям или организации;
2) никакого панибратства, сленга! Некоторые почему-то думают, что в Интернете мы все равны. Так обращаться – это бескультурье;
3) помните: вы некорректно составили свой адрес, выбрали свое имя – ждите некорректного приветствия!
Содержание письма. Основные принципы составления содержания электронного письма:
- Краткость, точность, лаконичность. Самое главное - помнить, что при открытии письма обычно сразу видны только первые 5-7 строк. Именно они и должны заинтересовать собеседника. Первое предложение – суть всего письма. Все остальные – уточнения. Лучше несколько коротких предложений, чем одно длинное. Минимум «воды», только, по существу.
|
|
|
- Вежливость. Ставьте себя на место адресата, проверяйте свою реакцию на используемые слова и выражения.
- Грамотность. Бич Интернета – «хромающая грамотность». Неграмотное письмо отбивает желание отвечать. Нельзя писать все письмо заглавными буквами – это воспринимается как крик, агрессия в Интернете, кроме того, такое письмо очень тяжело читать.
- Цитирование. При ответе, с целью напомнить, о чем идет речь, можно процитировать некоторые строки из письма собеседника. Это необходимо, так как адресат не имеет под рукой своего письма и может не понять, о чем идет речь. Цитаты выделяются знаком «больше» (>) или другим цветом. Но не перегружайте ими свое письмо.
Не пишите письма под влиянием эмоций, в состоянии гнева! Потом можете пожалеть, но будет уже поздно. Отложите и успокойтесь. Написанные в порыве гнева письма в Интернете называют «флэймы». Не посылайте их и не отвечайте на них.
Подпись. Обязательна. Должна включать ваше имя и быть очень короткой. Можно использовать разделительную линию от письма – это привлекает внимание к вашим данным. Не используйте сокращения. Можно иметь несколько вариантов подписи для разных людей.
Несколько правил вежливости:
|
|
|
- Не забывайте о «волшебных словах»: «пожалуйста», «спасибо», «будьте добры» и т.д.
- Не ждите немедленного ответа и не требуйте его.
- На полученные вами письма нужно отвечать.
- Помните: не существует стопроцентной надежной почтовой системы. Не сообщайте в электронных письмах пароли, номера кредитных карточек, очень личную информацию, угрозы. Все это может быть использовано против вас.
- При написании письма можно использовать «смайлики» для передачи эмоций. Это последовательность ASCII-символов, которые напоминают Лицо, если смотреть на него сбоку. Вот основные:
:-) или -) – улыбка (радость, удовольствие);
:-( или :( - печаль (сожаление);
;-) или ;) – подмигивание (ирония, переносный смысл);
:-? - непонимание;
:-D - громкий смех;
:-< - очень грустно;
:-/ - строгость, непонимание.
«Смайликов» - сотни. Они оживляют письмо. Но нельзя ими перегружать письмо, оно потеряет информативность. Переусердствуете - останетесь непонятым. Когда можно их использовать?
1. Вы хорошо знаете адресата.
2. У адресата есть такое же чувство юмора, как и у вас.
3. Адресат не против так общаться.
Написанный вами текст письма – это ваше лицо в Интернете. Читая ваше письмо, адресат решает, стоит ли иметь дело с вами. Если вы хотите быть человеком, с которым интересно и хочется общаться, чтобы к вашему письму отнеслись серьезно, в конце концов, просто его прочитали, пишите правильные и интересные письма.
Правила общения по электронной почте
1. Писать человеку следует только в том случае, если он опубликовал свой электронный адрес для всех или дал вам лично.
2. Если адресат не ответил вам, то не следует слать ему еще несколько повторных писем или требовать ответа: адресат не обязан отвечать. Кроме того, возможно, в данное время он просто отсутствует и не может прочитать ваше письмо. Но помните: воспитанный человек всегда отвечает!
3. Не следует прибегать к массовой рассылке писем (в том числе так называемых «писем счастья»!) – этот способ считается незаконным, особенно если он содержит рекламу, ваш ящик могут просто заблокировать.
4. Соблюдайте правила культурного, вежливого общения! Грамотное и доброжелательное письмо вызывает желание ответить на него.
5. Не пишите письмо заглавными буквами, даже если оно содержит очень важную информацию – это расценивается как повышенный тон в привычном общении.
6. Смайлики допустимы только в личной переписке, в деловом письме им не место!
7. Прикрепляя к письму файлы, позаботьтесь о том, чтобы они имели небольшой размер и были без вирусов.
8. Не отправляйте письмо с уведомлением о получении: по правилам нетикета – это признак неуважения и недоверия.
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 64; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!