Формы организации работы с документами
Организация документооборота организации
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Различают три основные потока документации:
- документы, поступающие из других организаций (входящие),
- документы, отправляемые в другие организации (исходящие),
- документы, создаваемые в организации, используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
Движение входящих документов включает: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение, исполнение, контроль исполнения, списание исполненного документа в дело.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) может быть представлена в организации как самостоятельное структурное подразделение (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат, орготдел и т. п.), так и сотрудником (секретарь-референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель и др.). Служба ДОУ должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.
До настоящего времени во многих организациях документы поступают в виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). Конверты с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты вскрываются и, как правило, не сохраняются, не прилагаются к содержавшимся в них документам. Конверты целесообразно сохранять в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документа.
|
|
|
Предварительное рассмотрение документа проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на два потока: направляемые на рассмотрение руководителя организации; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители, и значительно ускорить движение входящих документов, а значит, ускорить их исполнение. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, необходимую для принятия управленческих решений (копия приказа генерального директора предприятия, присланная в его филиал; жалоба покупателя на низкое качество продукции, выпускаемой данным предприятием; письмо с коммерческими предложениями, и т. п.). В структурные подразделения целесообразно передавать без рассмотрения руководителя следующие документы: письмо-запрос; рекламный проспект; письмо-напоминание.
|
|
|
Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы документы передаются на исполнение в структурные подразделения. Ход исполнения контролируется службой ДОУ. Документы обрабатываются и передаются исполнителям в день их поступления в службу ДОУ. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов. Работа с исходящими документами начинается с подготовки проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа распечатывается, подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело. Документы отправляются в другие организации различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте. Перед отправкой документы тщательно проверяются. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей), копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения, оригинал документа подшивается в дело. Документы внутри организации передаются исполнителям под расписку для подтверждения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации.
|
|
|
Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, т. е. учитывать объем документооборота. Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.
|
|
|
Формы организации работы с документами
В практике предприятий сложились три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.
Централизованная форма применяется на предприятиях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении, например канцелярии (в общем отделе).
Централизованная форма типична и для предприятий с очень малым документооборотом, в которых все работы с документами выполняют секретари. Эта форма документального «обслуживания» наиболее перспективна, хотя и требует комплексной автоматизации всех операций.
При децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях предприятия, как правило, разобщенных территориально.
Смешанная форма (частично централизованная) работы с документами зачастую используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль исполнения) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрацию, формирование дел, текущее хранение и др.) выполняют структурные подразделения.
Для деления предприятий по объему документооборота и последующего выбора той или иной формы работы с документами предлагается их градация (категории):
1-я категория - предприятия с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;
2-я категория - предприятия с объемом документооборота от 25 000 до 100 000 документов в год;
3-я категория - предприятия с объемом документооборота от 10 000 до 25 000 документов в год;
4-я категория - предприятия с объемом документооборота до 10 000 документов в год.
Структуру службы делопроизводства предприятий, как правило, устанавливают на основе четырех типовых структур, зависящих от объема документооборота.
Дата добавления: 2021-07-19; просмотров: 156; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!