Образец составления номенклатуры дел

Тема урока: Особенности составления номенклатуры дел

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

· он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,

· группирует их в зависимости от типа или принадлежности,

· обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,

· определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

· наименование организации,

· номер и дата составления,

· перечень документов,

· подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

Вначале вносится стандартная информация:

полное наименование компании,
дата составления документа,
предстоящий год, на который он пишется,
населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:

индекс или номер дела,
заголовок или название,
количество содержащихся в нем частей или томов,
срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).

В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.

Задание: составить конспект

Литература:

1. Номенклатура дел. - Режим доступа: https://assistentus.ru/forma/nomenklatura-del/

2. Принципы разработки номенклатуры дел. – Режим доступа:

https://docs.yandex.ru/docs/view?tm=1636365742&tld=ru&lang=ru&name=principy.pdf&text=%D0%9E%D1%81%D0%BE%D0%B1%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%B8%20%D1%81%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F%20%D0%BD%D0%BE%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D0%BA%D0%BB%D0%B0%D1%82%D1%83%D1%80%D1%8B%20%D0%B4%D0%B5%D0%BB&url=https%3A%2F%2Fwww.mozhga-gov.ru%2Fabout%2Fstruct%2Farhiv%2Frabota_s_organizatsiyami%2Fprincipy.pdf&lr=55&mime=pdf&l10n=ru&sign=5c21308260d88e18b574db54e93dafec&keyno=0&serpParams=tm%3D1636365742%26tld%3Dru%26lang%3Dru%26name%3Dprincipy.pdf%26text%3D%25D0%259E%25D1%2581%25D0%25BE%25D0%25B1%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25BD%25D0%25BE%25D1%2581%25D1%2582%25D0%25B8%2B%25D1%2581%25D0%25BE%25D1%2581%25D1%2582%25D0%25B0%25D0%25B2%25D0%25BB%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25B8%25D1%258F%2B%25D0%25BD%25D0%25BE%25D0%25BC%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25BA%25D0%25BB%25D0%25B0%25D1%2582%25D1%2583%25D1%2580%25D1%258B%2B%25D0%25B4%25D0%25B5%25D0%25BB%26url%3Dhttps%253A%2F%2Fwww.mozhga-gov.ru%2Fabout%2Fstruct%2Farhiv%2Frabota_s_organizatsiyami%2Fprincipy.pdf%26lr%3D55%26mime%3Dpdf%26l10n%3Dru%26sign%3D5c21308260d88e18b574db54e93dafec%26keyno%3D0

Дата добавления: 2021-12-10; просмотров: 53; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

Мы поможем в написании ваших работ!