Запустить систему Access можно несколькими способами:
· запуск с помощью главного меню в WINDOWS;
· запуск с помощью ярлыка на рабочем столе или панели MS Office;
· открытие какой-либо базы данных автоматически запускает Access.
Назначение и интерфейс Microsoft Access . Способы создания БД.
Рассмотрим работу СУБД на примере MS Access, входящей в профессиональный пакет MS Office.
В начале работы с Access происходит создание новой базы данных с присвоением файлу базы оригинального имени и расширения .mdb .
В каждой базе данных имеется окно базы. В этом окне находится панель Объекты с кнопками Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы и Модули. Окно базы также содержит свою панель инструментов.
При запуске прикладной программы Access 2007 на экране будет отображаться новая начальная страница "Приступая к работе с Microsoft Access 2007", представленная на Рис. 1.
Рис.1.
Следующий шаг – создание таблиц для хранения данных.
К основным объектам Access помимо таблиц относятся запросы, отчеты, формы, макросы и модули.
Но надо помнить, что таблица – основа базы данных, и все другие объекты зависят от данных таблиц.
Таблицы- основные объекты БД. В них хранятся данные. Реляционная БД может иметь много взаимосвязанных таблиц.
Запросы– это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют (т.е. обрабатывают).
|
|
|
Формы– это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные, просматривают имеющиеся.
Отчеты– это формы «наоборот». С их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.
Макросы– это макрокоманды. Если какие-то операции с базой производятся часто, имеет смысл сгруппировать их в один макрос и назначить его выделенной комбинации клавиш.
Модули– это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic. Если стандартные средств Access не хватает для удовлетворения особо изощренных требований заказчика, программист может расширить возможности системы, написав для этого необходимые модули.
Основные объекты базы данных Access можно создавать в режиме Мастер и в режиме Конструктор.
Ввод и редактирование данных. Типы данных в Access .
Для создания новой пустой базы данных необходимо щелкнуть на пиктограмме Новая база данных в Разделе пустая база данных, справа в окне приложения появится текстовое поле с именем файла: База данных1.accdb и пиктограмма папки для сохранения файла в требуемый каталог. По умолчанию указано имя файла и имя каталога, в котором будет сохранен файл. Имя файла и директорию для хранения файла можно изменить.
Далее надо щелкнуть на кнопке Создать, файл базы данных с выбранным именем будет сохранен в указанную папку, и откроется окно Microsoft Access 2007. В этом окне приложения отображается окно БД с назначенным именем на вкладке Режим таблицы и новая пустая таблица с именем Таблица 1 в режиме таблица, представленные на Рис. 2. Далее необходимо перейти в режим Конструктор и создать структуру первой таблицы базы данных.
|
|
|
Рассмотрим окно приложения Microsoft Access 2007. В верхней части окна расположены: кнопка Office, Панель быстрого доступа с пиктограммами (сохранить, отменить), Строка заголовка и кнопки изменения размеров окна.
Ниже расположена Лента, которая состоит из вкладок (Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базами данных и другие вкладки, которые появляются в зависимости от режима работы). В приложении Access 2007 применяются контекстные инструменты, которые появляются при работе с определенным объектом. Так, например, при работе с таблицей появляются контекстные инструменты для объекта Таблица под названием "Работа с таблицами", которые имеют две вкладки: Режим таблицы и Конструктор.
На Ленте отображаются определенные наборы команды в зависимости от того, какая вкладка выбрана. Группы команд на выбранной вкладке сгруппированы по выполняемым действиям. Так на вкладке Режим таблиц отображаются группы команд Представление, Поля и столбцы, Форматирование и Тип данных, Связи. Имена перечисленных групп команд отображаются внизу Ленты.
|
|
|
Под лентой расположены слева Область переходов, а справа Окно редактирования, в котором отображается редактируемый объект. В области переходов находятся все объекты Access (таблицы, формы, запросы, отчеты и т.д.). В списке Все объекты Access можно выбрать требуемый объект. При двойном щелчке на имени объекта в области переходов этот объект будет отображаться в окне редактирования. Внизу окна Access расположена Строка состояния и Кнопки режимов просмотра.
Таблицы
Таблицы – это основные объекты любой базы данных, в которых хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы и свойства). Все другие объекты (формы, отчеты, запросы) зависят от данных таблиц.
Ø Создание таблиц с помощью Мастера производится путем выбора типовой таблицы («Сотрудники», «Заказы» и т.д.) и необходимых полей из типовой таблицы или нескольких типовых таблиц. Выбранные имена полей можно редактировать. После ввода имени таблицы выбирается ключевое поле, позволяющее осуществлять связи между таблицами в базе данных.
|
|
|
Ø При создании таблицы в режиме Конструктор выводится пустая структура таблицы, в которую необходимо ввести имена полей, указать типы данных в полях и задать размеры полей. В нижней части бланка структуры таблицы задаются свойства полей таблицы, позволяющие изменять способы хранения и отображения данных.
Поля таблиц базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.
Характеристики полей базы данных:
· имя поля определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);
· тип поля определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;
· размер поля определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;
· формат поля определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;
· маска ввода определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);
· подпись определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля);
· значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);
· условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты);
· сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение);
· обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;
· пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым);
· индексированное поле – если поле обладает этим свойством, то все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.
Панель инструментов позволяет производить ряд операций с данными таблицы, такими, как сохранение, печать, сортировка, фильтрация, поиск. Перед печатью таблицы необходимо установить параметры страницы и сделать предварительный просмотр.
Дата добавления: 2021-03-18; просмотров: 68; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!