ПОРЯДОК ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ С ИНЫМИ СТРУКТУРНЫМИ ЕДИНИЦАМИ ПРЕДПРИЯТИЯ
Перечень вопросов и подразделений, с которыми взаимодействует данное предприятие.
Содержание раздела "Взаимоотношения (служебные связи)". В процессе решения задач, поставленных перед подразделением, выполнения функций, возложенных на него, и реализации прав, предоставленных ему, между структурным подразделением и другими подразделениями предприятия возникают функциональные отношения (устанавливаются служебные связи).
Определение служебных связей или схем взаимодействия структурных подразделений достаточно трудоемкое дело на только что образованном предприятии. Со временем связи "шлифуются" и в положения о структурных подразделениях вносятся соответствующие изменения и дополнения. Конечно, можно ограничиться фразой "Подразделение взаимодействует с другими подразделениями предприятия". Но когда начнут формироваться взаимоотношения, окажется, что неизвестно в каком направлении взаимодействуют подразделения, как часто, на каком уровне (на уровне руководителей или на общем уровне). Поэтому и отнестись к данному разделу следует с пристальным вниманием.
Как правило, взаимодействие между подразделениями может выражаться в следующем:
1. В совершении совместных действий. Например, коллегиальная разработка проектов документов, проведение научно-исследовательских работ. Для этого из каждого подразделения выделяются работники и они совместно выполняют определенные работы.
|
|
|
2. В совершении согласованных действий. Например, проект документа разрабатывается одним структурным подразделением и передается в другие структурные подразделения для согласования.
3. В совершении встречных действий. Например, одно подразделение (хозяйственный отдел) представляет другому подразделению (канцелярию) в распоряжение и пользование материальные ценности (канцелярские принадлежности). Встречным действием канцелярии будет представление в хозяйственный отдел отчета об использовании материальных ценностей.
4. В совершении действий, обусловленных функциональными особенностями подразделений. Например: предоставление финансовому отделу отчетов о расходовании средств, выделенных на содержание подразделения, планово-экономическому отделу - сведений, необходимых для составления производственных планов, главной бухгалтерии - документов и материалов, необходимых для учета; получение от канцелярии указаний о требованиях к оформлению документов, от отдела маркетинга - документов и материалов для участия в выставках, ярмарках.
Если в разделе "Взаимоотношения (служебные связи)" отразить вопросы "получения" и "предоставления", то вопросы "совместной разработки (работы, проведения)" можно оформить в виде отдельных решений руководителей структурных подразделений. С целью исключения дублирования и "параллелизма" функций положение о структурном подразделении, в котором выполнение отдельных функций связано с другими подразделениями должно визироваться руководителями соответствующих структурных подразделений. Причем не просто визироваться в ознакомительном порядке, а с полной и детальной выверкой текстов положений. Безусловно, это определенные затраты времени.
|
|
|
Однако этим и достигается главная цель управления предприятием - четкая регламентация функций каждого подразделения. В приводимых в издании образцах положений, мы попытались максимально полно отобразить взаимоотношения подразделений на уровне информационных и документационных потоков. Но на предприятии, может и не быть производственных и технических подразделений (например, предприятия по оказанию финансовых услуг). Поэтому в положениях о подразделениях, общих для всех отраслей (отделе кадров, канцелярии, и пр.) не "расписаны" взаимоотношения с производственными и техническими подразделениями. В том случае, если разрабатывается положение о структурной единице подразделения, порядок определения взаимоотношений более сложный. Обусловлено это тем, что руководитель, скажем, отдела должен знать, что "творится" в бюро, входящих в отдел. Определить взаимоотношения внутри подразделения между линейными единицами легче, нежели предусмотреть схему взаимодействия, скажем, бюро инвестиций в составе финансового отдела с планово-экономическим отделом. Такого рода взаимодействия определяются в положении о бюро инвестиций, и там же отражается порядок согласования "внешних" действий с начальником финансового отдела.
|
|
|
Наряду с информационными и документационными потоками в этом разделе, можно (а в некоторых случаях - следует) отразить периодичность и сроки представления информации, документов, материальных ценностей. Не помешает и определение порядка разрешения разногласий, возникающих между подразделениями.
Например:
- По вопросам, связанным с компьютерной техникой - с отделом ИТ
- По вопросам доставки - с курьерской службой
- По вопросам поступления оплаты - с отделом поступления оплаты в составе бухгалтерского управления.
|
|
|
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Структурным подразделением называется часть предприятия или организации, сотрудники которой занимаются выполнением определенного вида работ. Подразделение может быть обособленным или внутренним. Для первого типа структурных единиц существует общепринятое название – филиал. Внутренним подразделениям наименование присваивается с учетом направления их деятельности и в соответствии с традициями, сложившимися в той или иной профессиональной сфере.
Специализация структурных подразделений вызывает необходимость координации их действий. Чем больше предприятие или организация, тем более важной и сложной становится данная проблема. Поскольку члены организации должны быть связаны единством целей, то им необходимо иметь постоянную информацию о содержании работы и достижениях своих коллег. Осуществление этого становится все труднее, так как по мере роста количества структурных подразделений усложняется и сеть коммуникаций между ними. При этом важно избегать какой-либо неопределенности относительно того, какая именно работа должна быть сделана конкретным структурным подразделением и кто должен ее выполнять. Рекомендуется осуществлять структурирование подразделений, исходя из нескольких достаточно ясных критериев. Считается, что при этом неопределенности в той или иной степени избежать невозможно, но необходимо пытаться ее минимизировать.
Понятие "обособленные подразделения" в настоящее время раскрывается как в гражданском, так и в налоговом законодательстве. Гражданское законодательство выделяет лишь две разновидности обособленных подразделений: представительство и филиал.
При формировании структуры предприятия необходимо не только определить функции каждой структурной единицы, но и закрепить их в соответствующем документе.
Положение о структурном подразделении как раз и является документом, определяющим:
- порядок создания подразделения;
- правовое положение подразделения в организационной структуре предприятия;
- задачи и функции подразделения;
- права подразделения;
- взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;
- ответственность подразделения.
ЛИТЕРАТУРА
1. http://www.hr-portal.ru
2. Винокуров В., Винокуров А. Качество управления как фактор укрепления рыночных позиций предприятия //Стандарты и качество. – 2005, - №12
3. Цветаев В.М. Управление персоналом. – СПб: Питер, 2002. –С. 127.
4. "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 12, декабрь 2009 г.
5. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.,1998, с. 5-6.
6. http://www.uvolneniy.net
7. Маленков Ю.А. Современный менеджмент СПБ Издательство: Экономика, 2010
Приложения А.
Пример оформления «Положение о структурном подразделении»
Приложение Б.
Образец заполнения штатного расписания
Приложения В.
Шаблон заполнения «Должностная инструкция»
“УТВЕРЖДАЮ”
Генеральный директор
Ротарин А.Н. Ротарин
____ /_________ / 2009г.
Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 22591; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!