Вопрос 10. Кадровая документация
Под кадровой документацией имеются в виду документы, которые регламентируют порядок использования работодателем наемного труда, регистры учета рабочего времени, документы, отображающие факты принятия на работу, увольнение с работы, предоставления отпуска, направления в командировку и тому подобное.
В статье рассматриваются требования к ведению штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, штатно-должностной книги, оформлению приказов, алфавитной книги, заполнению трудовых книжек и др. Отдельно рассказывается о делопроизводстве у физического лица — предпринимателя.
Общие положения
Кадровая служба, как правило, — самостоятельное структурное подразделение, подчиненное руководителю организации или его заместителю по кадрам.
Структура кадровой службы и ее штатная численность зависят от:
- вида предприятия или организации;
- количества работников;
- отдельных параметров, характеризующих кадровый потенциал, возраст и пол работников (оформление пенсионных дел, листков нетрудоспособности, учебных отпусков, отпусков по уходу за ребенком и т. д.).
Учитывая вышеизложенное, можно выделить следующие организационные формы кадровых служб на предприятиях, в учреждениях и организациях (далее — предприятие) любой формы собственности:
- существование самостоятельного структурного подразделения;
- выполнение функций кадровой службы отдельным должностным лицом — инспектором по кадрам;
- сочетание функций управления персоналом с другими функциональными обязанностями;
- ведение назначенным лицом исключительно кадрового делопроизводства.
Организационные документы
|
|
Под кадровой документацией имеются в виду документы, регламентирующие порядок использования работодателем наемного труда, регистры учета рабочего времени, документы, отображающие факты приема на работу, увольнения с работы, предоставления отпуска, направления в командировку и т. д.
Перечень кадровых документов:
- штатное расписание — содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Указывая наименование должности в штатном расписании, следует руководствоваться Национальным классификатором Украины «Классификатор профессий ГК 003:2010», утвержденным приказом Госпотребстандарта Украины от 28 июля 2010 года № 327;
- правила внутреннего трудового распорядка — определяют организацию работы на предприятии, обязанности работников и администрации, режим работы и другие вопросы.
В целом правила составляются в произвольной форме и могут содержать следующую информацию:
|
|
- порядок приема на работу работников и увольнения их с работы;
- права и обязанности работодателя;
- права и обязанности работников;
- режим работы;
- порядок поощрения за работу;
- порядок наложения взыскания за нарушение трудовой дисциплины и т. д.
Утверждение правил внутреннего трудового распорядка предусмотрено статьей 142 КЗоТ;
- должностные инструкции — регламентируют организационно-правовое положение работников, ими закреплены функции, права, обязанности, ответственность и взаимоотношения работника с другими работниками предприятия. Разрабатывают руководители структурных подразделений на основании приказа руководителя предприятия.
- Должностная инструкция состоит из разделов: «Общие положения», «Задачи и обязанности», «Права», «Ответственность», «Должен знать», «Квалификационные требования» и «Взаимоотношения (связи) по должности».
Подписывается должностная инструкция руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем предприятия, согласовывается юристом и доводится до сведения работника под расписку.
ФЛП, зарегистрированное в установленном законом порядке, должно:
- разрабатывать правила внутреннего трудового распорядка;
- заключать трудовые договоры с наемными работниками;
- вести табели учета использования рабочего времени;
- вести трудовые книжки наемных работников;
- соблюдать сроки хранения документации, передачи ее в архив и уничтожения.
Основные функции кадровой службы:
|
|
- оформлять распорядительные документы по личному составу;
- вести учетные документы по кадрам, трудовые книжки.
Распорядительные документы по личному составу — это приказы (распоряжения) руководителя предприятия:
- приеме на работу, переводе и увольнении работников;
- предоставлении отпусков;
- поощрении и взыскании;
- внесении изменений в трудовую книжку;
- изменения, касающиеся личности работника (изменение фамилии, наименования должности, замещения должности по штатному расписанию и т. д.).
Оформление приказов
В соответствии с правилами оформления деловых документов текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются цели и задачи приказываемых действий и основания для издания приказа.
Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии, имени и отчества работника, должности, наименования структурного подразделения, даты вступления в силу этим пунктом приказа. Следовательно, излагается содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ.
|
|
После распорядительной части в приказе приводится ссылка на документ, который служил основанием для издания приказа (например, заявление, справка, медицинское заключение и т. д.).
Приказы могут оформляться на отдельных листах (формат А4), которые подшиваются в специальные папки. Рукописные приказы заносят в специальные книги приказов по кадрам. Эти книги нумеруют, прошнуровывают и удостоверяют подписью руководителя и печатью предприятия.
Кадровые приказы могут быть индивидуальными, т. е. содержать информацию лишь об одном работнике, или групповыми, если на предприятии в течение одного дня издается большое количество приказов по кадрам.
Приказы готовятся на основании:
- распоряжений руководителя предприятия;
- докладных записок руководителей структурных подразделений;
- заявлений работников;
- подписанного контракта;
- решение конкурсной комиссии;
- документов, предусмотренных законодательством.
Приказы оформляются в двух экземплярах. Один остается в отделе кадров, другой — передается в бухгалтерию предприятия.
Каждый пункт кадрового приказа должен быть сформулирован в соответствии с требованиями КЗоТ.
Проект приказа, при необходимости, согласовывается с соответствующими должностными лицами. Завизированный проект приказа подается на подпись руководителю предприятия. Работник знакомится с приказом под расписку.
Обратить внимание. Приказы печатями не заверяются.
Регистрация приказов
После подписания приказ (распоряжение) регистрируется в книге приказов (при сравнительно небольшом количестве приказов, которые издаются в течение календарного года) или на регистрационных карточках (при большом количестве приказов для удобства справочно-поисковой работы).
Целесообразно вести буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов. Например, к порядковому номеру приказа о движении персонала (например, прием, перевод, увольнение, изменение кадровой информации) добавляется буква «П» (№ 12-П); в приказах об отпусках — «В» (№ 15-В); о поощрении — «З» (№ 11-З) и т. д.
Дата добавления: 2021-04-24; просмотров: 55; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!