Оформление коммерческих писем
Введение
Слайд 2. Темой работы является составление коммерческих писем. Коммерческие письма являются основными средствами обмена информацией между учреждениями, организациями, предприятиями и различными фирмами. Поэтому очень важным является умение правильно писать деловые письма в нужном стиле и тоне.
Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном с внешними организациями, она один из необходимых элементов ведения любой предпринимательской деятельности. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.
Целью работы является научиться правильному ведению коммерческих писем в целом и написанию отдельных деловых писем в частности.
Актуальность выбранной темы обусловлена появлением большого количества организаций и предприятий различных форм собственности, что соответственно приводит к необходимости официального, письменного закрепления внешних, деловых связей, а также развитие и закрепление современных требований к оформлению документов.
Работа состоит из введения, 3 глав, заключения, списка использованной литературы.
Слайд 3. Коммерческое письмо – это документ, относящийся к деловой переписке организации, составляющийся, преимущественно, в процессе заключения соглашений, а также последующего выполнения их условий . Коммерческое письмо относится к разряду информационных писем.
|
|
|
Коммерческие письма отличают лаконичность стиля и конкретность фактов. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. Слайд 4.
В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммерческих писем
· Письмо-запрос;
· Ответ на запрос;
· Письмо-извещение;
· Письмо-предложение (оферта);
· Письмо-ответ на предложение;
· Письмо-подтверждение заказа;
· Письмо-отказ от поставки товара, от оплаты;
· Письмо-рекламация;
· Письмо-ответ на рекламацию.
Слайд 5. Письмо-запрос представляет собой коммерческий документ представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку, с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара. В запросе указываются наименование товара (услуг) и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки.
Слайд 6
Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).
|
|
|
Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.
Слайд 7. Письмо-подтверждение - это триггерное письмо, которое получает пользователь после выполнения определенного действия.
Письмо-отказ - это документ в котором отправитель вежливо отклоняет предложение и/или запрос ранее поступившие от получателя.
Слайд 8. Рекламация служит для предъявления претензий другой стороне (контрагенту), нарушившей принятые на себя договорные (контрактные) обязательства, и требования возмещения убытков.
В ответе на рекламацию сообщается о том, что:
· информация принята к рассмотрению;
· претензия удовлетворяется полностью или частично;
· денежная оплата произведена.
Слайд 9
Особенности оформления деловых писем
Язык и стиль делового письма
Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их написания, которые должны подчиняться определенным ограничениям.
Тон письма должен характеризоваться вежливостью и точностью - качествами неотъемлемыми в деловой корреспонденции. Однако общий настрой может меняться в зависимости от его содержания.
|
|
|
Каждое письмо преследует определенные цели и поэтому должно быть написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему достижению ее.
Слайд 10
Оформление коммерческих писем
В официальной переписке применяется официально-деловой стиль.
Деловой стиль — это совокупность речевых средств, функция которых — обслуживание сферы официально-деловых отношений.
Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка — научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы.
Слайд 11
Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:
• стандартизация изложения;
• нейтральный тон изложения;
• точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие формулировок;
• лаконичность, краткость изложения текста;
• использование языковых формул;
• использование терминов;
• применение лексических и графических сокращений;
• преобладание страдательных конструкций над действительными;
• употребление словосочетаний с отглагольным существительным;
|
|
|
• использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже;
• преобладание простых распространенных предложений.
Слайд 12
Однако нельзя считать, что официальный документ вообще лишен эмоций.
Цель большинства документов - заинтересовать адресата, убедить его, побудить действовать в нужном для автора направлении. Управленческий документ не достигнет своей цели, если будет лишен эмоционального подтекста, однако эмоциональность должна быть скрытой и достигаться не языком, а содержанием.
Слайд 13
Ясность и точность текста определяется прежде всего правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок - устойчивых оборотов, отсутствием образных выражений.
Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности - слов и выражений, несущих дополнительный смысл.
Слайд 14
Дата добавления: 2021-02-10; просмотров: 50; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!