Возможности применения электронных документов
Журавлева Ирина Витальевна
Электронный кадровый документооборот
Гиперссылки на НПА приведены по состоянию на январь 2021 г.
Используйте функцию «Перейти в действующую редакцию»
Здравствуйте, коллеги!
Сегодня мы с вами поговорим о важных нюансах электронного кадрового документооборота.
Эксперимент по ЭКДО
Сейчас в стране идет эксперимент, который предусмотрен Федеральным законом от 24.04.2020 N 122-ФЗ (далее – Закон N 122-ФЗ). Закончится он 31 марта 2021 года (ч. 5 ст. 1 Закона N 122-ФЗ). В этом эксперименте абсолютно добровольно участвуют работодатели и работники этих работодателей (тоже участвуют абсолютно добровольно), а также абсолютно добровольно работодатели решают, какие документы будут переведены в электронную форму в процессе этого эксперимента. Причем, подчеркнуто в Законе N 122-ФЗ, без дублирования на бумажных носителях (ч. 1 ст. 1 Закона N 122-ФЗ). Храниться эти электронные документы могут как в информационной системе работодателя, так и на портале «Работа в России» (ч. 4 ст. 8 Закона N 122-ФЗ, п. 13 Приказа Минтруда России от 14.05.2020 N 240н).
Очень значимыми являются цели эксперимента (ч. 3 ст. 1 Закона N 122-ФЗ). Это определение и создание условий для использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой, включая обмен информацией в форме электронных документов между работодателем и работником, будущим работодателем и соискателем, а также еще одна цель – это подготовка работодателями – участниками эксперимента предложений по внесению изменений в законодательство. То есть сейчас работодателями – участниками эксперимента рассматриваются возможности применения электронного документооборота, и дальше наше законодательство будет меняться, и мы будем двигаться от бумажных документов к электронным, что, естественно, может только радовать.
|
|
|
И итогами эксперимента должно стать совершенствование трудового законодательства в части его цифровизации, то есть перевода в электронный формат.
Применение элементов ЭКДО в практике кадровых служб
А помимо эксперимента и помимо тех изменений, которые когда-то будут, что мы уже сейчас можем делать в электронной форме? Очень многое, коллеги. Уже сейчас мы очень большую часть кадрового документооборота можем перевести в электронную форму. Что для этого нужно?
Для оформления электронных кадровых документов мы с вами можем использовать усиленные квалифицированные электронные подписи. А с 1 января 2021 года для оформления договорных документов с дистанционными, удаленными работниками – и усиленные неквалифицированные электронные подписи (ст. 312.3 ТК РФ). А также в практику нашей работы входят факсимильные подписи, сканкопии документов (то есть факсимиле документов), фотокопии (которые тоже являются факсимиле документов), или по-другому сканкопии и фотокопии можно назвать электронными образами документов.
|
|
|
Еще 26 марта 2020 года Минтруд в Письме Минтруда России от 26.03.2020 N 14-4/10/П-2696, когда речь шла о президентских нерабочих днях (конец марта, апрель, начало мая), пояснил, что оформлять перевод людей на дистанционную работу можно путем обмена электронными образами документов при необходимости (то есть не обязательно, а только при необходимости), с последующим их оформлением в установленном порядке (Письмо Минтруда России от 27.03.2020 N 14-4/10/П-2741). Использование в электронных документах усиленных квалифицированной и неквалифицированной электронных подписей предусмотрено и гл. 49.1 ТК РФ, и Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон N 63-ФЗ), и рядом статей Гражданского кодекса (а именно ст. 160 и 165.1 ГК РФ), а также ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее – Закон N 149-ФЗ). В Гражданском кодексе и в этом Законе идет речь напрямую о факсимильной подписи.
|
|
|
Использование факсимильных подписей
Вот и давайте разбираться с вами, что же такое факсимильная подпись, что такое факсимиле. Факсимиле – это точное воспроизведение рисунка, изображения, текста, автографа (то есть подписи). Поэтому электронный образ документа (сканкопия либо фотокопия) – это факсимиле всего документа. Точное воспроизведение подписи – это факсимиле подписи. И когда мы говорим о факсимильных подписях, что прежде всего приходит на ум? Это штампик, то есть механическое воспроизведение чьей-то подписи. Но факсимильная подпись может быть не только механической. Факсимильная подпись может быть и электронной с таким же успехом. То есть расписался человек, отсканировали – и дальше из этого отсканированного изображения сделали картинку, которую будем вставлять в электронные документы. И после этого уже документ при необходимости распечатывается. Если такой необходимости нет, он остается в электронной форме.
Таким образом, механическую факсимильную подпись мы можем проставлять только на бумаге. А электронная факсимильная подпись может быть и на электронных документах, и на бумажных после распечатки, и это тоже подпись, которая придает документу полноценную, полновесную юридическую силу.
|
|
|
Итак, что нам говорит законодательство о факсимильных подписях? Давайте разбираться. И законодательство, и судебная практика, в частности, Пленум Верховного Суда в своем Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25 (вы видите реквизиты на слайде) указал, что юридически значимое сообщение может быть направлено не только по обычной почте, но и посредством электронной почты, факсимильной связи (то есть факсимильный аппарат, но не только электронная почта, но и мессенджеры, где пересылаются электронные образы – те самые скан- и фотокопии документов), другой связи, когда можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано (п. 65 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25).
