Особенности оформления деловых писем
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ донецкой народной республики
Гоу впо «Донецкий национальный университет»
УЧЁТНО-ФИНАНСОВЫЙ факультет
КАФЕДРА КОММЕРЦИИ И ТАМОЖЕННОГО ДЕЛА
СПЕЦИАЛЬНОСТЬ «ТАМОЖЕННОЕ ДЕЛО»
РЕФЕРАТ
на тему:
«Коммерческая переписка: классификация, особенности оформления, композиционное построение текста»
Выполнила студентка
3 курса,
очного отделения,
группа ТМД-А,
Абросимова Владислава Алексеевна
Донецк 2020
Оглавление
Введение. 3
1. Классификация коммерческих писем. 4
2. Особенности оформления деловых писем. 8
2.1 Язык и стиль делового письма. 8
2.2. Оформление коммерческих писем. 9
3. Композиционное оформление текста деловых писем. 12
Заключение. 14
Список использованной литературы.. 15
Введение
Темой работы является составление коммерческих писем. Коммерческие письма являются основными средствами обмена информацией между учреждениями, организациями, предприятиями и различными фирмами. Поэтому очень важным является умение правильно писать деловые письма в нужном стиле и тоне.
Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном с внешними организациями, она один из необходимых элементов ведения любой предпринимательской деятельности. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.
|
|
|
Целью работы является научиться правильному ведению коммерческих писем в целом и написанию отдельных деловых писем в частности.
Актуальность выбранной темы обусловлена появлением большого количества организаций и предприятий различных форм собственности, что соответственно приводит к необходимости официального, письменного закрепления внешних, деловых связей, а также развитие и закрепление современных требований к оформлению документов.
Работа состоит из введения, 3 глав, заключения, списка использованной литературы.
Классификация коммерческих писем
Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности . Это самый распространенный способ обмена информацией. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любой организации и имеют множество разновидностей.
Коммерческое письмо – это документ, относящийся к деловой переписке организации, составляющийся, преимущественно, в процессе заключения соглашений, а также последующего выполнения их условий .
Коммерческое письмо относится к разряду информационных писем. Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации (претензии по качеству товара), ответы на рекламации, кредитные письма и т. п.
|
|
|
Коммерческие письма отличают лаконичность стиля и конкретность фактов. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммерческих писем
· Письмо-запрос;
· Ответ на запрос;
· Письмо-извещение;
· Письмо-предложение (оферта);
· Письмо-ответ на предложение;
· Письмо-подтверждение заказа;
· Письмо-отказ от поставки товара, от оплаты;
· Письмо-рекламация;
· Письмо-ответ на рекламацию.
Письмо-запрос представляет собой коммерческий документ представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку, с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара. В запросе указываются наименование товара (услуг) и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки.
|
|
|
Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.
Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов.
Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму запросу. В ответе должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать объем информации, аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, система ссылок.
Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).
Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.
|
|
|
Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, но приглашение может быть и отдельным документом.
Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.
Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.
Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.
Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе.
Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.
Письмо-подтверждение - это триггерное письмо, которое получает пользователь после выполнения определенного действия.
Письмо-отказ - это документ в котором отправитель вежливо отклоняет предложение и/или запрос ранее поступившие от получателя.
Рекламация служит для предъявления претензий другой стороне (контрагенту), нарушившей принятые на себя договорные (контрактные) обязательства, и требования возмещения убытков.
Рекламация содержит:
· основание для предъявления претензий
· доказательства обоснованности претензий (все эти документы оформляются как приложения к претензии)
· ссылки на нормативные акты и документы, например, на технические условия
· ссылки на документы, подтверждающие факты, например, акт экспертизы, акт приемки, акт испытаний
· конкретные требования стороны, предъявляющей претензию
· о замене товара
· об уценке или предоставлении скидки
· о возмещении убытков и т.д.
Рекламация предъявляется в письменной форме, заказным письмом, с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и в определенный срок.
Рекламации в отношении качества товара предъявляются в течении 6 месяцев с даты поставки; в отношении количества товара - в течении 3-х месяцев; в отношении товаров, имеющих гарантийный срок, - не позднее 30 дней по истечении срока гарантии.
Результатом обоснованной рекламации может быть:
- замена дефектного товара новым;
- допоставка недостающего товара;
- процентная скидка со стоимости товар;
- уплата денежного штрафа, пени или неустойки;
- предупреждение.
Ответ на рекламацию
В ответе на рекламацию сообщается о том, что:
· информация принята к рассмотрению;
· претензия удовлетворяется полностью или частично;
· денежная оплата произведена.
Если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.
Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по телексу при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов при отказе в удовлетворении претензии.
Особенности оформления деловых писем
Язык и стиль делового письма
Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их написания, которые должны подчиняться определенным ограничениям. Общие требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят в том, что все письмо в идеале должно выражать с одной стороны радушие, но с другой и достоинство. Письма написанные в таком стиле вызывают у читающего чувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо. Однако в случае злоупотребления радушием письмо может вызвать обратный эффект и читающий потеряет интерес к письму.
Тон письма должен характеризоваться вежливостью и точностью - качествами неотъемлемыми в деловой корреспонденции. Однако общий настрой может меняться в зависимости от его содержания. Письма, направляемые государственным деятелям и официальным лицам, прошения о приеме на работу должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. Кроме того в обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе (согласующейся с приветствием), должны быть употреблены определенные общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц.
Каждое письмо преследует определенные цели и поэтому должно быть написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему достижению ее. Переписка между людьми, общающимися в течение определенного времени может иметь менее официальный тон в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком, полностью исключающим двойное толкование.
Дата добавления: 2021-02-10; просмотров: 44; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!