При этом важно понимать, что бремя доказывания факта направления документа законодательство возлагает на отправителя. А вот риск неполучения информации лежит на получателе, на адресате. Ст. 160 ГК РФ говорит о сделках, но, естественно, договорные отношения, трудовые отношения – это тоже своего рода сделка. Это во-первых. Во-вторых, можно трактовать эту ст. 160 ГК РФ и расширительно. Так вот, письменная форма считается соблюденной также в случае совершения документа (перефразируем уже в своих интересах) с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе (то есть распечатать в неизменном виде) содержание этого документа. При этом, заметьте, коллеги, требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить подписанта.
Какой же способ позволяет достоверно определить подписанта? Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического либо иного электронного копирования, либо иного аналога собственноручной подписи (это мы уже говорим об электронных подписях) допускается в случаях и в порядке, предусмотренных либо законом, либо иными правовыми актами (например, локальными нормативными актами работодателя), либо соглашением сторон. Например, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему. И ст. 165.1 ГК РФ очень важную информацию для нас содержит в себе: что правовые последствия наступают для адресата с момента доставки ему соответствующего сообщения. Однако сообщение будет признано доставленным и в том случае, если оно поступило адресату, но он по зависящим от него причинам это сообщение не получил либо не ознакомился с ним. Таким образом, если мы отправляем что-то по обычной почте, человек не пришел за письмом, или у него изменился адрес, но он не сообщил об этом работодателю – чья проблема? Не работодателя – проблема работника. Если мы направляем работнику по электронной почте сообщение, он не открыл это сообщение, хотя нашими ЛНА установлена обязанность работника открывать сообщения, полученные с такого-то адреса (вы понимаете, это адрес отдела кадров), – это его проблема. Если у нас предусмотрено (опять же, ЛНА) общение и взаимодействие с работниками с помощью мессенджеров, но он не прочитал сообщение – это, опять же, проблема работника. Сообщение юридически значимое все равно считается ему доставленным.
Та же самая тема продолжается совершенно логично и в Законе N 149-ФЗ. В целях оформления любых правоотношений (перефразируем, применяя уже к своему виду детальности, к кадровой работе), в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями (каждое из которых подписано не обязательно электронной подписью, любым другим аналогом собственноручной подписи, в том числе тем самым факсимиле) в порядке, установленном любыми нормативными актами, в том числе локальными актами или соглашением сторон (в частности, трудовым договором или допсоглашением к нему), все это рассматривается как легитимный юридически значимый обмен документами (ч. 4 ст. 11 Закона N 149-ФЗ).
Коллеги, сейчас на экране вы видите примерные формулировки, которые можно использовать в ЛНА, либо в трудовых договорах, либо в дополнительных соглашениях к трудовым договорам. С помощью этих формулировок вы можете установить у себя в организации правила применения электронных образов документов, правила использования электронных документов с электронными усиленными подписями и правила применения факсимильных подписей. Буду рада, если эти формулировки помогут вам в вашей работе.
Возможности применения электронных документов
Итак, подведем итоги. Как мы можем использовать электронные документы сегодня, вне всяких экспериментов и до внесения изменений в трудовое законодательство, в своей обычной повседневной работе? Электронные документы, факсимильные подписи? Ознакомление работников с ЛНА, приказами, любыми другими документами может производиться как в электронной форме, через электронную почту, желательно рабочую, корпоративную, либо личные кабинеты работников на сайте работодателя, так и с использованием факсимильных подписей работников (ч. 3 ст. 4, ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).
Утверждение ЛНА, графика отпусков и других документов тоже может осуществляться работодателем факсимильными подписями. Приказы, распоряжения, другие документы тоже могут подписываться аналогично. Уведомления работников также могут быть подписаны факсимильной подписью, но, правда, здесь есть исключения. Уведомление об увольнении в связи с сокращением штата либо в связи с ликвидацией организации – только на бумаге, только с собственноручной подписью либо лично работнику в руки, либо по почте – но бумажное (ч. 2 ст. 180 ТК РФ, Апелляционное определение Верховного суда Республики Бурятия от 23.11.2016 по делу N 33-6287/2016). Заявления работников могут быть тоже подписаны факсимильными подписями работников, если такая возможность предусмотрена ЛНА. Но здесь тоже есть исключения: заявление об увольнении – только на бумаге с живой подписью (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Только тогда мы принимаем заявление об увольнении по собственному желанию работника.
И еще многие другие документы – тоже можно облегчить себе труд, используя факсимильные подписи. На этом, коллеги, мы сегодня заканчиваем разговор об электронном кадровом документообороте.
Всего доброго! Всех благ вам!
Дата добавления: 2021-02-10; просмотров: 79; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!